Bagaimana cara menyimpan catatan personel di teater. Bagaimana cara memelihara catatan personalia dengan benar di perusahaan kecil? Buat seluruh departemen SDM jika perusahaan mempekerjakan banyak orang

Catatan personel diperlukan di perusahaan mana pun, terlepas dari bentuk kepemilikan, aktivitas, dan jumlah karyawan. Untuk melaksanakannya secara kompeten dan profesional, Anda harus menguasai undang-undang ketenagakerjaan, memantau perubahan peraturan perundang-undangan dan memiliki keterampilan di bidang manajemen pencatatan kepegawaian.

Apa itu akuntansi personalia dan mengapa itu diperlukan?

Bagian integral dari kegiatan setiap perusahaan adalah pencatatan personel. Ini mewakili pekerjaan yang diatur oleh undang-undang tentang pendaftaran, akuntansi dan pemantauan pergerakan karyawan organisasi.

Kegiatan personalia meliputi pendaftaran:

penerimaan karyawan;
PHK;
pergerakan horizontal (transfer antar departemen) dan vertikal (misalnya, pertumbuhan karir);
perjalanan bisnis;
cuti sakit;
lembar waktu;
cuti (jenis apa pun - tahunan, tanpa bayaran, untuk kehamilan, dll.);
kartu pribadi untuk setiap karyawan, dll.

Akuntansi SDM juga mencakup:

memelihara catatan militer;
pengaturan hubungan kerja;
pembuatan dan pendaftaran berbagai perintah dan instruksi (misalnya, tentang perekrutan, penghargaan kepada karyawan, dll.);
organisasi buruh dan masalah lainnya.

Semua dokumentasi disiapkan hanya sesuai dengan norma dan aturan yang disyaratkan. Beberapa formulir disatukan, yang lain dipasang di perusahaan itu sendiri.

Organisasi catatan personel yang kompeten memecahkan banyak masalah dan tugas perusahaan. Tentu saja, ada ribuan perbedaan, tetapi ada poin dasar yang berlaku untuk setiap perusahaan.

Bagaimana cara mengatur dan siapa yang harus dipercayakan untuk memelihara catatan personel?

Ada beberapa cara untuk mengatur akuntansi. Itu semua tergantung pada karakteristik perusahaan dan pilihan yang dibuat manajer. Opsi paling umum:

Buat seluruh departemen SDM jika perusahaan mempekerjakan banyak orang

Dan bila stafnya sedikit, Anda dapat mempekerjakan satu spesialis. Kelebihan cara ini adalah pekerjaan diatur oleh manajer sesuai keinginannya dan diatur serta dikendalikan menurut prinsipnya sendiri.

Ada juga kelemahannya: sulit untuk memeriksa profesionalisme spesialis yang dipekerjakan, sehingga ada risiko bahwa petugas personalia yang tidak sepenuhnya kompeten akan dipekerjakan.

Anda harus menghabiskan waktu dan uang untuk pelatihan atau mencari karyawan lain.

Keuntungan dari opsi penyelenggaraan akuntansi ini adalah jika seseorang direkomendasikan, maka (mungkin) dia benar-benar melakukan pekerjaannya, yaitu dia telah diuji dalam kasus tersebut. Tentu saja, Anda perlu mendiskusikan kondisi kerja dengan petugas personalia tersebut agar sesuai dengan kedua belah pihak.

Percayakan urusan HR kepada akuntan atau sekretaris yang baik

Kelebihan: Menghemat waktu dan uang. Artinya, tidak perlu memilih petugas personalia, dan tidak ada biaya untuk pemeliharaan catatan.

Kekurangan: masalah utama ketika memilih metode ini adalah karyawan melakukan pekerjaan tambahan setelah pekerjaan utama, yang menyebabkan kesalahan, kesalahan, kesenjangan, dan kurangnya dokumen yang diperlukan. Dan, tentu saja, pengetahuan profesional tentang topik pencatatan personalia penting di sini. Dan jika sekretaris yang sama memilikinya, maka risiko komplikasi dalam kasus ini dapat diminimalkan. Dan sebaliknya.

Percayakan catatan SDM ke organisasi outsourcing

Baik: semua aktivitas personalia berada di pundak perusahaan outsourcing, yang memikul tanggung jawab tersebut berdasarkan kontrak. Selain fakta bahwa bantuan yang konstan dan berkelanjutan diberikan dalam masalah personalia, pilihan metode ini mengurangi biaya secara signifikan.

Kekurangan: Anda harus memilih perusahaan yang mapan dan serius, dan Anda juga perlu menjalin interaksi, membuat konsep bekerja dengan spesialis yang akan bekerja di luar kantor.
Manajer hanya perlu memilih cara yang paling nyaman dan cocok baginya untuk menyimpan catatan personalia, dengan mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap metode.

Fungsi pekerjaan pegawai personalia

Petugas HR diberi tanggung jawab sebagai berikut sesuai dengan instruksi dan perjanjian kerja:

Ini adalah daftar tanggung jawab karyawan personalia yang tidak lengkap, persyaratannya hanya perkiraan. Mungkin ada lebih dari (atau kurang) di atas, tetapi secara keseluruhan inilah keterampilan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang spesialis HR.

Catatan personel: dokumen apa yang diperlukan?

Biasanya, setiap perusahaan harus memiliki jenis dokumen kepegawaian berikut ini:

administratif (pesanan pribadi dan produksi);
mengkonfirmasi aktivitas kerja;
informasi dan perhitungan;
korespondensi internal;
log kontrol dan registrasi.

Beberapa dokumen kepegawaian harus ada di perusahaan. Ini termasuk:
PVTR (peraturan ketenagakerjaan internal);

Semua dokumen disimpan selama beberapa tahun tertentu. Diatur:

artikel atau bagian dari Kode Perburuhan;
Keputusan Komite Statistik Negara;
Hukum Federal dan peraturan lainnya.

Jika sesuatu (instruksi, perintah, dll) tidak tersedia, maka fakta ini perlu diperbaiki. Secara umum, salah satu prinsip kerja manajer SDM adalah ketepatan waktu. Hal ini membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih mudah dan bahkan memberikan kekuatan hukum pada beberapa tindakan. Sebenarnya sangat penting untuk tidak mengabaikan masalah yang ada saat ini. Jika tidak, mereka cenderung tumbuh seperti bola salju.

Organisasi catatan personalia: bagaimana cara menyimpannya, mulai dari mana?

Setelah menetap di posisi baru sebagai petugas personalia, Anda harus terlebih dahulu melakukan audit terhadap dokumentasi wajib. Jika ternyata (dan ini terjadi) beberapa surat penting dari daftar hilang, maka surat tersebut perlu dipulihkan. Tentu saja, pekerjaan seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam satu hari.

Oleh karena itu, Anda harus menyoroti posisi yang paling penting dan memulainya. Periksa keberadaan dan kebenaran desain (dan jika perlu, koreksi atau pembuatan dokumen baru): jadwal kepegawaian, jadwal liburan, kontrak kerja, pesanan, catatan dalam catatan ketenagakerjaan.

Simpan catatan kontrak kerja dan pesanan personel. Membuat buku catatan kerja. Memahami kartu pribadi (T-2). Bekerja dengan peraturan setempat.
Yang utama adalah melengkapi semua dokumen terkini tepat waktu. Bekerja berdasarkan Kode Ketenagakerjaan dan aturan kerja kantor. Dan jangan merusak catatan personel. Waktu penyimpanannya disetujui oleh Arsip Federal (“Daftar…” tertanggal 06.10.2000).

Semua dokumen akuntansi diperlukan untuk transparansi hubungan kerja. Sistem personalia menetapkan norma dan prinsip yang memberikan stabilitas bagi karyawan organisasi, dan administrasi menciptakan kondisi yang nyaman untuk manajemen personalia.

Otomatisasi akuntansi - 1C: keuntungan bekerja dengan program ini

Menyimpan catatan personalia, terutama di perusahaan besar, adalah pekerjaan yang sangat bertanggung jawab dan besar. Tapi kesalahan tidak diperbolehkan di sini! Namun saat ini ada cara untuk mengotomatisasi aktivitas petugas personalia, yang secara signifikan dapat memfasilitasi dan menyederhanakan pekerjaan departemen, merampingkan aktivitas, dan secara signifikan mengurangi risiko kesalahan.

Dengan menggunakan program 1C, Anda dapat menyimpan catatan sesuai dengan persyaratan hukum. Basis data memastikan penyimpanan yang andal atas informasi yang diperlukan tentang karyawan. Ketika terakumulasi, dimungkinkan untuk membuat berbagai laporan yang dapat membantu dalam menganalisis pekerjaan dan mengembangkan arah baru. Misalnya, laporannya bisa seperti ini:

tingkat pergantian staf;
statistik personel;
pergerakan pekerja, dll.

Program ini membantu menyelesaikan hampir semua masalah dan tugas akuntansi personalia. Berkat 1C, kepala perusahaan memiliki kesempatan untuk memperoleh informasi tentang keadaan di departemen tertentu, melakukan analisis, dan membuat keputusan manajemen yang tepat. Otomatisasi juga memungkinkan Anda menyinkronkan aktivitas beberapa layanan perusahaan (akuntansi, sumber daya manusia, departemen penggajian), yang meningkatkan efisiensi kerja dan juga menciptakan semua kondisi untuk pembayaran gaji tepat waktu.

Layanan psikologis apa yang mungkin diperlukan? Artikel ini akan memberi tahu Anda tentang semua rahasia tes.

Untuk melakukan pemeriksaan pajak, baca artikel: semua rahasia memilih spesialis pemeriksaan pajak.

Kesimpulan

Jadi, untuk meringkasnya, kita dapat mencatat hal-hal berikut:

Catatan personalia adalah bagian terpenting dari perusahaan mana pun.
Ada beberapa cara untuk mengatur akuntansi. Pilihan ada di tangan pemimpin.
Tanggung jawab pekerjaan seorang pegawai personalia ditentukan oleh instruksi dan kontrak kerja.
Ada daftar dokumen terkait pekerjaan personalia yang harus ada di setiap perusahaan. Dan Anda harus memulai karir Anda di departemen SDM dengan memeriksa dokumen-dokumen ini.
Menyimpan catatan akan jauh lebih mudah jika dilakukan secara otomatis.

Catatan personalia adalah inti dari operasi normal dan efisien di perusahaan mana pun. Oleh karena itu, pengelolaannya harus didekati dengan penuh tanggung jawab.

Dalam kontak dengan

Livena S.V. / "Paket SDM" kadrovik-praktik.ru
Anda telah ditugaskan untuk menyiapkan SDM dari awal. Dan Anda memiliki sedikit pengalaman di bidang ini. Mungkin Anda seorang spesialis SDM pemula, atau bahkan seorang akuntan atau manajer kantor yang telah ditugaskan di bidang SDM, atau calon wirausaha. Maka panduan kami pasti akan membantu Anda. Ini disusun secara sederhana dan mudah diakses, terutama bagi pemula dalam bisnis personalia.

Jadi, Anda telah ditugaskan personel. Di mana kita mulai?

1. Mari kita persiapkan undang-undang, literatur dan program khusus yang diperlukan. Anda akan membutuhkan semua ini dalam pekerjaan Anda.
Putuskan dengan manajemen masalah pembelian program untuk menyimpan catatan personel. Ada banyak program seperti itu, dan banyak yang terspesialisasi dan sangat, sangat nyaman. Beberapa melewati fungsionalitas 1C. Tetapi sebagian besar perusahaan secara tradisional menyimpan catatan personel dalam 1C. Faktanya adalah ada banyak spesialis dukungan 1C di kota mana pun, tetapi Anda tidak akan menemukan spesialis yang mendukung program lain di mana pun.

2. Kami mengambil salinan dokumen konstituen organisasi dari manajemen dan mempelajarinya dengan cermat. Semua dokumen di bidang personalia harus sesuai dengan dokumen konstituen perusahaan dan tidak bertentangan dengan apa pun. Bacalah dalam Piagam prosedur untuk mempekerjakan seorang direktur (Anda akan meresmikannya) dan menetapkan gajinya, jangka waktu di mana kontrak kerja dapat dibuat dengannya; beberapa fitur mungkin ditentukan dalam Piagam. Kadang-kadang Piagam mengatur prosedur untuk mempekerjakan karyawan manajemen kunci dan menetapkan sistem remunerasi bagi mereka (misalnya, dengan persetujuan awal dari rapat umum pendiri), dan bahkan prosedur untuk menyetujui tabel kepegawaian.
________________________________________

3. Kami menentukan daftar dokumen yang harus ada di area kerja personalia, dan yang akan kami buat, Daftar dokumen tersebut ada di sini - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Jelas bahwa Anda akan menyusun dokumen yang diwajibkan oleh hukum dalam hal apa pun. Tanyakan kepada manajemen dokumen opsional mana yang akan Anda siapkan untuk perusahaan. Anda juga dapat mengklarifikasi terlebih dahulu dengan direktur kondisi khusus apa yang ingin dilihatnya dalam Peraturan Internal Ketenagakerjaan, peraturan daerah lainnya, dan dalam bentuk kontrak kerja.

Dokumen yang dibutuhkan:

Dokumen konstituen
- Kontrak kerja
- Kepegawaian (formulir T-3)*
- Timesheet (form T-13)* atau Timesheet dan penggajian (form T-12)*
- Peraturan ketenagakerjaan internal
- Dokumen tentang perlindungan data pribadi karyawan (peraturan)
- Jadwal liburan (form T-7)*
- Kartu pribadi (formulir T-2)*
- Pesanan. Misalnya tentang penerimaan pegawai (form T-1)*, tentang penerimaan pegawai (form T-1a)*, tentang pemberian cuti (form T-6)*, tentang pemberian hari libur (form T-6a), tentang promosi pegawai (form T-11)*, tentang insentif pegawai (form T-11a)*, tentang perjalanan dinas pegawai (form T-9)*, tentang perjalanan dinas pegawai ( formulir T-9a)*, tentang mutasi pegawai (form T-5)*, tentang mutasi pegawai (Formulir T-5a)*, tentang pemutusan kontrak kerja dengan seorang pegawai (Formulir T-8)*, tentang pemutusan kontrak kerja dengan pegawai (Formulir T-8a), tentang penerapan sanksi disiplin, tentang penghapusan sanksi disiplin, tentang kombinasi , tentang penggantian, tentang pemecatan, tentang penghentian skorsing, tentang pemindahan liburan, tentang ingat dari liburan, tentang pengurangan staf, dll.
- Alasan pesanan (memo, pernyataan, tindakan, kontrak kerja, catatan penjelasan)
- Jurnal (buku) pendaftaran sertifikat perjalanan, sangat disukai - pesanan, kontrak kerja.
- Buku akuntansi pergerakan buku kerja dan sisipannya. Buku kuitansi dan pengeluaran untuk mencatat bentuk-bentuk buku kerja dan sisipannya
- Catatan kerja
- Semua pernyataan, catatan perhitungan dan dokumen lain yang berkaitan dengan perhitungan dan pembayaran upah, uang liburan, kompensasi liburan yang tidak digunakan, “perhitungan” pemecatan, bentuk slip gaji yang disetujui.

Dokumen yang menjadi wajib dalam keadaan tertentu:
- Kesepakatan bersama adalah wajib jika setidaknya salah satu pihak (karyawan atau pemberi kerja) berinisiatif untuk menyimpulkannya.
- Ketentuan tentang remunerasi dan bonus adalah wajib jika beberapa ketentuan remunerasi dan bonus yang berlaku bagi pemberi kerja tidak diatur dalam dokumen lain, misalnya dalam kontrak kerja, atau dalam tabel kepegawaian.
- Uraian pekerjaan bersifat wajib jika semua tanggung jawab pekerjaan karyawan tidak diatur dalam kontrak kerja.
- Peraturan tentang sertifikasi dan dokumen yang menyertai sertifikasi bersifat wajib jika pemberi kerja melakukan sertifikasi terhadap pekerja.
- Jadwal shift diperlukan jika ada kerja shift.
- Ketentuan mengenai rahasia dagang bersifat wajib jika dalam kontrak kerja disebutkan bahwa pekerja wajib menjaga rahasia dagang.
- Daftar pekerja di bawah umur, pekerja penyandang disabilitas, pekerja hamil, perempuan dengan anak di bawah usia tiga tahun, ibu tunggal; orang yang merawat anak-anak penyandang disabilitas dan penyandang disabilitas sejak masa kanak-kanak, pekerja yang dipekerjakan dalam pekerjaan dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya - jika ada pekerja di bawah umur, pekerja penyandang disabilitas, pekerja hamil, perempuan dengan anak di bawah tiga tahun, ibu tunggal, orang yang merawat anak-anak penyandang disabilitas dan penyandang disabilitas sejak masa kanak-kanak, pekerja yang dipekerjakan dalam pekerjaan dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya
________________________________________

4. Kami mendaftarkan direktur
Periksa apakah direktur (CEO) terdaftar dengan benar. Jika belum, maka pertama-tama kita daftarkan direkturnya. Dia adalah karyawan pertama! Dokumen tersebut harus menunjukkan sejak tanggal berapa direktur telah bekerja. Prosedur langkah demi langkah untuk melamar pekerjaan direktur ada di Paket Personalia, contoh dokumen yang diperlukan juga ada di sana. Juga dalam Paket Anda akan menemukan seminar “Pendaftaran hubungan kerja dengan direktur yang direkrut” dan banyak konsultasi mengenai topik tersebut di bagian konsultasi terkait.
________________________________________

5. Kami menyusun tabel kepegawaian, Peraturan ketenagakerjaan internal, peraturan daerah lainnya (lihat tabel dari paragraf 3).
Tentunya perusahaan belum memiliki tabel kepegawaian, peraturan internal ketenagakerjaan dan peraturan daerah lainnya. Mari kita berbaikan. Kami mengoordinasikan semua dokumen ini dengan direktur. Kami mempertimbangkan komentar dan keinginan direktur serta memeriksa apakah hal tersebut bertentangan dengan hukum. Direktur menyetujui versi siap pakai dari dokumen-dokumen ini.
Perlu diketahui bahwa tabel kepegawaian mempunyai bentuk yang seragam dan tidak sembarangan. Anda dapat mengunduh formulir kepegawaian ini di sini -. Jika timbul kesulitan dengan tabel kepegawaian, maka di “Paket Personalia”, lihat contoh pengisian tabel kepegawaian, prosedur langkah demi langkah untuk mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian, seminar tematik dan bagian konsultasi terkait di meja kepegawaian. Juga dalam Paket ini Anda dapat menemukan contoh berbagai peraturan daerah, prosedur langkah demi langkah untuk penerapannya, konsultasi, saran penyusunannya, dll.
________________________________________

6. Kami sedang mengembangkan bentuk standar kontrak kerja yang akan dibuat dengan karyawan. Kami menyertakan di dalamnya semua kondisi yang bermanfaat dan diperlukan bagi perusahaan. Paket Personil berisi templat kontrak kerja yang baik dan buku “Kami Mempekerjakan: Pendaftaran Hubungan Perburuhan untuk kepentingan Majikan.” Bagian 2 dan 3 buku ini memberi tahu Anda dengan cara yang berguna dan mudah diakses bagaimana membuat kontrak kerja yang sah namun sekaligus menguntungkan.
________________________________________

7. Kami menyiapkan dokumen-dokumen lain yang kami perlukan untuk melakukan pekerjaan personalia di kemudian hari: buku akuntansi, log pendaftaran, lembar waktu, formulir pemesanan, perjanjian pertanggungjawaban, dll. Dalam “Paket SDM” di bagian “Contoh Dokumen” Anda dapat mengambil formulir dokumen-dokumen ini, mencetaknya jika perlu, dan membiasakan diri dengan sampel pengisiannya, konsultasi desain dan buku, seminar tentang topik tersebut. Jika Anda belum memiliki Paket, maka beberapa dokumen dapat diunduh di sini - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Kami memutuskan dengan manajemen masalah siapa yang akan menyimpan catatan kerja. Karena karyawan belum dipekerjakan, direktur harus menyimpan catatan kerja terlebih dahulu. Kami mengeluarkan perintah kepada direktur untuk memikul tanggung jawab memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja. Formulir dan contoh pesanan dapat diperoleh dari “Paket Personil” di bagian “Contoh Dokumen”. Selanjutnya, direktur dapat mengalihkan wewenang ini kepada pegawai personalia yang diterima, juga atas perintah.
________________________________________

9. Kami mendaftarkan karyawan untuk bekerja. Pada tahap ini, Anda akan menyiapkan banyak dokumen: kontrak kerja, surat perintah kerja, kartu pribadi, buku kerja, buku pencatatan pergerakan buku kerja, dll.
________________________________________

Kemudian pegawai akan mulai bekerja dan bagi pegawai personalia akan dimulai fase pekerjaan sehari-hari, perlu adanya pencatatan waktu, menyusun jadwal liburan, mengatur liburan, menerapkan tindakan insentif dan denda, perjalanan bisnis, kombinasi, pemecatan. dan banyak lagi...

Artikel di bagian ini

Bagaimana mengatur penyaringan calon usaha mikro tanpa outsourcing?
Efisiensi usaha mikro berhubungan langsung dengan tingginya motivasi kerja pegawai. Itulah mengapa sangat penting untuk memilih dan menyaring kandidat secara kompeten. Kami memberi tahu Anda cara mengatasi masalah ini sendiri, tanpa beralih ke spesialis SDM yang dialihdayakan.
Apa yang perlu Anda ketahui tentang mempekerjakan remaja?
Remaja masa kini seringkali mulai bekerja pada usia sekolah, ingin mandiri. Mereka menjalani magang, pelatihan dan kemudian mendapatkan pekerjaan. Apa yang penting untuk diketahui di awal karir Anda dan risiko apa yang harus diperhitungkan oleh pemberi kerja?
Mempekerjakan remaja penuh dengan tantangan. Undang-undang ketenagakerjaan menetapkan persyaratan jelas yang harus dipatuhi oleh pemberi kerja, namun sering kali diabaikan.
Kemunculan seorang pegawai di tempat kerja dalam keadaan mabuk harus dibuktikan dengan baik.
Masuk kerja dalam keadaan mabuk adalah situasi yang tampak jelas dan tidak memerlukan bukti tambahan. Untungnya, cerita seperti itu jarang terjadi, tapi mungkin inilah sebabnya tidak semua spesialis HR tahu persis bagaimana bertindak dengan benar. Misalnya, apakah mungkin menggunakan alat penghisap napas dan mengizinkan karyawan masuk ke lokasi perusahaan?
Pengurangan berdasarkan surat perintah eksekusi
Saat menerima surat perintah eksekusi untuk seorang karyawan, Anda perlu mengingat jenis pendapatan apa yang tidak dapat dipungut, memperhitungkan persentase maksimum pemotongan yang mungkin berdasarkan surat perintah eksekusi dan urutan pembayaran beberapa surat perintah eksekusi. ...
Geolokasi – untuk melindungi kepentingan pemberi kerja?
Bagaimana cara mengawasi pegawai regional secara efektif? Pertanyaannya bukan iseng: mereka tidak berada di bawah pengawasan terus-menerus, namun bertanggung jawab atas bagian penting dari bisnis. Hal ini meninggalkan jejak pada hubungan kerja. Anda harus mempercayai orang tersebut dan selalu tahu cara kerjanya. Sayangnya, kebebasan bertindak sering kali mengarah pada tidak bertanggung jawab, dan konflik - ke pengadilan.
Faksimili kontrak kerja dan perjanjian kombinasi
Faksimili adalah klise, reproduksi persis sebuah manuskrip, dokumen, tanda tangan dengan menggunakan fotografi dan pencetakan. Mari kita cari tahu apakah diperbolehkan menggunakan faksimili sebagai pengganti tanda tangan tulisan tangan dalam kontrak kerja dan perjanjian pekerjaan tambahan.
Pengurangan pajak sosial
Pengurangan pajak sosial untuk pengobatan dan pelatihan dapat diberikan kepada karyawan dalam kondisi tertentu. Mari kita pertimbangkan fitur-fitur pemberian pengurangan pajak sosial.
Standar profesional akan menjadi wajib dalam beberapa kasus
Sehubungan dengan berlakunya perubahan Kode Ketenagakerjaan pada tanggal 1 Juli 2016 (UU Federal tanggal 2 Mei 2015 No. 122-FZ (selanjutnya disebut UU No. 122-FZ)), Kementerian Tenaga Kerja Rusia telah menyiapkan jawaban atas pertanyaan standar tentang penerapan...
Meninggalnya seorang pengusaha perorangan, pegawai, pendiri
Bisakah pajak diwariskan? Siapa yang akan mencatat buku kerja karyawan pengusaha perorangan yang telah meninggal? Apakah pembayaran yang diperoleh setelah kematian seorang karyawan dikenakan iuran dan pajak penghasilan? Bagaimana prosedurnya jika direktur LLC atau pendirinya meninggal dunia? Baca jawabannya di artikel.
Kebangkrutan majikan karena tunggakan upah
Pekerja mempunyai hak untuk mengajukan ke pengadilan dengan tuntutan untuk menyatakan pengusaha bangkrut dalam hal tidak dibayarnya upah. Kami akan memahami kapan pemberi kerja bisa bangkrut karena tunggakan gaji dan apa yang perlu dilakukan karyawan untuk memulai proses kebangkrutan.
Peraturan perusahaan lokal - bagaimana menghindari tanggung jawab selama inspeksi
Tidak adanya beberapa peraturan daerah dapat dianggap oleh pengawas dari pengawasan ketenagakerjaan sebagai pelanggaran terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Pada artikel ini kami akan memberi tahu Anda cara menghindari konsekuensi tersebut.
Mengisi posisi dan pekerjaan paruh waktu internal
Konsep "akting" atau “sementara” tidak ditetapkan oleh undang-undang saat ini. Oleh karena itu, untuk menghindari perselisihan dengan pekerja, pemberi kerja harus mengetahui cara pengisian jabatan yang benar dan bagaimana tata cara pembayarannya.
Peraturan lokal perusahaan
Akhir tahun adalah saatnya, setelah menyampaikan laporan triwulanan, untuk mulai mempersiapkan tahun yang akan datang tanpa tergesa-gesa: memikirkan tabel kepegawaian, menyiapkan jadwal liburan tahun depan. Selain itu, bila perlu melakukan perubahan terhadap peraturan daerah lainnya.
Lowongan untuk karyawan yang mubazir
Pembuat undang-undang menetapkan kewajiban pemberi kerja untuk menawarkan posisi kosong kepada karyawan ketika jumlah staf dikurangi. Posisi ini harus kosong, sesuai dengan kualifikasi karyawan, dan mungkin juga dibayar lebih rendah atau inferior. Selain itu, lowongan tersebut harus berlokasi di area yang sama. ...
Kami meresmikan perubahan data pribadi karyawan
Data pribadi (pribadi) karyawan terutama terdapat dalam dokumen kepegawaian dan akuntansi. Penting untuk mengikuti urutan tindakan saat melakukan perubahan.
Kapan dan bagaimana melakukan audit personalia
Mempertahankan aliran dokumen kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan diperlukan, karena dokumen-dokumen ini tidak hanya digunakan oleh layanan personalia, tetapi juga oleh departemen akuntansi untuk menghitung upah. Mereka dapat diperiksa oleh inspektorat ketenagakerjaan dan otoritas pajak, karyawan mungkin memerlukan ekstrak dan sertifikat.
Audit personel. Dokumen apa saja yang perlu dimiliki perusahaan Anda?
Audit pengelolaan arsip kepegawaian merupakan salah satu komponen terpenting dari prosedur untuk menilai efektivitas seluruh sistem manajemen kepegawaian dan potensi sumber daya manusia suatu organisasi atau prosedur independen sebagai bagian dari tindakan untuk mengurangi risiko fiskal dan reputasi organisasi. perusahaan, termasuk ketika menyelesaikan perselisihan perburuhan di pengadilan.
Organisasi manajemen catatan personalia “dari awal”
Kebutuhan untuk mengatur pengelolaan pencatatan kepegawaian bukanlah tugas yang eksotik, tidak mudah bagi petugas personalia pemula, pengusaha swasta dan akuntan yang tanggung jawabnya meliputi pencatatan kepegawaian. Namun, keseluruhan proses dapat dijelaskan dengan panduan tindakan sederhana langkah demi langkah.
Bekerja selama cuti hamil: menganalisis kemungkinan situasi
Seringkali, seorang ibu muda, ketika sedang cuti hamil, bekerja paruh waktu atau di rumah.
Beberapa ibu berhasil bekerja berdasarkan surat keterangan tidak mampu bekerja yang dikeluarkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan selama cuti hamil, yang tidak secara tegas diatur oleh undang-undang. Dalam praktiknya, mendokumentasikan situasi seperti itu menimbulkan banyak pertanyaan di kalangan petugas personalia.
Bagaimana mengubah pekerja paruh waktu eksternal menjadi karyawan utama
Peralihan seorang pekerja paruh waktu ke posisi utama di perusahaan yang sama dapat dilakukan melalui pemecatan atau melalui pembuatan perjanjian tambahan pada kontrak kerja. Pengisian buku kerja tergantung pada kapan dan oleh siapa pencatatan tentang perekrutan pekerja paruh waktu dan pemecatannya dibuat.
Dokumen yang harus diserahkan karyawan
Berdasarkan materi dari buku referensi "Gaji dan pembayaran lainnya kepada karyawan" yang diedit oleh V. Vereshchaki Sebelum kontrak kerja dibuat dengan seorang karyawan, ia harus menyerahkan sejumlah dokumen. Mereka tercantum dalam Pasal 65 UU Ketenagakerjaan...
Peraturan tentang remunerasi
Tujuan utama dari ketentuan ini adalah untuk menetapkan tata cara pemberian remunerasi bagi seluruh kategori karyawan perusahaan.
Mengubah jabatan karyawan
Jika pemberi kerja memutuskan untuk mengubah jabatan, ia harus memberi tahu pekerja yang bekerja di sana. Tindakan lebih lanjut dari para pihak dalam kontrak kerja bergantung pada persetujuan karyawan untuk mengubah jabatan.
Penerapan sistem pengupahan bebas tarif. Fitur penggajian
Sistem ini mengatur distribusi dana upah umum ke seluruh perusahaan (atau divisinya) di antara karyawan terkait. Dalam hal ini, dana umum bergantung pada kinerja perusahaan (divisi) dalam jangka waktu tertentu (misalnya sebulan). Pada intinya, gaji seorang karyawan tertentu adalah bagiannya dalam dana upah seluruh tim. Upah didistribusikan di antara pekerja berdasarkan koefisien tertentu (misalnya partisipasi tenaga kerja). Dan mungkin ada beberapa di antaranya.
Perhitungan penggajian dengan sistem upah borongan
Kami sedang menyewa sopir
Saat membuat kontrak kerja dengan pengemudi, perlu mempertimbangkan sejumlah nuansa yang terkait dengan posisi ini. Beberapa di antaranya perlu dicantumkan dalam kontrak kerja, yang lain hanya perlu dijadikan referensi.
Perubahan dan koreksi pada buku kerja
Artikel ini diterbitkan sebagai bagian dari kolaborasi antara jurnal "Actual Accounting" dan HRMaximum. Buku catatan kerja seorang pegawai merupakan dokumen utama yang menegaskan masa kerja dan memberikan jaminan untuk menerima pensiun. Oleh karena itu perlu menyusun buku kerja dengan benar...
Penyimpanan dokumen. Periode penyimpanan, pemusnahan dan pembuangan dokumen akuntansi utama
Tata cara dan syarat penyimpanan dokumen akuntansi dan akuntansi pajak, dokumen kepegawaian
Pesanan: bentuk, penomoran, koreksi
Penulis memfokuskan materi pada nuansa pembuatan pesanan, melakukan perubahan, dll. Karena beberapa kesalahan dapat mengakibatkan hilangnya kekuatan hukum atas perintah tersebut, maka kesalahan tersebut tidak dapat dianggap sepele.
Dalam urutan apa salinan dokumen diberikan kepada mantan karyawan organisasi?
Menurut Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, disetujui. Dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225 (sebagaimana diubah pada 19 Mei 2008, selanjutnya disebut Peraturan), buku kerja dikeluarkan untuk karyawan hanya pada saat pemecatan, tetapi ada kalanya pekerja...
Siapa yang ada di daftar staf... Direktur SDM, Kepala SDM, Kepala SDM?
Cara menentukan fungsi dan wewenang direktur HR serta memisahkan tanggung jawabnya dengan tanggung jawab pekerja personalia lainnya, penulis jelaskan dalam materi yang disusun berdasarkan pertanyaan yang diterima dari petugas HR.
Perhitungan jadwal kerja (Program berbasis Microsoft Excel)
Cara menstaples dokumen dengan benar
Artikel ini menjelaskan semua nuansa aturan untuk mem-flash dokumen. Pembaca akan belajar cara memberi nomor dengan benar, menyusun inventaris, dan mentransfer dokumen kepegawaian ke arsip
Bagaimana cara mendaftarkan ketidakhadiran seorang pegawai jika dia sedang menjalankan tugas pemerintahan?
Bayangkan sebuah situasi: seorang karyawan suatu organisasi adalah seorang spesialis dalam profil yang sempit dan terlibat sebagai ahli dalam proses investigasi. Atau: seseorang yang bertanggung jawab untuk dinas militer yang berada di cadangan dipanggil untuk pelatihan militer. Atau mungkin salah satu bawahan Anda perlu hadir di pengadilan sebagai juri. Apa maksud dari semua kasus ini? Fakta bahwa pegawai harus diberhentikan dari pekerjaannya ketika menjalankan tugas pemerintahan dan ketidakhadirannya harus diformalkan secara khusus.
Kekhasan peraturan ketenagakerjaan bagi pekerja yang bekerja pada pemberi kerja perorangan
Bekerja pada pemberi kerja yang bersifat perorangan memiliki sejumlah keistimewaan. Pada dasarnya semua pengusaha – orang perseorangan dibagi menjadi dua kelompok, yaitu pengusaha perorangan dan orang perseorangan yang bukan pengusaha perorangan. Yang pertama menggunakan tenaga kerja untuk menjalankan kegiatan usaha...
Dokumen kepegawaian apa yang harus dimiliki perusahaan?
Pegawai yang bertanggung jawab perlu mengetahui dokumen mana yang wajib bagi perusahaan, dokumen mana yang hanya berlaku dalam kondisi tertentu, dan dokumen mana yang tidak perlu dibuat, karena bersifat nasihat. Ini akan memungkinkan Anda untuk bersiap dengan baik untuk pertemuan dengan…
Hak-hak pekerja pada saat penjualan perusahaan debitur
Undang-undang Federal “Tentang Kepailitan (Kebangkrutan)” tidak memuat aturan yang menjamin perlindungan hak-hak buruh karyawan selama penjualan perusahaan debitur. Kekhususan hubungan kerja yang timbul dalam hal ini memerlukan analisis khusus.
Konfirmasi pengalaman kerja
Saat menghitung masa kerja, masa kerja atau aktivitas lain yang termasuk di dalamnya, yang terjadi sebelum pendaftaran warga negara sebagai orang yang diasuransikan, harus diperhitungkan sesuai dengan Undang-Undang Federal 1 April 1996 “Tentang akuntansi individu (yang dipersonalisasi). ..
Pemindahan sementara ke pekerjaan lain
8 Majalah “Departemen Sumber Daya Manusia suatu Lembaga Anggaran” tahun 2009, kami menulis tentang perpindahan tetap seorang pegawai ke pekerjaan lain pada pemberi kerja yang sama, dimana tidak ada rencana untuk kembali ke jabatan sebelumnya. Selain itu, undang-undang mengatur kemungkinan pemindahan sementara. Apa bedanya dengan permanen, dalam hal apa dan dalam urutan apa pelaksanaannya, akan kami ceritakan di artikel ini.
Bagaimana mempersiapkan kedatangan pengawas ketenagakerjaan?
Inspeksi terhadap organisasi pengawasan ketenagakerjaan negara sering kali mengejutkan manajemen. Apalagi mengingat, menurut undang-undang, pengawas ketenagakerjaan berhak mengunjungi organisasi kapan saja dan tanpa peringatan. Berdasarkan hasil pemeriksaan, tidak hanya pimpinan organisasi atau wakilnya, tetapi juga kepala bagian personalia, serta kepala akuntan dapat dimintai pertanggungjawaban.
Pemberitahuan kepada karyawan: bagaimana dan dalam hal apa harus dikirim
Seringkali dalam pekerjaan petugas personalia, dokumen seperti pemberitahuan digunakan. Dengan menggunakan makalah ini, pemberi kerja memberi tahu karyawan tentang masalah-masalah penting secara hukum. Misalnya soal pengurangan staf. Tidak ada bentuk pemberitahuan tunggal. Untuk setiap kasus, opsi berbeda dikembangkan. Kami akan memberi tahu Anda cara membuat pemberitahuan reorganisasi perusahaan dan likuidasi cabang. Bagaimana cara memberi tahu karyawan tentang perubahan ketentuan kontrak kerja. Bagaimana cara memberi tahu karyawan tentang perlunya muncul di buku kerja.
Kunjungan inspektorat ketenagakerjaan
Setiap pemberi kerja harus siap menghadapi kenyataan bahwa cepat atau lambat inspektorat ketenagakerjaan akan mengunjunginya. Sayangnya, dalam situasi saat ini, yang ditandai dengan pengurangan staf secara besar-besaran, kunjungan tak terduga bisa saja terjadi kapan saja. Mari kita bicara tentang apa alasan seorang inspektur datang, apa kewenangannya dan apa tindakan majikan ketika melakukan kegiatan pengendalian.
Pekerja lepas: Momen “berbahaya” bagi pemberi kerja dan karyawan
Di masa Soviet, “pekerja lepas” dipahami sebagai warga negara yang melakukan pekerjaan untuk sebuah organisasi dan tidak menerima gaji. Dengan berkembangnya undang-undang Rusia, konsep dan status “pekerja lepas” telah berubah. Pemikiran beberapa pemimpin organisasi tetap pada tingkat peraturan hukum tentang perburuhan “pekerja lepas” di Uni Soviet. Majikan tidak selalu memikirkan konsekuensi dari hubungan tersebut.
Mungkinkah menyingkirkan “petugas pemungutan suara” yang licik itu dengan cara yang sah? Bisa. Hal utama adalah mengenalinya.
Apa yang harus dilakukan dengan dokumen setelah likuidasi suatu organisasi
Masalah memastikan keamanan dokumen perusahaan saham gabungan selama likuidasi tercermin dalam resolusi Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas. Mari kita kutip bagian yang paling penting bagi kita.
Pekerjaan kantor di departemen SDM
Jawaban oleh Valentina Ivanovna Andreeva, profesor Departemen Hukum Perburuhan Akademi Kehakiman Rusia, atas pertanyaan tentang Dokumentasi kegiatan layanan personalia dan jadwal liburan dalam organisasi.
Kesalahpahaman Umum
Kesalahpahaman paling umum mengenai hubungan kerja

akuntansi personalia - komponen penting dari pekerjaan kantor di perusahaan mana pun. Seluk-beluk pengorganisasian proses ini akan dibahas di artikel kami.

Di mana memulai pencatatan SDM di suatu perusahaan pada tahun 2016 (kerangka legislatif)

akuntansi personalia di suatu perusahaan mewakili, di satu sisi, pekerjaan organisasi untuk mendokumentasikan semua perubahan dalam kehidupan kerja dan aktivitas tim secara keseluruhan dan setiap unit staf perusahaan secara terpisah, dan di sisi lain, secara langsung aliran dokumen personel . Organisasi catatan personel perusahaan harus memahami kerangka legislatif mengenai masalah ini. Harus dikatakan bahwa ada cukup banyak peraturan yang berkaitan dengan manajemen pencatatan kepegawaian, karena tidak hanya mencakup undang-undang, tetapi juga peraturan departemen, perintah, dan berbagai standar negara.

Daftar perkiraan dokumentasi peraturan terkait dengan catatan personel, dapat mencakup perbuatan hukum sebagai berikut:

Kode Perburuhan Federasi Rusia.
Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi” tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ (Pasal 9 mengatur tentang tata cara penyiapan dokumen kepegawaian).
Resolusi Komite Statistik Negara Rusia “Atas persetujuan formulir terpadu…” tanggal 5 Januari 2004 No.1.
GOST R 6.30-2003 (disetujui oleh Resolusi Standar Negara Rusia tertanggal 03.03.2003 No. 65-st), yang menjelaskan prosedur pemrosesan dokumen.
Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225, yang menetapkan persyaratan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja di suatu perusahaan.
Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 9 tentang tata cara pengisian buku kerja.
Undang-undang Federal “Tentang Pengarsipan” tanggal 22 Oktober 2004 No. 125-FZ dan Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558, yang menjelaskan daftar dokumen kearsipan manajemen standar dan periode penyimpanannya.
Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Rusia tanggal 26 April 2011 No. 347n tentang bentuk cuti sakit dan Undang-Undang “Tentang Asuransi Sosial Wajib…” tanggal 29 Desember 2006 No. 255-FZ, yang mendefinisikan tata cara pengisian cuti sakit dan pendaftaran cuti melahirkan.
Rekomendasi metodologis untuk memelihara catatan militer di perusahaan (disetujui oleh Staf Umum Angkatan Bersenjata Federasi Rusia pada 11 April 2008).

Akuntansi personalia dari awal langkah demi langkah di organisasi baru (di LLC)

Organisasi catatan personel di LLC baru, seperti di organisasi lain mana pun, dapat mencakup langkah-langkah berikut:

Persetujuan dokumentasi lokal. Analisis undang-undang ketenagakerjaan memungkinkan kita untuk menentukan sejumlah dokumen internal perusahaan, yang tanpanya perusahaan tidak dapat melakukannya. Ini termasuk:
Setiap organisasi menentukan daftar spesifik dokumentasi internal secara independen.
Pengembangan dan persetujuan bentuk standar dokumentasi akuntansi utama. Terlepas dari kenyataan bahwa persyaratan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1 tentang masalah ini tidak wajib, disarankan untuk mengikuti norma-norma dokumen ini.
Persetujuan bentuk standar dokumen kepegawaian lainnya yang tidak berkaitan dengan dokumen akuntansi utama.
Pengembangan dan persetujuan jurnal dan buku registrasi. Selain catatan pemeriksaan kesehatan, pada tahun 2016 buku-buku berikut ini wajib disimpan dalam catatan kepegawaian:
Pembentukan staf.
Pengembangan dan persetujuan kontrak kerja standar, serta uraian tugas bagi karyawan.
Penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan personel anggota tim kerja.

Pemulihan manajemen catatan personel

Memulihkan urutan dokumen yang diperlukan, berbeda dengan mengatur catatan kepegawaian dari awal, di satu sisi merupakan proses yang lebih sederhana, karena banyak makalah dan jurnal bisnis telah dibuat, tetapi di sisi lain, hal ini mungkin terjadi. lebih kompleks, karena perlu untuk mendeteksi kekurangan pada sistem yang ada.

Tidak tahu hak Anda?

Pemulihan catatan personel yang hilang atau tidak sistematis harus dilakukan dalam beberapa tahap:

Inventarisasi umum dokumen kepegawaian yang ada di perusahaan.
Memeriksa ketersediaan dan kelengkapan dokumen yang diserahkan.
Analisis kontrak kerja yang dibuat dengan karyawan.
Mempelajari tabel kepegawaian untuk kelengkapan data yang tercermin di dalamnya.
Memeriksa ketersediaan dan pelaksanaan buku kerja pegawai.

Memulihkan catatan kepegawaian memerlukan penghapusan semua kesenjangan dan kekurangan yang diidentifikasi sebagai hasil inventarisasi dokumen kepegawaian.

Melakukan pencatatan kepegawaian pada departemen tersendiri dan bagi pengusaha perorangan dengan pegawai yang direkrut. Apakah ini relevan untuk usaha kecil?

Terkadang bentuk organisasi suatu perusahaan dapat menimbulkan pertanyaan terkait tatanan bisnis catatan personel. Mari kita lihat beberapa opsi.

Pengorganisasian manajemen pencatatan kepegawaian di suatu divisi tersendiri dalam suatu perusahaan dapat diperumit oleh kenyataan bahwa divisi tersebut, di satu sisi, tidak memiliki independensi hukum, dan di sisi lain, sering kali berlokasi di lokasi yang jauh dari induknya. organisasi. Undang-undang tidak mengatur norma dan persyaratan tersendiri untuk pengelolaan catatan kepegawaian di departemen yang terpisah, oleh karena itu setiap pemberi kerja sendiri yang menentukan bagaimana mengatur pekerjaan dalam hal ini. Biasanya, salah satu skema berikut digunakan:

Terpusat. Opsi ini melibatkan pengalihan wewenang untuk bekerja dengan dokumentasi personalia ke satu departemen yang melayani perusahaan induk dan cabang. Cocok untuk organisasi yang memiliki divisi terpisah di wilayah yang sama.
Terdesentralisasi. Dalam hal ini, layanan personalia dibuat baik di organisasi induk maupun di cabang. Pada saat yang sama, mereka melakukan pekerjaan yang hampir sama dalam divisi tepercaya, meskipun wewenang dan tanggung jawab layanan personalia kantor pusat mungkin lebih luas daripada kompetensi layanan cabang yang sama.
Campuran. Skema ini melibatkan penciptaan layanan personalia baik di perusahaan induk maupun di cabang dengan pembagian tanggung jawab yang didelegasikan. Dengan demikian, hanya kantor pusat yang dapat membuat kontrak kerja di seluruh organisasi, namun departemen personalia di cabang juga berwenang untuk menyimpan arsip atau mengenakan denda.

Banyaknya pertanyaan tentang perlunya melakukan pencatatan kepegawaian muncul di kalangan pengusaha perorangan. Pendapat pembentuk undang-undang mengenai hal ini jelas: jika seorang pengusaha perorangan mempunyai paling sedikit satu orang pekerja, akuntansi personalia harus dilaksanakan secara penuh.

Usaha kecil, pada umumnya, khawatir karena biasanya tidak ada petugas personalia profesional di stafnya, namun keadaan ini tidak menghilangkan kebutuhan untuk melakukan pencatatan personalia. Dalam hal ini, tanggung jawab petugas personalia diberikan kepada seorang akuntan, sekretaris atau pegawai lain, yang terlebih dahulu harus dilatih tentang kekhasan pengelolaan pencatatan kepegawaian pada kursus atau seminar khusus.

Program untuk memelihara catatan personel - unduh versi demo gratis atau beli?

Saat ini, banyak sumber daya online menawarkan unduh secara gratis program untuk memelihara catatan personel, memungkinkan Anda mengotomatiskan semua catatan personel atau sebagian darinya. Namun, sebagai aturan, hanya versi demo yang gratis, dirancang untuk beberapa hari (minggu, bulan) kerja. Untuk terus bekerja, Anda perlu membeli lisensi, kunci, atau versi lengkap program.

Anehnya, langkah periklanan seperti itu bermanfaat tidak hanya bagi penjual produk, tetapi juga bagi konsumen, karena memungkinkan Anda memilih program yang paling sesuai untuk perusahaan tertentu atau mengenal prinsip-prinsip operasi dan pengembangannya. milikmu. Akibatnya, pilihan tetap ada pada pemberi kerja, yang memutuskan untuk mengotomatisasi manajemen catatan personalia. Pada saat yang sama, Anda perlu ingat bahwa Anda tidak akan dapat menghemat uang dengan terus-menerus bekerja di versi demo program personalia, dan jika Anda memilih salah satu produk otomasi, cepat atau lambat Anda harus melakukannya membeli lisensi atau versi lengkap.

Jadi, dengan mengatur catatan SDM dari awal, Anda dapat meluangkan waktu saat memilih program untuk memelihara catatan personel dan tidak membeli produk pertama yang Anda temui. Bagaimanapun, memilih opsi terbaik tidak hanya akan mengotomatisasi administrasi SDM, tetapi juga akan sangat memudahkan proses kerja.

Pengorganisasian dan pemeliharaan catatan personalia adalah tanggung jawab langsung karyawan layanan personalia. Dalam situasi pembentukan organisasi baru, transformasi organisasi lama atau opsi reorganisasi lainnya, manajemen dan departemen personalia perlu mengetahui aspek utama pekerjaan: pelatihan dan pencarian karyawan, perekrutan, pemindahan dan pemberhentian personel, serta aturan untuk penyimpanan arsip dan operasional dokumen.

Organisasi pencatatan personel yang kompeten sebagai dasar stabilitas perusahaan

Setiap organisasi, apapun bentuk kepemilikannya, memiliki personel. Ini berbeda dalam ukuran dan komposisi, fungsi yang dilakukan dan tingkat kualifikasi. Tugas departemen SDM adalah memastikan bahwa semua masalah dan masalah yang berkaitan dengan karyawan perusahaan diselesaikan secepat dan sekompeten mungkin.

Kestabilan operasi suatu organisasi secara langsung bergantung pada karyawannya. Tugas utama layanan personalia adalah pemilihan karyawan yang kompeten dan tepat waktu, memelihara catatan personel sesuai dengan hukum dan penyerahan dokumen tepat waktu ke arsip. Ini adalah dasar untuk kelancaran operasi perusahaan mana pun.

Pelatihan personel untuk bekerja dengan sumber daya manusia

Instruksi untuk manajemen catatan personalia dengan jelas menunjukkan perlunya pelatihan profesional bagi spesialis personalia. Namun, dalam praktiknya, sering kali terdapat masalah dalam pelatihan pekerja dengan profil yang dibutuhkan.

Institusi pendidikan khusus yang lebih tinggi dan menengah tidak meluluskan spesialis dengan kualifikasi sempit seperti “manajemen catatan personalia”. Pelatihan biasanya dilakukan di tempat atau di kursus khusus. Dimungkinkan juga untuk melatih karyawan secara langsung dalam pekerjaannya melalui pendampingan.

Manajemen catatan personalia melibatkan pelatihan spesialis dengan cara berikut:

pelatihan ulang berdasarkan pendidikan tinggi kedua;
memperoleh pendidikan tinggi di bidang terkait, misalnya “manajemen dokumen”, “hukum”, “manajemen personalia”, “keamanan informasi”;
pelatihan dalam kursus khusus jangka panjang (setidaknya tiga bulan), diikuti dengan kelulusan ujian;
kerja praktek diikuti dengan pengembangan profesional reguler.

Dokumen peraturan yang mengatur pekerjaan layanan personalia

Kegiatan departemen personalia dan organisasi umum manajemen pencatatan personalia sangat bergantung pada undang-undang saat ini dan dokumen peraturan internal. Fitur ini dikaitkan dengan nuansa bekerja dengan sejumlah besar dokumen pribadi, yang seringkali bersifat rahasia.

Pencatatan dalam pelayanan personalia diatur dengan undang-undang sebagai berikut:

Konstitusi, KUH Perdata dan Perburuhan, serta sebagian KUHPidana dan Keluarga;
tindakan legislatif tentang profil organisasi dalam hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dengan personel;
peraturan daerah;
berbagai pengklasifikasi, aturan dan instruksi di tingkat federal;
dokumen peraturan internal, misalnya, instruksi tentang manajemen catatan personel;
perintah dan instruksi dari manajemen.

Karyawan layanan personalia berkewajiban untuk secara ketat mematuhi persyaratan peraturan dan, yang terpenting, Kode Perburuhan.

Pencarian dan dokumentasi karyawan

Penyelenggaraan pencatatan kepegawaian diawali dengan pencarian dan pendaftaran personel. Pertama-tama, Anda perlu memutuskan opsi untuk mencari karyawan baru. Diantaranya adalah sebagai berikut:

agen dan biro ketenagakerjaan;
pekerjaan;
bursa kerja;
lembaga pendidikan;
papan pekerjaan dan resume di berbagai sumber;
organisasi lain;
kenalan dan teman.

Semua opsi pencarian karyawan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, seorang karyawan HR harus memanfaatkan semua peluang untuk mengisi lowongan.

Ketika pelamar ditemukan, dia diwawancarai. Sebaiknya kemajuannya didokumentasikan: hal ini memudahkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi mengenai perekrutan atau penolakan. Dalam kasus terakhir, orang tersebut diberitahu secara tertulis tentang alasannya dalam waktu lima hari kerja. Jika pelamar cocok untuk posisi yang kosong, dia harus didaftarkan. Di sinilah pendaftaran untuk karyawan tertentu dimulai.

kesimpulan dari kontrak kerja;
penerbitan surat perintah penerimaan;
karyawan baru atau perusahaannya;
pendaftaran kartu pribadi;
jika diterima di organisasi - membuka file pribadi;
pengenalan dan penandatanganan peraturan dan instruksi internal oleh karyawan.

Catatan personel (kartu pribadi, meja kepegawaian)

Melakukan pencatatan kepegawaian memerlukan persiapan wajib dokumentasi akuntansi, khususnya tabel kepegawaian dan kartu pribadi. Dokumen-dokumen ini wajib bagi organisasi dari segala bentuk kepemilikan.

Penempatan staf dan jumlahnya harus terkini dan memenuhi kebutuhan organisasi. Ini berisi nama semua posisi, jumlah tarif, yang menunjukkan lowongan untuk periode tertentu.

Kartu pribadi adalah dokumen terpadu yang berisi informasi singkat tentang aktivitas kerja karyawan dan informasi pribadi. Barang-barang tersebut tunduk pada akuntansi yang ketat dan kondisi penyimpanan khusus, di tempat-tempat yang mencegah kerusakan dan pencurian.

Urutan personel, perbedaan dan fitur desain

Pekerjaan kantor umum dalam pekerjaan personalia terutama dinyatakan dalam perintah dan instruksi dari manajemen. Dokumen-dokumen ini mungkin berlaku untuk masing-masing karyawan dan seluruh personel secara keseluruhan. Mereka berbeda dalam fitur desain dan implementasi.

Sebagian besar perintah dan instruksi mengenai tindakan tertentu dengan seorang karyawan memiliki bentuk yang seragam. Mereka tunduk pada persetujuan wajib dengan semua pihak yang berkepentingan dan sosialisasi oleh karyawan dengan tanda tangan. Salinan perintah personel disimpan dalam arsip pribadi, dan aslinya dalam folder terpisah.

Jurnal catatan personel, aturan pendaftaran dan penyimpanan

Untuk mencatat pergerakan dalam layanan personalia, ini melibatkan pemeliharaan jurnal khusus. Ini adalah dokumen spreadsheet dengan format multi-halaman, paling sering disatukan. Biasanya mereka disimpan di buku catatan besar atau dibeli jadi di toko khusus.

Jenis jurnal personalia:

pencatatan dokumen masuk dan keluar, termasuk surat;
pendaftaran pesanan;
pendaftaran kedatangan dan keberangkatan pegawai dalam perjalanan dinas;
pendaftaran pernyataan, pengajuan, pemberitahuan, catatan resmi dan layanan;
pendaftaran formulir buku kerja dan sisipannya;
buku untuk mencatat pergerakan berbagai dokumen kepegawaian, dll.

Semua majalah harus dijilid dan disegel, dan lembarannya harus diberi nomor. Mereka harus disimpan secara terpisah dari semua dokumen. Sebaiknya di brankas atau lemari khusus.

Fitur memelihara dan menyimpan file pribadi

Menyimpan file pribadi tidaklah wajib. Namun, sebagian besar organisasi mengumpulkan catatan karyawan dalam satu atau lain bentuk. Tentu saja, akan lebih mudah melakukan ini dalam satu folder.

File pribadi adalah sekumpulan informasi pribadi yang terdokumentasi tentang seorang karyawan, dikumpulkan dan disusun dalam urutan tertentu. Ini mungkin mencakup berbagai dokumen dan salinan:

salinan pesanan karyawan;
salinan pernyataan;
salinan dokumen identitas yang menegaskan kualifikasi, pendidikan, tunjangan dan status perkawinan;
daftar pertanyaan;
karakteristik dan ulasan;
sertifikat, dll.

File pribadi mencakup informasi pribadi dan harus dijauhkan dari dokumen lain. Akses kepada mereka hanya diperbolehkan untuk kalangan pejabat yang sangat terbatas. Ketika personel diberhentikan, arsip pribadi diserahkan untuk penyimpanan arsip.

Aturan pendaftaran, penyimpanan dan penerbitan buku kerja, serta sisipan

Semua organisasi diwajibkan untuk menyimpan buku kerja stafnya, kecuali karyawan paruh waktu. Selama penunjukan awal, pemberi kerja secara mandiri membeli formulir kosong dan membuat entri pertama pada formulir tersebut. Informasi yang relevan tentang karyawan tersebut dimasukkan pada halaman judul. Selanjutnya, perlu untuk memantau relevansinya dan melakukan perubahan pada waktu yang tepat.

Pada penyebaran bagian utama dibuat entri tentang pekerjaan dan kegiatan sosial karyawan, pekerjaannya sebagai karyawan tetap, semua entri diberi nomor secara umum dan dibuat berdasarkan pesanan. Pemberitahuan pemberhentian tersebut disertai dengan cap stempel organisasi dan tanda tangan pengurus.

Dilakukan dengan tangan, dengan bolpoin biru, dengan tulisan tangan yang jelas dan mudah dipahami. Pantau dengan cermat relevansi dan keakuratan data yang dimasukkan. Jika informasi perlu dikoreksi, maka informasi tersebut harus dicoret dengan hati-hati dengan satu baris dan informasi yang relevan harus dimasukkan. Tindakan ini harus dikukuhkan dengan tanda tangan dan stempel pengelola.

Catatan pekerjaan disimpan terpisah dari dokumen lain, di brankas. Dilarang menyerahkannya kepada pegawai atau pihak ketiga tanpa izin khusus dari pihak yang berwenang.

Fitur penyimpanan operasional dan arsip dokumen kepegawaian

Penyimpanan dokumen kepegawaian ditentukan oleh kepentingan khususnya. Mereka berisi informasi pribadi dan bersifat rahasia. Data tersebut tidak boleh diungkapkan tanpa izin. Jika tidak, pegawai bagian personalia dan pimpinan organisasi akan dikenakan denda.

Untuk mengatur penyimpanan dokumen kepegawaian yang benar di bagian kepegawaian, disarankan untuk memiliki ruangan terpisah. Harus ada satu pintu masuk dan harus dilengkapi dengan pintu besi dengan alarm.

Dokumen-dokumen itu sendiri harus disimpan di lemari logam atau brankas. Hindari paparan sinar matahari dan debu, serta perubahan suhu dan kelembapan berlebihan. Langkah-langkah sederhana ini akan membantu Anda menyimpan data pribadi Anda.

Saat ini, tata cara perekrutan pekerja, apapun bidang kegiatan perusahaan tertentu, diatur oleh norma perundang-undangan yang berlaku.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

Ini cepat dan GRATIS!

Penting untuk diingat bahwa semua prosedur jenis ini diatur oleh undang-undang. Penyimpangan apa pun darinya tidak dapat diterima.

Jika pihak berwenang mendeteksi adanya pelanggaran, hukuman yang cukup serius dapat dikenakan.

Untuk menghindari segala macam kesulitan, perangkat lunak khusus dikembangkan. Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan catatan personel dan menghindari berbagai kesalahan dan kelalaian.

Aspek umum

Saat ini, proses akuntansi kepegawaian diatur di tingkat legislatif. Oleh karena itu, pada setiap perusahaan besar yang jumlah karyawannya cukup banyak, biasanya dibentuk bagian personalia.

Pegawainya wajib melengkapi dokumentasi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Selain itu, jika beberapa dokumentasi disatukan dan harus dibuat sesuai dengan sampel, maka dokumentasi lainnya dibuat di perusahaan.

Ada banyak nuansa berbeda yang terkait dengan pemeliharaan catatan personalia di suatu perusahaan.

Oleh karena itu, pertanyaan mendasar berikut ini perlu dijawab terlebih dahulu:

apa itu?
untuk tujuan apa itu dilakukan?
peraturan hukum.

Apa itu?

Sebelum Anda mulai mengatur catatan personalia di perusahaan mana pun, Anda harus memahami definisi konsep ini. Karena ini adalah satu-satunya cara untuk menghindari kesalahan besar.

Yang dimaksud dengan “catatan personalia” adalah pencatatan pergerakan pegawai, pekerja pada berbagai jabatan.

Pada saat yang sama, pembukuan semacam ini harus dilakukan tidak hanya oleh badan hukum, tetapi juga oleh pengusaha perorangan.

Catatan personel harus mencakup poin-poin berikut:

mendokumentasikan;
pengaturan hubungan kerja antara pekerja itu sendiri dan pengurusnya;
Organisasi Buruh;
lainnya.

Selain itu, tergantung pada bidang kegiatan perusahaan tertentu, akuntansi akan memiliki fitur yang berbeda-beda.

Saat ini, selain dokumen peraturan yang berlaku umum yang mengatur prosedur akuntansi, ada juga dokumen khusus. Dampaknya meluas ke perusahaan-perusahaan yang beroperasi di wilayah tertentu.

Misalnya organisasi kota, dan lain-lain. Sangatlah penting untuk berhati-hati ketika memelihara catatan kepegawaian pegawai negeri sipil.

Untuk tujuan apa hal itu dilakukan?

Akan sangat sulit untuk mempelajari catatan personel dari awal langkah demi langkah. Tetapi jika manajer berencana untuk mempekerjakan karyawan dalam jumlah besar di masa depan, maka dia harus memperhatikan hal ini.

Catatan personel yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda menyelesaikan sejumlah besar tugas berbeda secara bersamaan. Tujuan utama pemeliharaan catatan kepegawaian berbeda-beda tergantung pada bidang kegiatannya.

Tetapi kita dapat merumuskan tugas-tugas utama, yang penyelesaiannya diperlukan di semua organisasi tanpa kecuali:

Kompilasi dan pengeditan selanjutnya	Memperhatikan norma perundang-undangan dan keinginan manajer kepegawaian
Pencatatan waktu proses dan pengendaliannya	Untuk menghindari pelanggaran undang-undang saat ini
Penerapan akuntansi yang dipersonalisasi	Sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku
Pembentukan	Instruksi tambahan dan berbagai perintah (tentang perekrutan, pemberhentian, promosi, dan lain-lain)
Memelihara dokumentasi sesuai dengan peraturan hukum	urusan pribadi; kartu pribadi; kartu pribadi (dalam formulir No. T-2); catatan kerja; cuti sakit
Memilih karyawan berdasarkan kualitas pribadi mereka	Analisis aktivitas kerja mereka sesuai dengan standar hukum
Persiapan dokumentasi tambahan dalam situasi tertentu	sertifikat tentang fakta pekerjaan; salinan catatan kerja – disertifikasi sesuai dengan itu
Penjadwalan liburan	Sesuai dengan norma perundang-undangan yang berlaku, serta revisi selanjutnya jika diperlukan
Pengumpulan dan persiapan semua dokumen	Wajib bagi pegawai yang sudah memasukinya
Memelihara catatan militer	Hal ini diatur dengan undang-undang dan sangat wajib untuk dilaksanakan.

Jika karena alasan tertentu pemberi kerja tidak ingin terlibat secara mandiri dalam kegiatan tersebut dan pada saat yang sama tidak terburu-buru untuk mengatur departemennya sendiri, Anda dapat menggunakan layanan catatan personalia.

Saat ini, banyak perusahaan pihak ketiga menawarkan layanan serupa. Semua dokumentasi yang diperlukan disediakan dengan biaya tertentu.

Semua kegiatan dokumenter lainnya yang berkaitan dengan pemeliharaan catatan personel juga dilakukan.

Peraturan hukum

Penting untuk diingat tentang banyaknya dokumen peraturan yang mengatur pemeliharaan catatan kepegawaian. Penting untuk mengingat sejumlah besar nuansa berbeda yang terkait langsung dengan akuntansi.

Dokumen hukum mendasar yang berkaitan dengan jenis kegiatan saat ini antara lain sebagai berikut:

Penting untuk memberikan perhatian khusus pada berbagai jenis GOST, serta semua jenis sistem terpadu.

Saat melakukan inspeksi, pengawas ketenagakerjaan, apa pun alasan terjadinya peristiwa tersebut, pertama-tama selalu memeriksa catatan kerja.

Saat ini, dokumen mendasar yang mengatur proses pemeliharaan catatan ketenagakerjaan adalah “Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku ketenagakerjaan”.

Disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 255 tanggal 16 April 2003. Cukup sulit untuk mempelajari semua dokumen peraturan yang berkaitan dengan catatan kepegawaian.

Terutama jika menyangkut perusahaan yang bekerja secara bersamaan di beberapa arah berbeda. Dalam hal ini, disarankan untuk menghindari registrasi manual.

Salah satu program terpopuler dan berkualitas tinggi saat ini dibuat dalam 1C. Struktur ini menawarkan kepada kliennya daftar lengkap program otomatis untuk produksi.

Bagaimana cara menyimpan catatan personalia dalam suatu organisasi

Penting untuk melakukan pencatatan personel dalam organisasi sesuai dengan dokumen peraturan yang berlaku. Penyimpangan dari norma yang ditetapkan undang-undang tidak diperbolehkan.

Namun sebagian besar warga negara yang dihadapkan pada kebutuhan untuk memelihara catatan tersebut untuk pertama kalinya mengalami kesulitan. Oleh karena itu, ada baiknya mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut terlebih dahulu:

harus mulai dari mana;
dokumen apa saja yang diperlukan;
jurnal wajib dalam pengelolaan pencatatan kepegawaian (sampel).

Di mana untuk memulai

Hal tersulit dalam menyiapkan urusan kepegawaian saat ini adalah permulaannya. Hal pertama yang perlu dilakukan oleh seorang karyawan atau manajer langsung saat menyiapkannya adalah persiapan dokumentasi.

Alur dokumen perlu diatur sebagaimana mestinya. Tindakan berikut perlu diambil:

mengembangkan semua pedoman peraturan lokal yang diperlukan di perusahaan:

Peraturan internal di perusahaan.
Ketentuan pokok mengenai remunerasi.
Peraturan untuk masing-masing divisi struktural.
Peraturan Perlindungan Data Karyawan.

tabel kepegawaian pribadi dikembangkan untuk setiap unit staf individu;
kepegawaian dibentuk;
kontrak kerja standar atau khusus disiapkan, serta;
penyiapan lembar formulir untuk personel;
kartu pribadi pegawai diterbitkan dalam formulir No. T-2;
formulir lamaran pribadi untuk karyawan sedang dikembangkan;
berbagai jenis perintah standar internal sedang disiapkan (tentang penugasan tanggung jawab untuk memelihara catatan militer, serta tugas ketenagakerjaan).

Harus diingat bahwa pendaftaran semua kegiatan kepegawaian harus dilakukan dengan menggunakan dokumentasi utama.

Daftarnya tercermin dalam bagian yang relevan dari dokumentasi peraturan. Penting untuk mempertimbangkan gambar terlebih dahulu.

Jika memungkinkan dan tidak ada sistem akuntansi otomatis, Anda perlu mengunduh contoh semua dokumen yang diperlukan dari Internet. Penting untuk menggunakan sumber yang memiliki reputasi baik.

Dokumen apa saja yang dibutuhkan

Saat ini, ketika memelihara catatan kepegawaian, perlu menyiapkan sejumlah besar dokumen berbeda. Namun ada daftar yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Dokumen semacam itu disebut “utama”. Daftar ini saat ini mencakup hal-hal berikut (semuanya diberi nomor sesuai):

No.T-1	Perintah untuk mempekerjakan seorang karyawan (satu)
No.T-1a	Perintah untuk mempekerjakan karyawan (beberapa sekaligus)
	Contoh desain kartu pribadi untuk karyawan tertentu
	Penting untuk mendaftar jika pekerjaan dilakukan oleh pegawai kota (negara bagian).
	Ini adalah contoh jadwal kepegawaian
	Harus disusun untuk karyawan penelitian/pengajar
No.T-5	Format perintah yang dikeluarkan jika perlu untuk memindahkan karyawan tertentu ke pekerjaan lain
	Perintah yang dikeluarkan dalam hal perpindahan beberapa karyawan ke pekerjaan lain sekaligus
	Perintah tersebut dikeluarkan pada saat pemberian cuti.
	Jika liburan diberikan kepada beberapa karyawan sekaligus
	Merupakan jadwal liburan
No.T-8	Perintah dikeluarkan jika terjadi penghentian
	Jika ada kebutuhan untuk melaksanakan prosedur pemberhentian
	Wajib dibuat pada saat mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis
	Jika Anda perlu melakukan perjalanan bisnis
No.T-10	Sertifikat perjalanan dibuat
	Ini adalah format terpadu untuk penugasan pekerjaan dan mencakup laporan (jika diperlukan dalam kasus tertentu)
	Jika perlu memberi penghargaan kepada seorang karyawan
	Mendorong dua atau lebih karyawan yang berbeda sekaligus
	Dokumen waktu kerja, format perhitungan
	Cara menyiapkan lembar waktu

Daftar format berbagai jenis dokumentasi akuntansi mencakup lebih dari selusin jenis dokumen.

Oleh karena itu, Anda harus sangat berhati-hati saat mendesainnya. Ada kemungkinan besar melakukan berbagai jenis kesalahan.

Jurnal wajib dalam pengelolaan pencatatan kepegawaian

Saat ini ada daftar jurnal tertentu yang harus disimpan dalam catatan personalia.

Beberapa di antaranya bersatu. Mereka harus disusun secara ketat sesuai dengan standar yang berlaku.

Ada juga daftar majalah yang diperlukan. Namun formatnya dapat dipilih sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Daftar catatan personel wajib saat ini meliputi yang berikut:

– disusun khusus untuk personel;
gerakan buruh;
pendaftaran orang-orang yang bertanggung jawab untuk dinas militer;
akuntansi liburan;
pendaftaran dan pengendalian dokumen (masuk/kirim);
pemeriksaan medis;
yang lain.

Daftar lengkap semua jurnal wajib tercermin dalam peraturan perundang-undangan. Contoh penyusunan dapat ditemukan di Internet.

Pertanyaan Umum

Menyiapkan catatan personel dari awal saat ini memiliki banyak fitur dan nuansa yang berbeda.

Penting untuk mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut sebelumnya:

prosedur pemulihan;
nuansa pengusaha perorangan dengan pegawai upahan;
yang menjalankan usaha kecil-kecilan.

Prosedur pemulihan

Tata cara pemulihan akuntansi tidak diatur dalam peraturan perundang-undangan. Namun biasanya prosedur seperti itu mencakup langkah-langkah utama berikut:

dokumen peraturan saat ini dipelajari;
daftar semua dokumen yang diperlukan ditentukan;
perkiraan dibuat untuk kegiatan perusahaan di masa depan;
orang yang bertanggung jawab atas dokumen ditentukan;
kepegawaian dibentuk;
kebenaran pendaftaran pegawai diperiksa;
Kami memastikan bahwa semua kombinasi dan pergantian personel diformalkan dengan tepat;
masalah pendaftaran pemecatan (baik yang lalu maupun yang sekarang) diperiksa;
legalitas “waktu kerja” di perusahaan tertentu ditetapkan.

Nuansa pengusaha perorangan dengan karyawan tetap

Tata cara pencatatan kepegawaian pekerja yang direkrut bagi pengusaha perorangan dilakukan secara baku.

Penandatanganan suatu perjanjian dilakukan dalam beberapa tahap utama:

memperoleh semua dokumen yang diperlukan dalam hal ini;
pendaftaran dilakukan;
perjanjian dibuat/ditandatangani oleh para pihak;
perintah kerja dibuat;
kartu pribadi karyawan dibuat;
entri yang sesuai dibuat ke dalam catatan tenaga kerja.

Siapa yang menjalankan bisnis kecil-kecilan

Biasanya, personel khusus dipekerjakan untuk memelihara jenis catatan tersebut. Namun di perusahaan kecil, manajer juga dapat menyimpan catatan secara mandiri. Hal ini tidak ditetapkan oleh undang-undang.