Hur man för personaljournaler på teatern. Hur man korrekt upprätthåller personalregister i ett litet företag? Skapa en hel HR-avdelning om företaget sysselsätter många personer

Personalbokföring är nödvändig i alla företag, oavsett ägarform, aktivitet och antal anställda. För att genomföra det på ett kompetent och professionellt sätt måste du vara väl bevandrad i arbetsrätt, övervaka förändringar i lagstiftningen och ha kompetens inom området för personalregisterhantering.

Vad är personalredovisning och varför behövs det?

En integrerad del av varje företags verksamhet är personalregister. Det representerar arbete som regleras av lag om registrering, redovisning och övervakning av rörelsen för anställda i organisationen.

Personalaktiviteter innebär registrering av:

mottagande av anställda;
uppsägningar;
horisontella (överföring mellan avdelningar) och vertikala (till exempel karriärtillväxt) rörelser;
affärsresa;
sjukskriven;
tidrapport;
löv (av alla slag - årliga, utan lön, för graviditet, etc.);
personliga kort för varje anställd m.m.

HR-redovisning inkluderar även:

upprätthålla militära register;
reglering av arbetsförhållanden;
skapande och registrering av olika beställningar och instruktioner (till exempel om anställning, belöning av en anställd, etc.);
arbetsorganisation och andra frågor.

All dokumentation upprättas endast i enlighet med de normer och regler som krävs. Vissa formulär är enhetliga, andra installeras på själva företaget.

Kompetent organisation av personalregister löser många problem och uppgifter för företaget. Naturligtvis finns det tusentals nyanser, men det finns grundläggande punkter som gäller för varje företag.

Hur organiserar man och vem ska man anförtro att föra personalregister?

Det finns flera sätt att organisera redovisningen. Allt beror bara på företagets egenskaper och på vilket val chefen gör. De vanligaste alternativen:

Skapa en hel HR-avdelning om företaget sysselsätter många personer

Och när personalen är liten kan du anlita en specialist. Fördelarna med denna metod är att arbetet organiseras av chefen på det sätt han vill och regleras och styrs enligt hans egna principer.

Det finns också nackdelar: det är svårt att kontrollera professionaliteten hos den specialist som anlitas, så det finns en risk att en inte helt kompetent personalhandläggare anställs.

Du kommer att behöva lägga tid och pengar på utbildning eller leta efter en annan anställd.

Fördelarna med detta alternativ för att organisera bokföring är att om en person rekommenderas, så gör han (kanske) verkligen jobbet, det vill säga att han har testats i fallet. Självklart behöver man diskutera arbetsförhållandena med en sådan personalhandläggare så att de passar båda parter.

Anförtro HR-ärenden till en revisor eller en bra sekreterare

Fördelar: Det sparar tid och pengar. Det vill säga, det finns inget behov av att välja en personalansvarig, och det finns inga kostnader för att föra register.

Nackdelar: huvudproblemet när man väljer den här metoden är att anställda utför ytterligare arbete efter den huvudsakliga, vilket leder till fel, misstag, luckor och en enkel brist på nödvändiga dokument. Och naturligtvis är professionell kunskap om ämnet personalregister viktig här. Och om samma sekreterare har dem, så minimeras risken för komplikationer i det här fallet. Och vice versa.

Anförtro HR-register till en outsourcingorganisation

Bra: all personalverksamhet faller på outsourcingföretagets axlar, som tar på sig ett sådant ansvar på grundval av ett kontrakt. Förutom det faktum att konstant, kontinuerlig assistans ges i personalfrågor, minskar kostnaderna avsevärt genom att välja denna metod.

Nackdelar: du måste välja ett väletablerat, seriöst företag, och du måste också etablera interaktion, skapa ett koncept för att arbeta med specialister som kommer att arbeta utanför kontoret.
Chefen måste bara välja det mest bekväma och lämpliga sättet för honom att upprätthålla personalregister och väga för- och nackdelar med varje metod.

Arbetsuppgifter för en personalanställd

HR-handläggaren tilldelas följande ansvarsområden i enlighet med instruktioner och anställningsavtal:

Detta är en ofullständig lista över ansvarsområden för en personalanställd, kraven är ungefärliga. Det kan finnas fler än ovanstående (eller färre), men totalt sett är det de färdigheter och förmågor som en HR-specialist måste ha.

Personalregister: vilka dokument behövs?

Normalt måste varje företag ha följande typer av dokument som rör personal:

administrativa (personliga och produktionsordrar);
bekräftar arbetsaktivitet;
information och beräkning;
intern korrespondens;
kontroll- och registreringsloggar.

Vissa personalhandlingar måste finnas på företaget. Dessa inkluderar:
PVTR (interna arbetsbestämmelser);

Alla dokument lagras ett visst antal år. Reglerad:

artikel eller avsnitt i arbetslagstiftningen;
Beslut av statens statistikkommitté;
Federal lag och andra bestämmelser.

Om något (instruktioner, beställningar, etc.) inte är tillgängligt, måste detta faktum korrigeras. Generellt sett är en av principerna för HR-chefens arbete aktualitet. Det gör det dagliga arbetet mycket lättare och ger till och med rättskraft åt vissa handlingar. Det är faktiskt väldigt viktigt att inte försumma aktuella saker. Annars tenderar de att växa som en snöboll.

Organisation av personalregister: hur ska man spara det, var ska man börja?

Efter att ha etablerat sig i en ny tjänst som personalansvarig måste du först genomföra en revision av den obligatoriska dokumentationen. Om det visar sig (och detta händer) att några viktiga papper från listan saknas, måste de återställas. Naturligtvis kommer det inte att vara möjligt att utföra sådant arbete på en dag.

Därför bör du lyfta fram de viktigaste positionerna och börja med dem. Kontrollera förekomsten och riktigheten av designen (och om du behöver korrigera eller upprätta ett nytt dokument): bemanningsschema, semesterschema, anställningsavtal, order, register i arbetsregister.

För loggar över anställningsavtal och personalordrar. Skapa en arbetsbok. Förstå personliga kort (T-2). Arbeta med lokala föreskrifter.
Det viktigaste är att fylla i alla aktuella dokument i tid. Arbete utifrån arbetslagen och kontorsarbetsregler. Och förstör inte personaljournaler. Deras lagringstid är godkänd av Federal Archive ("List..." daterad 10/06/2000).

Alla redovisningsdokument behövs för insyn i arbetsförhållandena. Personalsystemet fastställer normer och principer som ger stabilitet till organisationens anställda och förvaltningar skapar bekväma förutsättningar för personalhantering.

Bokföringsautomation - 1C: fördelar med att arbeta med programmet

Att föra personalregister, särskilt i ett stort företag, är ett otroligt ansvarsfullt och enormt jobb. Men misstag är inte tillåtna här! Men idag finns det ett sätt att automatisera personaltjänstemäns verksamhet, vilket avsevärt kan underlätta och förenkla avdelningens arbete, effektivisera verksamheten och avsevärt minska risken för fel.

Med hjälp av 1C-programmet kan du föra register i enlighet med lagkrav. Databasen säkerställer tillförlitlig lagring av nödvändig information om anställda. Allt eftersom det ackumuleras blir det möjligt att bygga olika rapporter som kan hjälpa till att analysera arbete och ta fram nya inriktningar. Rapporter kan till exempel vara så här:

personalomsättningshastighet;
personalstatistik;
förflyttning av arbetare etc.

Programmet hjälper till att lösa nästan alla problem och uppgifter inom personalredovisning. Tack vare 1C har chefen för ett företag möjlighet att få information om läget på en viss avdelning, genomföra analyser och fatta rätt ledningsbeslut. Automatisering låter dig också synkronisera aktiviteterna för flera företagstjänster (redovisning, personal, löneavdelning), vilket förbättrar arbetseffektiviteten och skapar också alla förutsättningar för snabb utbetalning av löner.

Vilka psykologiska tjänster kan behövas? Den här artikeln kommer att berätta om alla testernas hemligheter.

För att genomföra en skatterevision, läs artikeln: alla hemligheter med att välja en skatterevisionsspecialist.

Slutsats

Så, för att sammanfatta, kan vi notera följande:

Personalregister är den viktigaste delen av alla företag.
Det finns flera sätt att organisera redovisningen. Valet är upp till ledaren.
Arbetsuppgifterna för en personalanställd bestäms av instruktionerna och anställningsavtalet.
Det finns en lista över dokument relaterade till personalarbete som måste finnas i varje företag. Och du bör börja din karriär på HR-avdelningen genom att kontrollera dessa dokument.
Att föra register är mycket lättare om det är automatiserat.

Personalregister är kärnan för normal och effektiv drift av alla företag. Därför måste dess ledning bemötas med fullt ansvar.

I kontakt med

Livena S.V. / "HR-paket" kadrovik-praktik.ru
Du har fått i uppdrag att sätta upp HR från grunden. Och du har liten erfarenhet inom detta område. Kanske är du en nybörjare HR-specialist, eller till och med en revisor eller kontorschef som har tilldelats HR, eller en blivande entreprenör. Då kommer vår guide säkert att hjälpa dig. Den är sammanställd enkelt och tillgänglig, speciellt för nybörjare inom personalbranschen.

Så du har blivit tilldelad personal. Var börjar vi?

1. Låt oss fylla på med nödvändiga lagar, speciallitteratur och program. Du kommer att behöva allt detta i ditt arbete.
Bestäm med ledningen frågan om att köpa ett program för att föra personalregister. Det finns många sådana program, och många är specialiserade och väldigt, väldigt bekväma. Vissa förbigår funktionen hos 1C. Men de flesta företag för traditionellt personalregister i 1C. Faktum är att det finns gott om 1C-supportspecialister i vilken stad som helst, men du hittar inte specialister som stöder andra program överallt.

2. Vi tar kopior av organisationens ingående dokument från ledningen och studerar dem noggrant. Alla handlingar inom personalområdet ska överensstämma med företagets ingående handlingar och inte på något sätt motsäga dem. Läs i stadgan förfarandet för att anställa en direktör (du kommer att formalisera det) och fastställa hans lön, den period för vilken ett anställningsavtal kan ingås med honom; vissa funktioner kan föreskrivas i stadgan. Ibland föreskriver stadgan förfarandet för att anställa nyckelpersoner i ledningen och upprättande av ersättningssystem för dem (till exempel med ett preliminärt godkännande av bolagsstämman), och till och med förfarandet för godkännande av personaltabellen.
________________________________________

3. Vi bestämmer listan över dokument som ska finnas i personalens arbetsområde och som vi kommer att upprätta Listan över sådana dokument finns här - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Det är klart att du kommer att upprätta handlingar som krävs enligt lag i alla fall. Kontrollera med ledningen vilka av de valfria dokumenten du kommer att förbereda för företaget. Du kan också i förväg klargöra med föreståndaren vilka särskilda villkor han vill se i de interna arbetsbestämmelserna, andra lokala bestämmelser och i anställningsavtalsformulär.

Nödvändiga dokument:

Ingående dokument
- Anställningsavtal
- Bemanning (formulär T-3)*
- Tidrapport (formulär T-13)* eller Tidrapport och lönerapport (formulär T-12)*
- Interna arbetsbestämmelser
- Dokument om skydd av anställdas personuppgifter (förordningar)
- Semesterschema (formulär T-7)*
- Personliga kort (formulär T-2)*
- Beställningar. Till exempel om antagning av en anställd (blankett T-1)*, om antagning av anställda (blankett T-1a)*, om tillhandahållande av ledighet (blankett T-6)*, om tillhandahållande av semester (formulär T-6a), om befordran av en anställd (blankett T-11)*, om incitament för anställda (blankett T-11a)*, om anställdas affärsresor (blankett T-9)*, om anställdas affärsresor ( blankett T-9a)*, om överlåtelse av anställda (blankett T-5)*, om överlåtelse av anställda (blankett T-5a)*, om uppsägning av ett anställningsavtal med en anställd (blankett T-8)*, om uppsägning av anställningsavtal med anställda (blankett T-8a), om tillämpning av disciplinpåföljd, om undanröjande av disciplinpåföljd, om kombination , om ersättare, om avlägsnande, om uppsägning av avstängning, om överföring av semester, ca. återkallelse från semester, om personalminskning m.m.
- Skäl för order (memon, uttalanden, handlingar, anställningsavtal, förklarande anteckningar)
- Journaler (böcker) för registrering av resecertifikat, helst - beställningar, anställningsavtal.
- Bokföring av rörelsen av arbetsböcker och bilagor för dem. Kvitto- och utgiftsbok för registrering av arbetsböckers former och bilagor till dessa
- Arbetsregister
- Alla utlåtanden, beräkningsanteckningar och andra handlingar som rör beräkning och utbetalning av lön, semesterersättning, ersättning för outnyttjad semester, "beräkning" för uppsägningar, den godkända formen av lönebesked.

Dokument som blir obligatoriska under vissa omständigheter:
– Ett kollektivavtal är obligatoriskt om minst en av parterna (arbetstagare eller arbetsgivare) tagit initiativ till att ingå det.
– Bestämmelsen om ersättning och bonus är obligatorisk om några av de ersättningsvillkor och bonusar som gäller för arbetsgivaren inte regleras i något annat dokument, till exempel varken i ett anställningsavtal, eller i bemanningstabellen.
– Arbetsbeskrivningar är obligatoriska om alla arbetsuppgifter för anställda inte är reglerade i anställningsavtal.
- Föreskrifter om certifiering och handlingar som åtföljer certifieringen är obligatoriska om arbetsgivaren genomför certifiering av anställda.
– Det krävs skiftschema om det finns skiftarbete.
– Bestämmelsen om företagshemligheter är tvingande om det i anställningsavtalet framgår att arbetstagaren är skyldig att upprätthålla en företagshemlighet.
- Listor över minderåriga arbetstagare, funktionshindrade, gravida, kvinnor med barn under tre år, ensamstående mödrar. personer som vårdar funktionshindrade barn och personer med funktionsnedsättning sedan barndomen, arbetare anställda i arbeten med skadliga och (eller) farliga arbetsförhållanden - om det finns minderåriga arbetare i personalen, funktionshindrade arbetare, gravida arbetare, kvinnor med barn under tre år, ensamstående mödrar, personer som vårdar funktionshindrade barn och personer med funktionsnedsättning sedan barndomen, arbetare anställda i arbeten med skadliga och (eller) farliga arbetsförhållanden
________________________________________

4. Vi registrerar regissören
Kontrollera om direktören (VD) är korrekt registrerad. Om inte, så registrerar vi först och främst en regissör. Han är den första anställde! Av handlingarna ska framgå från vilket datum direktören har arbetat. Steg-för-steg-proceduren för att ansöka om ett direktörsjobb finns i personalpaketet; de nödvändiga exempeldokumenten finns också där. Även i paketet hittar du ett seminarium "Registrering av arbetsrelationer med en anställd direktör" och en hel del konsultationer om ämnet i motsvarande konsultavdelning.
________________________________________

5. Vi gör upp en bemanningstabell, Interna arbetsföreskrifter, andra lokala föreskrifter (se tabell från punkt 3).
Säkert har företaget ännu inte någon bemanningstabell, interna arbetsbestämmelser och andra lokala bestämmelser. Låt oss hitta på dem. Vi samordnar alla dessa dokument med direktören. Vi tar hänsyn till direktörens kommentarer och önskemål och kontrollerar om de strider mot lagen. Direktören godkänner färdiga versioner av dessa dokument.
Observera att bemanningstabellen har en enhetlig form och inte är godtycklig. Du kan ladda ner detta bemanningsformulär här -. Om det uppstår svårigheter med bemanningstabellen, titta i "Personalpaketet" på exempel på att fylla i bemanningstabellen, en steg-för-steg-procedur för att utveckla och godkänna bemanningstabellen, ett tematiskt seminarium och motsvarande del av konsultationerna på bemanningsbordet. Även i paketet kan du hitta exempel på olika lokala bestämmelser, steg-för-steg-procedurer för antagande av dem, konsultationer, råd om utarbetande, etc.
________________________________________

6. Vi utvecklar en standardform för ett anställningsavtal som kommer att ingås med anställda. Vi inkluderar i den alla villkor som är fördelaktiga och nödvändiga för företaget. Personalpaketet innehåller bra anställningsavtalsmallar och boken ”Vi anställer: Registrering av arbetsrelationer till förmån för arbetsgivaren”. Delarna 2 och 3 av den här boken berättar på ett användbart och lättillgängligt sätt hur du upprättar ett lagligt, men samtidigt lönsamt anställningsavtal.
________________________________________

7. Vi upprättar andra dokument som vi kommer att behöva för att bedriva personalarbete i framtiden: bokföringsböcker, registreringsloggar, tidrapporter, beställningsblanketter, ansvarsavtal etc. I "HR-paketet" i avsnittet "Dokumentprover" kan du ta formen av dessa dokument, skriva ut dem vid behov och bekanta dig med prover av att fylla i dem, konsultationer om design och böcker, seminarier om ämnet. Om du inte har paketet kan vissa dokument laddas ner här - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Vi beslutar med ledningen om vem som ska föra arbetsjournaler. Eftersom de anställda ännu inte har anställts måste direktören först föra arbetsjournaler. Vi utfärdar en order för direktören att ta ansvar för att underhålla, lagra, anteckna och utfärda arbetsböcker. Blanketten och provbeställningen kan erhållas från "Personalpaketet" i avsnittet "Dokumentprover". Därefter kan direktören överföra dessa befogenheter till den accepterade personalanställde, även genom order.
________________________________________

9. Vi anmäler anställda för arbete. I detta skede kommer du att upprätta många dokument: anställningskontrakt, anställningsorder, personliga kort, arbetsböcker, en bok för att registrera arbetsböckers rörelse etc.
________________________________________

Sedan kommer de anställda att börja arbeta och för personalen kommer fasen av det dagliga arbetet att börja, det kommer att vara nödvändigt att upprätthålla en tidrapport, upprätta ett semesterschema, ordna semester, tillämpa incitament och straffåtgärder, affärsresor, kombinationer, uppsägningar och mycket mer...

Läs också

Män i underkastelse
"De flesta av mina anställda är män. De beter sig annorlunda mot mig. Vissa flirtar, andra kommunicerar rent affärsmässigt. Vissa är attraktiva för mig, andra inte så mycket. I allmänhet, som överallt annars. Komplexiteten i min situation är att Jag är en regissör, och jag måste leda dem. Ibland går jag vilse, utan att veta vad jag ska göra och hur jag ska bete mig, men i inget fall ska jag visa min osäkerhet. Elena, Pskov""

Artiklar i detta avsnitt

Hur organiserar man screening av kandidater för mikroföretag utan outsourcing?
Effektiviteten hos mikroföretag är direkt relaterad till de anställdas höga arbetsmotivation. Det är därför det är så viktigt att kompetent välja ut och screena kandidater. Vi berättar hur du löser detta problem själv, utan att vända dig till outsourcade HR-specialister.
Vad behöver du veta om att anställa tonåringar?
Dagens ungdom börjar ofta arbeta i skolåldern och vill bli självständig. De genomgår praktik, utbildning och får sedan jobb. Vad är viktigt att veta i början av din karriär och vilka risker bör arbetsgivare ta hänsyn till?
Att anställa tonåringar är fyllt med utmaningar. Arbetsrätten ställer tydliga krav som en arbetsgivare ska följa, men de förbises ofta.
En anställds framträdande på jobbet när han är berusad måste bevisas korrekt.
Att komma till jobbet berusad är en till synes uppenbar situation som inte kräver ytterligare bevis. Lyckligtvis är sådana berättelser sällsynta, men kanske är det därför inte alla HR-specialister vet exakt hur de ska agera korrekt. Är det till exempel möjligt att använda en alkomätare och låta en anställd komma in på företagets lokaler?
Avdrag grundade på exekutionstitel
När du tar emot en exekutionstitel för en anställd måste du komma ihåg vilka typer av inkomster som inte kan tas ut mot, ta hänsyn till den högsta möjliga andelen innehållande enligt exekutionstiteln och ordningen för återbetalning av flera exekutionsbrev. ...
Geolokalisering – för att skydda arbetsgivarnas intressen?
Hur kan man effektivt leda regionala anställda? Frågan är inte ledig: de står inte under ständig övervakning, utan ansvarar för en viktig del av verksamheten. Detta sätter avtryck på arbetsrelationerna. Du måste lita på personen och alltid veta hur han fungerar. Ack, handlingsfrihet leder ofta till ansvarslöshet och konflikter - till domstolarna.
Faksimil av anställningsavtal och avtal om kombination
En faksimil är en kliché, en exakt reproduktion av ett manuskript, ett dokument, en signatur med hjälp av fotografi och tryck. Låt oss ta reda på om det är tillåtet att använda en fax istället för en handskriven signatur i anställningsavtal och avtal om merarbete.
Socialt skatteavdrag
Ett socialt skatteavdrag för behandling och utbildning kan lämnas till en anställd under vissa förutsättningar. Låt oss överväga funktionerna i att tillhandahålla ett socialt skatteavdrag.
Professionella standarder kommer att bli obligatoriska i vissa fall
I samband med ikraftträdandet av ändringar av arbetslagstiftningen den 1 juli 2016 (federal lag av den 2 maj 2015 nr 122-FZ (nedan kallad lag nr 122-FZ)), det ryska arbetsministeriet har utarbetat svar på standardfrågor om tillämpning av...
En enskild företagare, anställd, grundare avlider
Kan skatter gå i arv? Vem kommer att skriva in i arbetsböckerna för de anställda hos en avliden enskild företagare? Är betalningar intjänade efter en anställds död avgifts- och inkomstskattepliktiga? Vad är förfarandet i händelse av att direktören för en LLC eller dess grundare dör? Läs svaren i artikeln.
Arbetsgivares konkurs för eftersläpande lön
Arbetstagare har rätt att gå till domstol med krav på att försätta arbetsgivaren i konkurs i fall av utebliven lön. Vi kommer att förstå när en arbetsgivare kan gå i konkurs för löneskulder och vad anställda behöver göra för att inleda ett konkursförfarande.
Lokala företagsbestämmelser - hur man undviker ansvar vid besiktningar
Frånvaron av vissa lokala föreskrifter kan av inspektörer från yrkesinspektionen betraktas som ett brott mot arbetslagstiftningen. I den här artikeln kommer vi att berätta hur du undviker sådana konsekvenser.
Tillsättande av tjänster och internt deltidsarbete
Begreppen "skådespeleri" eller "tillfälliga" är inte fastställda av gällande lagstiftning. Därför, för att undvika tvister med anställda, måste arbetsgivaren veta hur man korrekt fyller i tjänster och vad är förfarandet för betalning.
Lokala föreskrifter för företaget
Årets slut är tiden att efter att ha lämnat in kvartalsrapporter utan brådska börja förbereda det kommande året: tänk igenom bemanningstabellen, förbered ett semesterschema för nästa år. Gör även ändringar i andra lokala föreskrifter om det behövs.
Lediga jobb för övertaliga medarbetare
Lagstiftaren fastställde skyldigheten för arbetsgivaren att erbjuda lediga tjänster till anställda när bemanningen minskar. Denna tjänst måste vara vakant, förenlig med den anställdes kvalifikationer och kan också vara lägre betald eller sämre. Dessutom ska den lediga tjänsten ligga i samma område. ...
Vi formaliserar ändringar av medarbetarens personuppgifter
Personliga (personliga) uppgifter om anställda finns huvudsakligen i personal- och redovisningshandlingar. Det är viktigt att följa sekvensen av åtgärder när du gör ändringar i dem.
När och hur man genomför en personalrevision
Att upprätthålla personaldokumentflödet i strikt överensstämmelse med lagens bokstav är nödvändigt, eftersom dessa dokument inte bara används av personaltjänsten utan också av redovisningsavdelningen för att beräkna löner. De kan kontrolleras av yrkesinspektionen och skattemyndigheten, anställda kan behöva utdrag och intyg.
Personalrevision. Vilka dokument behöver ditt företag ha?
En revision av personalbokföringen är en av de viktigaste komponenterna i förfarandet för att bedöma effektiviteten av hela personalledningssystemet och personalpotentialen i en organisation eller ett oberoende förfarande som en del av åtgärder för att minska skatte- och ryktesrisker för företaget, även vid lösning av arbetstvister i domstol.
Organisation av personalregisterhantering "från grunden"
Behovet av att organisera personalregisterhantering är inte en så exotisk uppgift, inte lätt för nybörjare, privata entreprenörer och revisorer vars ansvar inkluderar personalregister. Hela processen kan dock beskrivas med en enkel steg-för-steg-guide till handling.
Arbeta under mammaledighet: analysera möjliga situationer
Ofta arbetar en ung mamma, under mammaledighet, deltid eller hemma.
Vissa mödrar lyckas arbeta på grundval av ett intyg om arbetsoförmåga utfärdat i enlighet med det fastställda förfarandet under mammaledighet, vilket inte uttryckligen föreskrivs i lag. Att dokumentera en sådan situation väcker i praktiken många frågor bland personaltjänstemän.
Hur man gör en extern deltidsarbetare till en huvudanställd
Övergången av en deltidsanställd till huvudtjänsten i samma företag kan formaliseras genom uppsägning eller genom att ett tilläggsavtal ingås till anställningsavtalet. Att fylla i arbetsboken beror på när och av vem anteckningarna om anställningen av en deltidsarbetare och dennes uppsägning gjordes.
Handlingar som arbetstagaren ska lämna in
Baserat på material från uppslagsboken "Löner och andra betalningar till anställda" redigerad av V. Vereshchaki Innan ett anställningsavtal ingås med en anställd måste denne lämna in ett antal dokument. De är listade i artikel 65 i Labour...
Föreskrifter om ersättning
Huvudsyftet med denna bestämmelse är att fastställa förfarandet för ersättning till alla kategorier av anställda i företaget.
Ändra den anställdes befattning
Om arbetsgivaren bestämmer sig för att ändra tjänstetiteln ska han meddela den anställde som arbetar där. Ytterligare åtgärder från parterna i anställningsavtalet beror på den anställdes samtycke till att ändra befattningstiteln.
Tillämpning av ett taxefritt lönesystem. Funktioner i lönelistan
Detta system gör det möjligt att fördela den allmänna lönefonden över hela företaget (eller dess avdelning) mellan de berörda anställda. I det här fallet beror den allmänna fonden på företagets (divisionens) resultat under en viss tidsperiod (till exempel en månad). I grunden är lönen för en viss anställd hans andel i hela lagets lönefond. Lönerna fördelas på anställda utifrån vissa koefficienter (till exempel arbetsdeltagande). Och det kan finnas flera av dem.
Löneberäkning enligt ackordslönesystemet
Vi anställer en chaufför
När man sluter ett anställningsavtal med en förare är det nödvändigt att ta hänsyn till ett antal nyanser som är förknippade med denna position. Vissa av dem behöver anges i anställningsavtalet, andra behöver bara refereras.
Ändringar och korrigeringar i arbetsboken
Artikeln publicerades som en del av samarbetet mellan tidskriften "Actual Accounting" och HRMaximum. En anställds arbetsjournal är huvuddokumentet som bekräftar tjänstgöringstiden och ger garantier för att få pension. Det är därför det är nödvändigt att upprätta arbetsböcker korrekt...
Dokumentlagring. Lagringsperioder, förstörelse och avyttring av primära redovisningshandlingar
Förfarande och villkor för lagring av bokförings- och skatteredovisningshandlingar, personalhandlingar
Beställningar: formulär, numrering, korrigeringar
Författaren fokuserar materialet på nyanserna i att upprätta beställningar, göra ändringar i dem etc. Eftersom vissa fel kan leda till förlust av rättskraft genom ordern, kan de inte betraktas som småsaker.
I vilken ordning lämnas kopior av dokument till tidigare anställda i organisationen?
Enligt Regler för skötsel och förvaring av arbetsböcker, godkänd. Genom dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 N 225 (som ändrat den 19 maj 2008, nedan kallade reglerna), utfärdas en arbetsbok till den anställde endast vid uppsägning, men det finns fall då den anställde...
Vem finns på personallistan... HR-direktör, HR-chef, HR-chef?
Hur man bestämmer HR-direktörens funktioner och befogenheter och skiljer hans ansvar från andra personalarbetares ansvar, förklarar författaren i ett material som utarbetats på grundval av frågor från HR-officerare
Beräkning av arbetsscheman (Program baserat på Microsoft Excel)
Hur man häftar dokument korrekt
Artikeln beskriver alla nyanser av reglerna för blinkande dokument. Läsarna får lära sig hur man korrekt numrerar, upprättar en inventering och överför personaldokument till arkivet
Hur registrerar man en anställds frånvaro om han utför statliga uppgifter?
Föreställ dig en situation: en anställd i en organisation är specialist på en snäv profil och är involverad som expert i utredningsprocessen. Eller: värnpliktsskyldig som befinner sig i reserv kallas till militär utbildning. Eller kanske behöver någon av dina underordnade vara närvarande i rätten som jurymedlem. Vad betyder alla dessa fall? Att arbetstagaren ska frigöras från arbetet under fullgörande av statliga uppgifter och hans frånvaro ska formaliseras på ett särskilt sätt.
Egenskaper med arbetslagstiftning för anställda som arbetar för enskilda arbetsgivare
Att arbeta för arbetsgivare som är individer har ett antal funktioner. I grund och botten är alla arbetsgivare - individer indelade i två grupper: enskilda företagare och individer som inte är enskilda företagare. De förstnämnda använder arbetare för att bedriva affärsverksamhet...
Vilka personalhandlingar ska företaget ha?
Den ansvariga medarbetaren behöver veta vilka handlingar som är obligatoriska för företaget, vilka blir sådana endast under vissa förutsättningar, och vilka handlingar som inte behöver upprättas, eftersom de är av rådgivande karaktär. Detta gör att du kan vara väl förberedd inför mötet med...
Anställdas rättigheter vid försäljning av ett gäldenärsföretag
Den federala lagen "Om insolvens (konkurs)" innehåller inte regler som säkerställer skyddet av arbetstagarnas rättigheter under försäljningen av ett gäldenärsföretag. Detaljerna för de arbetsförhållanden som uppstår i detta fall kräver särskild analys.
Bekräftelse på arbetslivserfarenhet
Vid beräkning av tjänstetiden, arbetsperioderna eller andra aktiviteter som ingår i den, som ägde rum före medborgarens registrering som en försäkrad person i enlighet med den federala lagen av den 1 april 1996 "Om individuell (personlig) redovisning. ..
Tillfällig övergång till annan anställning
I nr 8 i tidningen "Human Resources Department of a Budgetary Institution" för 2009 skrev vi om en permanent överföring av en anställd till ett annat jobb hos samma arbetsgivare, där det inte finns någon plan att återgå till den tidigare positionen. Dessutom ger lagen möjlighet till tillfällig överföring. Hur det skiljer sig från permanent, i vilka fall och i vilken ordning det utförs, kommer vi att berätta i den här artikeln.
Hur förbereder man sig inför yrkesinspektionens ankomst?
En inspektion av den statliga yrkesinspektionens organisation överraskar ofta ledningen. Särskilt med tanke på att en yrkesinspektör enligt lag har rätt att besöka en organisation när som helst på dygnet och utan förvarning. Baserat på resultatet av revisionen kan inte bara chefen för organisationen eller dennes ställföreträdare utan även chefen för personalavdelningen samt chefsrevisor ställas till svars.
Meddelande till medarbetaren: hur och i vilka fall som ska skickas
Ofta i personaltjänstemäns arbete används ett dokument som ett meddelande. Med hjälp av detta papper informerar arbetsgivaren anställda om juridiskt viktiga frågor. Till exempel om personalminskning. Det finns ingen enskild form av anmälan. För varje fall utvecklas ett annat alternativ. Vi kommer att berätta hur du upprättar ett meddelande om företagsrekonstruktion och filiallikvidation. Hur man meddelar anställda om ändringar i villkoren i anställningsavtalet. Hur man meddelar en anställd om behovet av att infinna sig för en arbetsbok.
Besök av yrkesinspektionen
Varje arbetsgivare måste vara beredd på att en yrkesinspektion förr eller senare kommer att besöka honom. Tyvärr kan ett oväntat besök inträffa när som helst i den nuvarande situationen, som präglas av massiva personalminskningar. Låt oss prata om vilken anledning en inspektör kan komma för, vad hans befogenheter är och vad arbetsgivaren agerar när han utför kontrollaktiviteter.
Frilansarbetare: ”Farliga” stunder för arbetsgivaren och arbetstagaren
Under sovjettiden uppfattades "frilansarbetare" som medborgare som utförde arbete för en organisation och inte stod på lönelistan. Med utvecklingen av rysk lagstiftning har konceptet och statusen för en "frilansarbetare" förändrats. Vissa organisatoriska ledares tankar förblev på nivån för laglig reglering av "frilansarbetares" arbete i Sovjetunionen. Arbetsgivaren tänker inte alltid på konsekvenserna av sådana relationer.
Är det möjligt att bli av med den listiga "valsedelmannen" med lagliga medel? Burk. Det viktigaste är att känna igen det.
Vad man ska göra med dokument vid likvidation av en organisation
Frågor om att säkerställa säkerheten för dokument från aktiebolag under deras likvidation återspeglas i resolutionen från Federal Commission for the Securities Market. Låt oss citera de viktigaste fragmenten för oss.
Kontorsarbete på HR-avdelningen
Svar av Valentina Ivanovna Andreeva, professor vid Institutionen för arbetsrätt vid Ryska justitieakademin, på frågor om dokumentation av personaltjänstens verksamhet och semesterschemat i organisationen.
Vanliga missuppfattningar
De vanligaste missuppfattningarna om arbetsrelationer

Personalredovisning - en viktig komponent i alla företags kontorsarbete. Invecklarna med att organisera denna process kommer att diskuteras i vår artikel.

Var ska man börja HR-register på ett företag 2016 (lagstiftning)

Personalredovisning på ett företag representerar å ena sidan organisationens arbete för att dokumentera alla förändringar i arbetslivet och aktiviteterna i teamet som helhet och varje personalenhet i företaget separat, och å andra sidan direkt personaldokumentflöde . Organisationer personalregister företaget måste känna till den rättsliga ramen i denna fråga. Det måste sägas att det finns en hel del regler relaterade till hantering av personalregister, eftersom de inte bara inkluderar lagar, utan också avdelningsföreskrifter, order och olika GOST.

En ungefärlig lista över regulatorisk dokumentation relaterad till personalregister, kan omfatta följande rättsakter:

Ryska federationens arbetskod.
Federal lag "om redovisning" daterad 6 december 2011 nr 402-FZ (artikel 9 talar om förfarandet för att förbereda personaldokument).
Resolution från Rysslands statliga statistikkommitté "Om godkännande av enhetliga formulär..." daterad 5 januari 2004 nr 1.
GOST R 6.30-2003 (godkänd genom resolution av Rysslands statliga standard daterad 03.03.2003 nr 65-st), som definierar förfarandet för att behandla dokument.
Dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 nr 225, som fastställde krav för att underhålla och lagra arbetsböcker på ett företag.
Resolution från Rysslands arbetsministerium daterad 10 oktober 2003 nr 9 om reglerna för att fylla i arbetsböcker.
Federal lag "om arkivering" daterad 22 oktober 2004 nr 125-FZ och order från Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558, som definierar en lista över standardiserade arkivdokument och deras lagringsperioder.
Beslut från Rysslands ministerium för hälsa och social utveckling av den 26 april 2011 nr 347n om formen av sjukskrivning och lagen "om obligatorisk socialförsäkring..." daterad den 29 december 2006 nr 255-FZ, som definierar förfarandet för att fylla i sjukskrivning och anmäla mammaledighet.
Metodologiska rekommendationer för att upprätthålla militära register vid företag (godkända av generalstaben för Ryska federationens väpnade styrkor den 11 april 2008).

Personalredovisning från grunden steg för steg i en ny organisation (i en LLC)

Organisation personalregister i en ny LLC, som i alla andra organisationer, kan inkludera följande steg:

Godkännande av lokal dokumentation. Analys av arbetslagstiftningen gör det möjligt för oss att fastställa ett antal interna dokument för företaget, utan antagandet som företaget inte kan göra. Dessa inkluderar:
Varje organisation fastställer den specifika listan med intern dokumentation oberoende.
Utveckling och godkännande av standardformer för primär redovisningsunderlag. Trots att kraven från den ryska statliga statistikkommittén daterad 5 januari 2004 nr 1 i denna fråga inte är obligatoriska, rekommenderas det att följa normerna i detta dokument.
Godkännande av standardformulär för andra personalhandlingar som inte är relaterade till primära redovisningshandlingar.
Utveckling och godkännande av tidskrifter och registreringsböcker. Utöver läkarundersökningsloggen krävs under 2016 följande böcker i personaljournaler:
Bildande av bemanning.
Utveckling och godkännande av standardanställningsavtal, samt arbetsbeskrivningar för anställda.
Utnämning av underhållsansvarig personalregister medlem i arbetslaget.

Återställande av personalbokföring

Att återställa den nödvändiga ordningen i dokument, i motsats till att organisera personaljournaler från grunden, är å ena sidan en enklare process, eftersom många affärstidningar och journaler redan har skapats, men å andra sidan kan det visa sig vara mer komplex, eftersom det kommer att bli nödvändigt att upptäcka brister i det befintliga systemet.

Vet du inte dina rättigheter?

Återställning av förlorade eller osystematiska personalregister bör ske i flera steg:

Allmän inventering av befintliga personalhandlingar i företaget.
Kontrollera tillgängligheten och fullständigheten av de inlämnade dokumenten.
Analys av anställningsavtal som ingåtts med anställda.
Studera bemanningstabellen för fullständighet av data som återspeglas i den.
Kontrollera tillgängligheten och genomförandet av arbetsböcker för anställda.

Att återställa personalregister kräver eliminering av alla luckor och brister som identifierats som ett resultat av en inventering av personaldokument.

Genomföra personaljournaler på en separat avdelning och för enskilda företagare med inhyrda medarbetare. Är detta relevant för småföretag?

Ibland kan organisationsformen för ett företag väcka frågor relaterade till arbetsordningen personalregister. Låt oss titta på några alternativ.

Organiseringen av personaljournalhantering i en separat avdelning av ett företag kan kompliceras av det faktum att denna avdelning å ena sidan inte har juridiskt oberoende och å andra sidan ofta är belägen på en ort som ligger långt från föräldern. organisation. Lagstiftningen föreskriver inte separata normer och krav för personalregisterhantering i separata avdelningar, därför bestämmer varje arbetsgivare själv hur arbetet ska organiseras i detta fall. Vanligtvis används ett av följande scheman:

Centraliserad. Detta alternativ innebär att befogenhet att arbeta med personaldokumentation överförs till en enda avdelning som betjänar både moderbolaget och filialen. Lämplig för organisationer som har separata divisioner i samma region.
Decentraliserat. I det här fallet skapas personaltjänster både i moderorganisationen och i filialer. Samtidigt utför de i stort sett samma arbete inom den betrodda avdelningen, även om befogenheterna och ansvaret för centralkontorets personaltjänst kan vara något bredare än kompetensen för samma kontorstjänster.
Blandad. Detta system innebär skapandet av personaltjänster både i moderbolaget och i filialer med en fördelning av delegerade ansvarsområden. Det är alltså endast centralkontoret som kan upprätta anställningsavtal i hela organisationen, men även filialernas personalavdelningar har behörighet att lagra filer eller utdöma straffavgifter.

Ett stort antal frågor om behovet av att föra personaljournaler uppstår från enskilda företagare. Lagstiftarens åsikt i denna fråga är tydlig: om en enskild företagare har minst en anställd, personalredovisning måste genomföras i sin helhet.

Små företag är som regel oroliga för att det vanligtvis inte finns någon professionell personaltjänsteman, men detta tillstånd eliminerar inte behovet av att föra personalregister. I det här fallet tilldelas en personaltjänstemans ansvar till en revisor, sekreterare eller annan anställd, som först bör utbildas i särdragen med personalregisterhantering vid speciella kurser eller seminarier.

Program för att upprätthålla personalregister - ladda ner en gratis demoversion eller köp?

För närvarande erbjuder många onlineresurser ladda ner gratis program för att upprätthålla personalregister, så att du kan automatisera alla personaluppgifter eller någon del av den. Men som regel är endast en demoversion gratis, designad för flera dagar (veckor, månader) av arbete. För att fortsätta arbeta behöver du sedan köpa en licens, nyckel eller fullständig version av programmet.

Ett sådant reklamdrag är konstigt nog fördelaktigt inte bara för säljaren av produkten utan också för konsumenten, eftersom det låter dig välja det mest lämpliga programmet för ett visst företag eller bekanta dig med principerna för dess drift och utveckla din egen. Som ett resultat förblir valet hos arbetsgivaren som bestämmer sig för att automatisera personaljournalhanteringen. Samtidigt måste du komma ihåg att du inte kommer att kunna spara pengar genom att ständigt arbeta i demoversionen av personalprogrammet, och om du väljer en av automationsprodukterna måste du förr eller senare köpa en licens eller den fullständiga versionen.

Genom att organisera HR-register från grunden kan du alltså ta dig tid när du väljer ett program för att upprätthålla personaljournaler och inte köpa den första produkten du stöter på. När allt kommer omkring kommer att välja det optimala alternativet inte bara automatisera HR-administrationen, utan kommer också att avsevärt underlätta arbetsprocessen.

Att organisera och upprätthålla personalregister är det direkta ansvaret för personaltjänstanställda. I situationer för att skapa en ny organisation, omvandla en gammal eller andra omorganisationsalternativ, behöver ledningen och personalavdelningen känna till de viktigaste aspekterna av arbetet: utbildning och sökande efter anställda, anställning, överföring och uppsägning av personal, samt regler för såväl arkivering som operativ lagring av handlingar.

Kompetent organisation av personaljournaler som grund för företagets stabilitet

Varje organisation, oavsett dess form av ägande, har personal. Det skiljer sig åt i storlek och sammansättning, utförda funktioner och kvalifikationsnivå. HR-avdelningens uppgift är att se till att alla frågor och problem relaterade till företagets anställda löses så snabbt och kompetent som möjligt.

Den stabila driften av en organisation beror direkt på dess anställda. Personaltjänstens primära uppgift är kompetent och snabb urval av anställda, upprätthållande av personalregister i enlighet med lagen och snabb inlämning av dokument till arkivet. Detta är grunden för en stabil drift av alla företag.

Utbildning av personal för att arbeta med mänskliga resurser

Instruktionerna för personaljournalhanteringen visar tydligt behovet av yrkesutbildning för personalspecialister. Men i praktiken finns det ofta problem med att utbilda arbetare med den profil som krävs.

Högre och sekundära specialiserade utbildningsinstitutioner utexaminerar inte specialister med en så snäv kvalifikation som "hantering av personalregister." Utbildning sker vanligtvis på plats eller på specialiserade kurser. Det är också möjligt att utbilda en anställd direkt på jobbet genom mentorskap.

Personalregisterhantering involverar utbildning av specialister på följande sätt:

omskolning på grundval av en andra högre utbildning;
få högre utbildning inom ett relaterat område, till exempel "dokumenthantering", "juridik", "personalhantering", "informationssäkerhet";
utbildning i specialiserade långtidskurser (minst tre månader), följt av godkänd examen;
praktiskt arbete följt av regelbunden professionell utveckling.

Regleringsdokument som reglerar personaltjänsternas arbete

Personalavdelningens verksamhet och den allmänna organisationen av personaladministrationen är i hög grad beroende av gällande lagstiftning och interna regleringsdokument. Denna funktion är förknippad med nyanserna av att arbeta med ett stort antal personliga dokument, som ofta är konfidentiella.

Journalföringen i personaltjänsten regleras av följande lagar:

konstitution, civil- och arbetslagar, samt delvis straff- och familjelagar;
lagar om organisationens profil i frågor som rör arbete med personal;
lokala bestämmelser;
olika klassificerare, regler och instruktioner på federal nivå;
interna regulatoriska dokument, till exempel instruktioner om hantering av personalregister;
order och instruktioner från ledningen.

Personaltjänstanställda är skyldiga att strikt följa kraven i föreskrifter och framför allt arbetslagen.

Sökning och dokumentation av anställda

Att genomföra personaljournaler börjar med eftersökning och registrering av personal. Först och främst måste du bestämma dig för alternativ för att hitta nya medarbetare. Bland dem sticker följande ut:

arbetsförmedlingar och byråer;
sysselsättning;
jobbmässor;
utbildningsinrättningar;
jobbbrädor och meritförteckningar på olika resurser;
andra organisationer;
bekanta och vänner.

Alla sökalternativ för anställda har sina fördelar och nackdelar, en HR-anställd måste utnyttja alla möjligheter att fylla en ledig tjänst.

När en sökande hittas intervjuas denne. Det är tillrådligt att dess framsteg dokumenteras: detta gör det lättare att fatta ett välgrundat beslut om anställning eller avslag. I det senare fallet underrättas personen skriftligen om orsaken inom fem arbetsdagar. Om den sökande är lämplig för den lediga tjänsten bör han skrivas in. Det är här registreringen för en specifik anställd börjar.

ingående av ett anställningsavtal;
utfärdande av ett antagningsbeslut;
en ny anställd eller hennes etablering;
registrering av ett personligt kort;
om det accepteras i organisationen - öppna en personlig fil;
bekanta sig med och underteckna av den anställde av interna regler och instruktioner.

Personalregister (personliga kort, personaltabell)

Att föra personaljournaler kräver obligatoriskt utarbetande av redovisningsdokumentation, särskilt personalscheman och personliga kort. Dessa dokument är obligatoriska för organisationer av alla former av ägande.

Personal och antal ska vara aktuella och möta organisationens behov. Den innehåller namnen på alla befattningar, antalet taxor, vilket indikerar lediga platser för en viss period.

Personliga kort är enhetliga dokument som innehåller kortfattad information om den anställdes arbete och personlig information. De är föremål för strikt redovisning och speciella förvaringsvillkor, på platser som förhindrar deras skada och stöld.

Beställningar på personal, skillnader och designegenskaper

Allmänt kontorsarbete i personalarbete tar sig främst uttryck i beställningar och instruktioner från ledningen. Dessa dokument kan gälla både enskilda anställda och all personal som helhet. De skiljer sig åt i design och implementeringsfunktioner.

De flesta order och instruktioner som rör specifika handlingar med en anställd har en enhetlig form. De är föremål för obligatorisk överenskommelse med alla berörda parter och bekantskap av den anställde mot underskrift. Kopior av personalbeställningar lagras i personakten och originalen i separata mappar.

Personaljournaler, regler för registrering och förvaring

För att registrera rörelser i personaltjänsten innebär det att föra specialiserade journaler. Dessa är kalkylarksdokument i flersidigt format, oftast enhetliga. Vanligtvis förvaras de antingen i stora anteckningsböcker eller köps färdiga i specialiserade butiker.

Typer av personaljournaler:

registrering av inkommande och utgående dokumentation, inklusive brev;
registrering av beställningar;
registrering av ankomst och avgång för anställda på affärsresor;
registrering av uttalanden, inlämningar, meddelanden, officiella anteckningar och serviceanteckningar;
registrering av arbetsboksformulär och deras bilagor;
böcker för registrering av rörelser av olika personalhandlingar m.m.

Alla magasin måste bindas och förseglas, och arken ska vara numrerade. De bör förvaras separat från alla dokument. Gärna i värdeskåp eller specialskåp.

Funktioner för att underhålla och lagra personliga filer

Att underhålla personliga filer är inte obligatoriskt. De flesta organisationer samlar dock in anställdas register i en eller annan form. Naturligtvis är det bekvämare att göra detta i en mapp.

En personlig fil är en uppsättning dokumenterad personlig information om en anställd, insamlad och sammanställd i en viss ordning. Det kan innehålla en mängd olika dokument och kopior:

kopior av anställdas order;
kopior av uttalanden;
kopior av identitetshandlingar som bekräftar kvalifikationer, utbildning, förmåner och civilstånd;
frågeformulär;
egenskaper och recensioner;
certifikat osv.

Personliga filer innehåller personlig information och bör hållas borta från andra dokument. Tillgång till dem är endast tillåten för en strikt begränsad krets av tjänstemän. När personal sägs upp överlämnas personakter för arkivförvaring.

Regler för registrering, förvaring och utgivning av arbetsböcker, samt bilagor

Alla organisationer är skyldiga att föra arbetsböcker för sin personal, med undantag för deltidsanställda. Under det första mötet köper arbetsgivaren självständigt tomma formulär och gör den första inmatningen på dem. Den relevanta informationen om den anställde anges på titelsidan. Därefter är det nödvändigt att övervaka deras relevans och göra ändringar i tid.

På huvuddelens spridning görs anteckningar om arbetstagarens arbete och sociala aktiviteter, hans anställning hos fast anställda. Alla anteckningar är numrerade på ett allmänt sätt och görs på grundval av en beställning. Meddelandet om uppsägning åtföljs av avtryck av organisationens sigill och chefens underskrift.

Görs för hand, med en blå kulspetspenna, i tydlig och begriplig handstil. Övervaka noggrant relevansen och noggrannheten hos de inmatade uppgifterna. Om det är nödvändigt att korrigera information, måste den noggrant strykas över med en rad och relevant information måste anges. Denna åtgärd måste bekräftas av chefens underskrift och sigill.

Arbetsjournaler förvaras separat från andra dokument, i ett kassaskåp. Det är förbjudet att överlämna dem till anställda eller tredje part utan särskilt beslut från ansvariga myndigheter.

Funktioner för drift- och arkivlagring av personaldokument

Förvaringen av personalhandlingar bestäms av deras särskilda betydelse. De innehåller personlig information och är konfidentiella. Sådana uppgifter är inte föremål för obehörigt röjande. I annat fall döms personaltjänstanställda och organisationschefen ut med vite.

För att organisera korrekt förvaring av personalhandlingar i personaltjänsten är det lämpligt att ha ett separat rum. Det ska finnas en ingång till den och ska vara utrustad med en metalldörr med larm.

Själva handlingarna ska förvaras i metallskåp eller kassaskåp. Undvik exponering för solljus och damm, samt temperaturförändringar och överdriven luftfuktighet. Dessa enkla steg hjälper dig att spara dina personuppgifter.

Idag regleras anställningsförfarandet för anställda, oavsett verksamhetsområde för ett visst företag, av gällande lagstiftningsnormer.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

Det är snabbt och GRATIS!

Det är viktigt att komma ihåg att alla förfaranden av denna typ är reglerade i lag. Eventuella avvikelser från dem är helt enkelt inte acceptabla.

Om tillsynsmyndigheter upptäcker några överträdelser kan ganska allvarliga påföljder utdömas.

För att undvika alla möjliga svårigheter utvecklades speciell programvara. Det låter dig automatisera personalregister och undvika olika fel och utelämnanden.

Allmänna aspekter

I dag regleras personalredovisningsprocessen på lagstiftningsnivå. Det är därför som vid varje stort företag där antalet anställda är tillräckligt stort bildas vanligtvis en personalavdelning.

Dess anställda är skyldiga att fylla i dokumentation i enlighet med fastställda standarder.

Dessutom, om viss dokumentation är enhetlig och måste upprättas i enlighet med stickproven, genereras andra på företaget.

Det finns många olika nyanser förknippade med att upprätthålla personalregister i ett företag.

Det är därför det kommer att vara nödvändigt att ta itu med följande grundläggande frågor i förväg:

vad det är?
i vilket syfte utförs det?
lagreglering.

Vad det är?

Innan du börjar organisera personalregister på något företag måste du vara säker på att bekanta dig med definitionen av detta begrepp. För det är det enda sättet att undvika stora misstag.

Termen "personalregister" betyder registrering av rörelsen för anställda, arbetare i olika positioner.

Samtidigt bör denna typ av redovisning inte bara föras av juridiska personer utan också av enskilda företagare.

Personalregister innehåller nödvändigtvis följande punkter:

dokumentera ;
reglering av arbetsförhållandena mellan arbetarna själva och deras ledning;
Arbetsorganisationen;
Övrig.

Dessutom, beroende på verksamhetsområdet för ett visst företag, kommer redovisningen att ha olika funktioner.

Idag finns det, förutom allmänt accepterade regleringsdokument som reglerar redovisningsförfarandet, specialiserade sådana. Deras effekt sträcker sig till företag som är verksamma inom vissa områden.

Till exempel kommunala organisationer, andra. Det är särskilt viktigt att vara noggrann när man för personalbokföring för tjänstemän.

I vilket syfte utförs det?

Det blir ganska problematiskt att studera personaljournaler från början steg för steg. Men om chefen planerar att anställa ett stort antal anställda i framtiden, bör han vara uppmärksam på denna punkt.

Korrekt organiserade personaljournaler gör att du kan lösa ett stort antal olika uppgifter samtidigt. De huvudsakliga syftena med att föra personalregister varierar beroende på verksamhetsområde.

Men det är möjligt att formulera huvuduppgifterna, vars lösning är nödvändig i alla organisationer utan undantag:

Sammanställning och efterföljande redigering	Med hänsyn till lagstiftningsnormer och bemanningschefers önskemål
Registrering av bearbetad tid och dess kontroll	För att undvika brott mot gällande lagstiftning
Implementering av personlig redovisning	I enlighet med gällande lagbestämmelser
Bildning	Ytterligare instruktioner och olika order (om anställning, uppsägning, befordran och annat)
Upprätthålla dokumentation i enlighet med lagbestämmelser	personliga affärer; personliga kort; personliga kort (i blankett nr T-2); arbetsregister; sjukskriven
Att välja medarbetare utifrån deras personliga egenskaper	Analys av deras arbetsaktiviteter i enlighet med juridiska standarder
Upprättande av ytterligare dokumentation i vissa situationer	intyg om anställning; kopior av arbetsjournaler – bestyrkta i enlighet med detta
Semester schemaläggning	I enlighet med gällande lagstiftningsnormer, samt dess efterföljande redigering vid behov
Samling och upprättande av alla dokument	Krävs för anställda som har angett den
Upprätthålla militära register	Denna punkt är reglerad i lag och är strikt obligatorisk för implementering.

Om arbetsgivaren av någon anledning inte vill engagera sig självständigt i sådana aktiviteter och samtidigt inte har bråttom att organisera sin egen avdelning, kan du använda tjänsterna för personalregister.

Idag erbjuder många tredjepartsföretag liknande tjänster. All nödvändig dokumentation tillhandahålls mot en avgift.

Alla andra dokumentära aktiviteter relaterade till att föra personalregister utförs också.

Rättslig reglering

Det är viktigt att komma ihåg det stora antalet regleringsdokument som reglerar upprätthållandet av personaljournaler. Det är viktigt att komma ihåg om ett stort antal olika nyanser som är direkt relaterade till redovisning.

De grundläggande juridiska dokumenten relaterade till denna typ av verksamhet idag inkluderar följande:

Det är viktigt att ägna särskild uppmärksamhet åt olika typer av GOST, såväl som alla typer av enhetliga system.

Vid inspektioner tittar yrkesinspektionen, oavsett orsaken till en sådan händelse, alltid först och främst i arbetsjournaler.

För tillfället är det grundläggande dokumentet som reglerar processen att upprätthålla arbetsjournaler "Regler för att upprätthålla och lagra arbetsböcker."

Godkänd genom dekret från Ryska federationens regering nr 255 av den 16 april 2003. Det är ganska svårt att studera alla reglerande dokument som rör personalregister.

Speciellt när det handlar om ett företag som samtidigt arbetar åt flera olika håll. I detta fall skulle det vara tillrådligt att undvika manuell registrering.

Ett av de mest populära och högkvalitativa programmen idag är gjort i 1C. Denna struktur erbjuder sina kunder en omfattande lista av automatiserade program för produktion.

Hur man för personaljournaler i en organisation

Det är nödvändigt att utföra personalregister i organisationen i enlighet med gällande regulatoriska dokument. Avvikelser från de normer som fastställts i lag är inte tillåtna.

Men de flesta medborgare som ställs inför behovet av att föra sådana register för första gången har svårigheter. Det är därför det är värt att överväga följande frågor i förväg:

var ska man starta;
vilka dokument behövs;
obligatoriska journaler i personaljournalhantering (prover).

Var ska man starta

Det svåraste med att inrätta ett personalärende idag är själva början. Det första en anställd eller direkt chef kommer att behöva göra när den konfigurerar det är att förbereda dokumentation.

Det kommer att vara nödvändigt att organisera dokumentflödet därefter. Följande åtgärder kommer att behöva vidtas:

utveckla alla nödvändiga lokala regulatoriska riktlinjer på företaget:

Interna regler på företaget.
Grundläggande bestämmelser om ersättning.
Bestämmelser för enskilda strukturella indelningar.
Anställdas dataskyddsförordningar.

en personlig bemanningstabell tas fram för varje enskild personalenhet;
bemanning bildas;
standard eller specialiserade anställningsavtal utarbetas, liksom;
beredning av formulärblad för personal;
en anställds personliga kort utfärdas i blankett nr T-2;
personliga ansökningsformulär för anställda utvecklas;
olika typer av interna standardorder utarbetas (om tilldelning av ansvar för att upprätthålla militära register, såväl som arbetsuppgifter).

Man bör komma ihåg att registrering av alla personalhändelser måste utföras med hjälp av primär dokumentation.

Dess lista återspeglas i de relevanta avsnitten i regeldokumentationen. Det är viktigt att överväga bilderna i förväg.

Om möjligt och det inte finns något automatiserat redovisningssystem, kommer det att vara nödvändigt att ladda ner prover av alla nödvändiga dokument från Internet. Det är viktigt att använda seriösa källor.

Vilka dokument behövs

I dag kommer det att vara nödvändigt att upprätta ett mycket stort antal olika dokument vid upprätthållande av personalbokföring. Men det finns en lista som bör fyllas i först.

Sådana dokument kallas "primära". Denna lista innehåller för närvarande följande (alla är numrerade i enlighet därmed):

Nr T-1	Beställning för att anställa en anställd (en)
Nr T-la	Ordning om att anställa anställda (flera samtidigt)
	Exempeldesign av ett personligt kort för en specifik anställd
	Det är nödvändigt att registrera om anställningen utförs av en kommunal (stats)anställd
	Detta är ett exempel på bemanningsschema
	Måste sammanställas för en forskar-/undervisningsanställd
Nr T-5	Format för en order som utfärdas om det är nödvändigt att flytta en specifik anställd till ett annat jobb
	En order utfärdad vid överföring av flera anställda till ett annat jobb samtidigt
	Sådant förordnande meddelas vid beviljande av ledighet.
	Om semester beviljas flera anställda samtidigt
	Representerar ett semesterschema
Nr T-8	Order utfärdat vid uppsägning
	Om det blir nödvändigt att genomföra uppsägningsförfarandet
	Krävs att sammanställas när man skickar en anställd på tjänsteresa
	Om du behöver åka på affärsresa
Nr T-10	Ett resecertifikat skapas
	Det är ett enhetligt format för en arbetsuppgift och inkluderar en rapport (om detta är nödvändigt i ett särskilt fall)
	Om det är nödvändigt att belöna en anställd
	Uppmuntra två eller flera olika anställda samtidigt
	Arbetstidsdokument, beräkningsformat
	Hur man förbereder en tidrapport

Listan över format för olika typer av redovisningsdokumentation innehåller mer än ett dussin olika typer av dokument.

Därför bör du vara extra försiktig när du designar dem. Det är stor sannolikhet att göra olika typer av misstag.

Obligatoriska journaler i personaljournalhantering

Idag finns det en viss lista över journaler som ska föras i personalboken.

Några av dem är enade. De måste sammanställas strikt i enlighet med gällande standarder.

Det finns också en lista över tidningar som krävs. Men deras format kan väljas i enlighet med gällande lagstiftning.

Listan över obligatoriska personalloggar idag inkluderar följande:

– sammanställd speciellt för personal;
arbetarrörelser;
registrering av personer som är ansvariga för militärtjänst;
semesterbokföring;
registrering och kontroll av dokument (inkommande/skickade);
medicinska undersökningar;
andra.

En komplett lista över alla obligatoriska tidskrifter återspeglas i lagstiftningen. Exempel på utkast finns på Internet.

FAQ

Att sätta upp personaljournaler från grunden idag har ett stort antal olika egenskaper och nyanser.

Det är viktigt att överväga följande frågor i förväg:

återvinningsförfarande;
nyanser av enskilda entreprenörer med inhyrda anställda;
som driver ett litet företag.

Återhämtningsprocedur

Förfarandet för att återställa redovisningen återspeglas inte i lagstiftningen. Men vanligtvis inkluderar ett sådant förfarande följande huvudsteg:

aktuella regleringsdokument studeras;
en lista över alla nödvändiga dokument bestäms;
en prognos görs för företagets framtida verksamhet;
personer som är ansvariga för dokument fastställs;
bemanning bildas;
korrektheten av den anställdes registrering kontrolleras;
Vi ser till att alla kombinationer och personalförändringar formaliseras därefter;
frågan om registrering av uppsägningar (både tidigare och nuvarande) kontrolleras;
lagligheten av "arbetstid" vid ett visst företag fastställs.

Nyanser av enskilda företagare med inhyrda medarbetare

Förfarandet för personalregister över inhyrda arbetare för enskilda företagare utförs på ett standardiserat sätt.

Ingåendet av ett avtal genomförs i flera huvudsteg:

skaffa alla nödvändiga handlingar i detta fall;
registrering genomförs;
ett avtal upprättas/undertecknas av parterna;
en arbetsorder upprättas;
en anställds personliga kort skapas;
motsvarande anteckning görs i arbetsjournalen.

Som driver ett litet företag

Vanligtvis anställs särskild personal för att upprätthålla den aktuella typen av register. Men i små företag kan chefen också föra register självständigt. Denna punkt är inte fastställd i lag.

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.