Як вести кадровий облік у театрі. Як правильно вести кадровий облік на малому підприємстві? Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

Кадровий облік необхідний на будь-якому підприємстві незалежно від форми власності, діяльності та кількості працівників. Для його грамотного та кваліфікованого ведення потрібно добре орієнтуватися у трудовому праві, відстежувати зміни в законодавстві та мати навички у сфері кадрового діловодства.

Що таке облік кадрів і для чого він потрібний?

Невід'ємною частиною діяльності кожної компанії кадровий облік. Він являє собою регламентовану законодавством роботу з реєстрації, обліку та моніторингу руху працівників організації.

Кадрова діяльність передбачає оформлення:

прийому працівників;
звільнення;
горизонтальних (переведення між підрозділами) та вертикальних (наприклад, кар'єрне зростання) пересувань;
відряджень;
лікарняних листів;
табеля робочого часу;
відпусток (будь-якого виду - щорічного, без утримання, у зв'язку з вагітністю та ін.);
особистих карток кожного співробітника тощо.

А також до обліку кадрів належить:

ведення військового обліку;
регламентація трудових відносин;
створення та реєстрація різних наказів та розпоряджень (наприклад, про прийом на роботу, заохочення працівника тощо);
організація праці та інші моменти.

Вся документація оформляється лише згідно з необхідними нормами та правилами. Деякі форми уніфіковані, інші встановлюються самому підприємстві.

Грамотна організація кадрового обліку вирішує багато проблем та завдання компанії. Звичайно, нюансів існує тисячі, але є основні моменти, які можуть бути застосовані до кожного підприємства.

Як організувати та кому доручити ведення кадрового обліку?

Способів організації обліку є кілька. Все залежить тільки від особливостей підприємства та від того, який вибір зробить керівник. Найпоширеніші варіанти:

Створити цілий кадровий відділ, якщо у компанії працює багато народу

А коли штат маленький, то можна найняти одного фахівця. Переваги цього у тому, робота організовується керівником оскільки йому подобається і регулюється, і контролюється з його власним принципам.

Мінуси теж існують: важко перевірити професіоналізм фахівця, що приймається, тому є ризик, що на роботу буде прийнятий не зовсім компетентний кадровик.

Доведеться витрачати час та гроші на навчання чи шукати іншого співробітника.

Переваги цього варіанта організації обліку в тому, що якщо людину порекомендували, то (можливо) вона справді справляється з роботою, тобто вона була перевірена у справі. Звичайно, з таким кадровиком потрібно обговорювати умови роботи, щоб вони влаштовували обидві сторони.

Доручити кадрову справу бухгалтеру або хорошому секретареві

Плюси: Це заощаджує час та гроші. Тобто немає необхідності підбирати кадровика, і відсутні витрати на ведення обліку.

Недоліки: головна проблема при виборі такого способу - це те, що співробітники виконують додаткову роботу після основної, що призводить до помилок, промахів, прогалин та елементарної відсутності необхідних документів. І, звичайно, тут важливими є професійні знання з теми кадрового обліку. І якщо в того ж секретаря вони є, то ризик ускладнень у цьому випадку зводиться до мінімуму. І навпаки.

Довірити кадровий облік аутсорсингової організації

Добре: вся кадрова діяльність лягає на плечі аутсорсингової компанії, яка перебирає таку відповідальність на підставі договору. Крім того, що з кадрових питань надається постійна, безперервна допомога, вибір такого способу суттєво скорочує витрати.

Мінуси: потрібно вибрати серйозну компанію, що добре зарекомендувала себе, а також необхідно налагодити взаємодію, створити концепцію роботи зі спеціалістами, які будуть працювати поза офісом.
Керівнику залишилося тільки вибрати найбільш зручний та підходящий для нього спосіб ведення кадрового обліку, зваживши всі «за» та «проти» кожного методу.

Посадові функції кадрового працівника

На кадровика накладаються відповідно до інструкції та трудової угоди такі обов'язки:

Це неповний перелік обов'язків кадрового працівника, вимоги наведені зразкові. Їх може бути більше перерахованого (або менше), але загалом саме цими навичками та вміннями треба мати кадрового фахівця.

Кадровий облік: які документи потрібні?

У нормі кожному підприємстві необхідна наявність таких видів документів, що стосуються особового складу:

розпорядчі (накази особисті та виробничі);
що підтверджують трудову діяльність;
інформаційно-розрахункові;
внутрішнє листування;
журнали контролю та реєстрації.

Деякі кадрові документи обов'язково мають бути на підприємстві. До них відносяться:
ПВТР (правила внутрішнього трудового розпорядку);

Усі документи зберігаються певну кількість років. Регламентуються:

статтею чи розділом Трудового кодексу;
постановою Держкомстату;
Федеральним Законом та іншими положеннями.

Якщо чогось (інструкції, наказу і т. д.) немає, то потрібно буде цей факт виправити. Взагалі, один із принципів роботи кадровика – своєчасність. Вона дуже полегшує трудові будні і навіть надає юридичної чинності деяким актам. Це насправді дуже важливо – не запускати поточні справи. Інакше вони мають звичай наростати, як снігова куля.

Організація обліку кадрів: як вести, з чого почати?

Влаштувавшись на нове місце кадровиком для початку необхідно провести ревізію обов'язкової документації. Якщо виявиться (а так буває), що деякі важливі папери з переліку відсутні, їх необхідно відновити. За один день провести таку роботу, звісно, не вдасться.

Тому слід виділити найважливіші позиції та розпочати з них. Перевірити на наявність та грамотність в оформленні (а якщо потрібно виправити або скласти новий документ): штатний розпис, графік відпусток, трудові договори, накази, записи у трудових.

Завести журнали обліку трудових договорів, наказів із персоналу. Створити книгу реєстрації трудових книжок. Розібратися в особистих картках (Т-2). Здійснити роботу з локальними нормативними актами.
Головне – вчасно оформляти всі поточні документи. Працювати, спираючись на Трудовий кодекс та правила діловодства. І не знищувати папери за особовим складом. Час їх зберігання затверджено Росархівом (Перелік ... від 06.10.2000).

Усі документи обліку необхідні прозорості трудових відносин. Кадрова система встановлює норми та принципи, що забезпечують стабільністю працівників організації, а адміністрації створюють зручні умови управління персоналом.

Автоматизація обліку – 1С: переваги роботи з програмою

Вести кадровий облік, тим більше у великій компанії – це неймовірно відповідальна та величезна за своїм обсягом робота. Адже тут помилки неприпустимі! Але на сьогоднішній день існує спосіб автоматизувати діяльність кадровиків, що дозволяє значно полегшити та спростити роботу відділу, налагодити діяльність, суттєво знизивши ризик появи помилок.

За допомогою програми 1С можна вести облік згідно із законодавчими вимогами. У основі забезпечується надійне зберігання необхідної інформації з працівникам. У міру її накопичення з'являється можливість побудови різних звітів, які можуть допомогти в аналізі роботи та розробці нових напрямів. Наприклад, звіти можуть бути такі:

показник плинності кадрів;
статистика з персоналу;
рух працівників тощо.

Програма допомагає вирішувати практично всі проблеми та завдання обліку кадрів. Керівник підприємства, завдяки 1С, має можливість отримувати відомості про стан справ у даному відділі, проводити аналіз та приймати правильні управлінські рішення. А також автоматизація дозволяє синхронізувати діяльність кількох служб компанії (бухгалтерія, кадри, розрахунковий відділ), що покращує ефективність роботи, а також створює всі умови для вчасних виплат зарплат.

Які психологічні можуть знадобитися? Ця стаття розповість про всі секрети тестів.

Щоб провести податковий аудит, прочитайте статтю: всі секрети вибору фахівця з аудиту податків.

Висновок

Отже, підбивши підсумки, можна відзначити таке:

Кадровий облік є найважливішою частиною будь-якого підприємства.
Для організації ведення обліку є кілька способів. Вибір керівника.
Посадові обов'язки кадрового працівника визначаються інструкцією та трудовим договором.
Існує список документів, що стосуються кадрової роботи, які обов'язково мають бути присутніми у кожній компанії. І розпочинати свою трудову діяльність у відділі кадрів слід із перевірки саме цих документів.
Вести облік набагато простіше, якщо його автоматизовано.

Кадровий облік – це стрижень для нормальної та ефективної роботи будь-якого підприємства. Тому до його відання треба підійти з усією відповідальністю.

Вконтакте

Лівена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам доручили поставити кадрову справу з нуля. А досвіду роботи у цій галузі у Вас замало. Можливо, Ви кадровик-новачок, або взагалі бухгалтер або офіс-менеджер, на якого «повісили» кадри, або підприємець-початківець. Тоді наше керівництво Вам допоможе. Воно складено просто та доступно, спеціально для новачків у кадровій справі.

Тож Вам доручили кадри. З чого почнемо?

1. Запасемося необхідними законами, спеціальною літературою та програмами. Все це знадобиться Вам у роботі.
Вирішіть із посібником питання про придбання програми, в якій вести кадровий облік. Таких програм безліч, причому багато спеціалізованих, дуже і дуже зручні. Деякі обходять за функціоналом 1С. Але більшість компаній кадровий облік ведуть за традицією в 1С. Справа в тому, що фахівців із супроводу 1С достатньо в будь-якому місті, а ось фахівців із супроводу інших програм знайдеш не скрізь.

2. Беремо у керівництва копії установчих документів організації та уважно їх вивчаємо. Усі документи на ділянці кадрів повинні відповідати установчим документам фірми, і їм не суперечити. Почитайте у Статуті порядок прийому директора (Ви ж його оформлятимете) та встановлення йому зарплати, термін, на який з ним можна укладати трудовий договір, у Статуті можуть бути прописані деякі особливості. Іноді у Статуті прописують порядок прийому працювати ключових керівних працівників і встановлення їм систем оплати праці (наприклад з попереднього узгодження загальних зборів засновників), і навіть порядок затвердження штатного расписания.
________________________________________

3. Визначаємо перелік документів, які мають бути на ділянці кадрової роботи, і які ми складатимемо. Список таких документів є тут - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Зрозуміло, що обов'язкові за законом документи Ви складатимете у будь-якому випадку. Уточніть у посібника, які з необов'язкових документів Ви складатимете для фірми. Також заздалегідь у директора можна уточнити, які особливі умови хоче бачити в Правилах внутрішнього трудового розпорядку, інших локальних нормативних актах, в бланках трудових договорів.

Обов'язкові документи:

Установчі документи
- Трудові договори
- Штатний розклад (форма Т-3)*
- Табель обліку робочого часу (форма Т-13)* або Табель обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма Т-12)*
- правила внутрішнього трудового розпорядку
- документ про захист персональних даних працівників (положення)
- Графік відпусток (форма Т-7) *
- Особисті картки (форма Т-2)*
- Накази. Наприклад, про прийом працівника (форма Т-1)*, про прийом працівників (форма Т-1а)*, про надання відпустки (форма Т-6)*, про надання відпусток (форма Т-6а), про заохочення працівника (форма Т-11)*, про заохочення працівників (форма Т-11а)*, про відрядження працівника (форма Т-9)*, про відрядження працівників (форма Т-9а)*, про переведення працівника (форма Т-5)*, про переведення працівників (форма Т-5а)*, про припинення трудового договору з працівником (форма Т-8)*, про припинення трудових договорів з працівниками (форма Т-8а), про застосування дисциплінарного стягнення, про зняття дисциплінарного стягнення, про суміщення , про заміщення, про усунення, про припинення усунення, про перенесення відпустки, про відкликання з відпустки, про скорочення штату, ін.
- підстави до наказів (доповідні записки, заяви, акти, трудові договори, пояснювальні записки)
- журнали (книги) реєстрації посвідчень про відрядження, дуже бажано - наказів, трудових договорів.
- Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них
- Трудові книжки
- всі відомості, записки-розрахунки та інші документи, що стосуються нарахування та виплати заробітної плати, відпускних, компенсацій за невикористані відпустки, «розрахункові» при звільненнях, затверджена форма розрахункового листка.

Документи, які стають обов'язковими за певних обставин:
- Колективний договір – обов'язковий, якщо хоча б одна із сторін (працівники чи роботодавець) виходили з ініціативою його укласти.
- Положення про оплату праці та преміювання - обов'язково, якщо якісь з умов оплати праці та преміювання, які застосовуються у роботодавця, не відрегульовані в жодному іншому документі, наприклад, ні в трудовому договорі, ні в штатному розкладі.
- Посадові інструкції – обов'язкові, якщо всі посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах.
- Положення про атестацію та супутні атестації документи – обов'язково, якщо роботодавцем проводиться атестація працівників.
- Графік змінності обов'язковий за наявності змінної роботи.
- Положення про комерційну таємницю – обов'язково, якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний комерційну таємницю зберігати.
- Списки неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних працівниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів; осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці - за наявності у штаті неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних працівниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів, осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці
________________________________________

4. Оформляємо директора
Перевірте, чи оформлений директор (генеральний директор) належним чином. Якщо ні, то насамперед оформляємо директора. Він перший робітник! З документів має бути видно, з якої дати працює директор. Покрокова процедура оформлення на роботу директора є у «Пакеті Кадровика», необхідні зразки документів там же. Ще в Пакеті Ви знайдете семінар «Оформлення трудових відносин із найманим директором» та масу консультацій на тему у відповідному розділі консультацій.
________________________________________

5. Складаємо штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, інші локальні нормативні акти (див. таблицю з пункту 3).
Напевно, у фірмі ще немає штатного розкладу та Правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативних актів. Складаємо їх. Усі ці документи погоджуємо із директором. Враховуємо зауваження та побажання директора, перевіряємо, чи не суперечать вони законодавству. Готові варіанти названих документів директор затверджує.
Зверніть увагу, що штатний розклад має уніфіковану форму, а чи не довільну. Завантажити цю форму штатного розкладу можна тут. Якщо зі штатним розкладом виникнуть труднощі, то в «Пакеті Кадровика» перегляньте зразки заповнення штатного розкладу, покрокову процедуру розробки та затвердження штатного розкладу, тематичний семінар та відповідний розділ консультацій зі штатного розкладу. Також у Пакеті можете знайти зразки різних локальних нормативних актів, покрокові процедури їх прийняття, консультації, поради щодо складання тощо.
________________________________________

6. Розробляємо типовий бланк трудового договору, який укладатиметься з працівниками. Включаємо до нього всі умови, які вигідні та необхідні фірмі. У «Пакеті Кадровика» є добрі шаблони трудового договору та книга «Приймаємо на роботу: оформлення трудових відносин на користь роботодавця». Ось у частинах 2 і 3 цієї книги корисно та доступно розказано, як скласти законний, але водночас вигідний трудовий договір.
________________________________________

7. Готуємо інші документи, які знадобляться нам для ведення кадрової роботи надалі: книги обліку, журнали реєстрації, табелі обліку робочого часу, бланки наказів, договір про матеріальну відповідальність та ін. , консультаціями з оформлення та книгами, семінарами на тему. Якщо у Вас немає Пакету, то деякі документи можна завантажити тут – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Вирішуємо з керівництвом питання про те, хто вестиме трудові книжки. Оскільки ще працівників на роботу не прийнято, то спочатку вести трудові книжки доведеться директору. Видаємо наказ про прийняття директором він відповідальності за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок. Бланк та зразок наказу можна взяти у «Пакеті Кадровика» у розділі «Зразки документів». Згодом директор може передати ці повноваження прийнятому кадровому працівникові теж наказом.
________________________________________

9. Оформляємо працювати працівників.На цьому етапі Ви оформите масу документів: трудові договори, накази про прийом на роботу, особисті картки, трудові книжки, Книгу обліку руху трудових книжок та ін.
________________________________________

Потім співробітники почнуть працювати і для кадрового працівника настане фаза трудових буднів, потрібно буде вести табель обліку робочого часу, оформляти графік відпусток, оформляти відпустки, застосування заходів заохочення та стягнення, відрядження, поєднання, звільнення та багато іншого…

Читати також

Чоловіки у підпорядкуванні
"Більша частина моїх співробітників - чоловіки. Зі мною вони поводяться по-різному. Одні заграють, інші спілкуються суто по-діловому. Деякі мені симпатичні, деякі - не дуже. Загалом, як і скрізь. Складність моєї ситуації в тому, що я - директор, і мені доводиться ними керувати. Я часом гублюся, не знаючи, що робити і як поводитися, адже мені в жодному разі не можна показувати свою невпевненість. Олена, Псков ""

Статті цього розділу

Як організувати перевірку кандидатів для мікробізнесу без аутсорсу?
Ефективність діяльності мікробізнесу пов'язана з високою трудовою мотивацією співробітників. Тому так важливо грамотно підбирати та проводити перевірку кандидатів. Розповідаємо, як вирішити це завдання самостійно без звернення до кадрових фахівців на аутсорсі.
Що потрібно знати про прийом на роботу підлітків?
Сьогоднішня молодь часто починає працювати ще у шкільному віці, бажаючи стати незалежними. Вони стажуються, навчаються і потім влаштовуються на роботу. Що важливо знати на початку кар'єри та які ризики треба враховувати роботодавцям?
Прийом працювати підлітків таїть чимало труднощів. Трудове право встановлює чіткі вимоги, яких повинен дотримуватись роботодавець, але на них часто не звертають уваги.
Поява співробітника на роботі у стані сп'яніння треба правильно доводити
Прихід працювати у стані сп'яніння – начебто очевидна ситуація, яка потребує додаткових доказів. На щастя, подібні історії поодинокі, але можливо саме тому не всі HR-фахівці точно знають, як правильно діяти. Наприклад, чи можна використовувати алкотестер та пускати працівника на територію компанії?
Утримання виконавчих листів
При отриманні виконавчого листа на співробітника слід пам'ятати у тому, які види доходів може бути звернено стягнення, враховувати максимально можливий відсоток утримання по виконавчому листу і черговість погашення кількох виконавчих листів. …
Геолокація – на захисті інтересів роботодавців?
Як ефективно контролювати регіональних працівників? Питання не пусте: вони не під постійним наглядом, але відповідають за важливу частину бізнесу. Це накладає відбиток на трудові відносини. Треба і довіряти людині, і завжди знати, як вона працює. На жаль, свобода дій нерідко призводить до безвідповідальності, а конфлікти – до судів.
Факсиміле на трудових договорах та угодах про суміщення
Факсиміле є кліше, точне відтворення рукопису, документа, підпису засобами фотографії та друку. Розберемося, чи допускається використання факсиміле замість власноручного підпису у трудових договорах та на угодах про додаткову роботу.
Соціальне податкове відрахування
Соціальне податкове відрахування на лікування та навчання може бути надано працівникові за певних умов. Розглянемо особливості надання соціального податкового відрахування.
Профстандарти стануть обов'язковими у деяких випадках
У зв'язку із набранням чинності з 1 липня 2016 року змін до Трудового кодексу (Федеральний закон від 02.05.2015 № 122-ФЗ (далі - Закон № 122-ФЗ)) Мінпраця Росії підготувала відповіді на типові питання щодо застосування…
Смерть ІП, працівника, засновника
Чи можуть податки перейти у спадок? Хто зробить запис у трудових книжках працівникам померлого індивідуального підприємця? Чи оподатковуються внесками та податком на доходи виплати, нараховані після смерті працівника? Який порядок дій у разі смерті директора ТОВ чи його засновника? Відповіді читайте у статті.
Банкрутство роботодавця за борги із зарплати
Працівники отримали право звертатися до суду з вимогою визнати роботодавця банкрутом у разі невиплати заробітної плати. Розбираємось, коли можливе банкрутство роботодавця за борги із зарплати і що необхідно зробити співробітникам для початку процедури банкрутства.
Локальні нормативні акти компанії - як уникнути відповідальності під час перевірок
Відсутність деяких локальних нормативних актів можна розцінити перевіряючими з трудової інспекції як порушення трудового законодавства. У статті ми розповімо, як уникнути таких наслідків.
Заміщення посад та внутрішнє сумісництво
Поняття "в.о." або "вріо" чинним законодавством не встановлено. Тому, щоб уникнути суперечок із співробітниками, роботодавець повинен знати, як правильно оформити заміщення посад та який порядок його оплати.
Локальні нормативні акти компанії
Кінець року - час після здачі квартальної звітності без поспіху зайнятися підготовкою до року майбутнього: продумати штатний розклад, підготувати графік відпусток на наступний рік. Також за необхідності внести зміни та до інших локальних нормативних актів.
Вакантні місця для співробітника, що скорочується.
Законодавець встановив обов'язок роботодавця пропонувати працівникові вакантні посади при скороченні штату. Ця посада має бути вільною, відповідати кваліфікації працівника, а також може бути нижчеоплачуваною або нижчою. Крім того, вакансія повинна розташовуватись у тій же місцевості. …
Оформлюємо зміну особистих даних співробітника
Персональні (особисті) дані працівників містяться переважно у кадрових і бухгалтерських документах. Важливо дотримуватись послідовності дій при внесенні до них змін.
Коли та як проводити кадровий аудит
Ведення кадрового документообігу у точній відповідності до букви закону необхідне, оскільки ці документи використовує не лише кадрова служба, а й бухгалтерія для розрахунку заробітної плати. Їх можуть перевірити трудова інспекція та податкова, працівникам можуть знадобитися виписки та довідки.
Кадровий аудит. Які документи потрібно мати вашій компанії?
Аудит кадрового діловодства – одна з найважливіших складових процедури оцінки ефективності всієї системи управління персоналом та кадрового потенціалу організації або самостійна процедура в рамках заходів щодо зниження фіскальних та репутаційних ризиків компанії, у тому числі під час вирішення у суді трудових спорів.
Організація ведення кадрового діловодства «з нуля»
Необхідність поставити кадрове діловодство – не таке вже й екзотичне завдання, непросте для кадровиків-початківців, приватних підприємців і бухгалтерів, до чиїх обов'язків увійшло кадрову справу. Втім, весь процес можна описати простим поетапним посібником до дії.
Робота під час декрету: розбираємо можливі ситуації
Найчастіше молода мама, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, працює на умовах неповного робочого часу або вдома.
Деякі мами примудряються працювати на підставі виданого в установленому порядку листка непрацездатності під час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, що законодавством прямо не передбачено. Насправді документальне оформлення такої ситуації викликає чимало запитань у кадровиків.
Як зробити із зовнішнього сумісника основного працівника
Перехід сумісника на основне місце в тій же компанії можна оформити через звільнення або через укладання додаткової угоди до трудового договору. Заповнення трудової книжки залежить від цього, як і ким було внесено записи прийому працювати сумісника та її звільненні.
Документи, які має подати працівник
За матеріалами книги-довідника "Зарплата та інші виплати працівникам" під редакцією В.Верещаки Перш ніж із працівником буде укладено трудовий договір, він має подати низку документів. Вони перелічені у статті 65 Трудового...
Положення про оплату праці
Основне завдання цього становища у тому, щоб встановити порядок оплати праці всіх категорій працівників підприємства.
Змінюємо назву посади працівника
Якщо роботодавець вирішив змінити назву посади, він повинен повідомити про це співробітника, який працює на ній. Подальші дії сторін трудового договору залежить від згоди співробітника зміну назви посади.
Застосування безтарифної системи оплати праці. Особливості нарахування зарплати
Ця система передбачає розподіл загального фонду оплати праці по компанії (або її підрозділу) між відповідними працівниками. У цьому загальний фонд залежить від результатів роботи підприємства (підрозділи) у тому чи іншому періоді часу (наприклад місяці). По суті заробітна плата конкретного співробітника - це його частка у фонді оплати праці всього колективу. Заробітну плату розподіляється між співробітниками виходячи з тих чи інших коефіцієнтів (наприклад трудового участі). І їх може бути кілька.
Розрахунок заробітної плати при відрядній системі оплати праці
Приймаємо на роботу водія
Укладаючи з водієм трудовий договір, необхідно враховувати низку нюансів, пов'язаних із цією посадою. Деякі їх необхідно прописати у трудовому договорі, інші достатньо зробити посилання.
Зміни та виправлення у трудовій книжці
Стаття опублікована в рамках співробітництва журналу "Актуальна бухгалтерія" та HRMaximum. Трудова книжка працівника - головний документ, який підтверджує стаж та дає гарантії на отримання пенсії. Саме тому оформляти трудові книжки потрібно правильно.
Зберігання документів. Терміни зберігання, знищення та утилізація первинних облікових документів
Порядок та строки зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку, кадрових документів
Накази: форма, нумерація, виправлення
Автор звертає основну увагу у матеріалі на нюанси оформлення наказів, внесення до них змін тощо. Оскільки деякі помилки можуть призвести до втрати наказом юридичної сили, то не можна вважати їх дрібницями.
Яким чином надаються копії документів колишнім працівникам організації?
Відповідно до Правил ведення та зберігання трудових книжок, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (ред. від 19.05.2008, далі - Правила), трудова книжка видається на руки працівникові лише за звільнення, але бувають випадки, коли працівник…
Хто в штатному розкладі... Начальник відділу кадрів, Керівник служби HR?
Як визначити функції та повноваження директора з персоналу та відокремити його обов'язки від обов'язків інших кадрових працівників, розповідає автор у матеріалі, підготовленому на основі питань, що надходять від кадровиків.
Розрахунок графіків роботи (Програма на основі Microsoft Excel)
Як правильно зшивати документи
У статті розказано про всі нюанси правил прошивки документів. Читачі ознайомляться з тим, як правильно пронумерувати, скласти опис, передати до архіву кадрові документи
Як оформити відсутність працівника, якщо він виконує державні обов'язки?
Уявіть собі ситуацію: співробітник організації є спеціалістом вузького профілю та залучається як експерт слідчого процесу. Або: військовозобов'язаного, який перебуває в запасі, викликають на військові збори. А можливо, комусь із ваших підлеглих потрібно бути присутнім у суді як присяжний засідатель. Про що говорять усі ці випадки? Про те, що працівника на час виконання державних обов'язків необхідно звільнити від роботи та особливим чином оформити його відсутність.
Особливості регулювання праці працівників працюючих у роботодавців-фізичних осіб
Поруч особливостей має робота у роботодавців - фізичних осіб. Принципово всі роботодавці - фізичні особи поділяються на дві групи: індивідуальні підприємці та фізичні особи, які не є індивідуальними підприємцями. Перші використовують працівників для здійснення підприємницької діяльності.
Які кадрові документи мають бути на підприємстві
Відповідальному співробітнику необхідно знати, які документи обов'язкові для фірми, які стають такими лише за певних умов, а які папери можна не складати, оскільки вони мають рекомендаційний характер. Це дозволить добре підготуватися до зустрічі з…
Права працівника під час продажу підприємства-боржника
Федеральний закон "Про неспроможність (банкрутство)" не містить норм, що забезпечують захист трудових прав працівників під час продажу підприємства-боржника. Специфіка трудових відносин, що виникають при цьому, вимагає спеціального аналізу.
Підтвердження трудового стажу
При підрахунку стажу періоди роботи чи іншої діяльності, що до нього включаються, що мали місце до реєстрації громадянина як застрахована особа відповідно до Федерального закону від 1 квітня 1996 р. «Про індивідуальний (персоніфікований) облік…
Тимчасовий переведення на іншу роботу
У N 8 журналу "Відділ кадрів бюджетної установи" за 2009 р. ми писали про постійний переведення працівника на іншу роботу у того ж роботодавця, за якого не планується повернення на колишню посаду. Крім цього, законодавством передбачено можливість тимчасового переведення. У чому його відмінність від постійного, у яких випадках і у порядку він виробляється, розповімо у цій статті.
Як підготуватись до приходу трудової інспекції?
Перевірка організації державної інспекції праці часто застає керівництво зненацька. Особливо з огляду на те, що згідно із законом трудовий інспектор має право відвідати організацію у будь-який час доби і без попередження. За результатами перевірки до відповідальності можуть бути притягнуті не тільки керівники організації або його заступники, а й керівники кадрової служби, а також головний бухгалтер.
Повідомлення працівникові: як і в яких випадках направляти
Часто в роботі кадровиків використовується такий документ, як сповіщення. За допомогою цього паперу роботодавець повідомляє співробітників про юридично значущі моменти. Наприклад, про скорочення штату. Єдиної форми сповіщення немає. До кожного випадку розробляється свій варіант. Ми розповімо про те, як скласти повідомлення про реорганізацію компанії та ліквідацію філії. Як повідомити співробітників про зміну умов трудового договору Як сповістити працівника про необхідність з'явитися за трудовою книжкою.
Візит трудової інспекції
Будь-який роботодавець має бути готовим до того, що рано чи пізно його відвідає трудова інспекція. На жаль, у ситуації, що характеризується масовими скороченнями персоналу, несподіваний візит може відбутися будь-якої миті. Поговоримо про те, з якого приводу може прийти інспектор, у чому полягають його повноваження та які дії роботодавця під час проведення контрольних заходів.
Позаштатний працівник: "Небезпечні" моменти для роботодавця та працівника
У часи СРСР під "позаштатними працівниками" розуміли громадян, які виконують роботу для організації та не числяться у штаті. З розвитком законодавства РФ змінилося поняття та статус "позаштатного працівника". Мислення ж частини керівників організацій залишилося лише на рівні правового регулювання праці " позаштатних працівників " у СРСР. Роботодавець не завжди замислюється про наслідки таких взаємин.
Чи можна позбутися хитрого «бюлетенника» законними способами? Можна, можливо. Головне – його розпізнати.
Що робити з документами під час ліквідації організації
Питання забезпечення безпеки документів акціонерних товариств за її ліквідації відбито у постанові Федеральної комісії з ринку цінних паперів. Процитуємо найважливіші для нас фрагменти.
Діловодство у кадровій службі
Відповіді Андрєєвої Валентини Іванівни, професора кафедри трудового права Російської академії правосуддя, на питання про документаційне оформлення діяльності кадрової служби та графік відпусток в організації.
Типові помилки
Найчастіші помилки щодо трудових взаємин

Кадровий облік - Важлива складова діловодства будь-якого підприємства. Про тонкощі організації цього процесу й йтиметься у нашій статті.

З чого розпочати кадровий облік на підприємстві у 2016 році (законодавчі основи)

Кадровий облікна підприємстві є, з одного боку, роботу організації з документальної фіксації всіх змін у трудовому житті та діяльності колективу в цілому та кожної штатної одиниці компанії окремо, а з іншого — безпосередньо кадровий документообіг. Організації кадрового облікуна підприємстві має передувати ознайомлення із законодавчою базою з цього питання. Треба сказати, що нормативних актів, які стосуються кадрового діловодства, досить багато, оскільки до їхнього числа входять як закони, але й відомчі постанови, накази і різні ГОСТы.

Зразковий перелік нормативної документації, що стосується кадрового облікуможе включати такі НПА:

Трудовий кодекс РФ.
Федеральний закон «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9 розповідає про порядок оформлення кадрових документів).
Постанова Держкомстату Росії "Про затвердження уніфікованих форм ..." від 05.01.2004 № 1.
ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст), що визначає порядок оформлення документів.
Постанова Уряди РФ від 16.04.2003 № 225, яке встановило вимоги до ведення та зберігання трудових книжок для підприємства.
Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 9 щодо правил заповнення трудових книжок.
Федеральний закон «Про архівну справу» від 22.10.2004 № 125-ФЗ та наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, що визначають перелік типових управлінських архівних документів та терміни їх зберігання.
Наказ Мінздоровсоцрозвитку Росії від 26.04.2011 № 347н про форму лікарняних листів та закон «Про обов'язкове соцстрахування…» від 29.12.2006 № 255-ФЗ, що визначає порядок заповнення лікарняного листа та оформлення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
Методичні рекомендації щодо ведення військового обліку на підприємствах (утв. Генштабом Збройних Сил РФ 11.04.2008).

Кадровий облік з нуля покроково у новій організації (у ТОВ)

Організація кадрового облікув новому ТОВ, як і в будь-якій іншій організації, може включати наступні етапи:

Твердження локальної документації. Аналіз трудового законодавства дозволяє визначити низку внутрішніх документів підприємства, без ухвалення яких фірма не може обійтися. До них належать:
Конкретний список внутрішньої документації кожна організація визначає самостійно.
Розробка та затвердження стандартних форм первинної облікової документації. Незважаючи на те, що вимоги постанови Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 з цього питання не є обов'язковими, рекомендується дотримуватися норм цього документа.
Затвердження типових форм інших кадрових документів, які не належать до документів первинного обліку.
Розробка та затвердження журналів та реєстраційних книг. Крім журналу медогляду у 2016 р. обов'язкові для ведення у кадровому діловодстві книги:
Формування штатного розкладу.
Розробка та затвердження стандартного трудового договору, а також посадових інструкцій для працівників.
Призначення відповідального за ведення кадрового облікучлена трудового колективу.

Відновлення кадрового діловодства

Відновлення необхідного порядку в документах, на відміну організації кадрового діловодства з нуля, є, з одного боку, найпростішим процесом, оскільки багато ділових паперів і журнали вже створено, але з іншого — може бути й складнішим, оскільки потрібно виявити недоліки у існуючій системі.

Чи не знаєте свої права?

Відновлення втраченого чи несистематичного кадрового діловодства має відбуватися у кілька етапів:

Загальна інвентаризація кадрових документів, що існують у компанії.
Перевірка наявності та комплектності поданих документів.
Аналіз трудових договорів, укладених із співробітниками.
Вивчення штатного розкладу щодо повноти відбитих у ньому даних.
Перевірка наявності та оформлення трудових книжок працівників.

Відновлення кадрового діловодства вимагає усунення всіх прогалин і недоліків, виявлених внаслідок інвентаризації кадрових документів.

Ведення кадрового діловодства в відокремленому підрозділі та в ІП із найманими працівниками. Чи це актуально для малих підприємств?

Іноді організаційна форма компанії може викликати питання, пов'язані з порядком ведення кадрового обліку. Розглянемо деякі варіанти.

Організація кадрового діловодства в відокремленому підрозділі підприємства може ускладнюватися тим, що цей підрозділ, з одного боку, не має юридичної самостійності, а з іншого — знаходиться найчастіше у віддаленому від головної організації населеному пункті. Законодавство не передбачає окремих норм та вимог до кадрового діловодства в відокремлених підрозділах, тому кожен роботодавець сам визначає, яким чином організувати роботу в такому разі. Як правило, використовується одна з наведених нижче схем:

Централізована. Цей варіант передбачає передачу повноважень щодо роботи з кадровою документацією єдиному відділу, який обслуговує і головне підприємство, та філію. Підходить для організацій, що мають відокремлені підрозділи в одному із ними регіоні.
Децентралізована. І тут кадрові служби створюються й у головної організації, й у філіях. При цьому вони виконують фактично однакову роботу в рамках довіреного підрозділу, хоча повноваження та обов'язки кадрової служби центрального офісу можуть бути дещо ширшими, ніж компетенція таких самих служб філій.
Змішана. Така схема передбачає створення кадрових служб як у головній компанії, так і у філіях з поділом обов'язків, що делегуються. Так, оформляти трудові договори по всій організації може лише центральний офіс, а ось зберігати справи або накладати стягнення правомочні та кадрові відділи філій.

Велика кількість питань щодо необхідності ведення кадрового діловодства виникає у індивідуальних підприємців. Думка законодавця з цього приводу однозначна: якщо ІП має хоча б одного найманого працівника, кадровий облікмає вестись у повному обсязі.

Малі підприємства, зазвичай, стурбовані тим, що у штаті зазвичай відсутня професійний кадровик, проте такий стан справ не скасовує необхідності ведення кадрового діловодства. Обов'язки кадровика у разі накладаються на бухгалтера, секретаря чи іншого співробітника, якого колись варто навчити особливостям кадрового діловодства на спеціальних курсах чи семінарах.

Програми для ведення кадрового обліку – завантажити безкоштовну демоверсію чи купити?

В даний час багато інтернет-ресурсів пропонують завантажити безкоштовно програми для ведення кадрового обліку, що дозволяють автоматизувати все кадрове діловодство чи якусь його частину. Однак безкоштовною при цьому виявляється, як правило, лише демонстраційна версія, розрахована на кілька днів (тижнів, місяців) роботи. Для продовження роботи далі необхідно придбати ліцензію, ключ або повну версію програми.

Такий рекламний хід, хоч як дивно, вигідний як продавцю продукту, а й споживачеві, оскільки дозволяє вибрати найбільш підходящу для конкретного підприємства програму чи ознайомитися з принципами її і розробити свою власну. У результаті вибір залишається за роботодавцем, який вирішив автоматизувати кадрове діловодство. При цьому потрібно мати на увазі, що заощадити, постійно працюючи в демоверсії кадрової програми, не вийде, і якщо на якийсь із продуктів автоматизації впаде вибір, то рано чи пізно ліцензію чи повну версію доведеться придбати.

Таким чином, організуючи кадрове діловодство з нуля, можна не поспішати при виборі програми для ведення кадрового обліку і не купувати перший продукт, що попався. Адже підбір оптимального варіанта не лише дозволить автоматизувати кадрове діловодство, а й значно полегшить робочий процес.

Організація та ведення кадрового діловодства - прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву та відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад та звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації незалежно від форми власності є персонал. Він відрізняється за чисельністю та складом, за виконуваними функціями та рівнем кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб усі питання та проблеми, пов'язані зі співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно та грамотно.

Стабільна робота організації залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний та своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону та своєчасне здавання документів до архіву. Це є основою стабільної роботи будь-якого підприємства.

Підготовка персоналу до роботи з кадрами

Інструкція з кадрового діловодства чітко вказує на необхідність мати професійну підготовку спеціалістів з персоналу. Однак практично часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.

Вищі та середньо-спеціальні навчальні заклади не випускають фахівців такої вузької кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже дома чи профільних курсах. Також можлива підготовка працівника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.

Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:

перенавчання на базі другої вищої освіти;
здобуття вищої освіти суміжного профілю, наприклад, «документознавство», «юриспруденція», «управління персоналом», «захист інформації»;
навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з наступним складанням іспиту;
практична робота з подальшим регулярним підвищенням кваліфікації.

Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

Діяльність відділу персоналу та загальна організація кадрового діловодства дуже залежить від чинного законодавства та внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.

Діловодство у кадровій службі регламентується такими актами:

Конституція, Цивільний та Трудовий кодекси, а також частково Кримінальний та Сімейний;
законодавчі акти щодо профілю організації у питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
нормативні акти місцевого значення;
різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
внутрішні нормативні документи, наприклад, інструкція з кадрового діловодства;
накази та розпорядження керівництва.

Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватись приписів нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

Пошук та документальне оформлення співробітників

Ведення кадрового діловодства починається з пошуку та оформлення персоналу. Насамперед необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо вирізняються такі:

агенції та бюро з працевлаштування;
зайнятості;
ярмарки вакансій;
навчальні заклади;
дошки оголошень про посади та резюме на різних ресурсах;
інші організації;
знайомі та друзі.

Усі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги та недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використати всі можливості, щоби закрити вакансію.

Коли претендента знайдено, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше ухвалити виважене рішення про найм або відмову. В останньому випадку людину письмово повідомляють про причину протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, його слід зарахувати. З цього починається оформлення конкретного співробітника.

укладання трудового договору;
видання наказу про прийом;
нового співробітника чи його заклад;
оформлення особистої картки;
якщо в організації прийнято – заведення особистої справи;
ознайомлення та підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.

Облікова документація з персоналу (особисті картки, штатний розпис)

Ведення кадрового діловодства передбачає обов'язкове оформлення облікової документації, зокрема штатного розкладу та особистих карток. Ці документи є обов'язковими для організацій усіх форм власності.

Штатний розклад та чисельність має бути актуальним та відповідати потребам організації. До нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на цей період.

Особисті картки - це уніфіковані документи, що містять у собі короткі дані про трудову діяльність працівника та персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку та спеціальним умовам зберігання, в місцях, що запобігають їх псуванню та розкраданню.

Накази з особового складу, відмінності та особливості оформлення

Загальне діловодство у кадровій роботі переважно виявляється у наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих працівників, і всього персоналу загалом. Вони відрізняються за оформленням та особливостями введення в дію.

Більшість наказів і розпоряджень щодо конкретних дій зі співробітником мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому узгодженню з усіма заінтересованими особами та ознайомленню співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особистій справі, а оригінали в окремих папках.

Журнали з кадрового діловодства, правила оформлення та зберігання

Для обліку руху на кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові у спеціалізованих магазинах.

Види кадрових журналів:

реєстрації вхідної та вихідної документації, у тому числі листів;
реєстрації наказів;
реєстрації прибуття та вибуття співробітників у службових відрядженнях;
реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових та службових записок;
реєстрації бланків трудових книжок, їх вкладок;
книги обліку рухів різних кадрових документів тощо.

Усі журнали мають бути обов'язково прошиті та опечатані, а листи пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.

Особливості ведення та зберігання особових справ

Ведення особових справ є обов'язковим. Проте більшість організацій у тій чи іншій формі збирають документи працівника. Звичайно, в одній теці робити це зручніше.

Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних та сформованих у визначеному порядку. До нього можуть входити різні документи і копії:

копії наказів про працівника;
копії заяв;
копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги та сімейний стан;
анкета;
характеристики та відгуки;
довідки тощо.

Особисті справи включають персональну інформацію, вони повинні зберігатися осторонь інших документів. Доступ до них дозволено лише суворо обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу особисті справи здаються на архівне зберігання.

Правила оформлення, зберігання та видачі трудових книжок, а також вкладишів

Усі організації мають вести трудові книжки за власний персонал, виняток - співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чистих бланків і робить у них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю та вчасно вносити зміни.

На розворот основної частини вносять записи про трудову та громадську діяльність працівника, його прийом постійних Всі записи нумеруються в загальному порядку та вносяться на підставі наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.

Робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким та зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Ця дія обов'язково підтверджується підписом керівника та печаткою.

Зберігають трудові книжки окремо від інших документів у сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної ухвали відповідальних органів.

Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значимістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. Інакше на працівників кадрової служби та керівника організації накладається штраф.

Для організації правильного зберігання кадрових документів у службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід до нього повинен бути один і обов'язково обладнатися металевими дверима із сигналізацією.

Самі документи мають зберігатися у металевих шафах чи сейфах. Слід уникати доступу сонячного світла та пилу, а також перепаду температур та надто великої вологості. Ці найпростіші дії допоможуть зберегти персональні дані.

Сьогодні процедура прийому працювати співробітників незалежно від сфери діяльності конкретного підприємства регламентується чинними законодавчими нормами.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

При цьому необхідно пам'ятати про те, що всі подібні процедури регламентуються законодавчими нормами. Будь-які відхилення від них просто не допустимі.

У разі виявлення контролюючими органами будь-яких порушень можливе накладення досить серйозних стягнень.

Щоб уникнути виникнення різноманітних складнощів, було розроблено спеціальне програмне забезпечення. Воно дозволяє автоматизувати кадровий облік, уникнути різноманітних помилок, недоліків.

Загальні аспекти

Сьогодні процес кадрового обліку регламентується на законодавчому рівні. Саме тому кожному великому підприємстві, де кількість працівників досить велика, зазвичай формується кадровий відділ.

Його працівники зобов'язані здійснювати оформлення документації відповідно до встановлених норм.

Причому якщо окрема документація уніфікована і має складатися відповідно до зразків, інша формується на підприємстві.

Існує безліч різних нюансів, пов'язаних із веденням кадрового обліку на підприємстві.

Саме тому необхідно буде заздалегідь розібратися з такими основними питаннями:

що це таке?
з якою метою здійснюється?
правове регулювання.

Що це таке?

Перш ніж розпочати організацію кадрового обліку на якомусь підприємстві, необхідно буде обов'язково ознайомитися з визначенням даного поняття. Бо тільки так можна буде уникнути основних помилок.

Під терміном «кадровий облік» розуміється облік руху працівників, працівників, які перебувають різних посадах.

При цьому подібний облік повинен вестися не тільки в юридичних осіб, а й у індивідуальних підприємців.

Кадровий облік обов'язково передбачає такі моменти:

документальне оформлення;
регламентування трудових відносин між самими працівниками та їх керівництвом;
організація праці;
інше.

Причому залежно від сфери діяльності конкретного підприємства облік матиме різні особливості.

Сьогодні, крім загальноприйнятих нормативних документів, що регламентують процедуру обліку, є спеціалізовані. Дія їх поширюється на підприємства, які ведуть діяльність у певних сферах.

Наприклад, муніципальні організації, інші. Особливо важливо бути уважним під час кадрового обліку державних службовців.

З якою метою здійснюється

Кадровий облік з нуля крок за кроком вивчити буде досить проблематично. Але якщо керівник надалі планує приймати велику кількість працівників, то варто приділити цьому моменту увагу.

Грамотно організований кадровий облік дозволяє одночасно вирішувати відразу велику кількість різних завдань. Основні цілі ведення кадрового обліку різняться залежно від сфери діяльності.

Але можна сформулювати основні завдання, вирішення яких необхідне у всіх без винятку організаціях:

Складання та подальше редагування	З урахуванням законодавчих норм та побажань керівників штатного розкладу
Врахування обробленого табельного часу, а також його контроль	З метою уникнення порушення чинних законодавчих норм
Здійснення персоніфікованого обліку	Відповідно до чинних законодавчих норм
Формування	Додаткові розпорядження та різні накази (про прийом на роботу, звільнення, заохочення та інші)
Ведення документації відповідно до законодавчих норм	особових справ; персональних карток; особистих карток (за формою №Т-2); трудових книжок; лікарняних листів
Підбір співробітників з урахуванням їх особистих якостей	Аналіз їх трудової діяльності відповідно до законодавчих норм
Оформлення додаткової документації у певних ситуаціях	довідок про факт працевлаштування; копій трудових книжок – засвідчених відповідним чином
Складання графіка відпусток	Відповідно до чинних законодавчих норм, а також його наступне за потребою редагування
Збір, складання всіх документів	Необхідних для співробітників, що вийшли на неї.
Ведення військового обліку	На даний момент регламентується законодавчими нормами, суворо обов'язковий для здійснення

Якщо з якоїсь причини роботодавець самостійно займатися подібною діяльністю не бажає і водночас власний відділ організовувати не поспішає, можна скористатися послугами кадрового обліку.

Сьогодні дуже багато сторонніх підприємств пропонують подібні послуги. За певну платню оформляється вся необхідна документація.

Також ведеться вся інша документальна діяльність, пов'язана із веденням кадрового обліку.

Правове регулювання

Важливо пам'ятати про велику кількість нормативних документів, що регламентують ведення кадрового обліку. Важливо пам'ятати про велику кількість різних нюансів, безпосередньо пов'язаних з веденням обліку.

До основних нормативно-правових документів, пов'язаних з подібною діяльністю, сьогодні можна віднести наступне:

Особливу увагу важливо приділити саме різного роду ГОСТам, а також уніфікованим системам.

Трудова інспекція під час проведення перевірок незалежно від причини такого роду заходи завжди звертає насамперед саме трудові книжки.

На даний момент основним документом, що регламентує процес ведення трудової, є «Правила ведення та зберігання трудових книжок».

Затверджено Постановою Уряду РФ №255 від 16.04.03 р. Вивчити всі нормативні документи, що стосуються кадрового обліку, досить складно.

Особливо якщо справа стосується підприємства, що одночасно працює у кількох різних напрямках. У такому разі бажано уникнути ручного оформлення.

Одним із найбільш затребуваних та якісних програм сьогодні робляться в 1С. Ця структура пропонує своїм клієнтам великий список автоматизованих програм для виробництва.

Як вести облік кадрів в організації

Здійснювати облік кадрів в організації необхідно відповідно до чинних нормативних документів. Відхилення від встановлених законодавством норм не допускається.

Але у більшості громадян, які вперше зіткнулися з необхідністю ведення такого обліку, виникають складності. Саме тому варто заздалегідь розглянути питання:

з чого почати;
які необхідні документи;
обов'язкові журнали у кадровому діловодстві (зразки).

З чого почати

Найскладніше у постановці кадрової справи на сьогоднішній день – саме початок. Перше, чим потрібно буде зайнятися співробітнику або безпосередньо керівнику при постановці на нуль – оформлення документації.

Необхідно організувати відповідним чином документообіг. Необхідно буде здійснити такі дії:

розробити всі необхідні обов'язково на підприємстві нормативні локальні кати:

Правила внутрішнього розпорядку для підприємства.
Основне положення щодо оплати праці.
Регламент окремих структурних підрозділів.
Положення про захист цих працівників.

розробляється персональний штатний розклад кожної окремої штатної одиниці;
формується штатне розміщення;
готуються типові або спеціалізовані трудові договори, а також;
підготовка табеля форм з особового складу;
оформляється особиста картка працівника – за формою №Т-2;
розробляються особисті бланки-заяви для працівників;
готуються різноманітних внутрішні типові накази (про покладення обов'язків з ведення військового обліку, і навіть трудових).

У цьому слід пам'ятати, що оформлення всіх кадрових подій має здійснюватися обов'язково під час використання первинної документації.

Список її відображається у відповідних розділах нормативно-правової документації. Образи важливо заздалегідь розглянути.

При можливості та відсутності автоматизованої системи ведення обліку необхідно завантажити зразки всіх необхідних документів з інтернету. Важливо скористатися авторитетними джерелами.

Які потрібні документи

Сьогодні при веденні кадрового обліку необхідно буде скласти дуже велику кількість різних документів. Але при цьому існує перелік, які слід оформити в першу чергу.

Такі документи називаються первинними. У цей перелік на сьогоднішній день входить таке (всі вони пронумеровані відповідним чином):

№Т-1	Наказ про прийом співробітника (одного) працювати
№Т-1а	Наказ про прийом співробітників (кілька одразу) на роботу
	Приклад оформлення особистої картки конкретного співробітника
	Необхідно оформляти у разі, якщо працевлаштування здійснюється муніципального (державного) службовця
	Являє собою зразок штатного розкладу
	Необхідно складати для наукового/педагогічного співробітника
№Т-5	Формат наказу, який оформляється у разі потреби переведення на іншу роботу конкретного співробітника
	Наказ, який оформляється у разі переведення одразу кількох працівників на іншу роботу
	Таке розпорядження оформляється при наданні відпустки
	Якщо надається відпустка одночасно одразу кільком працівникам
	Являє собою графік відпусток
№Т-8	Наказ, який оформляється у разі припинення дії
	Якщо необхідно буде здійснити процедуру звільнення
	Потрібно складати під час відправлення працівника у відрядження
	Якщо необхідне відправлення у відрядження
№Т-10	Формується посвідчення про відрядження
	Являє собою уніфікований формат службового завдання, включає звіт (якщо подібне необхідно в конкретному випадку)
	Якщо необхідно здійснити заохочення працівника
	Заохочення відразу двох або більшої кількості різних працівників
	Документ обліку робочого часу, формат обчислень
	Як складається табель ведення обліку робочого часу

Перелік форматів різноманітних облікової документації включає у собі не один десяток різноманітних документів.

Тому слід бути особливо обережним при оформленні. Велика ймовірність припущення різноманітних помилок.

Обов'язкові журнали у кадровому діловодстві

Сьогодні існує певний перелік журналів, які необхідно обов'язково вести у кадровому діловодстві.

Деякі з них уніфіковані. Складати їх потрібно суворо відповідно до чинних стандартів.

Також існує перелік журналів, наявність яких є обов'язковою. Але формат їх може вибиратися відповідно до чинних законодавчих норм.

До переліку обов'язкових для ведення кадрових журналів на сьогоднішній день входять такі:

- Складається спеціально для особового складу;
рухи трудових;
обліку військовозобов'язаних;
обліку відпусток;
реєстрації та контролю за документами (що надходять/відправленими);
медичних оглядів;
інших.

Повний список всіх обов'язкових журналів відображається в законодавстві. Зразки складання можна знайти в інтернеті.

Поширені запитання

Постановка з нуля кадрового обліку на сьогоднішній день має велику кількість різних особливостей і нюансів.

Важливо заздалегідь розглянути такі питання:

порядок відновлення;
нюанси в ІП із найманими працівниками;
хто веде малому підприємстві.

Порядок відновлення

Сам порядок відновлення обліку не відображається у законодавстві. Але зазвичай подібна процедура включає такі основні етапи:

вивчається чинні нормативні документи;
визначається перелік усіх документів;
складається прогноз подальшої діяльності підприємства;
визначаються особи, які відповідають за документи;
формується штатний розпис;
проводиться перевірка правильності оформлення працівника;
засвідчуємо, що це поєднання, кадрові перестановки оформлені відповідним чином;
перевіряється питання оформлення звільнень (як минулих, і поточних);
встановлюється законність робочого часу на конкретному підприємстві.

Нюанси в ІП із найманими працівниками

Процедура кадрового обліку найманих працівників у ІП здійснюється стандартним чином.

Укладання угоди здійснюється у кілька основних етапів:

отримання всіх необхідних у разі документів;
здійснюється оформлення;
складається/підписується сторонами договір;
складається наказ про прийом на роботу;
заводиться особиста картка працівника;
вноситься відповідний запис до трудового.

Хто веде на малому підприємстві

Зазвичай ведення обліку аналізованого типу наймається спеціальний персонал. Але на малих підприємствах вести облік може також керівник. Цей момент законодавством не встановлюється.

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.