Внесення нової посади до штатного розпису наказ. Наказ про штатний розпис. Порядок зберігання наказів

У будь-якій фірмі існує спеціальний документ, який регламентує посадовий склад співробітників, як правило, це штатний розпис. Користуючись штатним розкладом, керівництво визначає організаційну структуру підприємства, встановлює систему та величину заробітної плати працівників відповідно до їх посад та кваліфікації, чисельність штатних одиниць. У різних виробничих ситуаціях виникає потреба внести поправки до штатного розкладу. У разі невеликих коригувань оформляється наказ про його зміну. Якщо корективи суттєві та штатний розклад зазнає численних поправок, то потрібно затвердити новий документ.

Підготовка до внесення змін до штатного розкладу

Спочатку керівництво аналізує наскільки ефективно організовано структуру підприємства. У ході підготовки змін беруть участь різноманітні фахівці, аналізуючи фонд оплати праці, структуру підпорядкування, вакантні посади. Керівник структурного підрозділу повинен подати службову записку керівництву з економічним обґрунтуванням змін щодо його відділу. Після завершення проекту змін керівництво дає сигнал про внесення коректив спеціалісту, який відповідає за штатний розпис. Як правило, це працівник кадрової служби, секретар чи бухгалтер. За усним розпорядженням директора фахівець готує наказ, керівник вивчає його зміст, потім затверджує його підписом та печаткою.

Накази за штатним розкладом є спільними на підприємстві. Можливе присвоєння їм спеціального індексу (ШР), зберігаються вони в окремій папці з метою обмеження доступу до конфіденційної інформації співробітників.

Причини для внесення змін до штатного розпису

Причини можуть бути різні. Особливо це актуально, якщо вам потрібно:

перейменувати посаду чи підрозділ;
запровадити чи вивести зі штату посаду (посади);
змінити оклад або тарифну ставку за однією чи декількома посадами;
замінити оклад тарифною ставкою чи навпаки;
скоротити штат.

Залежно від ситуації, що впливає характер змін, може змінюватися преамбула наказу, яка визначає підстави його складання. Як правило, преамбулу починають зі слів: «У зв'язку з», «У цілях», «На виконання» тощо.

Відповідальний за оформлення штатного розкладу

Після того, як буде ухвалено рішення про зміну штатного розкладу, виконанням коригування займається співробітник, призначений керівництвом для виконання цих завдань. Зазвичай ці обов'язки прописують у посадовій інструкції працівника чи трудовому договорі.

На невеликих фірмах функції зі складання, редагування штатного розкладу покладаються кадрову чи бухгалтерську службу. На великих підприємствах цим займаються планово-економічний департамент або департамент праці та заробітної плати. Індивідуальний підприємець виконує таку роботу сам, якщо в штаті відсутній бухгалтер або кадровий працівник. Як правильно внести зміни до штатного розкладу та затвердити новий, описано нижче в кількох прикладах.

Твердження нового штатного розкладу

Новий штатний розпис затверджується та вводиться в дію наказом керівництва. Виглядає він так:

«Хімреактив»

Про затвердження штатного розкладу

НАКАЗУЮ:

затвердити штатний розклад No ШР-1 від 26 грудня 2016 року;
ввести в дію штатний розпис NoШР-1 від 26 грудня 2016 р. з 1 січня 2017 р.;
спеціалісту з кадрів Гордєєвої Л.М. підготувати потрібну документацію;
контроль за виконанням наказу покласти на головного бухгалтера Сомову В.В.

Читайте також: Як скасувати судовий наказ про стягнення боргу за кредитом

Зміна у зв'язку із збільшенням окладів

Оскільки Законодавство не допускає зменшення заробітної плати працівників, крім випадків скорочення штатних ставок, зміни в окладі або тарифній ставці відбуваються у більшу сторону. Одночасно допускається вводити корективи не тільки по одному, а й по кількох співробітниках.

Дата затвердження наказу може не збігатися з днем набрання чинності. Зміст тексту наказу умовно поділяється на частини: констатуючу і розпорядчу. У першій частині зазвичай доводять із метою вносять зміни, у другій - конкретні розпорядження. Нижче наведено зразок наказу про внесення змін до штатного розкладу:

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Хімреактив»

Про внесення змін до змісту штатного розкладу № ШР-1, затвердженого Наказом № 145 від 30.12.2016 р.

У зв'язку із збільшенням обсягу виконуваних робіт

НАКАЗУЮ:

Внести такі зміни до змісту штатного розкладу No ШР-1

З 1 квітня 2017 р. встановити посадовий оклад:
Начальнику лабораторії Куликову Володимиру Семеновичу у розмірі 37 000 (тридцять сім тисяч) карбованців.
Фахівцю з кадрів Гордєєвої Л.М. підготувати додаткову угоду до трудового договору.
Відповідальним виконання наказу призначити головного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральний директор О.Ю. Васильківський

Перейменування посади

У разі зміни назви посади чи відділу необхідно скласти письмове обґрунтування. Виняток становить вакантна посада, тоді корективи доводити необов'язково. Починати оформлення наказу можна з наступної преамбули: "У зв'язку з необхідністю приведення найменування підрозділу (посади співробітника)" або "Відповідно до функціонального навантаження (вказується посада)".

Оформляється наказ на такі зміни подібно до прикладу, описаного вище. Розпорядча частина наказу буде приблизно наступного змісту:

з 1 травня 2017 р. змінити найменування посади «Інженер» на «Інженер-технолог»;
спеціалісту з кадрів Гордєєвої Л.М. повідомити інженера Переверзєва І.А. про зміну, підготувати відповідні кадрові документи.

Виведення посади

Коли тривалий час посади або штатні одиниці залишаються вакантними, резонно виключити відповідні позиції зі штатного розкладу. Сформулювати преамбулу наказу можна так: «з метою оптимізації організаційної структури», «у зв'язку з виробничою необхідністю», «через скорочення обсягів робіт підрозділу» тощо. У розпорядчій частині пишеться текст нижчеописаного змісту.

механік з окладом 28000 (двадцять вісім тисяч) карбованців – 1,5 штатних одиниці.

Вказівка суми окладу чи тарифної ставки є необов'язковим. У разі, якщо в штаті є однакові посади в різних підрозділах, потрібно додатково вказати необхідний підрозділ.

Введення посади

Подібний попередній спосіб, як внести зміни до штатного розкладу при введенні нової посади або штатної одиниці, використовується і тут. Початком фрази для преамбули може бути текст: «у зв'язку зі збільшенням обсягу робіт», «з метою підвищення ефективності підприємства (окремого підрозділу)», «у зв'язку з відкриттям нового виробничого об'єкта» і так далі. Розглянемо, як може виглядати розпорядча частина.

Менеджер з реклами з окладом 32000 (тридцять дві тисячі) рублів - 1 шт. одиниця;
Завідувач складом із окладом 30 000 (тридцять тисяч) рублів – 1 шт. одиниця.

Наказ про зміну штатного розкладу – це розпорядчий акт по підприємству, відповідно до якого змінюється структура, склад чи чисельність штату, розмір заробітної плати, найменування підрозділів чи посад.

Твердження штатного розкладу

Штатний розклад у державних організаціях становлять формою Т-3, а недержавних можуть використовувати форму, розроблену самостійно. Але хоч би як воно було складено, його потрібно затвердити Наказом керівника.

Але «штатку» неможливо затвердити раз і назавжди, до неї іноді доводиться вносити різні зміни. У цьому випадку керівник видає наказ про зміну штатного розкладу.

У яких випадках необхідний наказ про внесення змін до штатного розкладу

Вносячи зміни до штатного розкладу, керівник контролює структуру підприємства, чисельність штату, та його матеріальне забезпечення. Наказ про внесення змін до штатного розпису (ШР) роботодавець має право видати за необхідності у будь-який момент своєї діяльності. Зокрема, можна:

виключити вакантні посади або цілі підрозділи компанії у зв'язку з організаційними змінами;
запровадити нові одиниці, якщо необхідно розширення виробництва, реалізації чи збільшення обсягу послуг;
скоротити зайняті одиниці, у зв'язку із скороченням чисельності чи штату організації (індивідуального підприємця);
змінити оклади;
перейменувати підрозділи чи посади.

У будь-якому випадку рішення про це приймає керівник і воно обов'язково оформляється спеціальним розпорядженням. При цьому виправлення в ШР можна зробити двома способами:

змінити старий документ;
затвердити новий ШР.

Важливо лише враховувати, що терміни від видання розпорядження до його набрання чинності можуть змінюватись в залежності від поправок, що вносяться. Ці терміни визначено Трудовим кодексом РФ. Про те, як затвердити новий ШР, . Наприкінці статті можна завантажити зразок розпорядження про затвердження документа (2019). Зразок наказу про зміну штатного розкладу можна розробити самостійно, використовуючи приклади бланків, уніфікованої форми цього документа немає.

Порядок підготовки та видання наказу

Роботодавець самостійно приймає рішення про те, яким способом змінити ШР. Наприклад, при скороченні чисельності працівників не обов'язково затверджувати та вводити цей новий локальний кадровий акт, достатньо внести зміни до вже чинного. За бажання керівництва організації одне ШР, затверджене спочатку, може діяти постійно. Документ лише матиме різні версії, кожна з яких буде затверджена окремим розпорядженням.

Після того, як керівник вирішив внести поправки, він має дати розпорядження уповноваженій особі, зазвичай це фахівець з кадрів, підготувати необхідний документ. Локальні акти, пов'язані з ШР, є загальними щодо організації. Щоправда, щоб виділити їх з-поміж інших, допустиме призначення ним спеціального індексу, наприклад «ШР». Зберігати такі документи бажано в окремій підшивці для обмеження доступу до персональної інформації працівників, адже в них міститься інформація про розмір окладів.

Важливо пам'ятати, що якщо в організації є вакантні посади, через статтю 25 роботодавець зобов'язаний інформувати про їхню наявність органи служби зайнятості. Робити це потрібно щомісяця. Тому тримати у ШР «резервні місця» небажано. Якщо людина звільнилася, а кандидата на її місце поки що немає або керівник вважає недоцільною брати на роботу такого фахівця, посаду краще тимчасово виключити із ШР. Тим більше, що повернути її ніякої праці не складе.

Уніфікованої форми такого розпорядження немає, тому цей локальний акт завжди складається роботодавцем у довільній формі. Однак вимоги до його змісту все ж таки є. У докладній статті нашого порталу « » можна знайти зразок - Наказ про введення штатного розкладу.

Які відомості мають бути в документі

Приклад наказу про зміну штатного розкладу можна переглянути як рекомендацію перед підготовкою документа, крім того, необхідно орієнтуватися на правила заповнення будь-якого розпорядчого акта. Наказ завжди друкується на фірмовому бланку організації. У ньому має бути зазначена повна назва фірми, а також найменування найрозпоряднішого акта — «Наказ». Крім того, до оформлення цього документа висуваються такі вимоги:

У назві акта обов'язково має бути вказівка на його короткий зміст, наприклад: «Про внесення змін до штатного розкладу».
Документ повинен мати номер і дату складання.
Текст має складатися із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій необхідно вказати причини внесення поправок, а в другій конкретизувати їх. Як причини можуть бути зазначені, наприклад, реорганізація фірми, оптимізація структури організації або запровадження професійних стандартів.
Якщо необхідно, у документі можна надати розпорядження уповноваженим особам та відділам на підготовку супутніх процедур та документів (наприклад, звільнення працівників при скороченні штатних одиниць).

Підписати цей локальний акт повинен директор підприємства або уповноважена на цю особу.

Слід звернути увагу, що в деяких випадках (скорочення штату, коригування окладів для зайнятих посад) необхідно заздалегідь внести зміну до штатного розкладу (зразок наказу додається), тобто дата введення поправок може не збігатися з датою самого документа, оскільки поправки вводяться пізніше. Це трапляється тоді, коли норми ТК РФ вимагають сповістити працівників заздалегідь про нові умови, наприклад, про звільнення у зв'язку зі скороченням їх посад чи коригування умов трудового договору (збільшення чи зменшення окладів). Про такі поправки слід повідомити за два місяці, тому розпорядження буде видано заздалегідь. В інших випадках (якщо посади вакантні) нові правила можуть набути чинності відразу.

При доповненні або видаленні вільних позицій роботодавець не зобов'язаний знайомити працівників з поправками, що вносяться. Якщо йдеться про нововведення для чинних співробітників (наприклад, про скорочення їхніх посад), то з ними необхідно ознайомитись під розпис. Для цього не обов'язково надавати сам документ, достатньо надіслати повідомлення про внесені зміни. У разі відмови від ознайомлення доведеться скласти відповідний акт.

Якими наказами затвердити ШР

Скорочення структурного підрозділу

Розглянемо зразок наказу, виданого у зв'язку із скороченням цілого структурного підрозділу підприємства — відділу роботи з дебіторською заборгованістю. Усі посади у відділі не зайняті, тому нові умови набирають чинності через два дні — першого робочого дня після підписання локального акта. Знайомити із документом нікого не потрібно.

Перейменування посади

Виключення вакантних посад

Нормативним документом, що відображає структуру організації, її штатний склад та чисельність, відповідно до її статуту є штатний розпис. Зміни штатного розкладу можуть бути здійснені лише на підставі наказу про внесення змін до штатного розкладу.

Наказ про внесення змін до штатного розкладу

Рішення про внесення змін до штатного розпису приймається роботодавцем (керівником організації чи ІП). Дане рішення має бути закріплене. Уніфікованої форми названого наказу законодавством не передбачено. Отже, у роботодавця з'являється право розробити її самостійно. Підписання наказу про зміну штатного розкладу провадиться керівником або іншою уповноваженою на це особою організації.

Зміни можуть стосуватися таких положень:

виключення вакантної посади або кількох посад, підрозділів у зв'язку з будь-якими організаційними змінами у роботі роботодавця;
введення нових посад, якщо прийнято рішення про розширення виробництва або збільшення обсягу послуг або виконуваних робіт;
скорочення штату роботодавця;
зміна розміру окладів працівників;
перейменування підрозділів та посад.

Роботодавцем також може ухвалюватися рішення про інші підстави зміни штатного розкладу.

Звертаємо увагу, що роботодавець має обов'язок щомісячного надання відомостей про наявність вакантних посад (п. 3 ст. 25 Закону РФ від 19.04.1991 N 1032-1). Така інформація надається до органів служби зайнятості.

Наведена нижче Таблиця містить інформацію про можливі підстави внесення змін, а також основні етапи, які необхідно пройти роботодавцю при ухваленні рішення про внесення змін до штатного розкладу.

Підстави внесення змін до штатного розкладу	Порядок (процедура) внесення змін до штатного розкладу	Обов'язок ознайомлення працівників організації або ІП із змінами, що вносяться до штатного розпису
1. Доповнення штатного розпису шляхом запровадження нових посад та структурних підрозділів	Створення наказу (проекту наказу) про введення нових штатних одиниць, у якому прописано таку інформацію: найменування нововведених структурних підрозділів, посад; кількість нових штатних одиниць; знову встановлений розмір окладу (доплат, надбавок).	не передбачено
2. Виключення вакантних посад	Створення наказу (проекту наказу) про виключення штатних одиниць, у якому прописано таку інформацію: дата, з якої вносяться зміни; найменування виключених посад; кількість виключених штатних одиниць.	не передбачено, оскільки дані посади не зайняті
3. Скорочення штату	Повідомлення працівників про намір провести скорочення; Створення наказу про виключення конкретних штатних одиниць або про затвердження нового штатного розкладу, до якого не будуть внесені посади, що скорочуються	Письмове повідомлення працівників не менше ніж за 2 місяці до дати набуття чинності нового штатного розкладу/внесених до нього змін (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) та пропозиція вакантних посад звільненим працівникам (ч. 3 ст. 81, ст. 82, та 180 ТК РФ (далі за текстом - ТК РФ)). З наведеної норми випливає, що зроблені зміни не можуть набути чинності раніше, ніж через 2 місяці з моменту повідомлення.
4. Зміна окладів працівників	Зміна розмірів окладів, прописаних у штатному розкладі, веде до зміни умов трудових договорів у частині встановлення розміру оплати праці (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ та абз. 3 розділу "Штатний розклад" Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1). А така зміна з ініціативи роботодавця можлива лише у разі, якщо здійснилася зміна будь-яких організаційних чи технологічних умов праці (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесенням таких змін роботодавець зобов'язаний вжити заходів, а саме повідомити працівників про: майбутні зміни положень трудових договорів. Форма повідомлення – письмова; причини, що викликали необхідність таких змін (п. 2 ст. 74 ТК РФ). Після прийняття рішення про зміну окладів та належного повідомлення працівників роботодавець має право зробити зміну окладів на підставі наказу про внесення змін до штатного розкладу.	Строк повідомлення — не пізніше ніж за 2 місяці до змін, що вводяться. Якщо працівник відмовляється працювати у змінених умовах, то трудове законодавство наказує роботодавцю обов'язок запропонувати йому іншу наявну в нього роботу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причому зробити це потрібно в письмовій формі. Якщо такої роботи немає або працівник не згоден із запропонованими варіантами, то трудовий договір із працівником розривається (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
5. Перейменування посад та підрозділів	Створення наказу (проекту наказу) про перейменування посад та підрозділів, у якому прописано таку інформацію: дата, з якої вносяться зміни; назва перейменованих посад;	Термін повідомлення - не пізніше 2-х місяців до змін, що вводяться. Форма повідомлення – письмова. Якщо працівник не згоден із запропонованими умовами, то роботодавець зобов'язаний запропонувати іншу наявну роботу. Якщо такої роботи немає або працівник не згоден працювати на запропонованих умовах або працювати на існуючій посаді, то трудовий договір із працівником розривається (

У кожній компанії використовуються внутрішні акти, згідно з якими регламентується штат персоналу. Таким документом є штатний розпис, використання якого дає змогу визначити організаційну структуру компанії. На підставі цього документа встановлюється розмір та порядок видачі зарплати, відповідно до спеціальності та посад співробітників. Нерідко під час ведення підприємницької діяльності керівник компанії стикається з необхідністю внесення правок в даний документ. Згідно з встановленим порядком, при великому обсязі правок керівнику необхідне створення нового акта, з урахуванням чинного порядку. У цій статті ми пропонуємо розглянути зразок наказу про внесення змін до штатного розкладу.

Коректний документообіг підприємства не тільки спрощує існування, а й позбавить дебатів з контролюючими органами

Етап попередньої підготовки

На початковому етапі керівництву компанії необхідно здійснити аналіз ефективності встановленої структури компанії. Важливо звернути увагу, що цей обов'язок покладається на фахівців із різних областей, які зможуть детально вивчити встановлену ієрархію та різні фонди. Далі керівниками структурних підрозділів подається доповідь, де наводяться економічні обґрунтування доцільності реорганізації структури підприємства. На основі подібних документів приймається рішення про необхідність внесення коректив до чинного штатного розкладу.

Веденням цього документа може займатися як представник кадрового відділу, і головний бухгалтер підприємства.

Слід зазначити, що внесення поправок здійснюється лише після видання відповідного розпорядження керівництва. Також слід сказати, що ці розпорядження діють щодо всієї компанії. Наказу, що надійшов керівництво, присвоюється індекс «ШР». Далі цей документ передається до кадрового відділу для подальшого зберігання. Однією з важливих вимог до методики зберігання є обмежений доступ співробітників компанії до цього документа.

Необхідність внесення коригувань до чинного розкладу може виникнути у таких ситуаціях:

Необхідність перейменування одного з відділів чи конкретної посади.
При скороченні штатів.
За необхідності зміни розміру окладу (тарифної ставки) окремих посад.
При переході з одного способу оплати в інший.
За впровадження нової посади.

Вищеперелічені підстави для підготовки наказу впливають його зміст. У більшості випадків цей документ починається з формулювання: «На виконання» або «У зв'язку з».

Штатний розклад дозволяє оформити структуру, склад та чисельність компанії

Хто несе відповідальність за внесення правок у штатний розпис

При прийнятті рішення про внесення правок до чинного штатного розкладу, власнику компанії необхідно призначити відповідальну особу, яка виконає завдання, поставлені адміністрацією. Як правило, ці обов'язки вказуються на сторінках трудової угоди або посадових інструкцій. У невеликих організаціях ці обов'язки покладаються на представників бухгалтерського або кадрового відділу. У великих організаціях, що мають розвинену внутрішню структуру, ці функції виконуються економічним департаментом. У випадку з індивідуальними підприємцями складанням штатного розкладу займається сам керівник фірми. Нижче ми пропонуємо ознайомитись із процесом затвердження нового розкладу.

Щоб запровадити розклад у внутрішній документообіг компанії, необхідно підготувати відповідний наказ. Давайте ознайомимося з прикладом цього документа:

«ІП «Сонечко»

Про затвердження нового штатного розкладу

Наказую:

Працівнику кадрового відділу Мухіної В.П. підготувати усі необхідні документи;

Наказ, присвячений зміні розміру окладу

Згідно з чинним законодавством, керівники компаній не мають права видавати документи, метою яких є зниження розміру зарплати працівників. Єдиним винятком є випадки, пов'язані зі скороченням штатних ставок. Відповідно до встановленого порядку, допускаються лише збільшення розміру тарифної ставки чи окладу.

Роботодавець має право внести корективи як для одного, так і для кількох працівників.

Як правильно внести зміни до штатного розкладу та затвердити нову постанову? Насамперед слід зазначити, що дати оформлення розпорядчого документа та день набрання чинності новою постановою мають відрізнятися. Цей наказ можна умовно поділити на два розділи. У першому розділі слід вказати мету коректів, що вносяться. У другому розділі перераховуються розпорядження різним посадовим особам. Зразок цього документа наведено нижче:

«ІП «Сонечко»

Про внесення правок до штатного розкладу «ШР-3», затвердженого Наказом №21 від 16.05.2018

Наказую:

Внести низку змін до змісту штатного розкладу № «ШР-3»

Працівнику бухгалтерського відділу Бєлову Олександру Петровичу, на суму 15 000 (п'ятнадцять тисяч) рублів;

Працівнику кадрового відділу Мухіної В.П. підготувати всі необхідні документи та розробити додаток до трудової угоди;

Функції контролю за виконанням цього розпорядження передати головному бухгалтеру Самсонової П.К.

Генеральний директор Петров А.С.».

Цей наказ передається представникам кадрового та бухгалтерського відділів.

Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, а також інформацію про кількість ставок

Порядок запровадження, виведення та перейменування посади

Спочатку пропонуємо розглянути ситуацію, пов'язану зі зміною назви посади. У цьому випадку керівнику компанії необхідно надати письмові обґрунтування для цієї дії. . У разі вакантної посади шукати обґрунтування для внесення правок немає необхідності. У самому розпорядчому документі робиться наступна позначка «Відповідно до необхідності перейменування відділу (окремої посади)». Також можна використовувати формулювання: «У зв'язку з навантаженням, що збільшилося».

Решта документа оформляється згідно з наведеним вище зразком. У розпорядчому розділі слід зазначити стару та нову назву посади.Також слід призначити відповідальну особу, яка займеться оформленням кадрових документів та заповненням усіх необхідних бланків.

Далі пропонуємо перейти до питання виведення штатної одиниці. Необхідність виключення однієї або кількох позицій розкладу штатів може виникнути в ряді ситуацій. Прикладом такої ситуації є наявність вільної вакансії протягом тривалого періоду. У цій ситуації, у розпорядчому документі вказується таке формулювання: «Через необхідність проведення заходів, спрямованих на оптимізацію внутрішньої структури» або «з метою зниження обсягу робіт відділу».

У наступному розділі слід зазначити конкретну дату виведення посади із розкладу штатів. Важливо звернути увагу, що тут слід зазначити не лише конкретну посаду, а й розмір окладу чи тарифної ставки. Ця вимога не є обов'язковою для виконання, проте роботодавцю слід враховувати цей нюанс. У разі, якщо у компанії передбачено кілька однакових посад у різних відділах, слід зробити відмітку з найменуванням конкретного відділу.

Давайте розглянемо, як внести зміни до штатного розкладу за введення нової посади. В даному випадку використовується порядок дій, що і в прикладі, наведеному вище. Як правило, при впровадженні нової спеціальності використовується формулювання: "у зв'язку з необхідністю збільшення результативності праці". При відкритті нового відділу використовується преамбула: "Через відкриття нового підрозділу". У наступній частині бланка слід перерахувати введені посади та вказати розмір тарифної ставки чи окладу. Головною вимогою до цього документа є фіксація позначки про відділ, де запроваджується нова посада.У разі створення нового відділу, дані відомості також фіксуються в акті, що розглядається.

Вносячи до розкладу корективи, керівництво здійснює управління фірмою, займається налагодженням системи оплати праці та оптимізацією організаційної структури

Наказ про скорочення штату співробітників

У разі скорочення штату співробітників компанії проводиться процедура виведення вакантних позицій.Цей процес має кілька особливостей, які збільшують його складність. Контролюючі органи захищають правничий та інтереси кожного трудящого громадянина. Роботодавцю, який проводить скорочення штату, слід дотримуватися правил Трудового Кодексу, згідно з яким скорочений співробітник повинен отримати письмове повідомлення за два місяці до ініціації цього процесу.

Щоб відобразити цей процес, роботодавцю необхідно видати відповідний наказ, на підставі якого будуть внесені поправки на сторінках штатного розкладу. У наказі слід навести підстави скорочення посад. Найчастіше використовується формулювання: «Через скрутне фінансове становище компанії» або «У зв'язку з проведенням заходів, присвячених оптимізації статті витрат».

У розпорядчому розділі документа слід перерахувати позиції, що скорочуються. Також потрібно призначити посадову особу, яка керуватиме цим процесом і підготує відповідні документи. Важливо звернути увагу на те, що згідно з чинним законом роботодавець має запропонувати скороченим співробітникам вакантні позиції. Далі вся інформація про аналізований процес передається контролюючим органам.

При проведенні скорочення штату роботодавець має зібрати спеціальну комісію, яка контролюватиме кожен етап цього процесу. Як правило, до складу комісії входять представники кадрового та бухгалтерського відділу, а також юридичний консультант . Головним завданням комісії є контроль за дотриманням прав, скорочених співробітників.

Зміна у штатному розкладі за зміни методу нарахування зарплати

При зміні методу нарахування зарплати для конкретних працівників керівнику слід підготувати наказ про зміну штатного розкладу, де буде зафіксовано порядок цієї процедури. Необхідність зміни методу зарахування фінансових коштів співробітникам компанії може бути пов'язана зі збільшенням обсягів продукції, що випускається, або зміни робочого графіка. Підставою для даних дії є оптимізація обліку часу, витраченого на трудову діяльність . Важливо звернути увагу на те, що перед внесенням поправок необхідно отримати письмову згоду співробітника. Цей порядок необхідний у тому, ніж порушити правило, що з зменшенням розміру оплати праці.

Характер коректив, внесених у цей документ, визначається кількома можливими причинами Щоб змінити метод оплати, необхідно вивести зі штатного розкладу цю одиницю. Далі до розкладу штатів вводиться нова посада з позначкою про обраний метод нарахування заробітної плати. У цьому наказі необхідно вказати посадову особу, яка зобов'язана повідомити працівника про дату введення нової позиції у штатному розкладі. Також зазначається працівник відділу кадрів, який підготує всю необхідну документацію.