Cum să păstrați evidența personalului în teatru. Cum să menținem în mod corespunzător evidența personalului într-o întreprindere mică? Creați un întreg departament de resurse umane dacă compania angajează mulți oameni

Evidențele de personal sunt necesare în orice întreprindere, indiferent de forma de proprietate, activitate și numărul de angajați. Pentru a o desfășura în mod competent și profesional, trebuie să fiți bine versați în dreptul muncii, să monitorizați modificările legislației și să aveți abilități în domeniul managementului evidenței personalului.

Ce este contabilitatea personalului și de ce este necesară?

O parte integrantă a activităților fiecărei companii este evidența personalului. Reprezintă lucrări reglementate de legea privind înregistrarea, contabilitatea și monitorizarea mișcării angajaților organizației.

Activitățile de personal implică înregistrarea:

primirea angajaților;
concedieri;
mișcări orizontale (transfer între departamente) și verticale (de exemplu, creșterea carierei);
calatorii de afaceri;
concediu medical;
foaia de pontaj;
concedii (de orice tip - anuale, fără plată, pentru sarcină etc.);
carduri personale pentru fiecare angajat etc.

Contabilitatea resurselor umane mai include:

menținerea evidențelor militare;
reglementarea relațiilor de muncă;
crearea și înregistrarea diverselor comenzi și instrucțiuni (de exemplu, privind angajarea, recompensarea unui angajat etc.);
organizarea muncii și alte probleme.

Toată documentația este întocmită numai în conformitate cu normele și regulile cerute. Unele formulare sunt unificate, altele sunt instalate chiar la întreprindere.

Organizarea competentă a evidenței personalului rezolvă multe probleme și sarcini ale companiei. Desigur, există mii de nuanțe, dar există puncte de bază care se aplică fiecărei întreprinderi.

Cum să organizezi și cui să încredințezi menținerea evidenței personalului?

Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Totul depinde doar de caracteristicile întreprinderii și de ce alegere face managerul. Cele mai comune opțiuni:

Creați un întreg departament de resurse umane dacă compania angajează mulți oameni

Și când personalul este mic, poți angaja un specialist. Avantajele acestei metode sunt că munca este organizată de manager așa cum îi place lui și este reglementată și controlată după propriile principii.

Există și dezavantaje: este dificil de verificat profesionalismul specialistului angajat, deci există riscul ca un ofițer de personal necompetent să fie angajat.

Va trebui să cheltuiți timp și bani pe formare sau să căutați un alt angajat.

Avantajele acestei opțiuni de organizare a contabilității sunt că, dacă o persoană este recomandată, atunci (poate) chiar își face treaba, adică a fost testată în caz. Desigur, trebuie să discutați despre condițiile de muncă cu un astfel de ofițer de personal, astfel încât să se potrivească ambelor părți.

Încredințați chestiunile de HR unui contabil sau unei secretare bune

Pro: Economisește timp și bani. Adică, nu este nevoie să selectați un ofițer de personal și nu există costuri pentru menținerea înregistrărilor.

Dezavantaje: principala problemă la alegerea acestei metode este aceea că angajații efectuează muncă suplimentară după cea principală, ceea ce duce la erori, greșeli, lacune și o simplă lipsă a documentelor necesare. Și, bineînțeles, cunoștințele profesionale pe tema evidenței personalului sunt importante aici. Și dacă aceeași secretară le are, atunci riscul de complicații în acest caz este minimizat. Si invers.

Încredințați înregistrările de resurse umane unei organizații de externalizare

Bine: toate activitățile de personal cad pe umerii companiei de outsourcing, care își asumă această responsabilitate în baza unui contract. Pe lângă faptul că se acordă asistență constantă, continuă în probleme de personal, alegerea acestei metode reduce semnificativ costurile.

Dezavantaje: trebuie să alegeți o companie bine înființată, serioasă și, de asemenea, trebuie să stabiliți interacțiune, să creați un concept de lucru cu specialiști care vor lucra în afara biroului.
Managerul trebuie doar să aleagă modalitatea cea mai convenabilă și potrivită pentru el de a menține evidența personalului, cântărind avantajele și dezavantajele fiecărei metode.

Funcțiile postului de angajat al personalului

Ofițerului de resurse umane îi sunt atribuite următoarele responsabilități în conformitate cu instrucțiunile și contractul de muncă:

Aceasta este o listă incompletă a responsabilităților unui angajat al personalului; cerințele sunt aproximative. Pot fi mai multe decât cele de mai sus (sau mai puțin), dar în total acestea sunt abilitățile și abilitățile pe care trebuie să le aibă un specialist în resurse umane.

Evidența personalului: ce documente sunt necesare?

În mod normal, fiecare întreprindere trebuie să aibă următoarele tipuri de documente referitoare la personal:

administrative (comenzi personale și de producție);
confirmarea activitatii de munca;
informare și calcul;
corespondență internă;
jurnalele de control și înregistrare.

Unele documente de personal trebuie să fie prezente la întreprindere. Acestea includ:
PVTR (regulamentul intern al muncii);

Toate documentele sunt stocate pentru un anumit număr de ani. Reglementat:

articol sau secțiune din Codul Muncii;
Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică;
Legea federală și alte reglementări.

Dacă ceva (instrucțiuni, comenzi etc.) nu este disponibil, atunci acest fapt va trebui corectat. În general, unul dintre principiile muncii managerului de resurse umane este promptitudinea. Ușurează mult munca de zi cu zi și chiar dă forță legală unor acte. De fapt, este foarte important să nu neglijăm actualitatea. În caz contrar, au tendința de a crește ca un bulgăre de zăpadă.

Organizarea evidenței personalului: cum să o păstrăm, de unde să începem?

După ce v-ați stabilit într-o nouă poziție de ofițer de personal, mai întâi trebuie să efectuați un audit al documentației obligatorii. Dacă se dovedește (și se întâmplă acest lucru) că unele documente importante din listă lipsesc, atunci acestea trebuie restaurate. Desigur, nu va fi posibilă efectuarea unei astfel de lucrări într-o singură zi.

Prin urmare, ar trebui să evidențiați cele mai importante poziții și să începeți cu ele. Verificați prezența și corectitudinea designului (și dacă aveți nevoie să corectați sau să întocmiți un nou document): program de personal, program de vacanță, contracte de muncă, comenzi, înregistrări în evidența muncii.

Păstrați jurnalele contractelor de muncă și comenzilor de personal. Creați un registru de lucru. Înțelegeți cardurile personale (T-2). Lucrați cu reglementările locale.
Principalul lucru este să completați toate documentele curente la timp. Munca in baza Codului Muncii si a regulilor de munca de birou. Și nu distrugeți actele de personal. Timpul de stocare a acestora este aprobat de Arhiva Federală („Lista…” din 10/06/2000).

Toate documentele contabile sunt necesare pentru transparența relațiilor de muncă. Sistemul de personal stabilește norme și principii care asigură stabilitate angajaților organizației, iar administrațiile creează condiții convenabile pentru managementul personalului.

Automatizare contabilă - 1C: avantajele lucrului cu programul

Păstrarea evidențelor personalului, în special într-o companie mare, este o muncă incredibil de responsabilă și enormă. Dar aici nu sunt permise greșeli! Dar astăzi există o modalitate de a automatiza activitățile ofițerilor de personal, care poate facilita și simplifica semnificativ activitatea departamentului, eficientiza activitățile, reducând semnificativ riscul de erori.

Folosind programul 1C, puteți păstra înregistrări în conformitate cu cerințele legale. Baza de date asigură stocarea fiabilă a informațiilor necesare despre angajați. Pe măsură ce se acumulează, devine posibil să se construiască diverse rapoarte care pot ajuta la analiza muncii și la dezvoltarea de noi direcții. De exemplu, rapoartele ar putea fi astfel:

rata de rotație a personalului;
statistica personalului;
circulația lucrătorilor etc.

Programul ajută la rezolvarea aproape tuturor problemelor și sarcinilor contabilității personalului. Datorită 1C, șeful unei întreprinderi are posibilitatea de a obține informații despre starea lucrurilor într-un anumit departament, de a efectua analize și de a lua deciziile corecte de management. De asemenea, automatizarea vă permite să sincronizați activitățile mai multor servicii ale companiei (contabilitate, resurse umane, departamentul de salarizare), ceea ce îmbunătățește eficiența muncii și, de asemenea, creează toate condițiile pentru plata la timp a salariilor.

Ce servicii psihologice pot fi necesare? Acest articol vă va spune despre toate secretele testelor.

Pentru a efectua un audit fiscal, citiți articolul: toate secretele alegerii unui specialist în audit fiscal.

Concluzie

Deci, pentru a rezuma, putem observa următoarele:

Registrele de personal sunt cea mai importantă parte a oricărei întreprinderi.
Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Alegerea este la latitudinea liderului.
Responsabilitățile de serviciu ale unui angajat al personalului sunt determinate de instrucțiuni și contractul de muncă.
Există o listă de documente legate de munca personalului care trebuie să fie prezentă în fiecare companie. Și ar trebui să-ți începi cariera în departamentul de resurse umane verificând aceste documente.
Păstrarea înregistrărilor este mult mai ușoară dacă este automatizată.

Evidențele personalului reprezintă nucleul pentru funcționarea normală și eficientă a oricărei întreprinderi. Prin urmare, managementul acestuia trebuie abordat cu deplină responsabilitate.

In contact cu

Livena S.V. / „Pachetul HR” kadrovik-praktik.ru
Ați fost însărcinat să configurați HR de la zero. Și aveți puțină experiență în acest domeniu. Poate că ești un specialist în HR începător, sau chiar un contabil sau un manager de birou care a fost repartizat în HR, sau un antreprenor aspirant. Atunci ghidul nostru vă va ajuta cu siguranță. Este compilat simplu și accesibil, în special pentru începătorii în afacerile de personal.

Deci, vi s-a desemnat personal. De unde începem?

1. Să ne aprovizionăm cu legile, literatura specială și programele necesare. Vei avea nevoie de toate acestea în munca ta.
Decideți împreună cu conducerea problema achiziției unui program în care să păstrați evidența personalului. Există multe astfel de programe și multe sunt specializate și foarte, foarte convenabile. Unele ocolesc funcționalitatea 1C. Dar majoritatea companiilor păstrează în mod tradițional evidența personalului în 1C. Faptul este că există o mulțime de specialiști de asistență 1C în orice oraș, dar nu vei găsi specialiști în sprijinul altor programe peste tot.

2. Luăm copii ale documentelor constitutive ale organizației de la conducere și le studiem cu atenție. Toate documentele din zona de personal trebuie să respecte actele constitutive ale companiei și să nu le contrazică în niciun fel. Citiți în Cartă procedura de angajare a unui director (o veți oficializa) și stabilirea salariului acestuia, perioada pentru care se poate încheia un contract de muncă cu acesta; unele caracteristici pot fi prescrise în Cartă. Uneori, Carta prevede procedura de angajare a angajaților cheie de conducere și de stabilire a sistemelor de remunerare pentru aceștia (de exemplu, cu aprobarea preliminară a adunării generale a fondatorilor) și chiar procedura de aprobare a tabloului de personal.
________________________________________

3. Determinăm lista documentelor care ar trebui să fie în zona de lucru a personalului și pe care le vom întocmi. Lista acestor documente este aici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Este clar că vei întocmi actele cerute de lege în orice caz. Verificați la conducere care dintre documentele opționale veți pregăti pentru companie. De asemenea, puteți lămuri în prealabil cu directorul ce condiții speciale dorește să vadă în Regulamentul Intern al Muncii, alte reglementări locale, și în formularele de contract de muncă.

Documente necesare:

Actele constitutive
- Contracte de munca
- Personal (formular T-3)*
- Foaia de pontaj (formularul T-13)* sau Foaia de pontaj și statul de plată (formularul T-12)*
- Reglementări interne ale muncii
- Document privind protectia datelor cu caracter personal ale angajatilor (regulamente)
- Program de concediu (formular T-7)*
- Carduri personale (formularul T-2)*
- Comenzi. De exemplu, cu privire la admiterea unui salariat (formularul T-1)*, la admiterea salariaților (formularul T-1a)*, la acordarea concediului (formularul T-6)*, la acordarea concediilor de odihnă (formularul T-6a), privind promovarea unui angajat (formular T-11)*, privind stimulentele pentru angajați (formular T-11a)*, privind călătoriile de afaceri ale angajaților (formularul T-9)*, despre călătoriile de afaceri ale angajaților ( formularul T-9a)*, privind transferul de salariați (formularul T-5)*, privind transferul de salariați (formularul T-5a)*, privind încetarea contractului de muncă cu un salariat (formularul T-8)*, cu privire la încetarea contractelor de muncă cu salariații (Formularul T-8a), la aplicarea unei sancțiuni disciplinare, la înlăturarea unei sancțiuni disciplinare, la combinare, la înlocuire, la înlăturare, la încetarea suspendării, la transferarea concediului de odihnă, la rechemare din concediu, despre reducerea personalului etc.
- Motivele comenzilor (memo, declarații, acte, contracte de muncă, note explicative)
- Jurnalele (cărțile) de înregistrare a certificatelor de călătorie, de preferință - comenzi, contracte de muncă.
- Caietul de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții pentru acestea. Registrul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de cărți de muncă și inserții pentru acestea
- Dosarele de lucru
- Toate declarațiile, notele de calcul și alte documente referitoare la calculul și plata salariilor, plata concediului de odihnă, compensarea concediilor neutilizate, „calculul” pentru concedieri, forma aprobată de fișă de plată.

Documente care devin obligatorii în anumite circumstanțe:
- Un contract colectiv este obligatoriu dacă cel puțin una dintre părți (angajați sau angajator) a luat inițiativa încheierii acestuia.
- Prevederea privind salarizarea si sporurile este obligatorie daca unele dintre conditiile de remunerare si sporuri care se aplica angajatorului nu sunt reglementate in niciun alt document, de exemplu, nici intr-un contract de munca, nici in tabelul de personal.
- Fișele postului sunt obligatorii dacă toate responsabilitățile postului ale angajaților nu sunt reglementate în contractele de muncă.
- Reglementările privind certificarea și documentele care însoțesc certificarea sunt obligatorii dacă angajatorul realizează certificarea angajaților.
- Este necesar un program de ture dacă există lucru în ture.
- Dispoziţia privind secretele comerciale este obligatorie dacă în contractul de muncă se precizează că salariatul este obligat să păstreze un secret comercial.
- Listele lucrătorilor minori, lucrătorilor cu handicap, lucrătorilor gravide, femeilor cu copii sub trei ani, mamelor singure; persoane care îngrijesc copii cu handicap și persoane cu dizabilități încă din copilărie, lucrători angajați în locuri de muncă cu condiții de muncă dăunătoare și (sau) periculoase - dacă în personal sunt lucrători minori, lucrători cu dizabilități, lucrători gravide, femei cu copii sub trei ani, mame singure, persoane care îngrijesc copii cu handicap și persoane cu dizabilități încă din copilărie, lucrători angajați în locuri de muncă cu condiții de muncă dăunătoare și (sau) periculoase
________________________________________

4. Îl înregistrăm pe director
Verificați dacă directorul (CEO) este înregistrat corespunzător. Dacă nu, atunci în primul rând înregistrăm un director. El este primul angajat! Documentele trebuie să arate de la ce dată a lucrat directorul. Procedura pas cu pas pentru aplicarea pentru postul de director se află în Pachetul de personal; există și exemplele de documente necesare. Tot în Pachetul veți găsi un seminar „Înregistrarea relațiilor de muncă cu un director angajat” și o mulțime de consultări pe această temă în secțiunea de consultare corespunzătoare.
________________________________________

5. Întocmim un tabel de personal, Reglementări interne de muncă, alte reglementări locale (vezi tabelul din paragraful 3).
Cu siguranta firma nu are inca un tablou de personal, regulamente interne de munca si alte reglementari locale. Să le inventăm. Coordonăm toate aceste documente cu directorul. Luăm în considerare comentariile și dorințele directorului și verificăm dacă acestea contravin legii. Directorul aprobă versiuni gata făcute ale acestor documente.
Vă rugăm să rețineți că tabelul de personal are o formă unificată și nu este arbitrar. Puteți descărca acest formular de angajare aici -. Dacă apar dificultăți cu tabelul de personal, atunci în „Pachetul de personal”, uitați-vă la exemple de completare a tabelului de personal, o procedură pas cu pas pentru elaborarea și aprobarea tabelului de personal, un seminar tematic și secțiunea corespunzătoare de consultări pe masa de personal. Tot in Pachet gasiti mostre din diverse reglementari locale, proceduri pas cu pas pentru adoptarea acestora, consultatii, sfaturi la redactare etc.
________________________________________

6. Elaborăm un formular tip de contract de muncă care va fi încheiat cu angajații. Includem in el toate conditiile care sunt benefice si necesare companiei. Pachetul de personal conține modele bune de contracte de muncă și cartea „Angajăm: înregistrarea relațiilor de muncă în favoarea angajatorului”. Părțile 2 și 3 ale acestei cărți vă spun într-un mod util și accesibil cum să întocmiți un contract de muncă legal, dar în același timp profitabil.
________________________________________

7. Pregătim și alte documente de care vom avea nevoie pentru a efectua munca de personal în viitor: registre contabile, jurnale de înregistrare, foi de pontaj, formulare de comandă, acorduri de răspundere etc. În „Pachetul HR” din secțiunea „Eșantioane de documente” puteți lua formele acestor documente, le puteți imprima dacă este necesar și vă puteți familiariza cu mostre de completare a acestora, consultații pe design și cărți, seminarii pe această temă. Dacă nu aveți Pachetul, atunci unele documente pot fi descărcate aici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Decidem împreună cu conducerea cine va ține evidența muncii. Întrucât angajații nu au fost încă angajați, directorul va trebui mai întâi să țină evidența muncii. Emitem un ordin ca directorul să-și asume responsabilitatea pentru menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea cărților de muncă. Formularul și eșantionul de comandă pot fi obținute din „Pachetul de personal” din secțiunea „Eșantioane de documente”. Ulterior, directorul poate transfera aceste puteri salariatului de personal acceptat, tot prin ordin.
________________________________________

9. Înregistrăm angajați pentru muncă.În această etapă, veți întocmi o mulțime de documente: contracte de muncă, ordine de muncă, legitimații personale, carnete de muncă, o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă etc.
________________________________________

Apoi angajații vor începe să lucreze și pentru angajatul de personal va începe faza muncii de zi cu zi, va fi necesară menținerea unui pontaj, întocmirea unui program de vacanță, aranjarea vacanțelor, aplicarea măsurilor de stimulare și penalizare, călătorii de afaceri, combinații, concedieri. și mult mai mult...

Citeste si

Bărbați în supunere
"Majoritatea angajaților mei sunt bărbați. Se comportă diferit cu mine. Unii flirtează, alții comunică pur într-o manieră de afaceri. Unii sunt atractivi pentru mine, alții nu atât de mult. În general, ca peste tot. Complexitatea situației mele este că Sunt regizor, și trebuie să-i conduc. Uneori mă pierd, neștiind ce să fac și cum să mă comport, dar în niciun caz nu trebuie să-mi arăt nesiguranța. Elena, Pskov""

Articole din această secțiune

Cum se organizează selecția candidaților pentru micro-afaceri fără externalizare?
Eficiența micro-afacerilor este direct legată de motivația ridicată în muncă a angajaților. De aceea este atât de important să selectezi și să selectezi în mod competent candidații. Vă spunem cum să rezolvați singur această problemă, fără a apela la specialiști HR externalizați.
Ce trebuie să știți despre angajarea adolescenților?
Tinerii de astăzi încep adesea să lucreze la vârsta școlară, dorind să devină independenți. Ei fac stagii de practică, formează și apoi se angajează. Ce este important de știut la începutul carierei și ce riscuri ar trebui să țină cont de angajatori?
Angajarea adolescenților este plină de provocări. Legea muncii stabilește cerințe clare pe care angajatorul trebuie să le respecte, dar acestea sunt adesea trecute cu vederea.
Aspectul unui angajat la locul de muncă în stare de ebrietate trebuie dovedit în mod corespunzător.
A veni la muncă în stare de ebrietate este o situație aparent evidentă care nu necesită dovezi suplimentare. Din fericire, astfel de povești sunt rare, dar poate de aceea nu toți specialiștii în HR știu exact cum să acționeze corect. De exemplu, este posibil să folosiți un aparat etilotest și să permiteți unui angajat să intre în sediul companiei?
Deduceri pe baza titlurilor executorii
Când primiți un mandat executoriu pentru un angajat, trebuie să vă amintiți ce tipuri de venituri nu pot fi percepute, luați în considerare procentul maxim posibil de reținere în temeiul titlului executoriu și ordinea de rambursare a mai multor titluri executorii. ...
Geolocalizare – pentru a proteja interesele angajatorilor?
Cum să supraveghezi eficient angajații regionali? Întrebarea nu este inactivă: ei nu sunt sub supraveghere constantă, dar sunt responsabili pentru o parte importantă a afacerii. Acest lucru lasă o amprentă asupra relațiilor de muncă. Trebuie să ai încredere în persoană și să știi mereu cum lucrează. Din păcate, libertatea de acțiune duce adesea la iresponsabilitate și la conflicte - la instanțe.
Facsimil al contractelor de muncă și al acordurilor de combinare
Un facsimil este un clișeu, o reproducere exactă a unui manuscris, document, semnătură folosind fotografie și imprimare. Să ne dăm seama dacă este permisă utilizarea unui fax în loc de semnătură de mână în contractele de muncă și acordurile privind munca suplimentară.
Deducerea impozitului social
O deducere a impozitului social pentru tratament și formare poate fi acordată unui angajat în anumite condiții. Să luăm în considerare caracteristicile furnizării unei deduceri fiscale sociale.
Standardele profesionale vor deveni obligatorii în unele cazuri
În legătură cu intrarea în vigoare a modificărilor Codului Muncii la 1 iulie 2016 (Legea federală din 2 mai 2015 nr. 122-FZ (denumită în continuare Legea nr. 122-FZ)), Ministerul Muncii din Rusia a pregătit răspunsuri la întrebări standard privind aplicarea...
Moartea unui antreprenor individual, angajat, fondator
Se pot moșteni impozitele? Cine va face o înscriere în carnetele de muncă ale angajaților unui antreprenor individual decedat? Plățile acumulate după decesul unui angajat sunt supuse contribuțiilor și impozitului pe venit? Care este procedura în cazul decesului directorului unui SRL sau a fondatorului acestuia? Citiți răspunsurile din articol.
Falimentul unui angajator pentru restanțe salariale
Lucrătorii au dreptul de a se adresa justiției cu cererea de declarare a angajatorului în faliment în cazurile de neplată a salariului. Vom înțelege când un angajator poate da faliment pentru datorii salariale și ce trebuie să facă angajații pentru a începe procedura de faliment.
Reglementări locale ale companiei - cum să evitați răspunderea în timpul inspecțiilor
Absența unor reglementări locale poate fi considerată de inspectorii din cadrul inspectoratului de muncă drept o încălcare a legislației muncii. În acest articol vă vom spune cum să evitați astfel de consecințe.
Ocuparea posturilor și muncă internă part-time
Conceptele de „actor” sau „provizorii” nu sunt stabilite de legislaţia în vigoare. Așadar, pentru a evita disputele cu angajații, angajatorul trebuie să știe să completeze corect posturile și care este procedura de plată.
Reglementările locale ale companiei
Sfârșitul de an este momentul, după depunerea rapoartelor trimestriale, pentru a începe fără grabă pregătirile pentru anul care vine: gândiți-vă la tabelul de personal, pregătiți un program de vacanță pentru anul următor. De asemenea, dacă este necesar, faceți modificări altor reglementări locale.
Posturi vacante pentru angajații disponibilizați
Legiuitorul a stabilit obligația angajatorului de a oferi angajaților posturi vacante atunci când personalul este redus. Această poziție trebuie să fie liberă, în concordanță cu calificările angajatului și poate fi, de asemenea, plătită mai puțin sau inferioară. În plus, postul vacant trebuie să fie situat în aceeași zonă. ...
Oficializăm modificări ale datelor personale ale angajatului
Datele personale (personale) ale angajaților sunt conținute în principal în documentele de personal și contabile. Este important să urmăriți succesiunea acțiunilor atunci când faceți modificări la acestea.
Când și cum se efectuează un audit de personal
Este necesară menținerea fluxului de documente de personal în strictă conformitate cu litera legii, deoarece aceste documente sunt utilizate nu numai de serviciul de personal, ci și de departamentul de contabilitate pentru calcularea salariilor. Acestea pot fi verificate de inspectoratul de muncă și autoritățile fiscale; angajații pot avea nevoie de extrase și certificate.
Auditul personalului. Ce documente trebuie să aibă firma ta?
Un audit al managementului evidențelor de personal este una dintre cele mai importante componente ale procedurii de evaluare a eficacității întregului sistem de management al personalului și a potențialului de resurse umane al unei organizații sau a unei proceduri independente, ca parte a măsurilor de reducere a riscurilor fiscale și reputaționale ale societatea, inclusiv la solutionarea conflictelor de munca in instanta.
Organizarea managementului înregistrărilor de personal „de la zero”
Necesitatea organizării managementului evidenței personalului nu este o sarcină atât de exotică, deloc ușoară pentru ofițerii de personal începători, antreprenorii privați și contabilii ale căror responsabilități includ evidența personalului. Cu toate acestea, întregul proces poate fi descris cu un ghid simplu de acțiune pas cu pas.
Munca in timpul concediului de maternitate: analizarea situatiilor posibile
Adesea, o mamă tânără, în timpul concediului de maternitate, lucrează cu jumătate de normă sau acasă.
Unele mame reusesc sa lucreze in baza unui certificat de incapacitate de munca eliberat in conformitate cu procedura stabilita in timpul concediului de maternitate, care nu este prevazut expres de lege. În practică, documentarea unei astfel de situații ridică multe întrebări în rândul ofițerilor de personal.
Cum să transformi un lucrător extern cu normă parțială într-un angajat principal
Trecerea unui lucrător cu fracțiune de normă pe postul principal în aceeași firmă se poate formaliza prin concediere sau prin încheierea unui acord adițional la contractul de muncă. Completarea carnetului de muncă depinde de când și de către cine au fost făcute înscrierile privind angajarea unui lucrător cu fracțiune de normă și concedierea acestuia.
Documente pe care angajatul trebuie sa le prezinte
Pe baza materialelor din cartea de referință „Salarii și alte plăți către angajați” editată de V. Vereshchaki Înainte de încheierea unui contract de muncă cu un angajat, acesta trebuie să prezinte o serie de documente. Ele sunt enumerate la articolul 65 din Legea Muncii...
Reglementări privind remunerarea
Obiectivul principal al acestei prevederi este stabilirea procedurii de salarizare a tuturor categoriilor de salariati ai societatii.
Schimbarea titlului postului angajatului
În cazul în care angajatorul decide să schimbe titlul postului, acesta trebuie să anunțe angajatul care lucrează acolo. Acțiunile ulterioare ale părților la contractul de muncă depind de consimțământul angajatului de a schimba titlul funcției.
Aplicarea unui sistem de salarizare fără tarife. Caracteristicile statelor de plată
Acest sistem prevede distribuirea fondului general de salarii în întreaga companie (sau divizia acesteia) între angajații relevanți. În acest caz, fondul general depinde de performanța companiei (diviziunii) într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, o lună). În esență, salariul unui anumit angajat este cota sa în fondul de salarii al întregii echipe. Salariile sunt distribuite între angajați pe baza anumitor coeficienți (de exemplu, participarea la muncă). Și pot fi mai multe dintre ele.
Calculul salariilor în cadrul sistemului de salarizare la bucată
Angajăm șofer
La încheierea unui contract de muncă cu un șofer, este necesar să se țină cont de o serie de nuanțe care sunt asociate cu această poziție. Unele dintre ele trebuie specificate în contractul de muncă, altele trebuie doar să fie referite.
Modificări și corecții în carnetul de muncă
Articolul a fost publicat în cadrul colaborării dintre revista „Actual Accounting” și HRMaximum. Registrul de muncă al unui angajat este principalul document care confirmă vechimea în muncă și oferă garanții pentru primirea unei pensii. De aceea este necesar să se întocmească corect carnetele de muncă...
Depozitarea documentelor. Perioadele de păstrare, distrugerea și eliminarea documentelor contabile primare
Procedura si termenele de pastrare a documentelor contabile si fiscale, a documentelor de personal
Comenzi: formular, numerotare, corecturi
Autorul concentrează materialul pe nuanțele întocmirii comenzilor, modificărilor acestora etc. Întrucât unele erori pot duce la pierderea forței legale de către ordin, ele nu pot fi considerate fleacuri.
În ce ordine sunt furnizate copii ale documentelor foștilor angajați ai organizației?
Conform Regulilor de păstrare și păstrare a cărților de muncă, aprobate. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 (modificat la 19 mai 2008, denumit în continuare Reguli), un carnet de muncă este eliberat angajatului numai la concediere, dar există cazuri când angajatul...
Cine se află pe lista personalului... Director HR, Șef HR, Șef HR?
Cum se stabilesc funcțiile și atribuțiile directorului de resurse umane și se separă responsabilitățile acestuia de responsabilitățile celorlalți lucrători de personal, explică autorul într-un material pregătit pe baza întrebărilor primite de la ofițerii de resurse umane
Calculul programelor de lucru (Program bazat pe Microsoft Excel)
Cum să capsați corect documentele
Articolul descrie toate nuanțele regulilor pentru intermiterea documentelor. Cititorii vor învăța cum să numere corect, să întocmească un inventar și să transfere documentele de personal în arhivă
Cum se înregistrează absența unui angajat dacă acesta îndeplinește atribuții guvernamentale?
Imaginați-vă o situație: un angajat al unei organizații este un specialist într-un profil restrâns și este implicat ca expert în procesul de investigare. Sau: o persoană obligată pentru serviciul militar care se află în rezervă este chemată la pregătire militară. Sau poate unul dintre subalternii tăi trebuie să fie prezent în instanță ca jurat. Ce înseamnă toate aceste cazuri? Faptul că angajatul trebuie eliberat de la muncă în timpul îndeplinirii atribuțiilor guvernamentale și absența acestuia trebuie formalizate în mod special.
Particularitățile reglementării muncii pentru angajații care lucrează pentru angajatori individuali
Lucrul pentru angajatori care sunt persoane fizice are o serie de caracteristici. În principiu, toți angajatorii - indivizii sunt împărțiți în două grupe: antreprenori individuali și persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali. Fostii folosesc muncitori pentru a desfasura activitati de afaceri...
Ce documente de personal ar trebui să aibă firma?
Angajatul responsabil trebuie să știe ce documente sunt obligatorii pentru companie, care devin astfel doar în anumite condiții și care documente nu trebuie întocmite, deoarece sunt de natură consultativă. Acest lucru vă va permite să fiți bine pregătiți pentru întâlnirea cu...
Drepturile angajaților la vânzarea unei întreprinderi debitoare
Legea federală „Cu privire la insolvență (faliment)” nu conține reguli care să asigure protecția drepturilor de muncă ale angajaților în timpul vânzării unei întreprinderi debitoare. Specificul raporturilor de muncă care ia naștere în acest caz necesită o analiză specială.
Confirmarea experienței de muncă
La calcularea vechimii în muncă, perioadele de muncă sau alte activități care sunt incluse în acesta, care au avut loc înainte de înregistrarea cetățeanului ca persoană asigurată în conformitate cu Legea federală din 1 aprilie 1996 „Cu privire la contabilitatea individuală (personalizată). ..
Transfer temporar la alt loc de muncă
În nr.8 al revistei „Compartimentul Resurse Umane a unei instituții bugetare” pe anul 2009, scriam despre trecerea definitivă a unui salariat la un alt loc de muncă la același angajator, în care nu se preconizează revenirea la postul anterior. În plus, legea prevede posibilitatea transferului temporar. Cum diferă de permanent, în ce cazuri și în ce ordine se realizează, vom spune în acest articol.
Cum să vă pregătiți pentru sosirea inspectoratului de muncă?
O inspecție a organizării inspectoratului de stat de muncă ia adesea conducerea prin surprindere. Mai ales avand in vedere ca, prin lege, un inspector de munca are dreptul de a vizita o organizatie la orice ora din zi si fara avertisment. Pe baza rezultatelor auditului, nu numai șeful organizației sau adjunctul acestuia, ci și șeful departamentului de personal, precum și contabilul șef pot fi trași la răspundere.
Notificare către angajat: cum și în ce cazuri să trimită
Adesea, în munca ofițerilor de personal, se folosește un document, cum ar fi o notificare. Folosind această lucrare, angajatorul notifică angajații problemele semnificative din punct de vedere juridic. De exemplu, despre reducerea personalului. Nu există o formă unică de notificare. Pentru fiecare caz, se dezvoltă o opțiune diferită. Vă vom spune cum să întocmiți un aviz de reorganizare a companiei și lichidare a sucursalei. Cum se anunță angajații cu privire la modificările în termenii contractului de muncă. Cum se anunță un angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă.
Vizita inspectoratului de munca
Orice angajator trebuie să fie pregătit pentru faptul că mai devreme sau mai târziu un inspectorat de muncă îl va vizita. Din păcate, în situația actuală, care se caracterizează prin reduceri masive de personal, se poate întâmpla oricând o vizită neașteptată. Să vorbim despre ce motiv ar putea veni un inspector, care sunt puterile lui și care sunt acțiunile angajatorului atunci când desfășoară activități de control.
Muncitor independent: momente „periculoase” pentru angajator și angajat
În perioada sovietică, „lucrătorii independenți” erau înțeleși ca cetățeni care prestează muncă pentru o organizație și nu se aflau pe statul de plată. Odată cu dezvoltarea legislației ruse, conceptul și statutul unui „lucrător independent” s-au schimbat. Gândirea unor lideri organizaționali a rămas la nivelul reglementării legale a muncii „independenților” din URSS. Angajatorul nu se gândește întotdeauna la consecințele unor astfel de relații.
Este posibil să scapi de vicleanul „baloman” prin mijloace legale? Poate sa. Principalul lucru este să-l recunoști.
Ce să faci cu documentele la lichidarea unei organizații
Problemele de asigurare a securității documentelor societăților pe acțiuni în timpul lichidării acestora sunt reflectate în rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare. Să cităm cele mai importante fragmente pentru noi.
Munca de birou in departamentul HR
Răspunsuri ale Valentinei Ivanovna Andreeva, profesor al Departamentului de Dreptul Muncii al Academiei Ruse de Justiție, la întrebări despre Documentarea activităților serviciului de personal și programul de vacanță în organizație.
Concepții greșite comune
Cele mai frecvente concepții greșite cu privire la relațiile de muncă

Contabilitatea personalului - o componentă importantă a muncii de birou a oricărei întreprinderi. Complexitățile organizării acestui proces vor fi discutate în articolul nostru.

De unde să începeți evidențele de resurse umane la o întreprindere în 2016 (cadru legislativ)

Contabilitatea personalului la o întreprindere reprezintă, pe de o parte, munca organizației de a documenta toate schimbările din viața profesională și activitățile echipei în ansamblu și ale fiecărei unități de personal a companiei separat, iar pe de altă parte, direct fluxul de documente ale personalului . Organizații evidența personaluluiîntreprinderea trebuie să fie familiarizată cu cadrul legislativ în această problemă. Trebuie spus că există destul de multe reglementări legate de gestionarea evidențelor personalului, deoarece acestea includ nu numai legi, ci și reglementări departamentale, ordine și diverse GOST.

O listă aproximativă a documentației de reglementare referitoare la evidența personalului, poate include următoarele acte juridice:

Codul Muncii al Federației Ruse.
Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ (articolul 9 vorbește despre procedura de întocmire a documentelor de personal).
Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei „Cu privire la aprobarea formularelor unificate...” din 5 ianuarie 2004 nr. 1.
GOST R 6.30-2003 (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st), care definește procedura de procesare a documentelor.
Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225, care a stabilit cerințe pentru menținerea și stocarea cărților de muncă la o întreprindere.
Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 9 privind regulile de completare a cărților de muncă.
Legea federală „Cu privire la arhivare” din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ și Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, care definesc o listă de documente de arhivă de management standard și perioadele de stocare ale acestora.
Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 26 aprilie 2011 nr. 347n privind forma concediului medical și Legea „Cu privire la asigurările sociale obligatorii...” din 29 decembrie 2006 nr. 255-FZ, care definește procedura de completare a concediului medical și de înregistrare a concediului de maternitate.
Recomandări metodologice pentru păstrarea evidențelor militare la întreprinderi (aprobate de Statul Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse la 11 aprilie 2008).

Contabilitatea personalului de la zero pas cu pas într-o nouă organizație (într-un SRL)

Organizare evidența personaluluiîntr-un nou SRL, ca și în orice altă organizație, poate include următorii pași:

Aprobarea documentației locale. Analiza legislației muncii ne permite să stabilim un număr de documente interne ale întreprinderii, fără a căror adoptare compania nu o poate face. Acestea includ:
Fiecare organizație stabilește în mod independent lista specifică a documentației interne.
Elaborarea și aprobarea formularelor standard ale documentației contabile primare. În ciuda faptului că cerințele Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 cu privire la această problemă nu sunt obligatorii, se recomandă să se respecte normele acestui document.
Aprobarea formularelor standard ale altor documente de personal care nu au legătură cu documentele contabile primare.
Elaborarea și aprobarea revistelor și a cărților de înregistrare. Pe lângă jurnalul de examinare medicală, în anul 2016 sunt obligate să se țină în evidența personalului următoarele registre:
Formarea personalului.
Elaborarea și aprobarea unui contract de muncă standard, precum și a fișelor de post pentru angajați.
Numirea unei persoane responsabile de întreținere evidența personalului membru al echipei de lucru.

Refacerea managementului evidenței personalului

Restabilirea ordinii cerute în documente, spre deosebire de organizarea de la zero a evidenței personalului, este, pe de o parte, un proces mai simplu, deoarece multe lucrări și jurnale de afaceri au fost deja create, dar, pe de altă parte, se poate dovedi a fi mai complex, deoarece va fi necesar să se detecteze deficiențe în sistemul existent.

Nu-ți cunoști drepturile?

Restaurarea înregistrărilor de personal pierdute sau nesistematice ar trebui să aibă loc în mai multe etape:

Inventarul general al documentelor de personal existente in firma.
Verificarea disponibilitatii si integralitatii documentelor depuse.
Analiza contractelor de munca incheiate cu salariatii.
Studierea tabelului de personal pentru caracterul complet al datelor reflectate în acesta.
Verificarea disponibilității și execuției carnetelor de muncă ale angajaților.

Restabilirea evidențelor de personal necesită eliminarea tuturor lacunelor și neajunsurilor identificate ca urmare a unui inventar al documentelor de personal.

Efectuarea evidenței personalului într-un departament separat și pentru antreprenorii individuali cu angajați. Este acest lucru relevant pentru întreprinderile mici?

Uneori, forma organizatorică a unei companii poate ridica întrebări legate de ordinea lucrărilor evidența personalului. Să ne uităm la câteva opțiuni.

Organizarea gestionării evidențelor de personal într-o divizie separată a unei întreprinderi poate fi complicată de faptul că această divizie, pe de o parte, nu are independență juridică și, pe de altă parte, este adesea situată într-o localitate îndepărtată de mamă. organizare. Legislația nu prevede norme și cerințe separate pentru gestionarea evidenței personalului în departamente separate, prin urmare fiecare angajator determină însuși modul de organizare a muncii în acest caz. De obicei, se utilizează una dintre următoarele scheme:

Centralizat. Această opțiune implică transferul autorității de a lucra cu documentația personalului către un singur departament care deservește atât compania-mamă, cât și sucursala. Potrivit pentru organizațiile care au divizii separate în aceeași regiune.
Descentralizat. În acest caz, serviciile de personal sunt create atât în organizația-mamă, cât și în sucursale. În același timp, aceștia efectuează practic aceeași activitate în cadrul diviziei de încredere, deși competențele și responsabilitățile serviciului de personal al biroului central pot fi oarecum mai largi decât competența acelorași servicii de sucursală.
Amestecat. Această schemă presupune crearea de servicii de personal atât în societatea-mamă, cât și în sucursale cu repartizare a responsabilităților delegate. Astfel, doar oficiul central poate întocmi contracte de muncă în întreaga organizație, dar și departamentele de personal ale filialelor sunt autorizate să stocheze dosare sau să aplice penalități.

Un număr mare de întrebări cu privire la necesitatea de a efectua înregistrări de personal apar de la întreprinzătorii individuali. Opinia legiuitorului în această privință este clară: dacă un antreprenor individual are cel puțin un angajat, contabilitatea personalului trebuie efectuată în totalitate.

Întreprinderile mici, de regulă, sunt îngrijorate că, de obicei, nu există un ofițer de personal profesionist în personal, dar această stare de fapt nu elimină necesitatea de a efectua înregistrări ale personalului. În acest caz, responsabilitățile unui ofițer de personal sunt atribuite unui contabil, secretar sau alt angajat, care ar trebui mai întâi să fie instruit în particularitățile gestionării înregistrărilor de personal la cursuri sau seminarii speciale.

Programe pentru menținerea evidenței personalului - descărcați o versiune demo gratuită sau cumpărați?

În prezent, multe resurse online oferă Descarcă gratis programe de ținere a evidenței personalului, permițându-vă să automatizați toate înregistrările personalului sau o parte din acestea. Cu toate acestea, de regulă, doar o versiune demo este gratuită, concepută pentru câteva zile (săptămâni, luni) de lucru. Pentru a continua lucrul, trebuie să achiziționați apoi o licență, o cheie sau o versiune completă a programului.

O astfel de mișcare de publicitate, destul de ciudat, este benefică nu numai pentru vânzătorul produsului, ci și pentru consumator, deoarece vă permite să alegeți cel mai potrivit program pentru o anumită întreprindere sau să vă familiarizați cu principiile funcționării acesteia și să dezvoltați. al tau. Ca urmare, alegerea rămâne a angajatorului care decide să automatizeze gestionarea evidenței personalului. În același timp, trebuie să aveți în vedere că nu veți putea economisi bani lucrând constant în versiunea demo a programului de personal, iar dacă alegeți unul dintre produsele de automatizare, mai devreme sau mai târziu va trebui să cumpărați o licență sau versiunea completă.

Astfel, prin organizarea evidențelor de HR de la zero, îți poți face timp atunci când alegi un program de ținere a evidenței personalului și nu achiziționezi primul produs pe care îl întâlnești. La urma urmei, selectarea opțiunii optime nu numai că va automatiza administrarea resurselor umane, ci va facilita și în mod semnificativ procesul de lucru.

Organizarea și menținerea evidenței personalului este responsabilitatea directă a angajaților din serviciul de personal. În situațiile de creare a unei noi organizații, de transformare a uneia vechi sau de alte opțiuni de reorganizare, conducerea și departamentul de personal trebuie să cunoască principalele aspecte ale muncii: pregătirea și căutarea angajaților, angajarea, transferul și concedierea personalului, precum și reguli atât pentru arhivarea cât și pentru stocarea operațională a documentelor.

Organizarea competentă a evidenței personalului ca bază pentru stabilitatea companiei

Orice organizație, indiferent de forma sa de proprietate, are personal. Diferă în mărime și compoziție, funcții îndeplinite și nivel de calificări. Sarcina departamentului HR este de a se asigura că toate problemele și problemele legate de angajații întreprinderii sunt rezolvate cât mai rapid și competent.

Funcționarea stabilă a unei organizații depinde direct de angajații săi. Sarcina principală a serviciului de personal este selecția competentă și la timp a angajaților, menținerea evidenței personalului în conformitate cu legea și depunerea la timp a documentelor la arhivă. Aceasta este baza pentru funcționarea stabilă a oricărei întreprinderi.

Instruirea personalului pentru lucrul cu resurse umane

Instrucțiunile pentru gestionarea evidenței personalului indică în mod clar nevoia de pregătire profesională a specialiștilor de personal. Cu toate acestea, în practică, există adesea o problemă cu formarea lucrătorilor cu profilul necesar.

Instituțiile de învățământ superior și secundar de specialitate nu absolvă specialiști cu o calificare atât de restrânsă precum „gestionarea evidențelor personalului”. Instruirea are loc de obicei la fața locului sau la cursuri de specialitate. De asemenea, este posibil să instruiți un angajat direct la locul de muncă prin mentorat.

Gestionarea înregistrărilor de personal implică pregătirea specialiștilor în următoarele moduri:

recalificare pe baza unui al doilea învățământ superior;
obținerea de studii superioare într-un domeniu conex, de exemplu, „managementul documentelor”, „drept”, „managementul personalului”, „securitatea informațiilor”;
pregătire în cursuri de specialitate de lungă durată (minim trei luni), urmată de promovarea unui examen;
muncă practică urmată de dezvoltare profesională regulată.

Documente de reglementare care reglementează activitatea serviciilor de personal

Activitățile departamentului de personal și organizarea generală a managementului evidenței personalului sunt foarte dependente de legislația în vigoare și de documentele de reglementare interne. Această caracteristică este asociată cu nuanțele lucrului cu un număr mare de documente personale, care sunt adesea confidențiale.

Evidența în serviciul de personal este reglementată de următoarele acte:

Constituție, Codul civil și Codul muncii, precum și Codurile parțial penal și ale familiei;
acte legislative privind profilul organizației în materie de lucru cu personalul;
reglementări locale;
diverse clasificatoare, reguli și instrucțiuni la nivel federal;
documente de reglementare interne, de exemplu, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului;
comenzi și instrucțiuni de la conducere.

Angajații serviciului de personal sunt obligați să respecte cu strictețe cerințele reglementărilor și, mai ales, Codul Muncii.

Căutarea și documentarea angajaților

Efectuarea înregistrărilor de personal începe cu căutarea și înregistrarea personalului. În primul rând, trebuie să decideți asupra opțiunilor pentru găsirea de noi angajați. Dintre acestea se remarcă următoarele:

agenții și birouri de ocupare a forței de muncă;
angajare;
târguri de locuri de muncă;
unități de învățământ;
job boards și CV-uri pe diverse resurse;
alte organizații;
cunoștințe și prieteni.

Toate opțiunile de căutare a angajaților au avantajele și dezavantajele lor; un angajat HR trebuie să profite la maximum de toate oportunitățile pentru a ocupa un post vacant.

Când un solicitant este găsit, acesta este intervievat. Este recomandabil ca progresul acestuia să fie documentat: acest lucru facilitează luarea unei decizii informate cu privire la angajare sau refuz. În acest din urmă caz, persoana este înștiințată în scris cu privire la motiv în termen de cinci zile lucrătoare. Dacă solicitantul este potrivit pentru postul vacant, acesta trebuie să fie înscris. Aici începe înregistrarea pentru un anumit angajat.

încheierea unui contract de muncă;
emiterea unui ordin de admitere;
un nou angajat sau sediul acesteia;
înregistrarea unui card personal;
dacă este acceptat în organizație - deschiderea unui dosar personal;
familiarizarea și semnarea de către angajat a regulamentelor și instrucțiunilor interne.

Evidența personalului (cartele personale, tabelul de personal)

Efectuarea evidenței personalului necesită întocmirea obligatorie a documentației contabile, în special, a graficelor de personal și a cardurilor personale. Aceste documente sunt obligatorii pentru organizațiile de toate formele de proprietate.

Personalul și numărul trebuie să fie actuale și să răspundă nevoilor organizației. Conține numele tuturor posturilor, numărul de tarife, indicând posturile vacante pentru o anumită perioadă.

Cardurile personale sunt documente unificate care conțin informații scurte despre activitățile de muncă ale angajatului și informații personale. Sunt supuse unor stricte contabilități și condiții speciale de depozitare, în locuri care să prevină deteriorarea și furtul acestora.

Comenzi pentru personal, diferențe și caracteristici de proiectare

Munca generală de birou în munca de personal este exprimată în principal în ordine și instrucțiuni din partea conducerii. Aceste documente pot viza atât angajații individuali, cât și întregul personal în ansamblu. Ele diferă în ceea ce privește designul și caracteristicile de implementare.

Majoritatea comenzilor și instrucțiunilor referitoare la acțiuni specifice cu un angajat au o formă unificată. Acestea sunt supuse acordului obligatoriu cu toate părțile interesate și familiarizării de către angajat împotriva semnării. Copiile comenzilor de personal sunt stocate în fișierul personal, iar originalele în foldere separate.

Jurnalele de înregistrări ale personalului, regulile de înregistrare și depozitare

Înregistrarea mișcării în serviciul de personal presupune menținerea unor reviste de specialitate. Acestea sunt documente de foi de calcul cu un format de mai multe pagini, cel mai adesea unificate. De obicei sunt păstrate fie în caiete mari, fie achiziționate gata făcute în magazine specializate.

Tipuri de jurnale de personal:

înregistrarea documentației de intrare și de ieșire, inclusiv a scrisorilor;
înregistrarea comenzilor;
înregistrarea sosirii și plecării angajaților în călătorii de afaceri;
înregistrarea declarațiilor, depunerilor, notificărilor, notelor oficiale și de serviciu;
înregistrarea formularelor de carte de muncă și a inserțiilor acestora;
cărți pentru înregistrarea mișcărilor diverselor documente de personal etc.

Toate revistele trebuie legate și sigilate, iar foile trebuie numerotate. Acestea trebuie păstrate separat de toate documentele. De preferință într-un dulap seif sau special.

Caracteristici de întreținere și stocare a fișierelor personale

Menținerea fișierelor personale nu este obligatorie. Cu toate acestea, majoritatea organizațiilor colectează înregistrările angajaților într-o formă sau alta. Desigur, este mai convenabil să faci asta într-un singur folder.

Un dosar personal este un set de informații personale documentate despre un angajat, colectate și compilate într-o anumită ordine. Poate include o varietate de documente și copii:

copii ale comenzilor angajaților;
copii ale declarațiilor;
copii ale actelor de identitate care confirmă calificările, studiile, beneficiile și starea civilă;
chestionar;
caracteristici și recenzii;
certificate etc.

Fișierele personale includ informații personale și trebuie păstrate departe de alte documente. Accesul la acestea este permis doar unui cerc strict limitat de funcționari. Când personalul este concediat, dosarele personale sunt predate pentru depozitare în arhivă.

Reguli de înregistrare, păstrare și eliberare a cărților de muncă, precum și a inserțiilor

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze carnetele de muncă pentru personalul lor, cu excepția angajaților cu normă parțială. În timpul programării inițiale, angajatorul achiziționează în mod independent formulare goale și face prima înregistrare pe acestea. Informațiile relevante despre angajat sunt introduse pe pagina de titlu. Ulterior, este necesar să se monitorizeze relevanța acestora și să se facă modificări în timp util.

Pe răspândirea părții principale se fac înregistrări despre activitățile de muncă și sociale ale salariatului, angajarea acestuia cu angajați permanenți.Toate înregistrările sunt numerotate în mod general și se fac pe bază de comandă. Avizul de concediere este însoțit de o amprentă a sigiliului organizației și a semnăturii managerului.

Realizat manual, cu un pix albastru, cu un scris de mână clar și ușor de înțeles. Monitorizați cu atenție relevanța și acuratețea datelor introduse. Dacă este necesară corectarea informațiilor, atunci acestea trebuie tăiate cu atenție cu o singură linie și trebuie introduse informațiile relevante. Această acțiune trebuie confirmată de semnătura și sigiliul managerului.

Evidența muncii se păstrează separat de alte documente, într-un seif. Este interzisă predarea acestora către angajați sau terți fără o rezoluție specială din partea autorităților responsabile.

Caracteristici de stocare operațională și arhivă a documentelor de personal

Depozitarea documentelor de personal este determinată de semnificația lor deosebită. Acestea conțin informații personale și sunt confidențiale. Astfel de date nu fac obiectul dezvăluirii neautorizate. În caz contrar, se va aplica o amendă angajaților serviciului de personal și conducătorului organizației.

Pentru a organiza corect depozitarea documentelor de personal în serviciul de personal, este recomandabil să aveți o cameră separată. Trebuie să existe o singură intrare în ea și trebuie să fie echipată cu o ușă metalică cu alarmă.

Documentele în sine trebuie depozitate în dulapuri metalice sau seifuri. Evitați expunerea la soare și praf, precum și schimbările de temperatură și umiditatea excesivă. Acești pași simpli vă vor ajuta să vă salvați datele personale.

Astăzi, procedura de angajare a angajaților, indiferent de domeniul de activitate al unei anumite întreprinderi, este reglementată de normele legislative în vigoare.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactați un consultant:

Este rapid și GRATUIT!

Este important de reținut că toate procedurile de acest tip sunt reglementate de lege. Orice abateri de la ele sunt pur și simplu inacceptabile.

Dacă autoritățile de reglementare detectează orice încălcare, pot fi impuse sancțiuni destul de grave.

Pentru a evita tot felul de dificultăți, a fost dezvoltat un software special. Vă permite să automatizați înregistrările de personal și să evitați diverse erori și omisiuni.

Aspecte generale

Astăzi, procesul de contabilitate a personalului este reglementat la nivel legislativ. De aceea, la fiecare întreprindere mare în care numărul de angajați este suficient de mare, se formează de obicei un departament de personal.

Angajații săi sunt obligați să completeze documentația în conformitate cu standardele stabilite.

Mai mult, dacă unele documentații sunt unificate și trebuie întocmite în conformitate cu mostrele, altele sunt generate la întreprindere.

Există multe nuanțe diferite asociate cu menținerea înregistrărilor de personal într-o întreprindere.

De aceea, va fi necesar să se rezolve în prealabil următoarele întrebări fundamentale:

ce este?
in ce scop se realizeaza?
reglementare legală.

Ce este?

Înainte de a începe să organizați înregistrările de personal la orice întreprindere, va trebui să vă asigurați că vă familiarizați cu definiția acestui concept. Pentru că aceasta este singura modalitate de a evita greșelile majore.

Termenul „înregistrări ale personalului” înseamnă înregistrarea mișcării angajaților, lucrătorilor în diferite poziții.

În același timp, acest tip de contabilitate ar trebui ținută nu numai de persoanele juridice, ci și de către antreprenorii individuali.

Evidențele personalului includ în mod necesar următoarele puncte:

documentare;
reglementarea relațiilor de muncă dintre lucrătorii înșiși și conducerea acestora;
Organizația Muncii;
alte.

Mai mult, în funcție de domeniul de activitate al unei anumite întreprinderi, contabilitatea va avea caracteristici diferite.

Astăzi, pe lângă documentele de reglementare general acceptate care reglementează procedura contabilă, există și unele de specialitate. Efectul acestora se extinde asupra întreprinderilor care operează în anumite zone.

De exemplu, organizațiile municipale, altele. Este deosebit de important să fiți atenți atunci când păstrați evidența personalului pentru funcționarii publici.

În ce scop se realizează?

Va fi destul de problematic să studiezi dosarele de personal de la zero pas cu pas. Dar dacă managerul plănuiește să angajeze un număr mare de angajați în viitor, atunci ar trebui să acorde atenție acestui punct.

Evidențele de personal organizate corespunzător vă permit să rezolvați simultan un număr mare de sarcini diferite. Principalele scopuri ale păstrării evidenței personalului variază în funcție de domeniul de activitate.

Dar este posibil să se formuleze principalele sarcini, a căror soluție este necesară în toate organizațiile fără excepție:

Compilare și editare ulterioară	Ținând cont de normele legislative și de dorințele managerilor de personal
Înregistrarea timpului procesat și controlul acestuia	Pentru a evita încălcarea legislației în vigoare
Implementarea contabilitatii personalizate	În conformitate cu reglementările legale în vigoare
Formare	Instrucțiuni suplimentare și diverse comenzi (cu privire la angajare, concediere, promovare și altele)
Mentinerea documentatiei in conformitate cu reglementarile legale	afaceri personale; carduri personale; carduri personale (în formularul nr. T-2); dosarele de lucru; concediu medical
Selectarea angajaților în funcție de calitățile lor personale	Analiza activităților lor de muncă în conformitate cu standardele legale
Întocmirea documentației suplimentare în anumite situații	certificate de angajare; copii ale dosarelor de muncă – certificate corespunzător
Programarea vacanțelor	În conformitate cu normele legislative în vigoare, precum și editarea ulterioară a acestuia dacă este cazul
Colectarea și pregătirea tuturor documentelor	Necesar pentru angajații care au intrat în el
Mentinerea evidentelor militare	Acest punct este reglementat de lege și este strict obligatoriu pentru implementare.

Dacă dintr-un motiv oarecare angajatorul nu dorește să se angajeze în mod independent în astfel de activități și, în același timp, nu se grăbește să își organizeze propriul departament, puteți utiliza serviciile de evidență a personalului.

Astăzi, multe companii terțe oferă servicii similare. Toată documentația necesară este furnizată contra cost.

Se desfășoară și toate celelalte activități documentare legate de ținerea evidenței personalului.

Reglementare legală

Este important să ne amintim despre numărul mare de documente de reglementare care reglementează menținerea evidenței personalului. Este important să ne amintim despre un număr mare de nuanțe diferite legate direct de contabilitate.

Actele legale fundamentale legate de acest tip de activitate astăzi includ următoarele:

Este important să acordați o atenție deosebită diferitelor tipuri de GOST, precum și tuturor tipurilor de sisteme unificate.

La efectuarea inspecțiilor, inspectoratul de muncă, indiferent de motivul unui astfel de eveniment, se uită întotdeauna în primul rând la evidența muncii.

În prezent, documentul fundamental care reglementează procesul de ținere a evidenței muncii este „Regulile de păstrare și păstrare a registrelor de muncă”.

Aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 255 din 16 aprilie 2003. Este destul de dificil să studiezi toate documentele de reglementare referitoare la evidența personalului.

Mai ales când vine vorba de o întreprindere care lucrează simultan în mai multe direcții diferite. În acest caz, ar fi indicat să evitați înregistrarea manuală.

Unul dintre cele mai populare și de înaltă calitate programe de astăzi este realizat în 1C. Această structură oferă clienților săi o listă extinsă de programe automate pentru producție.

Cum se păstrează evidența personalului într-o organizație

Este necesar să se efectueze evidența personalului în organizație în conformitate cu documentele de reglementare în vigoare. Nu sunt permise abateri de la normele stabilite de lege.

Dar majoritatea cetățenilor care se confruntă cu nevoia de a menține astfel de evidențe pentru prima dată au dificultăți. De aceea, merită să luați în considerare următoarele întrebări în avans:

unde sa încep;
ce documente sunt necesare;
jurnale obligatorii în gestionarea evidențelor de personal (eșantioane).

Unde sa încep

Cel mai dificil lucru în înființarea unei chestiuni de personal astăzi este chiar începutul. Primul lucru pe care un angajat sau un manager direct va trebui să-l facă atunci când îl înființează este pregătirea documentației.

Va fi necesar să se organizeze fluxul de documente în mod corespunzător. Următoarele acțiuni vor trebui întreprinse:

să dezvolte toate orientările de reglementare locale necesare la nivelul întreprinderii:

Reglementări interne la întreprindere.
Dispoziții de bază privind remunerarea.
Reglementări pentru diviziunile structurale individuale.
Reglementări privind protecția datelor angajaților.

este elaborat un tabel personal de personal pentru fiecare unitate individuală de personal;
se formează personalul;
se intocmesc contracte de munca standard sau specializate, precum si;
întocmirea foilor de formulare pentru personal;
cardul personal al angajatului se eliberează în formularul nr. T-2;
se elaborează formulare personale de înscriere pentru angajați;
sunt în curs de pregătire diferite tipuri de ordine standard interne (cu privire la atribuirea responsabilităților pentru menținerea evidențelor militare, precum și a celor de muncă).

Trebuie reținut că înregistrarea tuturor evenimentelor de personal trebuie să fie efectuată folosind documentația primară.

Lista sa este reflectată în secțiunile relevante ale documentației de reglementare. Este important să luați în considerare imaginile în avans.

Dacă este posibil și nu există un sistem de contabilitate automatizat, va fi necesar să descărcați mostre din toate documentele necesare de pe Internet. Este important să folosiți surse de renume.

Ce documente sunt necesare

Astăzi, la menținerea evidenței personalului, va fi necesar să se întocmească un număr foarte mare de documente diferite. Dar există o listă care ar trebui completată mai întâi.

Astfel de documente sunt numite „primare”. Această listă include în prezent următoarele (toate sunt numerotate corespunzător):

Nr. T-1	Comanda de angajare a unui angajat (unul)
Nr. T-1a	Comanda privind angajarea angajaților (mai mulți deodată)
	Exemplu de design al unui card personal pentru un anumit angajat
	Este necesar să vă înregistrați dacă angajarea este efectuată de un angajat municipal (de stat).
	Acesta este un exemplu de program de personal
	Trebuie să fie compilat pentru un angajat de cercetare/predare
Nr. T-5	Formatul unui ordin emis dacă este necesar să se transfere un anumit angajat la un alt loc de muncă
	Un ordin emis în cazul transferului mai multor salariați la un alt loc de muncă deodată
	Un astfel de ordin se emite la acordarea concediului.
	Dacă concediul se acordă mai multor angajați în același timp
	Reprezintă un program de vacanță
Nr. T-8	Ordin emis în caz de reziliere
	Dacă devine necesară efectuarea procedurii de concediere
	Necesar să fie compilat atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri
	Dacă trebuie să pleci într-o călătorie de afaceri
Nr. T-10	Se generează un certificat de călătorie
	Este un format unificat pentru o atribuire a unui loc de muncă și include un raport (dacă acest lucru este necesar într-un anumit caz)
	Dacă este necesar să se recompenseze un angajat
	Încurajarea a doi sau mai mulți angajați diferiți simultan
	Document timp de lucru, format de calcul
	Cum să pregătiți o foaie de pontaj

Lista de formate pentru diferite tipuri de documentație contabilă include mai mult de o duzină de tipuri diferite de documente.

Prin urmare, ar trebui să fiți deosebit de atenți atunci când le proiectați. Există o mare probabilitate de a face diverse tipuri de greșeli.

Jurnalele obligatorii în managementul evidenței personalului

Astăzi există o anumită listă de jurnale care trebuie păstrate în evidența personalului.

Unele dintre ele sunt unificate. Ele trebuie compilate strict în conformitate cu standardele actuale.

Există, de asemenea, o listă de reviste care sunt necesare. Dar formatul acestora poate fi ales în conformitate cu legislația în vigoare.

Lista jurnalelor obligatorii de personal astăzi include următoarele:

– elaborate special pentru personal;
mișcările muncitorești;
înregistrarea persoanelor obligate pentru serviciul militar;
contabilitatea concediilor;
înregistrarea și controlul documentelor (primite/trimise);
examinări medicale;
alții.

O listă completă a tuturor revistelor obligatorii este reflectată în legislație. Exemple de desene pot fi găsite pe Internet.

FAQ

Configurarea înregistrărilor de personal de la zero astăzi are un număr mare de caracteristici și nuanțe diferite.

Este important să luați în considerare următoarele întrebări în avans:

procedura de recuperare;
nuanțe ale antreprenorilor individuali cu angajați;
care conduce o mică afacere.

Procedura de recuperare

Procedura de restabilire a contabilității nu este reflectată în legislație. Dar, de obicei, o astfel de procedură include următorii pași principali:

sunt studiate actele normative actuale;
se stabilește o listă cu toate documentele necesare;
se face o prognoză pentru activitățile viitoare ale întreprinderii;
se determină persoanele responsabile de documente;
se formează personalul;
se verifică corectitudinea înregistrării salariatului;
Ne asigurăm că toate combinațiile și schimbările de personal sunt oficializate corespunzător;
se verifică problema înregistrării concedierilor (atât trecute, cât și actuale);
se stabilește legalitatea „timpului de lucru” la o anumită întreprindere.

Nuanțe ale antreprenorilor individuali cu angajați

Procedura de evidență a personalului lucrătorilor angajați pentru întreprinzătorii individuali se desfășoară în mod standard.

Încheierea unui acord se realizează în mai multe etape principale:

obținerea tuturor documentelor necesare în acest caz;
se efectuează înregistrarea;
se întocmește/se semnează un acord de către părți;
se intocmeste o comanda de munca;
este creat cardul personal al unui angajat;
se face o înscriere corespunzătoare în evidenţa muncii.

Cine conduce o afacere mică

De obicei, personal special este angajat pentru a menține tipul de înregistrări în cauză. Însă, în întreprinderile mici, managerul poate, de asemenea, să țină evidențe în mod independent. Acest punct nu este stabilit prin lege.

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.