So führen Sie Personalakten im Theater. Wie führt man Personalakten in einem kleinen Unternehmen ordnungsgemäß? Richten Sie eine komplette Personalabteilung ein, wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt

Personalakten sind in jedem Unternehmen notwendig, unabhängig von der Eigentumsform, der Tätigkeit und der Anzahl der Mitarbeiter. Um es kompetent und professionell durchführen zu können, müssen Sie sich im Arbeitsrecht auskennen, Gesetzesänderungen überwachen und über Kenntnisse im Bereich der Personalaktenverwaltung verfügen.

Was ist Personalbuchhaltung und warum wird sie benötigt?

Ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit eines jeden Unternehmens ist die Personalakte. Es handelt sich um gesetzlich geregelte Arbeiten zur Registrierung, Abrechnung und Überwachung der Bewegung der Mitarbeiter der Organisation.

Zu den Personalaktivitäten gehört die Registrierung von:

Empfang von Mitarbeitern;
Entlassungen;
horizontale (Transfer zwischen Abteilungen) und vertikale (z. B. Karriereentwicklung) Bewegungen;
Geschäftsreisen;
Krankenstand;
Stundenzettel;
Urlaub (jeglicher Art – jährlich, unbezahlt, wegen Schwangerschaft usw.);
persönliche Karten für jeden Mitarbeiter usw.

Zur Personalbuchhaltung gehören außerdem:

Führung militärischer Aufzeichnungen;
Regulierung der Arbeitsbeziehungen;
Erstellung und Registrierung verschiedener Aufträge und Anweisungen (z. B. zur Einstellung, Belohnung eines Mitarbeiters usw.);
Arbeitsorganisation und andere Themen.

Die gesamte Dokumentation wird nur in Übereinstimmung mit den erforderlichen Normen und Regeln erstellt. Einige Formulare sind einheitlich, andere werden im Unternehmen selbst installiert.

Eine kompetente Organisation der Personalakten löst viele Probleme und Aufgaben des Unternehmens. Natürlich gibt es tausende Nuancen, aber es gibt grundlegende Punkte, die für jedes Unternehmen gelten.

Wie organisiert man die Personalakten und wem vertraut man sie an?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Buchhaltung zu organisieren. Alles hängt nur von den Merkmalen des Unternehmens ab und davon, welche Wahl der Manager trifft. Die häufigsten Optionen:

Richten Sie eine komplette Personalabteilung ein, wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt

Und wenn das Personal klein ist, können Sie einen Spezialisten einstellen. Die Vorteile dieser Methode bestehen darin, dass die Arbeit vom Manager nach seinen Vorstellungen organisiert und nach seinen eigenen Grundsätzen geregelt und kontrolliert wird.

Es gibt auch Nachteile: Die Professionalität der einzustellenden Fachkraft lässt sich nur schwer überprüfen, sodass die Gefahr besteht, dass ein nicht ganz kompetenter Personalreferent eingestellt wird.

Sie müssen Zeit und Geld für die Schulung aufwenden oder einen anderen Mitarbeiter suchen.

Die Vorteile dieser Möglichkeit zur Organisation der Buchhaltung bestehen darin, dass, wenn eine Person empfohlen wird, sie (vielleicht) ihre Arbeit wirklich erledigt, also in dem Fall geprüft wurde. Natürlich müssen Sie mit einem solchen Personalreferenten die Arbeitsbedingungen so besprechen, dass sie für beide Seiten passen.

Überlassen Sie Personalangelegenheiten einem Buchhalter oder einer guten Sekretärin

Vorteile: Es spart Zeit und Geld. Das heißt, es ist nicht erforderlich, einen Personalreferenten auszuwählen, und es fallen keine Kosten für die Führung von Aufzeichnungen an.

Nachteile: Das Hauptproblem bei der Wahl dieser Methode besteht darin, dass die Mitarbeiter nach der Hauptmethode zusätzliche Arbeiten ausführen, was zu Fehlern, Fehlern, Lücken und einem einfachen Mangel an erforderlichen Dokumenten führt. Und natürlich sind hier auch Fachkenntnisse zum Thema Personalakte wichtig. Und wenn dieselbe Sekretärin sie hat, ist das Risiko von Komplikationen in diesem Fall minimiert. Umgekehrt.

Vertrauen Sie Personalunterlagen einer Outsourcing-Organisation an

Gut: Alle Personalaktivitäten liegen auf den Schultern des Outsourcing-Unternehmens, das diese Verantwortung auf Vertragsbasis übernimmt. Neben der kontinuierlichen und kontinuierlichen Unterstützung bei Personalfragen führt die Wahl dieser Methode zu einer deutlichen Kostenreduzierung.

Nachteile: Sie müssen sich für ein etabliertes, seriöses Unternehmen entscheiden, außerdem müssen Sie eine Interaktion etablieren und ein Konzept für die Zusammenarbeit mit Spezialisten erstellen, die außerhalb des Büros arbeiten.
Der Manager muss lediglich die für ihn bequemste und geeignetste Methode zur Führung von Personalakten auswählen und dabei die Vor- und Nachteile jeder Methode abwägen.

Arbeitsfunktionen eines Personalmitarbeiters

Dem Personalverantwortlichen werden gemäß Weisung und Arbeitsvertrag folgende Aufgaben übertragen:

Dies ist eine unvollständige Liste der Verantwortlichkeiten eines Personalmitarbeiters; die Anforderungen sind ungefähre Angaben. Möglicherweise sind es mehr als die oben genannten (oder weniger), aber in der Summe sind dies die Fähigkeiten und Fertigkeiten, die ein HR-Spezialist haben muss.

Personalakten: Welche Unterlagen werden benötigt?

Normalerweise muss jedes Unternehmen über folgende Arten von Personaldokumenten verfügen:

administrative (persönliche und Produktionsaufträge);
Bestätigung der Arbeitstätigkeit;
Information und Berechnung;
interne Korrespondenz;
Kontroll- und Registrierungsprotokolle.

Einige Personaldokumente müssen im Unternehmen vorhanden sein. Diese beinhalten:
PVTR (interne Arbeitsvorschriften);

Alle Dokumente werden für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt. Geregelt:

Artikel oder Abschnitt des Arbeitsgesetzbuches;
Beschluss des Landesstatistikausschusses;
Bundesgesetz und andere Vorschriften.

Wenn etwas (Anweisungen, Bestellungen usw.) nicht verfügbar ist, muss dieser Umstand korrigiert werden. Generell gilt als einer der Grundsätze der Arbeit des Personalleiters die Aktualität. Es erleichtert die tägliche Arbeit erheblich und verleiht manchen Handlungen sogar Rechtskraft. Eigentlich ist es sehr wichtig, das aktuelle Geschehen nicht zu vernachlässigen. Ansonsten neigen sie dazu, wie ein Schneeball zu wachsen.

Organisation der Personalakten: Wie führt man sie, wo fängt man an?

Nachdem Sie sich in einer neuen Position als Personalreferent eingelebt haben, müssen Sie zunächst eine Prüfung der obligatorischen Dokumentation durchführen. Wenn sich herausstellt (und das passiert), dass einige wichtige Dokumente aus der Liste fehlen, müssen sie wiederhergestellt werden. Natürlich wird es nicht möglich sein, solche Arbeiten an einem Tag durchzuführen.

Daher sollten Sie die wichtigsten Positionen hervorheben und mit ihnen beginnen. Überprüfen Sie das Vorhandensein und die Richtigkeit des Entwurfs (und wenn Sie ihn korrigieren oder ein neues Dokument erstellen müssen): Personalplan, Urlaubsplan, Arbeitsverträge, Bestellungen, Aufzeichnungen in Arbeitsunterlagen.

Führen Sie Protokolle über Arbeitsverträge und Personalaufträge. Erstellen Sie ein Arbeitsbuch. Persönliche Karten verstehen (T-2). Beachten Sie die örtlichen Vorschriften.
Die Hauptsache ist, alle aktuellen Unterlagen fristgerecht fertigzustellen. Arbeit auf der Grundlage des Arbeitsgesetzbuchs und der Büroarbeitsregeln. Und vernichten Sie keine Personalakten. Ihre Aufbewahrungsdauer ist vom Bundesarchiv genehmigt („Liste…“ vom 06.10.2000).

Alle Buchhaltungsunterlagen sind für die Transparenz der Arbeitsbeziehungen erforderlich. Das Personalsystem legt Normen und Prinzipien fest, die den Mitarbeitern der Organisation Stabilität bieten, und die Verwaltungen schaffen günstige Bedingungen für die Personalverwaltung.

Buchhaltungsautomatisierung - 1C: Vorteile der Arbeit mit dem Programm

Das Führen von Personalakten ist insbesondere in einem großen Unternehmen eine unglaublich verantwortungsvolle und enorme Aufgabe. Aber Fehler sind hier nicht erlaubt! Aber heute gibt es eine Möglichkeit, die Aktivitäten von Personalverantwortlichen zu automatisieren, was die Arbeit der Abteilung erheblich erleichtern und vereinfachen, Aktivitäten rationalisieren und das Fehlerrisiko erheblich reduzieren kann.

Mit dem 1C-Programm können Sie Aufzeichnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen führen. Die Datenbank gewährleistet eine zuverlässige Speicherung der notwendigen Informationen über die Mitarbeiter. Mit der Ansammlung wird es möglich, verschiedene Berichte zu erstellen, die bei der Analyse der Arbeit und der Entwicklung neuer Richtungen helfen können. Berichte könnten beispielsweise so aussehen:

Personalfluktuationsrate;
Personalstatistik;
Arbeitnehmerfreizügigkeit usw.

Das Programm hilft bei der Lösung nahezu aller Probleme und Aufgaben der Personalbuchhaltung. Dank 1C hat der Leiter eines Unternehmens die Möglichkeit, sich über den Stand der Dinge in einer bestimmten Abteilung zu informieren, Analysen durchzuführen und die richtigen Managemententscheidungen zu treffen. Durch die Automatisierung können Sie außerdem die Aktivitäten mehrerer Unternehmensdienste (Buchhaltung, Personalwesen, Lohnbuchhaltung) synchronisieren, was die Arbeitseffizienz verbessert und alle Voraussetzungen für eine pünktliche Zahlung von Gehältern schafft.

Welche psychologischen Dienste können erforderlich sein? In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Geheimnisse der Tests.

Um eine Steuerprüfung durchzuführen, lesen Sie den Artikel: Alle Geheimnisse der Wahl eines Steuerprüfungsspezialisten.

Abschluss

Zusammenfassend können wir also Folgendes feststellen:

Personalakten sind der wichtigste Teil eines jeden Unternehmens.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Buchhaltung zu organisieren. Die Wahl liegt beim Leiter.
Die Aufgaben eines Personalmitarbeiters werden durch die Weisungen und den Arbeitsvertrag bestimmt.
Es gibt eine Liste von Dokumenten rund um die Personalarbeit, die in jedem Unternehmen vorhanden sein müssen. Und Sie sollten Ihre Karriere in der Personalabteilung mit der Prüfung dieser Dokumente beginnen.
Das Führen von Aufzeichnungen ist viel einfacher, wenn es automatisiert wird.

Personalakten sind der Kern für den normalen und effizienten Betrieb eines jeden Unternehmens. Daher muss die Geschäftsführung mit voller Verantwortung angegangen werden.

In Kontakt mit

Livena S.V. / „HR-Paket“ kadrovik-praktik.ru
Sie wurden damit beauftragt, die Personalabteilung von Grund auf neu einzurichten. Und Sie haben wenig Erfahrung auf diesem Gebiet. Vielleicht sind Sie ein unerfahrener HR-Spezialist oder sogar ein Buchhalter oder Büroleiter, dem die Personalabteilung zugewiesen wurde, oder ein aufstrebender Unternehmer. Dann wird Ihnen unser Ratgeber bestimmt weiterhelfen. Es ist einfach und leicht verständlich zusammengestellt, insbesondere für Einsteiger in die Personalbranche.

Ihnen wurde also Personal zugewiesen. Mit was fangen wir an?

1. Besorgen wir uns die nötigen Gesetze, Fachliteratur und Programme. All dies werden Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.
Entscheiden Sie mit dem Management über den Kauf eines Programms zur Führung von Personalakten. Es gibt viele solcher Programme, und viele davon sind spezialisiert und sehr, sehr praktisch. Einige umgehen die Funktionalität von 1C. Aber die meisten Unternehmen führen Personalakten traditionell in 1C. Tatsache ist, dass es in jeder Stadt viele 1C-Supportspezialisten gibt, aber nicht überall Spezialisten für die Unterstützung anderer Programme.

2. Wir nehmen von der Geschäftsführung Kopien der Gründungsdokumente der Organisation entgegen und studieren diese sorgfältig. Sämtliche Unterlagen im Personalbereich müssen mit den Gründungsunterlagen des Unternehmens übereinstimmen und dürfen diesen in keiner Weise widersprechen. Lesen Sie in der Satzung das Verfahren zur Einstellung eines Direktors (Sie werden es formalisieren) und die Festlegung seines Gehalts sowie den Zeitraum, für den ein Arbeitsvertrag mit ihm abgeschlossen werden kann; einige Merkmale können in der Satzung vorgeschrieben sein. Manchmal schreibt die Satzung das Verfahren für die Einstellung wichtiger Führungskräfte und die Festlegung von Vergütungssystemen für sie vor (z. B. mit vorläufiger Zustimmung der Gründerversammlung) und sogar das Verfahren für die Genehmigung der Besetzungstabelle.
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3. Wir legen die Liste der Dokumente fest, die im Personalarbeitsbereich vorhanden sein sollen und die wir erstellen werden. Die Liste solcher Dokumente finden Sie hier - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Es ist klar, dass Sie in jedem Fall die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen erstellen werden. Erkundigen Sie sich bei der Geschäftsleitung, welche der optionalen Dokumente Sie für das Unternehmen vorbereiten werden. Sie können auch vorab mit dem Geschäftsführer klären, welche besonderen Bedingungen er in der Betriebsordnung, anderen örtlichen Vorschriften und in Arbeitsvertragsformularen sehen möchte.

Erforderliche Dokumente:

Konstituierende Dokumente
- Arbeitsverträge
- Personalbesetzung (Formular T-3)*
- Stundenzettel (Formular T-13)* oder Stundenzettel und Gehaltsabrechnung (Formular T-12)*
- Interne Arbeitsvorschriften
- Dokument zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern (Vorschriften)
- Urlaubsplan (Formular T-7)*
- Persönliche Karten (Formular T-2)*
- Aufträge. Zum Beispiel bei der Zulassung eines Arbeitnehmers (Formular T-1)*, bei der Zulassung von Arbeitnehmern (Formular T-1a)*, bei der Gewährung von Urlaub (Formular T-6)*, bei der Gewährung von Urlaub (Formular T-6a), zur Beförderung eines Mitarbeiters (Formular T-11)*, zu Anreizen für Mitarbeiter (Formular T-11a)*, zu Geschäftsreisen von Mitarbeitern (Formular T-9)*, zu Geschäftsreisen von Mitarbeitern ( Formular T-9a)*, bei der Versetzung von Arbeitnehmern (Formular T-5)*, bei der Versetzung von Arbeitnehmern (Formular T-5a)*, bei der Beendigung eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Formular T-8)*, zur Beendigung von Arbeitsverträgen mit Arbeitnehmern (Formular T-8a), zur Verhängung einer Disziplinarstrafe, zur Aufhebung einer Disziplinarstrafe, zur Kombination, zur Ersetzung, zur Entfernung, zur Beendigung der Suspendierung, zur Übertragung des Urlaubs usw Rückruf aus dem Urlaub, über Personalabbau etc.
- Anordnungsgründe (Memos, Erklärungen, Handlungen, Arbeitsverträge, Erläuterungen)
- Tagebücher (Bücher) zur Registrierung von Reisebescheinigungen, sehr bevorzugt - Bestellungen, Arbeitsverträge.
- Buch zur Abrechnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dafür. Quittungs- und Spesenbuch zur Erfassung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen
- Arbeitsunterlagen
- Alle Abrechnungen, Berechnungsvermerke und sonstigen Dokumente im Zusammenhang mit der Berechnung und Auszahlung des Lohns, des Urlaubsgeldes, der Entschädigung für nicht in Anspruch genommenen Urlaub, der „Berechnung“ bei Entlassungen, der genehmigten Form der Gehaltsabrechnung.

Dokumente, die unter bestimmten Umständen zwingend erforderlich sind:
- Ein Tarifvertrag ist verpflichtend, wenn mindestens eine der Parteien (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) die Initiative zum Abschluss ergriffen hat.
- Die Vergütungs- und Prämienregelung ist verpflichtend, wenn einige für den Arbeitgeber geltende Vergütungs- und Prämienbedingungen in keinem anderen Dokument, beispielsweise weder im Arbeitsvertrag noch in der Besetzungstabelle, geregelt sind.
- Stellenbeschreibungen sind verpflichtend, wenn nicht alle Aufgabenbereiche der Arbeitnehmer in Arbeitsverträgen geregelt sind.
- Regelungen zur Zertifizierung und den Zertifizierungsbegleitdokumenten sind verpflichtend, wenn der Arbeitgeber die Zertifizierung von Arbeitnehmern durchführt.
- Bei Schichtarbeit ist ein Schichtplan erforderlich.
- Die Regelung zu Geschäftsgeheimnissen ist verpflichtend, wenn im Arbeitsvertrag festgelegt ist, dass der Arbeitnehmer zur Wahrung eines Geschäftsgeheimnisses verpflichtet ist.
- Listen von minderjährigen Arbeitnehmern, behinderten Arbeitnehmern, schwangeren Arbeitnehmern, Frauen mit Kindern unter drei Jahren und alleinerziehenden Müttern; Personen, die behinderte Kinder und Menschen mit Behinderungen seit ihrer Kindheit betreuen, Arbeitnehmer, die in Berufen mit schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind – wenn minderjährige Arbeitnehmer im Personal beschäftigt sind, behinderte Arbeitnehmer, schwangere Arbeitnehmer, Frauen mit Kindern unter drei Jahren, alleinerziehende Mütter, Personen, die behinderte Kinder und Menschen mit Behinderungen seit ihrer Kindheit betreuen, Arbeitnehmer, die in Berufen mit schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind
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4. Wir registrieren den Regisseur
Überprüfen Sie, ob der Direktor (CEO) ordnungsgemäß registriert ist. Wenn nicht, registrieren wir zunächst einen Direktor. Er ist der erste Mitarbeiter! Aus den Unterlagen muss hervorgehen, seit wann der Direktor tätig ist. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bewerbung um eine Direktorenstelle finden Sie im Personalpaket; auch die notwendigen Musterdokumente finden Sie dort. Außerdem finden Sie im Paket ein Seminar „Registrierung von Arbeitsbeziehungen mit einem angestellten Direktor“ und zahlreiche Beratungen zum Thema im entsprechenden Beratungsbereich.
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5. Wir erstellen eine Besetzungstabelle, Interne Arbeitsvorschriften, andere örtliche Vorschriften (siehe Tabelle aus Absatz 3).
Sicherlich verfügt das Unternehmen noch nicht über eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften. Erfinden wir sie. Wir stimmen alle diese Dokumente mit dem Direktor ab. Wir berücksichtigen die Kommentare und Wünsche des Direktors und prüfen, ob diese dem Gesetz widersprechen. Der Direktor genehmigt vorgefertigte Versionen dieser Dokumente.
Bitte beachten Sie, dass die Besetzungstabelle eine einheitliche Form hat und nicht willkürlich ist. Dieses Personalbesetzungsformular können Sie hier herunterladen. Sollten Schwierigkeiten mit der Besetzungstabelle auftreten, finden Sie im „Personalpaket“ Beispiele zum Ausfüllen der Besetzungstabelle, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Genehmigung der Besetzungstabelle, ein thematisches Seminar und den entsprechenden Beratungsteil auf dem Besetzungstisch. Außerdem finden Sie im Paket Muster verschiedener lokaler Vorschriften, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für deren Annahme, Konsultationen, Ratschläge zur Ausarbeitung usw.
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6. Wir entwickeln eine Standardform eines Arbeitsvertrags, der mit den Mitarbeitern abgeschlossen wird. Darin berücksichtigen wir alle Konditionen, die für das Unternehmen vorteilhaft und notwendig sind. Das Personalpaket enthält gute Muster für Arbeitsverträge und das Buch „Wir stellen ein: Registrierung von Arbeitsverhältnissen zugunsten des Arbeitgebers“. In den Teilen 2 und 3 dieses Buches erfahren Sie auf nützliche und leicht verständliche Weise, wie Sie einen rechtsgültigen, aber gleichzeitig gewinnbringenden Arbeitsvertrag erstellen.
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7. Wir bereiten weitere Unterlagen vor, die wir für die zukünftige Personalarbeit benötigen: Buchhaltungsbücher, Registrierungsprotokolle, Arbeitszeitnachweise, Bestellformulare, Haftungsvereinbarungen usw. Im „HR-Paket“ im Bereich „Dokumentenmuster“ können Sie die Formulare dieser Dokumente entnehmen, bei Bedarf ausdrucken und sich mit Mustern vertraut machen zum Ausfüllen, Beratungen zu Design und Büchern, Seminare zum Thema. Wenn Sie das Paket nicht haben, können einige Dokumente hier heruntergeladen werden – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Wir entscheiden mit der Geschäftsleitung darüber, wer Arbeitsaufzeichnungen führt. Da die Mitarbeiter noch nicht eingestellt sind, muss der Direktor zunächst Arbeitsunterlagen führen. Wir erteilen dem Direktor den Auftrag, die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern zu übernehmen. Das Formular und die Musterbestellung können Sie dem „Personalpaket“ im Bereich „Dokumentenmuster“ entnehmen. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse auch auf Anordnung auf den übernommenen Personalmitarbeiter übertragen.
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9. Wir melden Mitarbeiter zur Arbeit an. In dieser Phase erstellen Sie viele Dokumente: Arbeitsverträge, Arbeitsaufträge, Personalausweise, Arbeitsbücher, ein Buch zur Erfassung der Arbeitsbewegungen usw.
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Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Arbeit und für den Personalmitarbeiter beginnt die Phase des Arbeitsalltags, es gilt, einen Stundenzettel zu führen, einen Urlaubsplan zu erstellen, Urlaub zu organisieren, Anreiz- und Strafmaßnahmen anzuwenden, Dienstreisen, Kombinationen, Entlassungen und vieles mehr...

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Besuch der Arbeitsaufsichtsbehörde
Jeder Arbeitgeber muss darauf vorbereitet sein, dass ihn früher oder später eine Arbeitsinspektion besuchen wird. Leider kann es in der aktuellen Situation, die durch massiven Personalabbau gekennzeichnet ist, jederzeit zu einem unerwarteten Besuch kommen. Lassen Sie uns darüber sprechen, aus welchem Grund ein Inspektor kommen könnte, welche Befugnisse er hat und wie der Arbeitgeber bei der Durchführung von Kontrolltätigkeiten vorgeht.
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Personalbuchhaltung - ein wichtiger Bestandteil der Büroarbeit eines jeden Unternehmens. Die Feinheiten der Organisation dieses Prozesses werden in unserem Artikel besprochen.

Wo soll im Jahr 2016 mit der Personalaufzeichnung eines Unternehmens begonnen werden (gesetzlicher Rahmen)

Personalbuchhaltung in einem Unternehmen stellt einerseits die Arbeit der Organisation dar, alle Veränderungen im Arbeitsleben und in den Aktivitäten des Teams als Ganzes und jeder Stabseinheit des Unternehmens einzeln zu dokumentieren, und andererseits direkt den Personaldokumentenfluss . Organisationen persönliche Rekorde Das Unternehmen muss mit den rechtlichen Rahmenbedingungen zu diesem Thema vertraut sein. Es muss gesagt werden, dass es eine ganze Reihe von Vorschriften im Zusammenhang mit der Personalaktenverwaltung gibt, da sie nicht nur Gesetze, sondern auch Abteilungsvorschriften, Anordnungen und verschiedene GOSTs umfassen.

Eine ungefähre Liste der behördlichen Dokumentation im Zusammenhang mit persönliche Rekorde, kann folgende Rechtsakte umfassen:

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.
Bundesgesetz „Über die Rechnungslegung“ vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ (Artikel 9 befasst sich mit dem Verfahren zur Erstellung von Personaldokumenten).
Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands „Über die Genehmigung einheitlicher Formulare...“ vom 5. Januar 2004 Nr. 1.
GOST R 6.30-2003 (genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Standards Russlands vom 03.03.2003 Nr. 65-st), der das Verfahren zur Bearbeitung von Dokumenten festlegt.
Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225, der Anforderungen für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern in einem Unternehmen festlegt.
Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 9 über die Regeln für das Ausfüllen von Arbeitsbüchern.
Bundesgesetz „Über die Archivierung“ vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ und Verordnung des russischen Kulturministeriums vom 25. August 2010 Nr. 558, die eine Liste der Stund deren Aufbewahrungsfristen definiert.
Verordnung des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 26. April 2011 Nr. 347n über die Form des Krankenurlaubs und das Gesetz „Über die obligatorische Sozialversicherung...“ vom 29. Dezember 2006 Nr. 255-FZ, das definiert das Verfahren zum Ausfüllen des Krankenstands und zur Anmeldung des Mutterschaftsurlaubs.
Methodische Empfehlungen für die Führung militärischer Aufzeichnungen in Unternehmen (vom Generalstab der Streitkräfte der Russischen Föderation am 11. April 2008 genehmigt).

Personalabrechnung von Grund auf Schritt für Schritt in einer neuen Organisation (in einer LLC)

Organisation persönliche Rekorde in einer neuen LLC, wie in jeder anderen Organisation, kann die folgenden Schritte umfassen:

Genehmigung der lokalen Dokumentation. Die Analyse der Arbeitsgesetzgebung ermöglicht es uns, eine Reihe interner Dokumente des Unternehmens zu ermitteln, auf deren Annahme das Unternehmen nicht verzichten kann. Diese beinhalten:
Jede Organisation legt die spezifische Liste der internen Dokumentation unabhängig fest.
Entwicklung und Genehmigung von Standardformen der primären Buchhaltungsdokumentation. Obwohl die Anforderungen des Russischen Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 Nr. 1 zu diesem Thema nicht zwingend sind, wird empfohlen, die Normen dieses Dokuments zu befolgen.
Genehmigung von Standardformularen anderer Personaldokumente, die sich nicht auf primäre Buchhaltungsdokumente beziehen.
Entwicklung und Genehmigung von Zeitschriften und Registrierungsbüchern. Zusätzlich zum ärztlichen Untersuchungsprotokoll sind im Jahr 2016 folgende Bücher in der Personalakte zu führen:
Personalbildung.
Entwicklung und Genehmigung eines Standardarbeitsvertrags sowie Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter.
Benennung einer für die Instandhaltung verantwortlichen Person persönliche Rekorde Mitglied des Arbeitsteams.

Wiederherstellung der Personalaktenverwaltung

Die Wiederherstellung der erforderlichen Ordnung in Dokumenten ist im Gegensatz zur völligen Organisation von Personalakten einerseits ein einfacherer Prozess, da viele Geschäftspapiere und Journale bereits erstellt wurden, andererseits kann dies jedoch der Fall sein komplexer, da es notwendig sein wird, Mängel im bestehenden System zu erkennen.

Kennen Sie Ihre Rechte nicht?

Die Wiederherstellung verlorener oder unsystematischer Personalakten sollte in mehreren Schritten erfolgen:

Allgemeine Bestandsaufnahme der im Unternehmen vorhandenen Personalunterlagen.
Prüfung der Verfügbarkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.
Analyse der mit Arbeitnehmern abgeschlossenen Arbeitsverträge.
Untersuchung der Besetzungstabelle auf Vollständigkeit der darin enthaltenen Daten.
Überprüfung der Verfügbarkeit und Ausführung der Arbeitsbücher der Mitarbeiter.

Die Wiederherstellung der Personalakten erfordert die Beseitigung aller Lücken und Mängel, die bei der Bestandsaufnahme der Personaldokumente festgestellt wurden.

Führen von Personalakten in einer eigenen Abteilung und für Einzelunternehmer mit angestellten Mitarbeitern. Ist das für kleine Unternehmen relevant?

Manchmal kann die Organisationsform eines Unternehmens Fragen zur Geschäftsordnung aufwerfen persönliche Rekorde. Schauen wir uns einige Optionen an.

Die Organisation der Personalaktenverwaltung in einem separaten Unternehmensbereich kann dadurch erschwert werden, dass dieser Bereich einerseits keine rechtliche Unabhängigkeit besitzt und andererseits häufig an einem vom Mutterunternehmen entfernten Ort angesiedelt ist Organisation. Die Gesetzgebung sieht keine gesonderten Normen und Anforderungen für die Personalaktenverwaltung in einzelnen Abteilungen vor, daher bestimmt jeder Arbeitgeber selbst, wie er in diesem Fall die Arbeit organisiert. Typischerweise wird eines der folgenden Schemata verwendet:

Zentralisiert. Bei dieser Option wird die Befugnis zur Arbeit mit der Personaldokumentation an eine einzige Abteilung übertragen, die sowohl für die Muttergesellschaft als auch für die Zweigniederlassung zuständig ist. Geeignet für Organisationen mit separaten Abteilungen in derselben Region.
Dezentral. In diesem Fall werden Personaldienstleistungen sowohl in der Mutterorganisation als auch in Niederlassungen erstellt. Gleichzeitig üben sie innerhalb der vertrauenswürdigen Abteilung nahezu die gleichen Aufgaben aus, wobei die Befugnisse und Verantwortlichkeiten des zentralen Personaldienstes möglicherweise etwas umfassender sind als die Zuständigkeiten derselben Zweigstellendienste.
Gemischt. Dabei handelt es sich um die Schaffung von Personaldienstleistungen sowohl in der Muttergesellschaft als auch in Niederlassungen mit delegierter Aufgabenverteilung. So kann nur die Zentrale organisationsweit Arbeitsverträge erstellen, aber auch die Personalabteilungen der Filialen sind befugt, Akten aufzubewahren oder Strafen zu verhängen.

Von einzelnen Unternehmern stellen sich zahlreiche Fragen zur Notwendigkeit der Führung von Personalakten. Die Meinung des Gesetzgebers zu diesem Thema ist eindeutig: Wenn ein einzelner Unternehmer mindestens einen Arbeitnehmer hat, Personalabrechnung muss vollständig durchgeführt werden.

Kleine Unternehmen sind in der Regel besorgt darüber, dass in der Regel kein professioneller Personalreferent im Personal vorhanden ist. Dieser Umstand entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, Personalakten zu führen. In diesem Fall werden die Aufgaben eines Personalreferenten einem Buchhalter, einer Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter übertragen, der zunächst in speziellen Kursen oder Seminaren in die Besonderheiten der Personalaktenführung eingewiesen werden sollte.

Programme zur Personalaktenführung – kostenlose Demoversion herunterladen oder kaufen?

Derzeit bieten viele Online-Ressourcen an kostenlos herunterladen Programme zur Führung von Personalakten, sodass Sie alle Personalakten oder Teile davon automatisieren können. Allerdings ist in der Regel nur eine Demoversion kostenlos, die für mehrere Arbeitstage (Wochen, Monate) ausgelegt ist. Um weiterarbeiten zu können, müssen Sie dann eine Lizenz, einen Schlüssel oder eine Vollversion des Programms erwerben.

Seltsamerweise ist ein solcher Werbeschritt nicht nur für den Verkäufer des Produkts von Vorteil, sondern auch für den Verbraucher, da er es Ihnen ermöglicht, das für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignete Programm auszuwählen oder sich mit den Funktionsprinzipien und deren Entwicklung vertraut zu machen dein eigenes. Daher liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber, der sich für die Automatisierung der Personalaktenverwaltung entscheidet. Gleichzeitig müssen Sie bedenken, dass Sie durch die ständige Arbeit in der Demoversion des Personalprogramms kein Geld sparen können, und wenn Sie sich für eines der Automatisierungsprodukte entscheiden, müssen Sie dies früher oder später tun Kaufen Sie eine Lizenz oder die Vollversion.

Wenn Sie also Personalakten von Grund auf organisieren, können Sie sich bei der Auswahl eines Programms zur Pflege von Personalakten Zeit lassen und müssen nicht gleich das erstbeste Produkt kaufen, auf das Sie stoßen. Denn durch die Wahl der optimalen Option wird nicht nur die Personalverwaltung automatisiert, sondern auch der Arbeitsprozess deutlich erleichtert.

Die Organisation und Pflege der Personalakten liegt in der unmittelbaren Verantwortung der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Gründung einer neuen Organisation, der Umwandlung einer alten oder anderer Reorganisationsoptionen müssen das Management und die Personalabteilung die Hauptaspekte der Arbeit kennen: Schulung und Suche nach Mitarbeitern, Einstellung, Versetzung und Entlassung von Personal sowie die Regeln sowohl für die Archivierung als auch für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten.

Kompetente Organisation der Personalakten als Grundlage für die Stabilität des Unternehmens

Jede Organisation verfügt unabhängig von ihrer Eigentumsform über Personal. Sie unterscheiden sich in Größe und Zusammensetzung, ausgeübten Funktionen und Qualifikationsniveau. Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Fragen und Probleme rund um die Mitarbeiter des Unternehmens so schnell und kompetent wie möglich gelöst werden.

Der stabile Betrieb einer Organisation hängt direkt von ihren Mitarbeitern ab. Die Hauptaufgabe des Personaldienstes besteht in der kompetenten und zeitnahen Auswahl der Mitarbeiter, der gesetzeskonformen Führung der Personalakten und der rechtzeitigen Übermittlung der Unterlagen an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines jeden Unternehmens.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Personalressourcen

Aus den Anweisungen zur Personalaktenverwaltung geht eindeutig hervor, dass eine professionelle Ausbildung von Personalfachkräften erforderlich ist. In der Praxis gibt es jedoch häufig Probleme bei der Ausbildung von Arbeitnehmern mit dem erforderlichen Profil.

Höhere und weiterführende Fachbildungseinrichtungen bilden keine Fachkräfte mit einer so engen Qualifikation wie „Personalaktenverwaltung“ aus. Die Ausbildung findet in der Regel vor Ort oder in Fachkursen statt. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter durch Mentoring direkt am Arbeitsplatz weiterzubilden.

Die Personalaktenverwaltung umfasst die Ausbildung von Fachkräften auf folgende Weise:

Umschulung auf der Grundlage einer zweiten Hochschulausbildung;
Erwerb einer Hochschulausbildung in einem verwandten Bereich, zum Beispiel „Dokumentenmanagement“, „Recht“, „Personalmanagement“, „Informationssicherheit“;
Ausbildung in spezialisierten Langzeitlehrgängen (mindestens drei Monate) mit anschließender bestandener Prüfung;
praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger beruflicher Weiterentwicklung.

Regulierungsdokumente, die die Arbeit von Personaldiensten regeln

Die Aktivitäten der Personalabteilung und die allgemeine Organisation der Personalaktenverwaltung hängen stark von der aktuellen Gesetzgebung und internen Regulierungsdokumenten ab. Diese Funktion ist mit den Nuancen der Arbeit mit einer großen Anzahl persönlicher Dokumente verbunden, die häufig vertraulich sind.

Die Führung von Aufzeichnungen im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

Verfassungs-, Zivil- und Arbeitsgesetzbuch sowie teilweise Straf- und Familiengesetzbuch;
Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Fragen der Personalarbeit;
örtlichen Vorschriften;
diverse Klassifikatoren, Regeln und Weisungen auf Bundesebene;
interne Regulierungsdokumente, zum Beispiel Anweisungen zur Personalaktenverwaltung;
Befehle und Weisungen der Geschäftsleitung.

Personaldienstmitarbeiter sind verpflichtet, die Anforderungen der Vorschriften und vor allem des Arbeitsgesetzbuchs strikt einzuhalten.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Die Durchführung von Personalakten beginnt mit der Suche und Registrierung von Personal. Zunächst müssen Sie sich über Möglichkeiten zur Suche nach neuen Mitarbeitern entscheiden. Unter ihnen stechen hervor:

Arbeitsagenturen und -büros;
Anstellung;
Berufsmesse;
Bildungseinrichtungen;
Stellenbörsen und Lebensläufe auf verschiedenen Ressourcen;
andere Organisationen;
Bekannte und Freunde.

Alle Möglichkeiten der Mitarbeitersuche haben ihre Vor- und Nachteile; ein HR-Mitarbeiter muss alle Chancen nutzen, um eine freie Stelle zu besetzen.

Wenn ein Bewerber gefunden wird, wird er interviewt. Es ist ratsam, den Fortschritt zu dokumentieren: Dies erleichtert eine fundierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung. Im letzteren Fall wird der Person der Grund innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitgeteilt. Wenn der Bewerber für die vakante Stelle geeignet ist, sollte er immatrikuliert werden. Hier beginnt die Registrierung für einen bestimmten Mitarbeiter.

Abschluss eines Arbeitsvertrages;
Erteilung eines Zulassungsbescheides;
ein neuer Mitarbeiter oder seine Einrichtung;
Registrierung einer persönlichen Karte;
wenn es in der Organisation akzeptiert wird – Eröffnung einer Personalakte;
Einarbeitung und Unterzeichnung der internen Vorschriften und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Besetzungstabelle)

Die Führung von Personalakten erfordert die obligatorische Erstellung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personalplänen und Personalausweisen. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personal und Anzahl müssen aktuell sein und den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es enthält die Namen aller Stellen, die Anzahl der Stellenangebote und die Stellenangebote für einen bestimmten Zeitraum.

Persönliche Karten sind einheitliche Dokumente, die kurze Informationen über die Arbeitsaktivitäten des Mitarbeiters und persönliche Informationen enthalten. Sie unterliegen einer strengen Buchhaltung und besonderen Lagerungsbedingungen an Orten, die Beschädigung und Diebstahl verhindern.

Bestellungen für Personal, Unterschiede und Designmerkmale

Allgemeine Büroarbeiten in der Personalarbeit äußern sich überwiegend in Aufträgen und Weisungen der Geschäftsleitung. Diese Dokumente können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch das gesamte Personal betreffen. Sie unterscheiden sich in Design und Implementierungsmerkmalen.

Die meisten Aufträge und Weisungen, die sich auf konkrete Handlungen mit einem Mitarbeiter beziehen, haben eine einheitliche Form. Sie bedürfen der zwingenden Vereinbarung mit allen Interessenten und der Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer gegen Unterschrift. Kopien von Personalaufträgen werden in der Personalakte aufbewahrt, die Originale in separaten Ordnern.

Personalaktentagebücher, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Um Bewegungen im Personaldienst zu erfassen, ist die Führung von Fachzeitschriften erforderlich. Hierbei handelt es sich um Tabellenkalkulationsdokumente im mehrseitigen Format, meist einheitlich. Normalerweise werden sie entweder in großen Notizbüchern aufbewahrt oder in Fachgeschäften fertig gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

Registrierung eingehender und ausgehender Unterlagen, einschließlich Briefe;
Registrierung von Bestellungen;
Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern auf Dienstreisen;
Registrierung von Erklärungen, Eingaben, Mitteilungen, Amts- und Dienstvermerken;
Registrierung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen;
Bücher zur Aufzeichnung von Bewegungen verschiedener Personaldokumente usw.

Alle Zeitschriften müssen gebunden und versiegelt sein und die Blätter müssen nummeriert sein. Sie sollten getrennt von allen Dokumenten aufbewahrt werden. Am besten in einem Tresor oder Spezialschrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Die Führung von Personalakten ist nicht verpflichtend. Allerdings sammeln die meisten Organisationen Mitarbeiterdaten in der einen oder anderen Form. Natürlich ist es bequemer, dies in einem Ordner zu tun.

Eine Personalakte ist eine Reihe dokumentierter persönlicher Informationen über einen Mitarbeiter, die in einer bestimmten Reihenfolge gesammelt und zusammengestellt werden. Es kann verschiedene Dokumente und Kopien enthalten:

Kopien von Mitarbeiteraufträgen;
Kopien von Kontoauszügen;
Kopien von Ausweisdokumenten, die Qualifikationen, Ausbildung, Sozialleistungen und Familienstand bestätigen;
Fragebogen;
Eigenschaften und Bewertungen;
Zertifikate usw.

Persönliche Dateien enthalten persönliche Informationen und sollten von anderen Dokumenten ferngehalten werden. Der Zugang zu ihnen ist nur einem streng begrenzten Kreis von Amtsträgern gestattet. Bei Entlassungen von Mitarbeitern werden Personalakten zur Archivierung übergeben.

Regeln für die Registrierung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen, mit Ausnahme von Teilzeitbeschäftigten. Beim Ersttermin erwirbt der Arbeitgeber selbstständig Blankoformulare und nimmt darauf den ersten Eintrag vor. Auf der Titelseite werden die relevanten Informationen zum Mitarbeiter eingetragen. Anschließend ist es notwendig, deren Relevanz zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Auf der Doppelseite des Hauptteils werden Angaben zu den beruflichen und sozialen Aktivitäten des Arbeitnehmers sowie zu seiner Anstellung bei Festangestellten gemacht. Alle Einträge sind allgemein nummeriert und erfolgen auf der Grundlage einer Bestellung. Dem Kündigungsschreiben sind ein Abdruck des Vereinssiegels und die Unterschrift des Geschäftsführers beizufügen.

Von Hand, mit blauem Kugelschreiber, in klarer und verständlicher Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, müssen diese sorgfältig mit einer Zeile durchgestrichen und die entsprechenden Informationen eingegeben werden. Diese Aktion muss durch die Unterschrift und das Siegel des Managers bestätigt werden.

Arbeitsunterlagen werden getrennt von anderen Dokumenten in einem Safe aufbewahrt. Eine Weitergabe an Mitarbeiter oder Dritte ist ohne besonderen Beschluss der zuständigen Behörde untersagt.

Merkmale der Betriebs- und Archivspeicherung von Personaldokumenten

Die Aufbewahrung von Personaldokumenten richtet sich nach deren besonderer Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Diese Daten unterliegen keiner unbefugten Offenlegung. Andernfalls wird gegen die Mitarbeiter des Personaldienstes und den Leiter der Organisation ein Bußgeld verhängt.

Um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalunterlagen im Personaldienst zu organisieren, empfiehlt es sich, über einen separaten Raum zu verfügen. Es muss einen Eingang geben und mit einer Metalltür mit Alarm ausgestattet sein.

Die Dokumente selbst müssen in Metallschränken oder Tresoren aufbewahrt werden. Vermeiden Sie Sonneneinstrahlung und Staub sowie Temperaturschwankungen und übermäßige Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Schritte helfen Ihnen, Ihre persönlichen Daten zu speichern.

Heutzutage wird das Einstellungsverfahren für Mitarbeiter, unabhängig vom Tätigkeitsbereich eines bestimmten Unternehmens, durch aktuelle Gesetzesnormen geregelt.

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Es ist wichtig zu bedenken, dass alle Verfahren dieser Art gesetzlich geregelt sind. Abweichungen davon sind einfach nicht akzeptabel.

Stellen die Aufsichtsbehörden Verstöße fest, können erhebliche Strafen verhängt werden.

Um allerlei Schwierigkeiten zu vermeiden, wurde eine spezielle Software entwickelt. Es ermöglicht Ihnen, Personalakten zu automatisieren und verschiedene Fehler und Auslassungen zu vermeiden.

Allgemeine Aspekte

Der Personalabrechnungsprozess ist heute auf gesetzlicher Ebene geregelt. Deshalb wird in jedem großen Unternehmen, in dem die Zahl der Mitarbeiter groß genug ist, in der Regel eine Personalabteilung gebildet.

Seine Mitarbeiter sind verpflichtet, die Dokumentation nach festgelegten Standards zu vervollständigen.

Während darüber hinaus einige Dokumentationen einheitlich sind und gemäß den Mustern erstellt werden müssen, werden andere im Unternehmen erstellt.

Mit der Führung von Personalakten in einem Unternehmen sind viele verschiedene Nuancen verbunden.

Deshalb ist es notwendig, sich im Vorfeld mit folgenden grundsätzlichen Fragen auseinanderzusetzen:

Was ist das?
Zu welchem Zweck wird es durchgeführt?
gesetzliche Regelung.

Was ist das?

Bevor Sie in einem Unternehmen mit der Organisation von Personalakten beginnen, müssen Sie sich unbedingt mit der Definition dieses Konzepts vertraut machen. Denn nur so lassen sich größere Fehler vermeiden.

Unter dem Begriff „Personalakten“ versteht man die Aufzeichnung der Bewegungen von Mitarbeitern und Arbeitern in verschiedenen Positionen.

Gleichzeitig sollte diese Art der Buchführung nicht nur von juristischen Personen, sondern auch von einzelnen Unternehmern geführt werden.

Die Personalakte umfasst zwingend folgende Punkte:

dokumentieren;
Regulierung der Arbeitsbeziehungen zwischen den Arbeitnehmern selbst und ihrem Management;
Arbeitsorganisation;
andere.

Darüber hinaus weist die Buchhaltung je nach Tätigkeitsbereich eines bestimmten Unternehmens unterschiedliche Merkmale auf.

Heute gibt es neben allgemein anerkannten Regulierungsdokumenten, die das Rechnungslegungsverfahren regeln, auch spezielle Dokumente. Ihre Wirkung erstreckt sich auf Unternehmen, die in bestimmten Bereichen tätig sind.

Zum Beispiel kommunale Organisationen, andere. Bei der Personalaktenführung von Beamten ist besondere Sorgfalt geboten.

Zu welchem Zweck wird es durchgeführt?

Es wird ziemlich problematisch sein, Personalakten Schritt für Schritt von Grund auf zu studieren. Wenn der Manager jedoch plant, in Zukunft eine große Anzahl von Mitarbeitern einzustellen, sollte er auf diesen Punkt achten.

Mit einer ordnungsgemäß organisierten Personalakte können Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben gleichzeitig lösen. Die Hauptzwecke der Personalaktenführung variieren je nach Tätigkeitsbereich.

Es lassen sich aber die Hauptaufgaben formulieren, deren Lösung ausnahmslos in allen Organisationen notwendig ist:

Zusammenstellung und anschließende Bearbeitung	Berücksichtigung gesetzlicher Normen und der Wünsche der Personalverantwortlichen
Erfassung der bearbeiteten Zeit und deren Kontrolle	Um Verstöße gegen die geltende Gesetzgebung zu vermeiden
Implementierung einer personalisierten Buchhaltung	Gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen
Formation	Zusätzliche Anweisungen und verschiedene Anordnungen (zu Einstellung, Entlassung, Beförderung und anderen)
Führen Sie die Dokumentation gemäß den gesetzlichen Vorschriften	Private Angelegenheiten; Persönliche Karten; persönliche Karten (im Formular Nr. T-2); Arbeitsunterlagen; Krankenstand
Auswahl der Mitarbeiter anhand ihrer persönlichen Qualitäten	Analyse ihrer Arbeitstätigkeit gemäß den gesetzlichen Standards
Erstellung zusätzlicher Dokumentation in bestimmten Situationen	Bescheinigungen über die Tatsache der Beschäftigung; Kopien der Arbeitsunterlagen – entsprechend beglaubigt
Urlaubsplanung	In Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Normen sowie gegebenenfalls deren spätere Überarbeitung
Sammlung und Aufbereitung aller Unterlagen	Erforderlich für Mitarbeiter, die es eingegeben haben
Führung militärischer Aufzeichnungen	Dieser Punkt ist gesetzlich geregelt und für die Umsetzung zwingend erforderlich.

Wenn der Arbeitgeber aus irgendeinem Grund solche Tätigkeiten nicht selbstständig ausüben möchte und es gleichzeitig nicht eilig hat, eine eigene Abteilung zu organisieren, können Sie die Dienste der Personalakte in Anspruch nehmen.

Heutzutage bieten viele Drittunternehmen ähnliche Dienstleistungen an. Alle notwendigen Unterlagen werden gegen eine Gebühr zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus werden auch alle weiteren dokumentarischen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Führung der Personalakten durchgeführt.

Gesetzliche Regelung

Es ist wichtig, sich an die große Anzahl regulatorischer Dokumente zu erinnern, die die Führung von Personalakten regeln. Es ist wichtig, sich an eine Vielzahl unterschiedlicher Nuancen zu erinnern, die in direktem Zusammenhang mit der Buchhaltung stehen.

Zu den grundlegenden Rechtsdokumenten im Zusammenhang mit dieser Art von Tätigkeit gehören heute die folgenden:

Es ist wichtig, den verschiedenen Arten von GOSTs sowie allen Arten von einheitlichen Systemen besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Bei der Durchführung von Inspektionen prüft die Arbeitsaufsichtsbehörde, unabhängig vom Grund eines solchen Ereignisses, stets zunächst die Arbeitsunterlagen.

Das grundlegende Dokument, das den Prozess der Führung von Arbeitsbüchern regelt, sind derzeit die „Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern“.

Genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 255 vom 16. April 2003. Es ist ziemlich schwierig, alle behördlichen Dokumente im Zusammenhang mit Personalakten zu studieren.

Vor allem, wenn es um ein Unternehmen geht, das gleichzeitig in mehrere verschiedene Richtungen arbeitet. In diesem Fall wäre es ratsam, eine manuelle Registrierung zu vermeiden.

Eines der beliebtesten und hochwertigsten Programme wird heute in 1C erstellt. Diese Struktur bietet seinen Kunden eine umfangreiche Liste automatisierter Produktionsprogramme.

So führen Sie Personalakten in einer Organisation

Es ist notwendig, die Personalakten in der Organisation gemäß den aktuellen Regulierungsdokumenten zu führen. Abweichungen von den gesetzlich festgelegten Normen sind nicht zulässig.

Doch die meisten Bürger, die zum ersten Mal mit der Notwendigkeit konfrontiert werden, solche Aufzeichnungen zu führen, haben Schwierigkeiten. Deshalb lohnt es sich, sich im Vorfeld über folgende Fragen Gedanken zu machen:

wo soll ich anfangen;
welche Unterlagen werden benötigt;
Pflichtjournale in der Personalaktenverwaltung (Beispiele).

Wo soll ich anfangen?

Das Schwierigste bei der Gestaltung einer Personalangelegenheit ist heute der Anfang. Das erste, was ein Mitarbeiter oder direkter Vorgesetzter bei der Einrichtung tun muss, ist die Vorbereitung der Dokumentation.

Der Dokumentenfluss muss entsprechend organisiert werden. Folgende Maßnahmen müssen ergriffen werden:

Entwickeln Sie alle erforderlichen lokalen Regulierungsrichtlinien im Unternehmen:

Interne Regelungen im Unternehmen.
Grundlegende Bestimmungen zur Vergütung.
Regelungen für einzelne Strukturbereiche.
Arbeitnehmerdatenschutzbestimmungen.

Für jede einzelne Stabsstelle wird eine persönliche Besetzungstabelle erstellt;
Personal wird gebildet;
Es werden Standard- oder Spezialarbeitsverträge erstellt sowie;
Erstellung von Personalformularen;
die Personalkarte eines Mitarbeiters wird im Formular Nr. T-2 ausgestellt;
persönliche Bewerbungsformulare für Mitarbeiter werden entwickelt;
Es werden verschiedene Arten von internen Standardanordnungen vorbereitet (über die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung militärischer und arbeitsbezogener Aufzeichnungen).

Es ist zu beachten, dass die Registrierung aller Personalveranstaltungen anhand der Primärdokumentation erfolgen muss.

Die Liste ist in den entsprechenden Abschnitten der Regulierungsdokumentation enthalten. Es ist wichtig, die Bilder im Voraus zu betrachten.

Wenn möglich und kein automatisiertes Abrechnungssystem vorhanden ist, müssen Muster aller erforderlichen Dokumente aus dem Internet heruntergeladen werden. Es ist wichtig, seriöse Quellen zu nutzen.

Welche Unterlagen werden benötigt

Heutzutage ist bei der Führung von Personalakten die Erstellung einer sehr großen Anzahl unterschiedlicher Dokumente erforderlich. Aber es gibt eine Liste, die zuerst vervollständigt werden sollte.

Solche Dokumente werden als „primär“ bezeichnet. Diese Liste umfasst derzeit Folgendes (alle sind entsprechend nummeriert):

Nr. T-1	Auftrag zur Einstellung eines Mitarbeiters (eins)
Nr. T-1a	Anordnung zur Einstellung von Mitarbeitern (mehrere gleichzeitig)
	Musterentwurf einer persönlichen Karte für einen bestimmten Mitarbeiter
	Eine Anmeldung ist erforderlich, wenn die Beschäftigung von einem kommunalen (staatlichen) Angestellten ausgeübt wird
	Dies ist ein Beispiel für einen Personalplan
	Muss für einen wissenschaftlichen/lehrenden Mitarbeiter erstellt werden
Nr. T-5	Format einer Anordnung, die erteilt wird, wenn die Versetzung eines bestimmten Mitarbeiters an einen anderen Arbeitsplatz erforderlich ist
	Eine Anordnung, die im Falle der gleichzeitigen Versetzung mehrerer Arbeitnehmer an einen anderen Arbeitsplatz erlassen wird
	Eine solche Anordnung wird bei der Gewährung des Urlaubs erlassen.
	Wenn mehreren Mitarbeitern gleichzeitig Urlaub gewährt wird
	Stellt einen Urlaubsplan dar
Nr. T-8	Anordnung im Falle einer Kündigung
	Wenn es notwendig wird, das Kündigungsverfahren durchzuführen
	Muss zusammengestellt werden, wenn ein Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise geschickt wird
	Wenn Sie eine Geschäftsreise unternehmen müssen
Nr. T-10	Es wird ein Reisezertifikat erstellt
	Es handelt sich um ein einheitliches Format für einen Arbeitsauftrag und beinhaltet einen Bericht (sofern dies im Einzelfall erforderlich ist).
	Wenn es notwendig ist, einen Mitarbeiter zu belohnen
	Zwei oder mehr unterschiedliche Mitarbeiter gleichzeitig fördern
	Arbeitszeitdokument, Berechnungsformat
	So erstellen Sie einen Stundenzettel

Die Liste der Formate für verschiedene Arten von Buchhaltungsdokumenten umfasst mehr als ein Dutzend verschiedene Arten von Dokumenten.

Deshalb sollten Sie bei der Gestaltung besonders vorsichtig sein. Die Wahrscheinlichkeit, Fehler verschiedener Art zu machen, ist hoch.

Pflichtjournale in der Personalaktenverwaltung

Heutzutage gibt es eine bestimmte Liste von Zeitschriften, die in der Personalakte geführt werden müssen.

Einige von ihnen sind einheitlich. Sie müssen streng nach den aktuellen Standards erstellt werden.

Es gibt auch eine Liste der benötigten Zeitschriften. Ihr Format kann jedoch gemäß der geltenden Gesetzgebung gewählt werden.

Die Liste der obligatorischen Personalprotokolle umfasst heute Folgendes:

– speziell für das Personal zusammengestellt;
Arbeiterbewegungen;
Registrierung von Wehrpflichtigen;
Urlaubsabrechnung;
Registrierung und Kontrolle von Dokumenten (eingehend/gesendet);
medizinische Untersuchungen;
Andere.

Eine vollständige Liste aller Pflichtzeitschriften ist in der Gesetzgebung enthalten. Mustervorlagen finden Sie im Internet.

FAQ

Das Erstellen von Personalakten von Grund auf weist heute eine Vielzahl unterschiedlicher Merkmale und Nuancen auf.

Es ist wichtig, sich vorab über folgende Fragen Gedanken zu machen:

Wiederherstellungsverfahren;
Nuancen einzelner Unternehmer mit angestellten Mitarbeitern;
der ein kleines Unternehmen betreibt.

Wiederherstellungsverfahren

Das Verfahren zur Wiederherstellung der Rechnungslegung ist in der Gesetzgebung nicht verankert. Normalerweise umfasst ein solches Verfahren jedoch die folgenden Hauptschritte:

aktuelle Regulierungsdokumente werden studiert;
eine Liste aller notwendigen Dokumente wird erstellt;
es wird eine Prognose für die zukünftigen Aktivitäten des Unternehmens erstellt;
die für die Dokumente verantwortlichen Personen werden bestimmt;
Personal wird gebildet;
die Richtigkeit der Anmeldung des Arbeitnehmers wird überprüft;
Wir stellen sicher, dass alle Zusammenschlüsse und Personalveränderungen entsprechend formalisiert werden;
die Frage der Registrierung von Entlassungen (sowohl vergangene als auch aktuelle) wird geprüft;
die Rechtmäßigkeit der „Arbeitszeit“ in einem bestimmten Unternehmen wird festgestellt.

Nuancen einzelner Unternehmer mit angestellten Mitarbeitern

Das Verfahren für die Personalakten der angestellten Arbeitnehmer für Einzelunternehmer erfolgt standardmäßig.

Der Vertragsabschluss erfolgt in mehreren Hauptschritten:

Einholung aller in diesem Fall erforderlichen Unterlagen;
die Registrierung wird durchgeführt;
eine Vereinbarung wird von den Parteien erstellt/unterzeichnet;
ein Arbeitsauftrag wird erstellt;
die persönliche Karte eines Mitarbeiters wird erstellt;
ein entsprechender Eintrag im Arbeitsbuch erfolgt.

Wer betreibt ein kleines Unternehmen?

Typischerweise wird spezielles Personal eingestellt, um die betreffende Art von Aufzeichnungen zu verwalten. Aber in kleinen Unternehmen kann der Manager auch selbstständig Aufzeichnungen führen. Dieser Punkt ist gesetzlich nicht festgelegt.

BEWERBUNGEN UND ANRUFE WERDEN 24/7 und 7 Tage die Woche entgegengenommen.