Облік ПММ в «1С. Облік ПММ у «1С»: інструкція для бухгалтерів Списання гсм 1с 8.3 бухгалтерія

Якщо в установі експлуатуються транспортні засоби або агрегати, що витрачають у процесі роботи ПММ, списання ПММ повинно проводитись на підставі дорожніх листів, облікових листів агрегатів з урахуванням нормативів. За наявності великого транспортного господарства, різноманітних видів діяльності, джерела фінансування гостро стоять завдання автоматизації виписки дорожніх листів, правильного списання ПММ за статтями витрат. Про можливості, які надаються для вирішення цих завдань редакцією 2 програми «1С:Бухгалтерія державної установи 8», розповідають експерти фірми «1С».

Загальний порядок роботи

У статті коротко описано загальний порядок роботи з підсистемою Облік ПММта можливості підсистеми, що дозволяють підвищити ефективність обліку ПММ в установі за рахунок скорочення часу оформлення та обробки документів обліку ПММ та мінімізації помилок у рутинних операціях введення даних. Повна інформація про підсистему Облік ПММ, методику обліку ПММ, наведено у розділі «Облік ПММ» методичної підтримки редакції 2 «1С:Бухгалтерії державної установи 8» у ресурсах ІТС-БЮДЖЕТ.

Відповідно до пункту 2 статті 6 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ «Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту» забороняється здійснення перевезень пасажирів та багажу, вантажів автобусами, трамваями, тролейбусами, легковими автомобілями, вантажними автомобілями без оформлення колійного листа транспортний засіб (ТЗ).

У програмі «1С:Бухгалтерія державної установи 8» (ред. 2) передбачено оформлення дорожніх листів на транспортні засоби різних видів.

Крім транспортних засобів в установах також можуть використовуватися різні агрегати, що витрачають пально-мастильні матеріали, - бензинові коси та косарки, мотопили, мотопомпи, бензогенератори та інше обладнання. Тому в програмі також передбачено оформлення облікових аркушів на агрегати, які споживають ПММ.

У програмі проводиться таксування дорожніх листів та облікових листів на агрегати та списання ПММ відповідно до нормативів.

Розрахунок нормативного та фактичного витрат за колійним листом (обліковим листом агрегату) може бути здійснений за декількома видами ПММ, наприклад для газо-дизельного обладнання, за декількома маршрутами або режимами роботи з різними умовами експлуатації транспортного засобу або агрегату, що впливають на витрату ПММ.

Для кожного транспортного засобу агрегату можна створити налаштування, що відповідають типовим умовам експлуатації, які будуть підставлятися при таксі і при необхідності можуть бути скориговані, якщо маршрут або режим роботи відрізняються від типового.

Проаналізувати дані про розрахункові значення нормативного та фактичного витрат, економію, перевитрату за видами ПММ, основними засобами - транспортними засобами/агрегатами, співробітниками - водіями/операторами, що експлуатують основний засіб, можна в різних звітах.

Ця робота ведеться у підсистемі Облік ПММ.

Які завдання вирішує підсистема «Облік ПММ»

Підсистема Облік ПММвирішує такі завдання:

• формування дорожніх листів (форми 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЕСМ-2, АПК-412);
• формування облікових листів агрегатів (форми 17 та АПК-411);
• розрахунок для різних маршрутів та умов експлуатації транспортних засобів нормативної та фактичної витрати кількох видів пального, мастильних матеріалів та спеціальних рідин згідно з методичними рекомендаціями, затвердженими розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-р;
• розрахунок для різних режимів роботи та умов експлуатації агрегатів нормативної та фактичної витрати кількох видів пального, мастильних матеріалів та спеціальних рідин;
• формування довідки-розрахунку для документального оформлення розшифровки розрахунку нормативної та фактичної витрати ПММ;
• списання ПММ для одного рейсу за різними рахунками обліку, джерелами фінансування, напрямами витрати, центрами матеріальної відповідальності та підрозділами;
• зведене списання ПММ за кількома дорожніми листами (наприклад, при заправці по паливних картах);
• формування Акту про списання матеріальних запасів (ф. 0504230);
• формування Журналу обліку руху дорожніх листів (форма № 8, за ОКУД 0345008);
• контроль нормативної та фактичної витрати, економії та перевитрати ПММ за транспортними засобами та агрегатами, а також за співробітниками;
• звірка даних про заправки за паливними картками з даними постачальника палива.

Можливості, що надаються підсистемою, включаються опціонально: у розділі Адміністрація слід викликати команду Налаштування параметрів обліку на панелі навігації і далі на закладці Спеціалізовані підсистеми слід встановити прапор Облік паливно-мастильних матеріалів в однойменній групі, що розкривається. За замовчуванням опцію ведення обліку ПММ вимкнено.

Принципи роботи у підсистемі «Облік ПММ»

Робота в підсистемі ґрунтується на наступних принципах:

• налаштування типового заповнення колійних листів та облікових листів агрегатів для кожного транспортного засобу (вказуються постійний водій, що супроводжують, причіп тощо);
• швидкий вибір адрес у маршрутах та завданнях водію зі списку часто відвідуваних об'єктів для транспортного засобу при підготовці дорожніх листів;
• заповнення даних про залишки пального та показань спідометра (одометра) за даними попереднього дорожнього листа;
• використання даних про пальне та пробіг з колійного листа при розрахунку нормативної витрати ПММ;
• розрахунок нормативної витрати ПММ у три кліки:
  заповнення вихідних даних щодо налаштувань типового використання транспортних засобів;
  розрахунок нормативної витрати ПММ за нормами та поправками для декількох видів ПММ та маршрутів;
  заповнення списку номенклатури ПММ, що списується, з налаштувань відображення списання в обліку;
• автоматичний розрахунок залишків ПММ для розрахунку фактичної витрати ПММ.

Заповнення налаштувань підсистеми «Облік ПММ»

Насамперед слід заповнити довідник Види ПММ(розділ Адміністрація, група команд Облік ПММ), потім запровадити норми витрати ПММ, поправочні коефіцієнти та значення у відповідні довідники, а також налаштувати режим округлення результатів розрахунку нормативної та фактичної витрати ПММ (розділ Нормативно-довідкова інформація, група команд Облік ПММ).

Норми витрати задаються кожному виду ПММ на 100 км пробігу й у залежність від типу норми може мати основний параметр розрахунку (наприклад, «час простою (год)» чи «обсяг транспортної роботи (т-км)») та його значення за промовчанням. Норми витрати дозволяють вказати сезонність застосування (день та місяць початку, день та місяць закінчення дії). Для норми витрати мастильних матеріалів та спеціальних рідин вказується вид пального та значення витрати при витраті 100 одиниць пального.

Норми для агрегатів мають основний параметр розрахунку, якою можуть бути:

• тривалість роботи (год);
• обсяг роботи (одиниці налаштовуються);
• показники лічильника.

Поправочні коефіцієнти відображають виправлення у більшу або меншу сторону у відсотках (наприклад, + 5%). Поправочні значення відображають поправку у більшу чи меншу сторону в одиницях виміру ПММ (наприклад, + 1 л).

Формування колійних та облікових листів

Перед виїздом транспорту (до початку роботи агрегату) оформлюються дорожні листи (облікові листи агрегатів). Оформлення дорожніх листів та облікових листів агрегатів виконується спеціалізованими документами програми або вручну шляхом заповнення бланка.

У програмі «1С:Бухгалтерія державної установи 8» (ред. 2) передбачено формування дорожніх листів за уніфікованими формами № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЕСМ-2, затвердженим постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Для кожної форми у програмі застосовується однойменний документ, далі – документ Шляховий лист.

Для оформлення первинних облікових документів, що характеризують роботу агрегату, застосовується документ Робочий аркуш агрегату. Форма первинного документа розроблена на підставі форми № 17 «Робочий лист агрегату» (код за ОКУД 6002210). Для оформлення первинних облікових документів, що характеризують механізовані роботи тракторів, комбайнів та самохідних машин, у програмі застосовується документ Обліковий лист тракториста-машиніста (форма № 411-АПК). Форму первинного документа розроблено на підставі форми № 411-АПК «Обліковий лист тракториста-машиніста».

Для відкриття списку відповідних документів можна скористатися командами Журнал дорожніх листів та Журнал облікових листів агрегатіву групі команд Облік ПММрозділу Матеріальні запаси.

Слід зазначити, що перелік уніфікованих форм первинних облікових документів, затверджений наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н, не містить форм дорожніх листів, затверджених постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78, а також форм № 411-АПК № 1 тому установа вправі розробити та затвердити в Обліковій політиці форми дорожніх листів та облікових аркушів агрегатів за умови, що вони міститимуть обов'язкові реквізити, затверджені наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 «Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення пут.

Дорожні листи, що формуються в програмі, відповідають цим вимогам. Також до будь-якого документа можна додати зовнішню друковану форму в рамках типового функціоналу (у розділі Адміністрація слід викликати команду Друковані форми, звіти та обробки,а потім переконатися, що увімкнено прапорець Додаткові звіти та обробкиі перейти за однойменним посиланням для детального налаштування).

Для формування друкованих форм дорожніх листів слід заповнити:

• дані водія (реквізити посвідчення водія та інші) - у довіднику Співробітники;
• дані транспортного засобу (державний реєстраційний знак, гаражний номер та інші) - на закладці Для транспортних засобівзакладки Індивідуальні характеристикиелемента довідника Основні засоби, НМА, НПА;
• дані про ліцензійні картки та маршрути у відповідних довідниках - група команд Облік ПММв розділі Адміністрація.

Для швидкого заповнення документів передбачено спеціальне налаштування. Налаштування «прив'язане» до основного засобу та типу облікового документа (доступне для додавання та заповнення в панелі навігації форми елемента довідника Основні засоби, НМА, НПА). Дане налаштування дозволяє спростити заповнення:

• більшості реквізитів дорожніх листів (наприклад, закріпити за автомобілем певного водія);
• показань спідометра (одометра) за даними попереднього дорожнього листа або його таксування;
• залишків пального за даними попереднього дорожнього листа або його таксування;
• адрес маршрутів та завдань - вибором зі списку частих адрес у дорожньому листі;
• видів пального - автоматично заповнюватиметься в новому дорожньому листі, якщо не визначено режим заповнення за попередніми документами.

Розрахунок нормативної та фактичної витрати ПММ

Для розрахунку витрати та списання ПММ у програмі «1С:Бухгалтерія державної установи 8» редакція 2, застосовуються документи таксування Таксування дорожнього листаі Таксування облікового листа агрегату(список документів доступний у групі команд Облік ПММрозділу Матеріальні запаси).

Після повернення транспортного засобу з рейсу або завершення роботи агрегату створюється документ таксування. У ньому вводяться дані про первинний документ, роботу транспортного засобу (агрегату) з колійного (облікового) листа, проводиться розрахунок нормативної та фактичної витрати ПММ, формується Акт про списання матеріальних запасів (ф. 0504230)і Довідка-розрахунок витрати ПММ. Під час проведення документа проводиться списання ПММ - формуються бухгалтерські записи з бухгалтерського та податкового обліку. Кожному колійному листу (обліковому листу агрегату) повинен відповідати один документ таксування, що враховує всі умови експлуатації та роботи транспортного засобу (агрегату).

Документи таксування можуть бути заповнені автоматично – на підставі відповідного документа Дорожній лист, Робочий лист агрегату, Обліковий лист тракториста-машиніста (форма № 411-АПК). Також у них можна запровадити дані вручну, за первинними документами.

Якщо списання ПММ необхідно виконувати в кінці встановленого договором розрахункового періоду після отримання документів від постачальника палива, у документах таксування дорожніх листів можна не заповнювати таблицю Списувані матеріалина закладці Списання ПММ, а створити зведений документ таксування та заповнити його за період. Зведений документ таксування об'єднає результати розрахунку по всіх дорожніх листах (облікових листах) за період.

Якщо дорожні листи оформляються на друкарських бланках, дані дорожнього листа вказуються в документах таксування вручну на закладці Дані дорожнього листа.

На закладці Вихідні даніслід запровадити всі маршрути (крок 1 на рис. 1) з різними умовами застосування норм та поправок (наприклад, перший маршрут був у горах, а другий маршрут проходив удосконаленими дорогами). У таблиці зліва задаються маршрути та види ПММ, а праворуч задаються норми та поправки, що відображають особливості для кожного маршруту.

Для спрощення заповнення норм та поправок витрати для транспортного засобу слід ввести налаштування у регістрі Налаштування норм витрати для транспортних засобів та агрегатів.

Дане налаштування також дозволяє задати контрольні параметри для пробігу та терміну експлуатації транспортного засобу для своєчасного початку або припинення дії поправок, що враховують обкатку транспортних засобів або зношування, пов'язане з великим пробігом та терміном експлуатації, згідно з методичними рекомендаціями, затвердженими розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-р. Використання цього налаштування дозволить швидко заповнювати будь-які складні поєднання норм та поправок, що характеризують типові умови експлуатації для кожного транспортного засобу.

Після виконання команди З заповнити параметри розрахунку за налаштуваннями для ТЗ(Крок 2 на рис. 1) можна редагувати значення основних параметрів розрахунку норм і додавати/вилучати норми та поправки норм відповідно до умов експлуатації в даному рейсі.

На закладці Розрахунок витрати ПММвиконується розрахунок витрати ПММ.

Загальний порядок дій користувача наступний:

2. Ввести дані про кількість виданих (заправлених) ПММ та залишки ПММ при поверненні, розрахунок фактичної витрати ПММ буде виконано автоматично.

На закладці Списання ПММвизначається список номенклатури та напрямок витрати ПММ для списання.

Для скорочення часу на заповнення списку матеріалів, що списуються, можна налаштувати регістр відомостей Налаштування відображення витрат на ПММта за командою Заповнитив результаті зіставлення виду ПММ та номенклатури таблиця списуваних матеріалів буде заповнена автоматично. У складніших випадках списання витрат слід використовувати команду Підбір. Документ дозволяє гнучко списувати ПММ за різними значеннями реквізитів Номенклатура, ІФО, Підрозділ, КФО, Рахунок обліку, КПС, Додаткова аналітика, МОЛ/Місце зберігання, Рахунок обліку витрат та субконто рахунки витрат.

Після вказівки складу та укладання комісії, а також проведення документа можна сформувати друковані форми «Довідка-розрахунок витрати ПММ» та «Акт списання МОЗ (ф.0504230)».

У Довідці-розрахунку витрати ПММ представлені вихідні дані, формули та розрахунок нормативної та фактичної витрати ПММ.

Формування звітів для контролю коректності витрачання ПММ

Підсистема дозволяє формувати такі звіти:

• Рух ПММ в агрегатах і машинах - відображає по кожному агрегату залишки ПММ на початок і кінець періоду, а також надходження та вибуття ПММ за період;
• Рух ПММ у транспортних засобах - відображає по кожному транспортному засобу пробіг та залишки ПММ на початок та кінець періоду, а також пробіг, надходження та вибуття ПММ за період;
• Журнал обліку руху дорожніх листів (ф. №8) - формується журнал обліку за формою 0345008, затвердженої постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78;
• Журнал обліку руху робочих листів агрегатів - формується журнал обліку для агрегатів та машин за формою, аналогічною формою 0345008;
• Звіт по паливних картках - надає відомості щодо заправок паливними картками для звіряння з даними постачальника ПММ;
• Витрата ПММ за основними засобами та співробітниками - надає відомості про нормативний і фактичний витраті ПММ, а також про економію або перевитрату ПММ, згруповані за основними засобами та співробітниками.

Звіти доступні у групі Облік ПММпанелі звітів Звіти щодо матеріальних запасіврозділу Матеріальні запаси.

Облік ПММ за дорожніми листами – 2018-2019 (далі - ПЛ) має бути правильно організований у будь-якій організації. Він дозволить навести лад і контролювати витрати матеріальних ресурсів. Найбільш актуальне використання підводних човнів для обліку бензину та дизельного палива. Розглянемо алгоритм бухгалтерського та податкового обліку ПММ за дорожніми листами більш детально.

Поняття ПММ

До ПММ відносять паливо (бензин, дизельне паливо, скраплений нафтовий газ, стиснутий природний газ), мастильні матеріали (моторні, трансмісійні та спеціальні олії, пластичні мастила) та спеціальні рідини (гальмові та охолодні).

Що таке дорожній лист

Дорожній лист — первинний документ, у якому фіксується пробіг автомобіля. На підставі цього документа можна визначити витрати бензину.

Організації, для яких використання транспортних засобів є основним видом діяльності, повинні застосовувати форму підводних човнів з реквізитами, які зазначені в розділі II наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152.

Чи сумніваєтеся в правильності оприбуткування чи списання матеріальних цінностей? На нашому форумі можна отримати відповідь на будь-яке запитання, яке викликає у вас сумніви. Наприклад, можна уточнити яка базова норма витрати ПММ, рекомендована Мінтрансом.

Про останні вимоги Мінтрансу до обов'язкових реквізитів у дорожніх листах читайте у матеріалах:

• «Розширено перелік обов'язкових реквізитів дорожнього листа»;
• «З 15.12.2017 дня дорожній лист оформляємо за новою формою»;
• Дорожні листи: з 1 березня 2019 року порядок виписки змінюється.

Для організацій, які використовують автомобіль для виробничих чи управлінських потреб, можлива розробка підводних човнів з урахуванням вимог закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ.

З прикладом наказу про затвердження підводного човна можна ознайомитися.

На практиці організації часто використовують підводні човни, які були затверджені ще постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. У цій постанові є форми підводного човна залежно від виду автомобіля (наприклад, форма 3 - для легкового автомобіля, форма 4-П - для вантажного) .

Обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів представлені .

Про нещодавні зміни у формі дорожнього листа ви можете дізнатися з наших обговорень у групі «ВК» .

Дорожні листи повинні реєструватися в журналі реєстрації колійних листів. Облік дорожніх листів та ПММ взаємопов'язаний. В організаціях, які за діяльністю не є автотранспортними, підводні човни можуть складатися з такою регулярністю, яка дозволяє підтвердити обґрунтованість витрати. Так, організація може оформлювати підводний човен 1 раз на кілька днів або навіть місяць. Головне – підтвердити витрати. Такі висновки містяться, наприклад, у листі Мінфіну Росії від 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постанові ФАС Волго-Вятського округу від 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-28.

Облік витрати ПММ у дорожньому листі

Якщо ми проаналізуємо форми підводного човна, що містяться в постанові № 78, то побачимо, що в них є спеціальні графи, призначені для відображення обороту ПММ. Тут вказується скільки пального в баку, скільки видано і скільки залишилося. Шляхом нескладних обчислень з'ясовується кількість використаного пального.

Якщо ж звернутися до наказу Мінтрансу № 152, то серед обов'язкових реквізитів підводного човна в ньому не зустрінеться вимога відображати рух пального. При цьому в документі мають бути наведені показання спідометра на початок і кінець шляху, що дозволить визначити кількість кілометрів, пройдених транспортним засобом.

Коли підводний човен розроблений організацією самостійно і в ньому немає інформації про використання ПММ, а містяться лише дані про кількість кілометрів, нормативний обсяг використаних ПММ можна розрахувати, використовуючи розпорядження Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-р. У ньому є норми витрати палива для різних марок транспортних засобів та формули для розрахунку витрати.

Таким чином, на підставі підводних човнів проводиться розрахунок або фактичного, або нормативного списання ПММ. Розраховані таким чином дані використовуються для відображення у бухгалтерському обліку.

Однак застосування підводного човна для обліку витрати ПММ в деяких випадках неможливе. Наприклад, коли бензином заправляються бензопили, мотоблоки та ін. аналогічна спецтехніка. У цих випадках застосовується акт на списання ПММ.

Зразок акта на списання ПММ можна переглянути на нашому сайті.

Бухгалтерський облік ПММ

Як і всі матеріально-виробничі запаси, облік ПММ у бухгалтерії ведеться за фактичною вартістю. Витрати, що входять до фактичної вартості, зазначені у розділі II ПБО 5/01.

Прийняття до обліку ПММ може здійснюватися на підставі доданих до авансового звіту чеків АЗС (якщо ПММ купував водій за готівку) або на підставі корінців талонів (якщо бензин купувався по талонах). Якщо ж водій купує бензин за паливною карткою, то облік ПММ за паливними картками ведеться на підставі звіту компанії — емітента картки. Списання ПММ може проводитись такими методами (розділ III):

• за середньою собівартістю;
• за собівартістю 1-х за часом придбання запасів (ФІФЗ).

У ПБО 5/01 є ще один спосіб списання за собівартістю кожної одиниці. Але на практиці для списання ПММ він не застосовується.

Найпоширеніший спосіб списання ПММ - за середньою собівартістю, коли вартість залишку матеріалу складається з вартістю його надходження та ділиться на сумарну кількість залишку та надходження у натуральному вираженні.

Списання ПММ за дорожніми листами (бухгалтерський облік)

Для обліку ПММ для підприємства використовується рахунок 10, окремий субрахунок (у плані рахунків — 10-3). За дебетом цього рахунку здійснюється прихід ПММ, за кредитом - списання.

Як відбувається списання ПММ? За описаними вище алгоритмами проводиться розрахунок використаної кількості ПММ (фактичний чи нормативний). Ця кількість множиться на вартість одиниці і отримана сума списується проводкою: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списання бензину за дорожніми листами (податковий облік)

Якщо зі списанням ПММ у бухгалтерському обліку все досить просто, то визнання цих витрат у податковому обліку викликає питання.

1-е питання: у складі яких витрат враховувати ПММ? Тут можливі 2 варіанти: матеріальні чи інші витрати. Відповідно до підп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ПММ включаються до складу матеріальних витрат, якщо вони використовуються для технологічних потреб. В інші витрати ПММ потрапляють, якщо вони використовуються для утримання службового транспорту (підп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖЛИВО! Якщо основна діяльність організації пов'язані з перевезенням вантажів чи людей, то ПММ — матеріальні витрати. Якщо транспортні засоби використовуються як службові, то ПММ — інші витрати.

Друге питання: нормувати чи ні витрати на списання ПММ у рамках податкового обліку? Відповідь на нього можна знайти, зв'язавши реквізити дорожнього листа та законодавчі норми:

1. У підводному човні розраховується фактичне використання ПММ. НК РФ не містить прямих вказівок на те, що витрати на ПММ повинні прийматися у податковому обліку лише за фактичними нормами.
2. Підводний човен містить інформацію тільки про фактичний пробіг. Однак ПММ можуть розраховуватися за розпорядженням № АМ-23-р, у п. 3 якого є вказівка, що встановлені ним норми призначені у тому числі й для розрахунків з оподаткування. Мінфін Росії у своїх листах (наприклад, від 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) підтверджує, що розпорядження № АМ-23-р можна використовувати для встановлення обґрунтованості витрат та визначати витрати на ПММ у податковому обліку за нормами, помноженим на пробіг.

ВАЖЛИВО! У податковомуобліку ПММ можна приймати як за фактичним використанням, так і за розрахованим виходячи з норм кількості.

На практиці можлива ситуація, коли організація використовує транспорт, норми витрати палива для якого у розпорядженні №АМ-23-р не затверджено. Але у п. 6 цього документа є роз'яснення, що організація чи ІП можуть індивідуально (за допомогою наукових організацій) розробити та затвердити необхідні норми.

Позиція Мінфіну Росії (див., наприклад, листа від 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) така, що до розробки норм списання ПММ у науковій організації юридична особа або ІП можуть керуватися технічною документацією.

У самому НК РФ роз'яснень, як у подібній ситуації, немає. У тих випадках, коли організація самостійно встановила норми списання ПММ і, перевищивши їх, врахувала у податковому обліку суму наднормативного використання палива, податкова інспекція може визнати це витратою. Відповідно, можливе донарахування податку на прибуток. При цьому суд цілком може підтримати позицію інспекції (див., наприклад, ухвала АС Північно-Кавказького округу від 25.09.2015 у справі № А53-24671/2014).

Про величину штрафів за відсутність дорожнього листа читайте у цій статті .

Приклад списання ПММ за дорожніми листами

Один із найпоширеніших видів ПММ — бензин. Розглянемо приклад закупівлі та списання бензину.

ТОВ «Перший» (перебуває у Московській області) у вересні 2018 року закупило бензин у кількості 100 л за ціною 38 руб. без НДС.

При цьому на початок місяця у ТОВ був запас бензину цієї марки в кількості 50 л за середньою собівартістю 44 руб.

Бензин у кількості 30 л був використаний для заправки автомобіля марки ВАЗ-11183 "Калина". Організація використовує автомобіль для службових перевезень управлінського персоналу.

В організації застосовується оцінка матеріалів середньої собівартості.

Облік ПММпри вступі

		сума, руб.	Операція (документ)
			Оприбуткований бензин (ТОРГ-12)
			Відображено ПДВ (рахунок-фактура)

Розраховуємо середню собівартість списання за вересень: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Варіант 1.Облік ПММпри списанні за фактом

У підводному човні зроблено позначки: пальне в баку на початок рейсу — 10 л, видано — 30 л, залишилося після рейсу — 20 л.

Розраховуємо фактичне використання: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сума до списання: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Варіант 2.Облік ПММпри списанні за нормами

У підводному човні зроблено позначки про пробіг: на початок рейсу — 2 500 км, наприкінці — 2 550 км. Отже, було пройдено 50 км.

У п. 7 розділу II розпорядження №АМ-23-р є формула для розрахунку витрати бензину:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

де: Q н - Нормативний витрата палива, л;

Hs – базова норма витрати палива (л/100 км);

S - пробіг автомобіля, км;

D - поправочний коефіцієнт (його значення наведено у додатку 2 до розпорядження № АМ-23-р).

По таблиці у підп. 7.1 за маркою автомобіля знаходимо Hs. Він дорівнює 8 л.

За додатком 2 коефіцієнт D = 10% (для Московської області).

Вважаємо витрату бензину: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сума до списання: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Оскільки автомобіль використовується як службовий, витрати на облік ПММ у податковому обліку ПММ будуть визнані іншими витратами. Величина витрат дорівнюватиме сумам, зафіксованим у бухгалтерському обліку.

Підсумки

ПММ - суттєва стаття витрат у багатьох організаціях. Це означає, що бухгалтерам потрібно вміти вести облік ПММ та обґрунтовувати ці витрати. Використання дорожніх листів - один із способів визначення кількості використаних ПММ.

За допомогою підводного човна можна не тільки підтвердити виробничу необхідність витрат, але й зафіксувати відстань, яка була пройдена автомобілем або іншим автотранспортним засобом, а також визначити показники для розрахунку обсягу використаних ПММ.

Після визначення фактичного чи нормативного обсягу використання суму до списання можна розрахувати шляхом множення вартості одиниці обсяг.

Облік ПММ, списаного внаслідок роботи спецтехніки, яка має одометра, може здійснюватися виходячи з акта списання ПММ.

Особливу увагу слід приділяти визнанню витрат на ПММ у межах податкового обліку.

Дорожній лист – документ, на підставі якого враховуються витрати на ПММ (паливно-мастильні матеріали). Друкована форма (форма по ОКУД № 0345001) не є обов'язковою для всіх організацій, крім транспортних компаній. У типових конфігураціях 1С 8.3 немає друкованої форми дорожнього листа (можна додати як зовнішню), але реалізовано кілька способів:

• За авансовими звітами
• По талонах
• За паливними картками

Розглянемо покрокову інструкцію та деякі особливості кожного з них.

Схема обліку виглядає так:

• Видача готівки підзвітнику
• Оформлення авансового звіту
• Повернення готівки до каси
• Списання витрат на ПММ за паливними картками

На рис.1 зображено авансовий звіт, в якому відображено відразу кілька операцій: звіт про виданий аванс, оприбуткування бензину на склад, дані про рахунок-фактуру (якщо такий є).

На рис.2 можна побачити проведення документа. Щоб рахунки обліку за номенклатурою «Бензин АІ-92» заповнилися автоматично, необхідно в регістрі відомостей « » додати рядок групи «ПММ» (див. рис.3)

Друковану форму дорожнього листа можна підключити як зовнішній звіт або обробку до довідника «Додаткові звіти та обробки» (див. рис.4). Сам звіт доведеться замовляти у фахівців або купувати на Інфостарті.

Повернення грошей за авансовим звітом (у прикладі це 8 крб.) оформляється документом « », який заповнюється автоматично у режимі «Запровадити виходячи з документа « ».

Списання ПММ за паливними картками

На відміну від талонів, паливні картки враховуються не як , а як бланки суворої звітності на позабалансовому рахунку 006.

У загальному вигляді схема обліку складається з наступних пунктів:

• Оприбуткування паливної картки
• Оприбуткування бензину, що надійшов паливною карткою
• Списання витрат.

Оприбуткування вартості паливної картки можна оформити як надходження послуги – див. мал.11 та рис.12. А саму карту врахувати на рахунку 006 ручною операцією (рис.13)

Надходження палива оформляється документом «» (див. рис.14, рис.15).

Програма 1С Бухгалтерія 8.3 - дуже зручний інструмент для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, вона допоможе як бухгалтеру-початківцю так і бухгалтеру зі стажем не робити помилки при веденні обліку.

Розглянемо питання оприбуткування та списання ПММ в організації та покроково відобразимо дії бухгалтера у програмі.

По-перше, якщо на балансі підприємства значиться працюючий автомобіль (або кілька), то на кожну одиницю щодня необхідно заповнювати дорожній лист (максимум один раз на місяць). Водій або механік відображають відомості про автомобіль, маршрут прямування, витрату бензину за нормою та фактичну.

По-друге, норми витрати бензину розраховуються бухгалтером на кожен автомобіль на підставі норм Мінтрансу та закріплюються наказом на підприємстві.

По-третє, надходження ПММ оформляється на підставі первинних документів: накладна від постачальника (якщо укладено договір) або авансовий звіт, якщо водій здійснює заправку автомобіля за готівку.

Алгоритм дій бухгалтера у програмі 1С Бухгалтерія 8.3

1. Оформлення надходження ПММ. Пройти шляхом: /Покупки/ - /Надходження (акти, накладні) - кнопка «Надходження» - Товари (накладна)

З первинного документа, товарної накладної, заповнюємо дані: номер та дата накладної, найменування контрагента, договір (за наявності), склад, номенклатуру. Проконтролювати рахунки обліку повинен стояти рахунок обліку 10.03.

Зліва внизу зафіксувати рахунок від постачальника.

Переглянути проводки, сформовані на підставі проведеного документа, можна за допомогою піктограми

Якщо було перераховано аванс постачальнику, то додається проводка «Залік авансу» Дт60.02 Кт 60.01

1. Списання ПММ на підставі дорожнього листа

Списання необхідно проводити за розрахованою нормою

1. Відображення списання ПММ. Пройти шляхом: /Склад/ - /Склад/ - Вимоги-накладні- кнопка «Створити»

Необхідно підсумовувати витрати по всіх дорожніх листах даного водія та автомобіля та у графі кількість поставити загальну кількість.

Після проведення документа формуємо Оборотно-сальдову відомість за рахунком 10.03 та звіряємо залишок бензину з оформленим в останній день місяця дорожнім листом.

/ "Бухгалтерська енциклопедія "Профіроста"
@2017
20.06.2017

Інформацію на сторінці шукають за запитами: Курси бухгалтерів в Красноярську, Бухгалтерські курси в Красноярську, Курси бухгалтерів для початківців, Курси 1С:Бухгалтерія, Дистанційне навчання, Навчання бухгалтерів, Навчання курси Зарплата та кадри, Підвищення кваліфікації бухгалтерів, Бухгалтерський облік для початківців
Бухгалтерські послуги, Декларація ПДВ, Декларація на прибуток, Ведення бухгалтерського обліку, Звітність у податкову, Бухгалтерські послуги Красноярськ, Внутрішній аудит, Звітність ОСН, Звітність у статистиці, Звітність до Пенсійного Фонду, Бухгалтерське обслуговування, Аутсорсинг, Звітність , Надання бухгалтерських послуг, Допомога бухгалтеру, Звітність через інтернет, Складання декларацій, Потрібен бухгалтер, Облікова політика, Реєстрація ІП та ТОВ, Податки ІП, 3-ПДФО, Організація обліку