Sistem otomasi pengelolaan keuangan dalam negeri untuk perusahaan menengah. Otomatisasi akuntansi keuangan untuk toko online: pengalaman “Audiomania Otomatisasi proses keuangan di perusahaan pemrosesan

Akuntansi keuangan adalah akuntansi yang tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya kepada para manajer untuk mengelola perusahaan.

Manajemen puncak perusahaan mempunyai kebutuhan informasi pada tingkat yang berbeda dengan manajer menengah. Pemilik dan pejabat tinggi tidak menganalisis informasi yang diterima secara rinci. Biasanya, bagi seorang manajer puncak untuk mengambil keputusan, cukup melihat informasi yang dikelompokkan, disusun menjadi laporan tertentu menurut kriteria dan standar tertentu. Selain itu, untuk membuat keputusan yang efektif, manajer memerlukan berbagai jenis informasi - mereka tertarik pada masa depan perusahaan, yang fokusnya pada dasarnya diarahkan ke masa depan.

Setiap manajer puncak, dengan satu atau lain cara, memiliki visinya sendiri tentang masa depan perusahaan. Dan sama sekali tidak jelas bahwa visi pemilik dan masing-masing manajer puncak, bahkan untuk jangka pendek, adalah sama. Pengembangan strategi dan tujuan jangka panjang perusahaan membantu manajer kunci mengembangkan visi masa depan yang terpadu dan jangka panjang. Mekanisme manajemen operasional perusahaan (misalnya) membantu mengembangkan visi terpadu jangka pendek, yang dinyatakan dalam angka. Untuk memperoleh informasi penting tersebut dilakukan otomasi keuangan.

Fitur akuntansi keuangan

Salah satu ciri khas akuntansi keuangan adalah penyediaan informasi tentang masa depan perusahaan.
Tujuan utama akuntansi keuangan adalah: memberikan informasi kepada tingkat manajemen perusahaan untuk membuat keputusan keuangan yang tepat, sehingga mengambil bagian aktif dalam proses manajemen.

Apa yang menentukan kebutuhan manajemen untuk memperoleh informasi keuangan yang memadai, akurat dan tepat waktu? Untuk pengambilan keputusan apa informasi manajemen ini digunakan secara lebih luas:

• keputusan strategis (investasi, arah bisnis baru);
• keputusan pemasaran (produk baru, penetapan harga);
• solusi optimalisasi (kebijakan pengadaan, manajemen profitabilitas produk/divisi);
• manajemen risiko;
• keputusan organisasi (remunerasi karyawan, manajer)?

Ini adalah daftar lengkap tugas-tugas yang dihadapi tingkat manajemen perusahaan modern, yang dimaksudkan untuk membantu.

Memilih program untuk akuntansi

Ada banyak perangkat lunak berbeda yang tersedia di pasaran, dan memilih solusi yang tepat untuk bisnis Anda adalah setengah dari perjuangan.

Biasanya, setiap program berbasis 1C yang dirancang untuk mengotomatisasi keuangan berisi subsistem berikut:

• Pengendalian dan analisis pelaksanaan anggaran
• Otomatisasi: membuat kalender pembayaran dan meningkatkan disiplin pembayaran
• Pembuatan pelaporan manajemen dan bahan analisis untuk manajemen
• Memelihara akuntansi manajemen sesuai dengan berbagai standar (IFRS, US GAAP)
• Analisis keuangan dan ekonomi

Memilih mitra untuk mengotomatisasi akuntansi di 1C

Agar otomatisasi akuntansi keuangan berhasil, sangat penting untuk memilih mitra yang bertanggung jawab dalam penerapan sistem informasi. Mitra tidak hanya harus melaksanakan, namun juga terus memberikan informasi dan dukungan teknis berkualitas tinggi.

Saat ini terdapat banyak sekali perusahaan yang berspesialisasi dalam otomasi keuangan di pasar domestik. Yang mana yang harus dipilih? Perusahaan besar biasanya tidak dapat membedakan dirinya dengan pendekatan otomatisasi yang disesuaikan. Perusahaan kecil tidak dapat membanggakan keandalan dan, seringkali, karyawan yang berkualitas. Namun, layanan integrator kecil berbeda secara signifikan dalam hal biaya.

Jika Anda mencari rasio harga/kualitas ideal - Anda dapat menghubungi kami. Kami adalah tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama dengan pengalaman luas di bidang otomasi akuntansi keuangan. Sebelumnya, kami telah lama mengimplementasikan produk perangkat lunak atas nama salah satu pemain terbesar di pasar otomasi akuntansi keuangan. Kami memiliki pendekatan fleksibel seperti organisasi kecil dan memiliki pengalaman luas sebagai integrator terkemuka di Rusia.

Kami akan selalu dengan senang hati membantu dan menjawab pertanyaan Anda: .

Perkembangan ekonomi pasar tidak hanya melibatkan perbaikan prinsip dan sikap banyak perusahaan domestik, tetapi juga modernisasi di bidang kebijakan akuntansi dalam organisasi.

Salah satu blok utama kebijakan akuntansi adalah akuntansi keuangan, yang tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan informasi yang obyektif dan akurat tentang kegiatan ekonomi suatu perusahaan. Penekanan utamanya adalah pada ringkasan dan analisis keadaan tingkat dana sendiri dan pinjaman, investasi keuangan dan hasilnya, pengeluaran dan pendapatan perusahaan, keadaan piutang dan hutang, dll.

Akurasi maksimum dalam menampilkan data yang ditentukan, serta analisis tepat waktu, memungkinkan kami mengembangkan strategi paling efektif untuk pengembangan usaha dalam kondisi pasar tertentu.

Dalam hal ini, proses peralihan dari mode manual ke otomatisasi akuntansi keuangan penting bagi setiap organisasi. Sistem informasi otomatis akan memungkinkan Anda menyatukan semua divisi perusahaan ke dalam satu ruang informasi dan mencapai penggunaan informasi yang tersedia secara paling efektif.

Jika Anda tertarik dengan otomatisasi penganggaran, implementasi perbendaharaan, atau akuntansi menurut IFRS, lihat kami.

Dapatkan 267 pelajaran video di 1C gratis:

• tingkat kecepatan yang tinggi dalam memasukkan dan memproses informasi karena tersedianya buku referensi yang sudah ada serta formulir dan formulir yang diperlukan;
• melakukan analisis terperinci secara menyeluruh di semua tingkat manajemen dan di semua departemen;
• perhitungan otomatis sebagian besar indikator keuangan, yang menghindari ketidakakuratan dan pengaruh faktor manusia terhadap hasil yang diperoleh;
• impor dan ekspor data dengan cepat ke perangkat lunak lain;
• ruang informasi terpadu untuk semua tingkat manajemen;
• menghemat waktu kerja karyawan karena masukan informasi satu kali oleh karyawan tertentu tergantung pada tanggung jawab yang diberikan.

Blok dasar akuntansi keuangan yang sering kali diotomatisasi

• penyelesaian dengan pelanggan dan pemasok;
• penyelesaian dengan orang-orang yang bertanggung jawab dalam organisasi;
• operasi perbankan perusahaan;
• transaksi kredit dan pembayaran diatasnya;
• produksi yang belum selesai;
• akuntansi pajak suatu perusahaan;
• akuntansi untuk pembayaran dan pemotongan berkala;
• akuntansi dan pengendalian transaksi barter dan saling hapus terkait;
• transaksi dengan surat berharga dan tagihan;
• penyebaran operasional dan kegiatan ekonominya dan lain-lain.

Perangkat lunak

Otomatisasi akuntansi keuangan adalah proses kompleks yang melibatkan persiapan panjang untuk transisi penggunaan perangkat lunak tertentu. Pada tahap pemilihan program tertentu, perlu diperhatikan tidak hanya harga dan ketersediaan fitur tertentu dari program, tetapi juga pada tingkat kemampuan dan dukungan teknis.

Program akuntansi keuangan otomatis yang paling umum mencakup program berikut.

1C

Perangkat lunak universal. Ini adalah program paling populer di kalangan perusahaan karena sejumlah keunggulannya:

• ketersediaan laporan dan formulir yang sudah jadi;
• memungkinkan Anda menggunakan berbagai opsi untuk memasukkan data ke dalam database;
• adalah produk komprehensif yang memungkinkan Anda menggabungkan data dari departemen ke dalam satu ruang informasi;
• kemampuan adaptasi tingkat tinggi untuk kekhasan masing-masing organisasi;
• akuntansi analitik yang efektif.

Kerugiannya termasuk kebutuhan untuk memodifikasi program untuk setiap organisasi secara terpisah dan kecepatan perhitungan yang relatif rendah.

Galaksi

Program ini ditujukan untuk organisasi besar, holding, korporasi. Ini memiliki 4 modifikasi utama dan memungkinkan untuk mempertahankan kebijakan akuntansi sesuai dengan standar GAAP internasional. Keuntungan utamanya antara lain adalah peluang luas untuk menyesuaikan laporan analitis, dan kemampuan untuk beralih ke dokumentasi utama selama pembuatan laporan.

TERBAIK

Program ini ditujukan untuk organisasi kecil. Keuntungan utama dari program ini adalah kesederhanaan dan antarmuka yang intuitif, namun memiliki kelemahan yang signifikan:

• program tidak mengizinkan modifikasi apa pun oleh pengguna;
• penyesuaian untuk perusahaan tertentu dan pemeliharaannya lebih mahal daripada program pesaing;
• beralih ke perangkat lunak lain akan menyebabkan masalah yang signifikan, begitu pula dengan versi program yang lain.

Info-Akuntan

Program intuitif yang tidak memerlukan pelatihan khusus bagi karyawan. Keuntungan:

• persyaratan rendah untuk kinerja komputer;
• transfer data yang nyaman dari program lain;
• pemeliharaan akuntansi konsolidasi yang nyaman.

Kerugian yang signifikan adalah kurangnya fleksibilitas program untuk penyesuaian untuk perusahaan tertentu.

Akuntansi bersifat konservatif. Entri ganda telah dikenal selama enam abad; jurnal pesanan telah dikenal sejak awal abad kedua puluh. Dan sejak tahun 90an, negara ini dilanda gelombang komputerisasi. Mari kita cari tahu apa itu, pertimbangkan keuntungan dan mekanisme transisi dari pekerjaan manual ke penggunaan aplikasi khusus.

Apa itu otomatisasi akuntansi?

Akuntansi otomatis melibatkan pengalihan beberapa fungsi dari manusia ke teknologi, antara lain:

• melakukan perhitungan matematis (perhitungan pajak dan biaya, total),
• membuat sampel dan ringkasan laporan;
• penyimpanan informasi (direktori, majalah),
• mengisi formulir (faktur, faktur).

Menugaskan tugas-tugas ini pada teknologi tidak berarti bahwa peran spesialis telah diremehkan. Sebaliknya, bebannya bertambah - dia membuat keputusan tentang metode mencerminkan transaksi dalam sistem, melakukan prosedur analitis dan pengendalian, dan melakukan registrasi awal dokumen dalam database.

Kemahiran dalam teknologi informasi menyiratkan kualifikasi yang sesuai, dan oleh karena itu upah yang lebih tinggi.

Untuk apa mengotomatisasi akuntansi

Jika tidak mungkin mengurangi staf dan menghemat gaji (lihat), lalu mengapa mengubah catatan kertas menjadi bentuk elektronik?

Mari kita daftar keuntungan yang diberikan akuntansi otomatis:

• pengisian rincian yang cepat dan bebas kesalahan (dalam tagihan, faktur, waybill, perintah pengeluaran, perintah pembayaran);
• pemrosesan cepat berbagai informasi;
• penyajian analitik dalam bentuk visual (bagan, grafik, tabel);
• pembentukan berbagai register (laporan penggajian, buku kas, buku penjualan dan pembelian);
• mengurangi jumlah kertas;
• pertukaran informasi instan antar departemen, antara manajer dan bawahan;
• penghapusan kesalahan aritmatika;
• komunikasi melalui Internet dengan badan pengatur pemerintah dan bank;
• transparansi dan pengendalian kegiatan keuangan dan ekonomi;
• respon cepat terhadap perubahan peraturan perundang-undangan.

Siapa yang membutuhkan otomatisasi akuntansi

Hanya usaha mikro, yang diperbolehkan oleh undang-undang untuk menyampaikan laporan dalam bentuk kertas, yang dapat mengelola tanpa komputer. Badan ekonomi lain wajib mengubah data ke dalam bentuk digital. Akibatnya, bahkan perusahaan menengah dan kecil pun menggunakan komputer setidaknya sebagian dalam akuntansi.

Manajer dan pemilik, berkat teknologi, mengetahui keadaan keuangan, jumlah barang di gudang, dan pendapatan saat ini. Transaksi bisnis dan penyelesaian dipantau secara real time. Pengendalian aset secara teratur meminimalkan kemungkinan penyalahgunaan. Pilihan untuk pengelompokan, pengambilan sampel, dan penyortiran informasi multi-tahap semakin meningkat; kemampuan yang diperluas meningkatkan kualitas keputusan manajemen.

Akuntan dibebaskan dari operasi matematika rutin, pengisian formulir, dan penyusunan laporan. Waktu untuk melakukan pemeriksaan kontrol, pelatihan lanjutan, dan interaksi dengan pihak lawan semakin meningkat.

Dalam beberapa menit, karyawan menerima sertifikat dan ekstrak dari layanan keuangan, ekonomi, dan personalia.

Alur dokumen yang mapan menghilangkan waktu henti produksi atau keterlambatan pengiriman dari gudang karena pemrosesan faktur dan faktur yang lama. Dokumen dan faktur yang ditandatangani akan sampai ke pelanggan dalam hitungan menit, bukan hitungan hari.

Bahkan laporan yang dikirim beberapa menit sebelum penghujung hari diterima oleh kantor pajak atau dana, dan tidak dikenakan denda atas keterlambatan penyampaian.

Teknologi modern itu mahal. Namun, bukan hanya karena harga, pilihan mereka harus didekati secara bertanggung jawab. Mengubah aplikasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya menyebabkan pemborosan uang dan tenaga yang tidak direncanakan, dan menimbulkan ketidaknyamanan yang serius bagi tim. Masa transisi penuh dengan kesalahan, yang konsekuensinya adalah denda atau kelebihan pembayaran anggaran yang tidak wajar.

Untuk menghindari masalah, pengenalan inovasi dilakukan secara bertahap.

Tahap pertama adalah pengumpulan dan sistematisasi informasi

Tindakan internal perusahaan dipelajari:

• kebijakan akuntansi;
• Bagan akun;
• uraian tugas karyawan yang terlibat dalam proses (termasuk pemilik toko, petugas personalia, pemasok, perwakilan departemen penjualan).

Prosedur dan mekanisme pemrosesan dokumentasi dianalisis:

• jadwal aliran dokumen;
• rute arus informasi;
• pembagian tanggung jawab pekerjaan.

Persiapan yang dilakukan mengungkapkan ruang lingkup pembaruan yang akan datang - layanan mana yang memerlukan basis bersama dan mana yang memerlukan otonomi, apakah akan memilih versi lokal atau apakah interaksi terjadi dalam mode jaringan. Kelemahan dan kekuatan alur dokumen diidentifikasi. Keputusan dibuat untuk mengatur ulang staf atau mempertahankan struktur yang ada.

Pengembang database relasional mencirikan langkah-langkah ini sebagai optimasi.

Tahap kedua - menyusun spesifikasi teknis

Setelah generalisasi dan analisis data, manajer merumuskan kerangka acuan.

Akhirnya disetujui:

• struktur akuntansi (jabatan dan fungsi);
• daftar dan fitur dokumen dan register yang dihasilkan (disarankan untuk mematuhi OKUD untuk memfasilitasi tugas pemrogram);
• skala komputerisasi (dalam satu divisi atau secara komprehensif, mempengaruhi seluruh unit produksi);
• anggaran yang dialokasikan, dengan mempertimbangkan pemeliharaan selanjutnya.

Komponen penting adalah pengembangan pengklasifikasi dan metode pengkodean. Pendekatan yang kompeten terhadap masalah ini meminimalkan risiko duplikasi posisi dan menyumbat laporan analitis.

Misalnya, nama suatu bahan yang dimasukkan dua kali ke dalam database dapat menyebabkan kebingungan dalam persediaan dan mendistorsi jumlah biaya bahan. Pengulangan dalam direktori pihak lawan melebih-lebihkan piutang dan hutang serta mempersulit rekonsiliasi penyelesaian bersama.

Tahap ketiga – pemilihan perangkat lunak

Kemudian perangkat lunak dicari dan dibeli. Kriteria yang menentukan untuk ini adalah:

• biaya pembelian, pelaksanaan dan pemeliharaan;
• kompatibilitas dengan sistem operasi yang diinstal;
• kemungkinan dan biaya pelatihan personel;
• keterwakilan perusahaan jasa di wilayah;
• memenuhi kebutuhan pengguna;
• parameter teknis peralatan yang ada;
• ketersediaan versi jaringan dan lokal.

Daftar program

Membuat pilihan ketika ada persyaratan yang dinyatakan dengan jelas tidaklah sulit. Pasar dipenuhi dengan penawaran. Selain situs Internet dan artikel dengan penjelasan tentang kemampuan dan fitur perangkat lunak, Anda dapat menghubungi perwakilan penjualan secara langsung.

Perkembangan dalam negeri paling diminati. Alasannya adalah kekhasan standar akuntansi nasional, serta perlunya pemutakhiran secara berkala.

Untungnya, pemrogram Rusia telah menciptakan banyak produk fungsional dan nyaman yang disesuaikan atau disesuaikan dengan kebutuhan konsumen.

Di antara sepuluh yang paling umum:

• "1C";
• "Berlayar";
• "Galaksi";
• "BOS";
• "TERBAIK";
• "Info-Akuntan";
• "Akuntan Turbo";
• "Integrator";
• "Akord";
• "Sempoa".

Pabrik dan perusahaan terbesar mengoperasikan proyek individu atau asing, seperti SAP, Oracle, iScala, Navision. Pemasangan software asing dalam hal ini dibenarkan oleh kebutuhan untuk mematuhi standar Barat sehubungan dengan peredaran saham di pasar internasional.

Di antara inovasi teknologi, kami mencatat produk “cloud”. Tawaran ini menarik bagi usaha kecil yang tertarik untuk meminimalkan biaya, karena perangkat lunak tersebut tidak terikat dengan tempat kerja, fungsional dan murah.

Tinjauan sistem akuntansi otomatis

Solusi modern untuk mengotomatisasi pekerjaan akuntan berisi semua fungsi yang diperlukan dan, sebagai suatu peraturan, pada awalnya dikonfigurasikan untuk memenuhi persyaratan yang sering ditemui (rezim perpajakan, skala, spesifik).

Program-program ini dibedakan berdasarkan kemudahan penggunaan, tingkat otomatisasi proses akuntansi, kompatibilitas dengan lingkungan operasi, dan tingkat layanan.

1) “1C: Perusahaan” (Perusahaan “1C”)

1C memiliki dukungan teknis yang kuat dan jumlah spesialis yang mengesankan di seluruh negeri. Respon cepat terhadap perubahan undang-undang, pembaruan penampilan secara berkala, interaksi yang erat dengan pelanggan adalah ciri khas merek ini.

Platform ini penuh dengan berbagai kemungkinan, namun sangat menuntut dalam hal kepatuhan terhadap metodologi pengoperasian dan pada saat yang sama terus menjadi lebih kompleks.

2) "Parus" (Perusahaan "Parus")

Keunggulan kompetitif produk ini adalah kompatibilitasnya dengan Oracle DBMS.

Antarmukanya sederhana dan ramah. Pengguna tertarik dengan banyaknya templat dan integrasi yang erat dengan MS Excel.

Penghitungan pajak dan prosedur penutupan periode sebagian dilakukan secara manual.

3) "Galaktika" (Perusahaan Galaktika)

"Galaktika" adalah kompleks manajemen perusahaan modular. Blok akuntansi digunakan baik dalam sistem maupun secara mandiri.

Dokumen dan postingan dibuat secara terpisah.

Program ini menyesuaikan dengan kebutuhan produksi dan mendukung akuntansi sesuai standar internasional.

4) “BOSS” (Perusahaan IT)

Produk perusahaan yang paling terkenal adalah BOSS-Kadrovik, sebuah aplikasi untuk menghitung gaji.

"BOSS-Accountant" berhasil mendukung pekerjaan sejumlah besar pengguna dan merupakan bagian dari kompleks otomasi manajemen.

Subbagian “Biaya produksi” mendistribusikan biaya tidak langsung objek demi objek.

Kontrol atas pengeluaran yang direncanakan dan aktual telah dilaksanakan.

5) “TERBAIK” (LLC “Program TERBAIK”)

BEST adalah salah satu pasar SABU lama. Akuntan berpengalaman menghargai desainnya yang ramah dan intuitif.

Untuk membuat perubahan signifikan, Anda harus menghubungi pengembang secara langsung, karena BEST memiliki kode sumber tertutup.

Kompleks ini hanya berfungsi di Windows.

6) "Info-Akuntan" (LLC "Info-Akuntan")

"Info-Akuntan" adalah program universal untuk memelihara catatan akuntansi dan pajak yang lengkap.

Organisasi dengan aliran dokumen kecil diberikan lisensi gratis.

Antarmuka yang ketinggalan jaman menimbulkan keluhan.

7) “Akuntan Turbo” (Perusahaan DIC)

Solusi terintegrasi lengkap yang mengimplementasikan tugas utama: pembuatan transaksi, perhitungan upah dan pajak, pengendalian aset, penyimpanan dan pergerakan dokumentasi.

"Turbo-Akuntan" mudah untuk disesuaikan, menyediakan lebih banyak tingkat analitik, serta kemampuan untuk membuat perubahan pada periode sebelumnya.

8) "Integrator" (CJSC "Infosoft")

"Integrator" adalah bagian dari "Flagman" CIS.

Bagian “Akuntansi” memperhitungkan aset, pengeluaran, dan penyelesaian bersama. Modul "Gaji" disediakan secara terpisah.

Ada dua opsi untuk mencerminkan transaksi bisnis pada akun: saat mendaftarkan dokumen atau secara independen darinya. Pilihannya tergantung pada kebutuhan pelanggan, karena beberapa dokumen dibuat bukan oleh karyawan akuntansi, tetapi, misalnya, oleh manajer.

9) "Accord" (Perusahaan "Atlant-Inform")

“Accord” adalah contoh lain dari solusi modular. Cluster disediakan untuk berbagai layanan: personalia, ekonomi, pasokan, penjualan, akuntansi. Blok terpisah dialokasikan untuk perencanaan biaya produksi.

Pengembang menggunakan DBMS modern dan teknologi komputer terkini, dengan fokus pada arsitektur client-server.

10) "ABACUS" (JSC "Omega")

ABACUS juga terdiri dari modul. Postingan disimpan dalam satu database, sehingga tidak perlu mentransfer informasi dari satu subbagian ke subbagian lainnya. Sistem ini menargetkan basis pengguna 50-100 orang.

Kemampuan analitis yang tinggi terutama mengenai pergerakan persediaan.

Sulit untuk menilai perbedaan harga antar program yang ditinjau, karena biayanya bergantung pada banyak faktor. Perhatikan bahwa perangkat lunak modular lebih fleksibel, namun implementasinya memerlukan investasi yang signifikan. Selain itu, semakin sedikit pemrogram di pasar yang memahami aplikasi tersebut, semakin besar risiko kesulitan dalam konfigurasi tambahan, modifikasi, dan mendapatkan layanan dukungan lainnya.

Implementasinya dilakukan oleh spesialis internal dan eksternal. Pilihannya tergantung pada kompleksitas proses dan ketersediaan unit yang sesuai di negara bagian tersebut.

Bagi pelaku sektor jasa atau penjual barang dalam jumlah kecil, software akuntansi standar sudah cukup sesuai, tanpa modifikasi tambahan yang berarti. Organisasi perdagangan grosir, manufaktur dan konstruksi sedang membangun kembali sistem informasi standar untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Pertama-tama, berdasarkan persyaratan teknis:

• Bagan Akun diperkenalkan (analitik, sub-akun, indikator kuantitatif, transaksi standar);
• parameter Kebijakan Akuntansi ditetapkan (pilihan penilaian persediaan, perhitungan pajak penghasilan sesuai PBU 18/02, tata cara penutupan periode pelaporan, pajak);
• varian dari dokumen utama yang muncul sedang diselesaikan (formulir yang tidak terpadu ditambahkan, rincian diubah);
• direktori dan pengklasifikasi terbentuk;
• cara pertukaran informasi sedang dilakukan (mengunggah atau memuat dari gudang, personel, pajak, program perbankan).

Setelah menginstal aplikasi, koneksi jaringan dibuat, daftar pengguna dimasukkan dan hak-hak mereka ditunjukkan.

Sebagai aturan, untuk pertama kalinya (satu atau dua bulan) pekerjaan dilakukan dengan menggunakan metode lama dan perangkat lunak baru; kekurangan diidentifikasi dan karyawan dilatih.

Setelah dikonfigurasi, dengan pendekatan yang tepat, hanya pembaruan berkala yang diperlukan di masa mendatang.

Kesimpulan

Otomasi adalah respons terhadap meningkatnya persaingan dan meluasnya teknologi komputer. Bank, kantor pajak, dan Dana Pensiun menerima dokumen di media digital atau melalui Internet. Pemasok dan pembeli sedang terburu-buru untuk memberikan dokumentasi.

Selain itu, komputerisasi keuangan dan manajemen menjadi masalah keamanan. Hanya pencatatan segera atas semua fakta bisnis dan akuntansi transparan yang memberikan tingkat kontrol yang sesuai, serta fleksibilitas dalam pengambilan keputusan manajemen.

Fakta Menarik

• Ada sepuluh versi asal usul nama “1C”. Yang paling masuk akal di antara mereka mengaitkan akronim tersebut dengan frasa “Tidak lebih dari satu detik untuk mencari.” Beginilah cara Boris Nuraliev, pendiri merek tersebut, mempresentasikan mesin pencarinya.
• Kata "akuntan" muncul di Rusia pada masa pemerintahan Peter I. Sebelum dia, nama "counter" digunakan. Selama penangkapan Vyborg, perwakilan Swedia dari profesi ini ditangkap oleh pasukan Rusia. Peristiwa ini menandai dimulainya masuknya nama baru ke dalam peredaran.
• Banyak yang menganggap ilmuwan Italia Luca Pacioli sebagai penemu entri ganda. Namun, hal ini tidak benar. Pada abad ke-13, metode pencatatan properti dan kewajiban ini dipraktikkan di Venesia. Pacioli hanya menguraikannya dalam sebuah risalah terpelajar.

Metode analisis ekspres terhadap aktivitas keuangan suatu organisasi dan kondisi keuangannya dapat diterapkan baik dalam kondisi teknologi tradisional maupun komputer. Dalam kasus terakhir, biaya tenaga kerja dan waktu untuk melaksanakan pekerjaan ini berkurang secara signifikan.

Perangkat lunak teknologi komputer untuk memecahkan masalah analisis ekonomi saat ini cukup beragam. Beberapa program bersifat otonom, karena hanya terkait dengan penyelesaian masalah analitis berdasarkan informasi peraturan, referensi, pelaporan dan akuntansi yang telah dimasukkan sebelumnya, dan data dari dokumen utama. Program yang paling umum dari jenis ini meliputi:

• 1. “Analisis ekonomi dan perkiraan aktivitas perusahaan”, yang dasar metodologinya adalah “Model Pengukuran Produktivitas Multifaktor”, yang dikembangkan oleh Virginia Productivity Center (USA) dan diadaptasi oleh INEC dengan kondisi Rusia;
• 2. "Analisis kondisi keuangan suatu perusahaan" versi 2.87 B (kebangkrutan); dibuat berdasarkan metodologi yang menggunakan algoritma perhitungan yang dikembangkan oleh spesialis INEC, diterima dalam praktik internasional dan berdasarkan prinsip GAAP, UNIDO, dll.;
• 3. “Analisis kondisi keuangan profesional” versi 1.0, yang menyediakan “bahasa” asli untuk menentukan algoritma untuk menghitung indikator dan tabel analitik;
• 4. "BEST-F" "Analisis keuangan", dikembangkan oleh perusahaan "Intellect-service".

Kerugian dari program-program di atas adalah: pertama, kurangnya pendekatan terpadu untuk mempelajari hasil kegiatan suatu perusahaan; kedua, membatasi analisis hanya pada aspek keuangan perusahaan, sedangkan aspek keuangan dibentuk di bawah pengaruh hasil bisnis; ketiga, adanya seperangkat indikator, metode penghitungan dan desain yang diatur secara cukup ketat.

Bagian lain dari program ini adalah sistem otomasi manajemen terintegrasi, yang mencakup modul perangkat lunak khusus, disatukan oleh satu database dan beroperasi berdasarkan teknologi layanan klien. Contoh program komputer yang komprehensif, termasuk stasiun kerja untuk mengotomatisasi fungsi manajemen operasional produksi, perencanaan, pemasaran, akuntansi, analisis keuangan dan statistik dan sejumlah lainnya, adalah “Galaktika”. Arah utama modul “Analisis Keuangan” yang digunakan di dalamnya adalah dukungan informasi untuk proses manajemen dalam memecahkan masalah analisis sumber daya keuangan dan material serta kelayakan penggunaannya. Salah satu keuntungan dari program ini adalah, bersama dengan koefisien standar dan tabel analitik yang disajikan dalam program, pengguna dapat menghitung serangkaian indikator tambahan yang hanya diperlukan baginya untuk periode waktu yang sesuai, menggabungkannya dan mengatur perhitungannya dalam tabel analitis.

Dengan demikian, dalam kerangka program komputer seperti “Galaktika”, dimungkinkan untuk memformalkan teknik pengelolaan keuangan multi-tahap yang individual, tidak diatur secara ketat, kompleks, termasuk metodologi untuk analisis cepat kegiatan ekonomi dan keuangan serta kondisi keuangan. sebuah organisasi, yang diusulkan dalam manual ini.

Keterbatasan dalam penggunaan program-program ini dalam praktiknya adalah biayanya yang tinggi dan dalam beberapa kasus tidak ada kebutuhan untuk mengimplementasikan serangkaian subsistem lengkap dalam praktiknya, termasuk hingga 40 modul. Dalam hal ini, tampaknya disarankan untuk merekomendasikan program Microsoft Excel untuk mengotomatisasi analisis komprehensif hasil kinerja organisasi untuk sekelompok kecil indikator utama, yang memberikan pengguna kemungkinan tak terbatas untuk menghitung berbagai jenis indikator, membuat tabel dan grafik. Selain itu, jika data awal berubah, indikator kinerja dihitung ulang secara otomatis dalam sepersekian detik.

Hasil analisis disajikan dalam bentuk spreadsheet, yaitu kisi-kisi baris dan kolom. Setiap kolom diberi nomor dengan huruf alfabet Latin, dan setiap baris diberi nomor. Perpotongan baris dan kolom membentuk sel kerja yang memiliki alamatnya sendiri. Sel aktif adalah sel tempat informasi dimasukkan; sel ini disorot di layar dengan bingkai tebal.

Mari kita lihat aturan dasar untuk bekerja dengan spreadsheet Excel. Bergerak mengelilingi meja dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse. Untuk memasukkan data awal ke dalam tabel, sel dipilih, dan:

• a) untuk memilih satu sel, Anda perlu mengklik kiri padanya;
• b) untuk memilih interval sel, Anda perlu menekan tombol kiri mouse dan, tanpa melepaskannya, seret penunjuk tetikus dari sel pertama ke sel terakhir;
• c) untuk memilih blok yang terputus-putus, Anda perlu mengklik sel pertama, lalu, sambil menahan tombol "Ctrl", klik pada setiap sel yang diinginkan;
• d) untuk memilih seluruh kolom, Anda perlu mengklik header kolom, baris - pada header baris.

Memasukkan data ke dalam sel diakhiri dengan menekan tombol "Enter";

pengeditan konten sel dilakukan di sel aktif dengan menekan tombol F2 - kursor muncul di bilah rumus, akhir pengeditan adalah "Enter";

isi sel dihapus menggunakan tombol "Del" atau perintah "edit-hapus";

memindahkan data dari satu sel ke sel lainnya - menggunakan perintah "edit-cut", "edit-paste";

menyisipkan baris dan kolom baru - menggunakan perintah "sisipkan";

mengubah lebar kolom dan baris menggunakan penunjuk tetikus;

Format sel diatur menggunakan perintah "format-sel".

Setelah memasukkan data awal ke dalam sel tabel yang sesuai, rumus dimasukkan untuk menghitung indikator dari keyboard atau menggunakan mouse. Selain itu, rumus yang identik tidak perlu dimasukkan ke dalam setiap sel. Misalnya, rumus deviasi absolut dan tingkat pertumbuhan dimasukkan ke dalam sel untuk indikator pertama, kemudian menggunakan perintah “salin” dan “tempel”, rumus ini secara otomatis ditransfer ke sel untuk semua indikator lainnya. Hal ini juga berlaku untuk rumus indikator dua periode: rumus perhitungan dibentuk untuk tahun sebelumnya dan kemudian disalin ke tahun laporan.

Keuntungan spreadsheet Excel dibandingkan metode penghitungan manual adalah ketika data awal berubah, indikator kinerja dihitung ulang secara otomatis dalam sepersekian detik. Siswa hanya dapat menarik kesimpulan ekonomi yang benar dari tabel perhitungan.

Penggunaan program Microsoft Excel mengurangi intensitas tenaga kerja ketika menilai kegiatan ekonomi dan keuangan suatu perusahaan dan kondisi keuangannya.

Kami akan menunjukkan prosedur untuk bekerja dengan spreadsheet menggunakan contoh pembuatan tabel wajib 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 untuk menganalisis kegiatan ekonomi dan keuangan serta kondisi keuangan organisasi komersial.

Hal-hal berikut harus dilakukan secara berurutan:

masuk ke Microsoft Excel dengan mengikuti langkah-langkah berikut: Mulai - Program - Microsoft Excel.

atur parameter halaman: file - parameter halaman - margin: 25 atas, 25 bawah, kiri 35, kanan 15;

membuat tabel;

isi header tabel, kolom “Indikator” (atur pembungkusan kata dalam sel, setiap indikator harus ditempatkan dalam satu sel);

masukkan rumus pada kolom “tahun lalu”, lalu salin ke kolom “tahun pelaporan”, masukkan rumus perhitungan deviasi dan laju pertumbuhan, lalu salin (rumus dimasukkan menggunakan mouse dengan mengklik sel, tautan ke mana diberikan pada tabel terlampir 1 - 6);

ganti nama sheet 1 menjadi tabel 1 dengan mengklik dua kali pada tab “sheet 1”;

buatlah tabel berikut pada lembar berikutnya;

Untuk menambahkan lembar ke buku kerja yang dibuat, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut: "masukkan lembar".

Tabel 1.1 - Analisis efisiensi kegiatan ekonomi suatu organisasi produksi selama 200... - 200... tahun

	Indikator	Satuan diukur	Tahun lalu	Tahun pelaporan	Deviasi (+;-)	Tingkat pertumbuhan dalam%
	Volume produk komersial
	Biaya bahan untuk produksi
	Kemunduran material
	Jumlah rata-rata karyawan, total. termasuk
	pekerja produksi
	Bagian pekerja produksi dalam jumlah rata-rata pekerja
	Output tahunan rata-rata per karyawan
	Output tahunan rata-rata dari satu pekerja produksi
	Biaya tahunan rata-rata aset tetap (pada biaya awal)
	Produktivitas modal
	Dana yang dialokasikan untuk konsumsi termasuk
	per 1 karyawan perusahaan
	Indikator efisiensi bisnis yang komprehensif

Tabel 1.2 - Analisis indikator utama aktivitas keuangan organisasi perdagangan selama 200... - 200... tahun

	Indikator	Satuan diukur	Bersyarat penamaan	Tahun lalu	Tahun pelaporan	Deviasi (+;-)	Tingkat pertumbuhan, %
	Pendapatan (bersih) dari penjualan produk, pekerjaan, jasa
	Biaya produksi dan penjualan produk, pekerjaan, jasa
	Tingkat biaya
	Untung (rugi) dari penjualan
	Pengembalian penjualan
	Pendapatan operasional
	Biaya operasional
	Pendapatan non-operasional
	Biaya non-operasional
	Laba (rugi) sebelum pajak			E6+E8-E9+E10-E11	F6+F8-F9+F10-F11
	Pajak penghasilan dan pembayaran wajib serupa lainnya
	Untung (rugi) dari aktivitas biasa
	Keseimbangan hasil yang luar biasa
	Laba (rugi) bersih
	Profitabilitas kegiatan

Tabel 1.3 - Analisis indikator utama kinerja keuangan organisasi produksi selama 200... - 200... tahun

			Pengaruh faktor	Besarnya,
		metode kalkulasi
	Pertumbuhan pendapatan penjualan		DВР x Рп°: 100	1317,6 x (-13,2) :100
	Meningkatnya tingkat biaya		-(DУЗ x ВРў: 100)	-(4534,0x70,4:100)
	TOTAL berdampak pada keuntungan penjualan produk		DPP (VR) + DPP (UZ)	(-173,9) + (-3191,9)
	Pertumbuhan pendapatan operasional
	Mengurangi biaya operasional		-(ATAUў - ATAU°)	-(942,2 - 17232,8)
	Pertumbuhan pendapatan non-operasional		VRDў - VRD°
	Pertumbuhan biaya non-operasional		-(ВРРў - ВРР°)	-(1750,4 - 1402,2)
	TOTAL dampak terhadap laba dari aktivitas biasa sebelum pajak			(-3375,8)+976,0+	F6+F7+F8+F9+F10
	16290,6 + 7519,6 +
DPDN(WRD)+

Tabel 1.4 - Analisis dinamika biaya produksi dan penjualan produk jadi selama 200... - 200....

	Pengeluaran	Tahun lalu	Tahun pelaporan	Penyimpangan mutlak	Tingkat pertumbuhan,
		tingkat dalam %		tingkat dalam %		berdasarkan tingkat
	untuk pendapatan		untuk pendapatan
	Biaya bahan
	Biaya tenaga kerja
	Kontribusi untuk kebutuhan sosial
	Penyusutan aset tetap
	Biaya lainnya

Tabel 1.5 - Pembentukan indikator neraca analitik konsolidasi tahun 200... - 200...

	Indikator	Untuk awal tahun	Di akhir tahun
	Nilainya, ribuan rubel.		Nilainya, ribuan rubel.
	Aset tetap
	Termasuk. aset tetap dan aset tidak berwujud
	Aset lancar
	Termasuk. persediaan			2794,7-1,5+593,7
	Piutang usaha
	Aset paling likuid
	JUMLAH properti
	Ekuitas			44068,9-1,5-19451,7
	TOTAL sumber pembentukan properti

Tabel 1.6 - Analisis kegiatan usaha selama 200... - 200... tahun.

	Indikator			Sebenarnya	Mutlak
			Tahun lalu	Tahun pelaporan	Deviasi (+;-)
	Pendapatan (bersih) dari penjualan			Tabel2.2!E3	Tabel2.2!F3
	Laba bersih			Tabel2.2!E16	Tabel2.2!F15
	Aset rata-rata			Tabel2.5!D6+Tabel2.5!D10/2	Tabel2.5!F6+Tabel2.5!F10/2
	Tingkat perputaran properti
	Pengembalian aset

Tabel 1.7 - Analisis posisi properti terhadap stabilitas keuangan dan likuiditas selama 200... - 200...

	Indikator	Satuan diukur	Bersyarat penamaan	Untuk awal tahun	Di akhir tahun	Perubahan sepanjang tahun	Tingkat pertumbuhan, %
	Saldo mata uang			Tabel2.5!D14	Tabel2.5!F14
	Aset tetap			Tabel2.5!D4	Tabel2.5!F4
	Bagian aset tidak lancar dalam mata uang neraca
	Mulai dari aset tidak lancar, aset tidak berwujud, dan aset tetap			Tabel2.5!D5	Tabel2.5!F5
	Aset lancar
	Bagian aset lancar dalam mata uang neraca
	Dari aset lancar, persediaan			Tabel2.5!D7	Tabel2.5!F7
	Piutang usaha			Tabel2.5!D8	Tabel2.5!F8
	Uang tunai dan investasi keuangan jangka pendek			Tabel2.5!D9	Tabel2.5!F9
	Ekuitas			Tabel2.5!D11	Tabel2.5!F11
	Kewajiban jangka panjang			Tabel2.5!D12	Tabel2.5!F12
	Kewajiban jangka pendek			Tabel2.5!D13	Tabel2.5!F13
	Bagian investasi dalam potensi perdagangan dan produksi

Dimungkinkan untuk membuat sistem untuk menyiapkan pelaporan konsolidasi di perusahaan pembuat mesin besar dan meningkatkan kualitas akuntansi di cabang produksi terbesar melalui pengembangan dan penyatuan metodologi akuntansi dan pelaporan, serta penerapan “1C: Konsolidasi ” dan “1C: Manajemen Perusahaan Manufaktur”.

Evgeny Zavyalov, kepala sistem keuangan di CROC

Namun jangan mencoba membuat sistemnya terlalu rumit. Penting untuk berkonsentrasi pada perbaikan yang benar-benar diperlukan.

Perusahaan induk penerbangan besar PJSC Sukhoi Company, yang memproduksi pesawat tempur, suku cadang, dan peralatan, memberi kami tugas untuk mengotomatiskan akuntansi keuangan (akuntansi, pajak, dan manajemen) di sebuah pabrik besar dan menciptakan sistem untuk mengkonsolidasikan laporan keuangan di perusahaan induk. , dimana tiga badan hukum digabungkan - Biro Desain Sukhoi OJSC, OJSC KnAAPO im. Yu.A. Gagarin" dan JSC "NAPO dinamai V.P. Chkalov." Akibat reorganisasi, jumlah staf organisasi berjumlah sekitar 26 ribu orang. Penting untuk membuat akuntansi lebih transparan, mengganti sistem penulisan mandiri yang sudah ketinggalan zaman, dan meminimalkan biaya tenaga kerja untuk pelaporan. Pelanggan memilih “1C: Konsolidasi” untuk perusahaan yang direorganisasi dan “1C: Manajemen Perusahaan Manufaktur” untuk pabrik sebagai produk perangkat lunak.

Beras. 1 – Skema interaksi sistem pelaporan konsolidasi dengan subsistem lain dalam organisasi

Tim proyek, yang terdiri dari ahli metodologi Perusahaan Sukhoi dan spesialis CROC, membangun sistem pelaporan terpadu yang menggabungkan data dari semua cabang, terlepas dari sistem akuntansi yang digunakan (baik itu 1C Accounting, 1C: Manufacturing Enterprise Management, Oracle E-Business Suite, Parus , BAAN, dll.). Ini memungkinkan Anda untuk membentuk 5 set pelaporan (laporan akuntansi, pajak penghasilan, pajak pertambahan nilai, pelaporan statistik, pelaporan departemen) PJSC Sukhoi Company.

Pelanggan memiliki tiga persyaratan utama:

1. Penyelesaian proyek “tepat pada waktunya”;

2. Kemampuan untuk memproses data dalam jumlah besar sebagai hasilnya (sekitar seribu pekerjaan diotomatisasi di pabrik, sistem pelaporan konsolidasi terpadu berisi sekitar 200 formulir pelaporan dan lebih dari 2000 rasio kontrol untuk memeriksa kebenaran laporan);

3. Pengenalan metode akuntansi yang lebih maju di holding.

Implementasinya memakan waktu sekitar satu setengah tahun.

Langkah 1. Persiapan metodologi dan analisis persyaratan

Di perusahaan induk, pengembangan dan formalisasi metodologi konsolidasi pelaporan memakan waktu 9 bulan.

Pekerjaan ini dibagi menjadi tiga tahap:

1. Penentuan persyaratan formulir pelaporan akhir - sekitar dua bulan.

2. Pengembangan formulir pengumpulan data dari anak perusahaan - sekitar dua bulan.

3. Pengembangan aturan konsolidasi dan verifikasi data pada setiap tahap pembentukan - sekitar lima bulan. Pada saat yang sama, bagan akun terpadu diadaptasi untuk pelaporan baru.

Kelompok metodologi termasuk spesialis akuntansi dan akuntansi pajak, spesialis perencanaan dan layanan ekonomi dari perusahaan pelanggan dan karyawan kami. Mereka membentuk persyaratan untuk formulir pelaporan, mengembangkan formulir untuk mengumpulkan data dari anak perusahaan, aturan untuk mengkonsolidasikan dan memverifikasi data saat membuat laporan. Sekitar 20 programmer dan konsultan berpartisipasi dalam proyek dari CROC, dan sekitar 10 ahli metodologi dan 40 akuntan dari pelanggan.

Kesalahan utama pada tahap awal adalah ketidaksesuaian antara analitik dalam akuntansi dan perencanaan. Karyawan layanan perencanaan memiliki direktori biaya sendiri, dan mereka yang menyimpan catatan memiliki direktori biaya sendiri. Tugas para ahli metodologi adalah memperhitungkan persyaratan yang dihasilkan oleh sistem perencanaan. Misalnya, jika Anda berencana membelanjakan sejumlah uang untuk panggilan seluler, maka item biaya “Panggilan seluler” harus dimasukkan dalam akuntansi Anda. Perencanaan dan akuntansi hendaknya dilakukan secara analitik tunggal sehingga analisis rencana-fakta dapat dilakukan.

Tahap penting adalah menentukan “kedalaman” data yang diterima dari anak perusahaan. Data yang terlalu rinci memerlukan banyak persiapan, data yang terlalu umum tidak memberikan gambaran tentang kenyataan. Solusinya adalah penyediaan data sumber secara otomatis. Mereka secara otomatis diturunkan dari sistem 1C yang dimodifikasi.

Untuk menentukan jumlah data optimal yang akan diunggah, konsultasikan dengan karyawan Anda sendiri. Kirimkan formulir pelaporan yang telah disiapkan ke anak perusahaan dan dapatkan pendapat mereka. Bagaimanapun, waktu penyusunan laporan di anak perusahaan tidak boleh lebih dari 10-20 hari per periode.

Di pabrik, perangkat lunak baru harus disinkronkan dengan program buatan rumah. Selama beberapa bulan kami beradaptasi:

Bagan akun dan direktori dependen,

Album transaksi bisnis,

Metodologi pemeliharaan akuntansi pajak dan register pajak,

Metodologi akuntansi PPN.

Pengalaman pribadi

Perusahaan mengalami reorganisasi dan, tentu saja, proses bisnis baru muncul di departemen akuntansi: pendaftaran dan akuntansi penyelesaian intra-perusahaan dan pembuatan pelaporan untuk perusahaan, termasuk pelaporan cabang. Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk mengotomatisasi proses-proses ini.

Kami mampu mengembangkan dokumen yang mendefinisikan metodologi akuntansi dan pelaporan terpadu secara mandiri, tanpa keterlibatan konsultan.

Cukup sulit untuk mengalokasikan waktu murni untuk penerapan sistem, karena penerapannya disertai dengan perubahan struktural di perusahaan dan pembentukan metodologi akuntansi terpadu untuk semua perusahaan. Pada saat yang sama, penerapan sistem informasi untuk reorganisasi sedang berlangsung.

Jika kita berbicara tentang siklus penuh kerja aktif di seluruh proyek, maka dibutuhkan waktu sekitar dua tahun. Jika kita berbicara tentang pengembangan, pengujian dan uji coba pengoperasian sistem itu sendiri – sekitar 10 bulan.

Tim proyek perusahaan jelas terstruktur berdasarkan peran dengan fungsi dan hak yang ditugaskan. Termasuk tim proyekDIA-spesialis, akuntan, karyawan departemen keuangan dan ekonomi.

Langkah 2. Desain dan pengembangan sistem

Jumlah perbaikannya selalu besar. Dalam kasus kami, ada sekitar seribu di antaranya. Menerapkan perbaikan ini adalah setengah dari pekerjaan mengimplementasikan sistem - di satu sisi, Anda menerapkan sistem yang sudah jadi, namun di sisi lain, Anda memodifikasinya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kami mengidentifikasi persyaratan karyawan yang berbeda untuk sistem baru. Untuk mengidentifikasi di antara hal-hal tersebut yang penting dan layak adalah tugas kepala akuntan perusahaan. Namun penting tidak hanya untuk dapat bernegosiasi, tetapi juga untuk memahami relevansi pekerjaan dan beban pada sistem. Jika waktu penyelesaiannya 20 hari, dan Anda melakukan operasi dua kali setahun, maka tidak akan membuahkan hasil selama 10 tahun ke depan. Dan semakin kompleks sistemnya, semakin sulit pemeliharaannya. Mengumpulkan persyaratan dari terlalu banyak karyawan akan melemahkan tujuan akhir.

Langkah 3. Pengujian sistem

Tahapan ini memakan waktu yang lama – 1/10 dari total waktu proyek. Namun mengurangi pengujian untuk menyelesaikan proyek lebih cepat adalah kesalahan yang sangat besar. Bagaimanapun, Anda harus memastikan bahwa sistem tersebut benar-benar cocok untuk Anda dan memungkinkan Anda bekerja dengan nyaman nantinya. Semakin baik Anda mengujinya, semakin baik pengguna Anda menguasainya dan semakin sedikit kesalahan yang akan terjadi nantinya dalam pekerjaan mereka.

Sejumlah tips akan membantu Anda dalam pekerjaan Anda.

1. Jangan percayakan semua pekerjaan kepada konsultan - lagipula, ini adalah sistem Anda dan Anda harus mengerjakannya - periksa sendiri secara menyeluruh. Ini adalah tugas untuk pengguna utama. Pada saat yang sama dengan pengujian, mereka belajar bekerja dalam sistem.

2. Buatlah beberapa kasus uji yang kompleks, dipecah berdasarkan fungsinya. Jangan mencoba menguji semuanya dalam satu skenario - ini akan menjadi sangat rumit. Siapkan satu atau dua lusin skenario dengan penekanan pada proses kompleks yang spesifik untuk perusahaan Anda.

Anggaplah Anda telah memilih proses melakukan pembayaran dan menjelaskan keseluruhan rantainya. Selanjutnya, tuliskan apa yang harus dilakukan sistem dan pada langkah apa. Misalnya, “jika permintaan pembayaran baru kurang dari 10 ribu dolar, maka sistem akan secara otomatis menyetujuinya, dan jika lebih, kirimkan untuk disetujui.” Jalankan kedua aplikasi dan pastikan sistem berfungsi dengan benar.

3. Uji interaksi dengan sistem terkait (bank klien, sistem manajemen produksi, sistem penganggaran), jika integrasi tersebut disertakan dalam proyek.

4. Periksa dengan cermat pengaturan hak pengguna. Munculnya akses terbuka, misalnya terhadap informasi gaji, tidak hanya akan melanggar undang-undang tentang perlindungan data pribadi, tetapi juga akan menimbulkan konflik dalam tim.

5. Berikan perhatian khusus pada optimasi dan kinerja sistem saat bekerja dengan data dalam jumlah besar. Pekerjaan ini membutuhkan konsultan yang berkualifikasi. Seorang akuntan tidak akan dapat menilai kebenaran pekerjaan - ketika memproses satu dokumen, semuanya akan bekerja dengan sangat cepat, tetapi ketika departemen yang terdiri dari seratus orang mulai memproses dokumen, masalah mungkin timbul.

Biasanya kami melakukan pengujian beban, dan spesialis departemen TI pelanggan memastikan bahwa kondisinya relevan dengan perusahaan mereka. Jika suatu formulir membutuhkan waktu lebih dari lima menit untuk dimuat, maka bekerja dengannya menjadi tidak ada gunanya. Lagi pula, jika seorang karyawan harus memasukkan lebih dari 1000 formulir dalam sehari, batas waktunya maksimal 30 detik. Dan setengah menit ini menjadi indikator target kinerja yang perlu dibawa oleh sistem. Untuk melakukan hal ini, para ahli kami menyiapkan serangkaian contoh menyeluruh - yang disebut skenario pengujian - yang menentukan data apa yang perlu dimasukkan untuk mendapatkan hasil yang diperlukan.

Langkah 4: Transfer dan Pelatihan Data Historis

Untuk mulai bekerja dengan sistem, tentukan jumlah data "historis" yang diperlukan untuk bekerja. Jika sistem baru diluncurkan sejak awal tahun, hal ini dapat diminimalkan - hanya informasi tentang kontrak saat ini, rekening terbuka, hutang, dll. yang dapat ditransfer dari sistem lama ke sistem baru. Jika tahun tersebut “rusak” dan pelaporan akhir perlu diperoleh dari sistem baru, Anda harus memasukkan semua data dari awal tahun secara otomatis. Alternatifnya adalah mengumpulkan laporan secara manual. Pertimbangkan semua pro dan kontranya, karena mentransfer dan merekonsiliasi data adalah proses yang memakan banyak tenaga.

Idealnya, lebih baik meminimalkan jumlah data yang ditransfer dari sistem lama ke sistem baru. Transfer dilakukan oleh spesialis layanan TI, jika data dapat diunduh dari sistem lama, dan pelaksana langsung operasi, yang merekonsiliasi data yang ditransfer, memasukkan analitik baru. Oleh karena itu, bersiaplah untuk memberhentikan beberapa spesialis dari pekerjaan utama mereka atau memotivasi mereka untuk bekerja lembur. Dalam proyek kami, pelanggan menolak untuk mentransfer semua periode tertutup, namun rekonsiliasi dan transfer masih memakan waktu sekitar dua bulan.

Pengguna harus menjalani pelatihan sebelum menggunakan sistem. Hal ini dilakukan oleh konsultan yang membuat sistem. Metode pengajaran modern menjadi lebih umum: video dan program pelatihan interaktif. Mereka memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya, dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mempelajari materi secara mandiri dan menguji diri mereka sendiri.

Kami melihat pelatihan secara komprehensif. Kami yakin ini dimulai saat pengujian. Kursus ini hanya sebagian saja dan memakan waktu sekitar beberapa minggu. Tahapan ini harus dimasukkan dalam biaya pelaksanaan proyek agar tidak mengeluarkan biaya tambahan untuk kursus nantinya.

Pengalaman pribadi

Elena Rakushina, kepala akuntan Perusahaan Sukhoi PJSC

Kami beruntung dengan transfer data historis. Proses pengenalan sistem baru berlangsung bersamaan dengan proses reorganisasi perusahaan. Oleh karena itu, sistem ini dioperasikan secara komersial bersamaan dengan selesainya reorganisasi.

Tahap pelatihan bagi karyawan (pengguna sistem di masa depan) telah diselesaikan sebelum dimulainya operasi uji coba. Tentu saja, hanya pengguna kunci yang terlibat dalam pelatihan dan operasi uji coba - karyawan perusahaan yang, sesuai dengan fungsinya, dapat membuat keputusan di tingkat mereka: kepala departemen, departemen, atau karyawan yang kepadanya wewenang ini telah didelegasikan.

Pada tahap operasi uji coba, kerja terkoordinasi diselenggarakan untuk mendukung pengguna, baik dari pihak pengembang (masalah fitur teknis sistem) dan dari perusahaan (masalah organisasi, metodologis).

Langkah 5. Operasi percobaan

Untuk memulai dengan sukses, Anda perlu menunjukkan kemauan dan kesabaran - orang cenderung waspada terhadap hal-hal baru, dan sistem memerlukan waktu untuk "stabil". Identifikasi operasi “sehari-hari” yang penting (mesin kasir, pembayaran, pengiriman, dll.) dan berikan perhatian prioritas pada operasi tersebut. Pekerjaan sebuah perusahaan besar tidak bisa berhenti selama satu jam.

Biasanya, stabilisasi membutuhkan waktu satu bulan hingga enam bulan, tergantung pada ukuran perusahaan. Dalam kasus kami, tahap ini memakan waktu sekitar 2 bulan. Pengguna memerlukan bantuan tambahan pada saat penutupan bulan dan menyiapkan laporan triwulanan pertama.

Kesalahan signifikan pada tahap ini adalah ketakutan bekerja dengan sistem. Anehnya, kami menemui hal ini - pelanggan menunda permulaan, bekerja secara paralel dalam dua sistem. Ketakutan adalah masalah utama, tetapi jika pengujian berhasil dan Anda memulainya, maka kesulitan dalam bekerja di sistem baru dapat diatasi.

Pengalaman pribadi

Elena Rakushina, kepala akuntan Perusahaan Sukhoi PJSC

Sistem ini memungkinkan untuk mengotomatisasi proses pengumpulan dan pembuatan pelaporan akuntansi dan pajak. Sekarang proses bisnis ini memiliki peraturan yang ketat dan sistematis. Hal ini sangat penting bagi perusahaan besar yang memiliki jaringan cabang, yang karena alasan tertentu tidak dapat beralih ke sistem akuntansi otomatis terpadu. Atau untuk organisasi besar dengan jaringan cabang yang luas, yang menyatukan cabang-cabang yang menjalankan berbagai tugas.