Përfshirja e një pozicioni të ri në rendin e tabelës së personelit. Urdhër për staf. Porosia e ruajtjes së porosisë

Në çdo kompani ekziston një dokument i veçantë që rregullon përbërjen zyrtare të punonjësve, si rregull, kjo është një tryezë e personelit. Duke përdorur tabelën e personelit, menaxhmenti përcakton strukturën organizative të ndërmarrjes, vendos sistemin dhe pagat e punëtorëve sipas pozicioneve dhe kualifikimeve të tyre, si dhe numrin e njësive të stafit. Në situata të ndryshme prodhimi, ekziston nevoja për të ndryshuar tabelën e personelit. Në rast rregullimesh të vogla, lëshohet një urdhër për ndryshimin e tij. Nëse rregullimet janë të rëndësishme dhe tabela e personelit pëson ndryshime të shumta, atëherë duhet miratuar një dokument i ri.

Përgatitja për ndryshime në tryezën e personelit

Së pari, menaxhmenti analizon se sa efektivisht është organizuar struktura e ndërmarrjes. Specialistë të ndryshëm marrin pjesë në përgatitjen e ndryshimeve, duke analizuar fondin e pagave, strukturën e vartësisë dhe pozicionet vakante. Drejtuesi i një njësie strukturore duhet t'i dorëzojë menaxhmentit një memo me një justifikim ekonomik për ndryshimet që prekin departamentin e tij. Pas përfundimit të projektit të ndryshimit, menaxhmenti i jep një sinjal për të bërë rregullime specialistit që është përgjegjës për tryezën e personelit. Si rregull, ky është një punonjës i shërbimit të personelit, sekretar ose kontabilist. Sipas urdhrit verbal të drejtorit, specialisti përgatit një urdhër, drejtori studion përmbajtjen e tij dhe e miraton atë me nënshkrimin dhe vulën e tij.

Urdhrat për staf janë të përgjithshme në të gjithë ndërmarrjen. Është e mundur t'u caktohet një indeks i veçantë (SI), ato ruhen në një dosje të veçantë për të kufizuar aksesin në informacionin konfidencial të punonjësve.

Arsyet për të bërë ndryshime në tabelën e personelit

Arsyet mund të jenë shumë të ndryshme. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse keni nevojë:

riemërtoni një pozicion ose departament;
prezantoni ose hiqni një pozicion(e) nga stafi;
ndryshimi i pagës ose tarifës për një ose më shumë pozicione;
zëvendësoni pagën me një tarifë ose anasjelltas;
zvogëloni stafin.

Në varësi të situatës që ndikon në natyrën e ndryshimeve, preambula e urdhrit, e cila përshkruan arsyet për përgatitjen e tij, mund të ndryshojë. Si rregull, preambula fillon me fjalët: "Në lidhje me", "Për qëllimin e", "Në zbatim të" dhe të ngjashme.

Përgjegjës për regjistrimin e personelit

Pasi merret vendimi për ndryshimin e tabelës së personelit, rregullimet kryhen nga një punonjës i caktuar nga drejtimi për të kryer këto detyra. Zakonisht këto përgjegjësi janë të specifikuara në përshkrimin e punës së punonjësit ose në kontratën e punës.

Në kompanitë e vogla, funksionet e hartimit dhe redaktimit të tabelës së personelit i caktohen personelit ose departamentit të kontabilitetit. Në ndërmarrjet më të mëdha, kjo trajtohet nga departamenti i planifikimit ekonomik ose departamenti i punës dhe pagave. Një sipërmarrës individual e kryen vetë një punë të tillë nëse nuk ka një kontabilist ose punonjës të burimeve njerëzore në stafin e tij. Si të bëni saktë ndryshime në tabelën e personelit dhe të miratoni një të re përshkruhet më poshtë në disa shembuj.

Miratimi i tryezës së re të personelit

Tabela e re e personelit miratohet dhe vihet në fuqi me urdhër të menaxhmentit. Duket kështu:

"Khimreaktiv"

Për miratimin e tabelës së personelit

porosis:

miratojë orarin e personelit Nr. ШР-1 datë 26 dhjetor 2016;
vuri në fuqi orarin e personelit NoShR-1 të datës 26 dhjetor 2016 nga 1 janari 2017;
Specialisti i burimeve njerëzore L.N. Gordeeva përgatit dokumentacionin e nevojshëm;
kontrolli mbi ekzekutimin e urdhrit i është caktuar llogaritarit kryesor V.V.

Lexoni gjithashtu: Si të anuloni një urdhër gjykate për të mbledhur një borxh kredie

Ndryshim për shkak të rritjes së pagave

Duke qenë se legjislacioni nuk lejon ulje të pagave të punonjësve, me përjashtim të rasteve të uljes së numrit të personelit, ndryshimet në pagë ose tarifa ndodhin në rritje. Në të njëjtën kohë, lejohet të futen rregullime jo vetëm për një, por për disa punonjës menjëherë.

Data e miratimit të urdhrit mund të mos përkojë me datën e hyrjes në fuqi. Përmbajtja e tekstit të urdhrit ndahet me kusht në dy pjesë: deklarative dhe administrative. Në pjesën e parë, ata zakonisht justifikojnë qëllimin e bërjes së ndryshimeve, në të dytën - udhëzimet specifike. Më poshtë është një urdhër shembull për ndryshimet në tabelën e personelit:

Kompani me përgjegjësi të kufizuar

"Khimreaktiv"

Për ndryshimet në përmbajtjen e tabelës së personelit nr.ШР-1, miratuar me Urdhrin nr.145, datë 30.12.2016.

Për shkak të rritjes së vëllimit të punës së kryer

porosis:

Bëni ndryshimet e mëposhtme në përmbajtjen e tabelës së personelit Nr. ШР-1

Nga data 1 prill 2017 do të vendoset paga zyrtare:
Shefit të laboratorit, Vladimir Semenovich Kulikov, në shumën prej 37,000 (tridhjetë e shtatë mijë) rubla.
Specialisti i burimeve njerëzore L.N. Gordeeva përgatit një marrëveshje shtesë për kontratën e punës.
Emëroni shefin e kontabilitetit V.V. Somova si përgjegjës për ekzekutimin e urdhrit.

Drejtori i Përgjithshëm A.Yu. Vasilkovski

Riemërtimi i një pozicioni

Nëse emri i një pozicioni ose departamenti ndryshohet, duhet të jepet një arsyetim me shkrim. Përjashtim është një pozicion i lirë, atëherë rregullimet nuk kanë nevojë të justifikohen. Ju mund të filloni të hartoni një urdhër me preambulën e mëposhtme: "Për shkak të nevojës për të dhënë emrin e departamentit (pozicioni i punonjësit)" ose "Në përputhje me ngarkesën funksionale (pozicioni i treguar)."

Një urdhër për ndryshime të tilla lëshohet i ngjashëm me shembullin e përshkruar më sipër. Pjesa administrative e urdhrit do të jetë afërsisht si më poshtë:

nga data 1 maj 2017, të ndryshojë titullin e pozicionit “Inxhinier” në “Inxhinier procesi”;
Specialisti i burimeve njerëzore L.N. Gordeeva njoftoni inxhinierin Pereverzev I.A. për ndryshimin, përgatit dokumentet përkatëse të personelit.

Heqja e një pozicioni

Kur pozicionet ose disa njësi personeli mbeten vakante për një kohë të gjatë, është e arsyeshme të përjashtohen pozicionet përkatëse nga tabela e personelit. Preambula e urdhrit mund të formulohet në mënyrë të ngjashme: "për të optimizuar strukturën organizative", "për shkak të nevojave të prodhimit", "për shkak të zvogëlimit të vëllimit të punës së departamentit" etj. Në pjesën administrative është shkruar teksti me përmbajtjen e përshkruar më poshtë.

mekanik me një pagë prej 28,000 (njëzet e tetë mijë) rubla - 1.5 njësi stafi.

Specifikimi i shumës së pagës ose tarifës është fakultative. Nëse stafi ka të njëjtat pozicione në departamente të ndryshme, atëherë duhet të tregoni gjithashtu departamentin e kërkuar.

Prezantimi i pozicionit

Këtu përdoret një metodë e ngjashme me atë të mëparshme se si të bëhen ndryshime në tabelën e personelit kur futet një pozicion i ri ose njësi personeli. Fillimi i një fraze për preambulën mund të jetë teksti: "në lidhje me një rritje të vëllimit të punës", "për të rritur efikasitetin e ndërmarrjes (ndarje individuale)", "në lidhje me hapjen e një objekti i ri i prodhimit” e kështu me radhë. Le të shohim se si mund të duket pjesa administrative.

Menaxheri i reklamave me një pagë prej 32,000 (tridhjetë e dy mijë) rubla - 1 copë. njësi;
Menaxher i magazinës me një pagë prej 30,000 (tridhjetë mijë) rubla - 1 copë. njësi.

Urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit është një akt administrativ për një ndërmarrje, në përputhje me të cilin ndryshohen struktura, përbërja ose numri i personelit, pagat dhe emrat e departamenteve ose pozicioneve.

Miratimi i personelit

Tabela e personelit në organizatat qeveritare hartohet sipas formularit T-3, ndërsa në organizatat joqeveritare ata mund të përdorin një formular të zhvilluar në mënyrë të pavarur. Por sido që të jetë hartuar, duhet të miratohet me Urdhrin e kreut.

Por “stafi” nuk mund të miratohet një herë e përgjithmonë, ndonjëherë duhet të bëhen ndryshime të ndryshme. Në këtë rast, menaxheri lëshon një urdhër për ndryshimin e tabelës së personelit.

Në cilat raste është i nevojshëm një urdhër për të bërë ndryshime në tabelën e personelit?

Duke bërë ndryshime në tabelën e personelit, menaxheri kontrollon strukturën e ndërmarrjes, numrin e stafit dhe mbështetjen materiale të saj. Punëdhënësi ka të drejtë të nxjerrë një urdhër për ndryshimin e tabelës së personelit (SH), nëse është e nevojshme, në çdo kohë gjatë veprimtarisë së tij. Në veçanti, ju mund të:

eliminimi i pozitave vakante ose ndarjeve të tëra të kompanisë për shkak të ndryshimeve organizative;
të prezantojë njësi të reja nëse është e nevojshme të zgjerohet prodhimi, shitjet ose të rritet vëllimi i shërbimeve të ofruara;
zvogëloni numrin e njësive të punësuara për shkak të zvogëlimit të numrit ose stafit të organizatës (sipërmarrës individual);
ndryshimi i pagave;
riemërtoni departamentet ose pozicionet.

Në çdo rast, vendimi për këtë merret nga menaxheri dhe duhet të zyrtarizohet me urdhër të veçantë. Në këtë rast, ndryshimet në ShR mund të bëhen në dy mënyra:

ndryshoni një dokument të vjetër;
miratojë ShR-në e re.

Është e rëndësishme vetëm të merret parasysh se periudha kohore nga lëshimi i një urdhri deri në hyrjen e tij në fuqi mund të ndryshojë në varësi të ndryshimeve të bëra. Këto afate janë përcaktuar Kodi i Punës i Federatës Ruse. Mbi mënyrën e miratimit të një ShR të ri, . Në fund të artikullit mund të shkarkoni një urdhër mostër për miratimin e dokumentit (2019). Një urdhër mostër për ndryshimin e tabelës së personelit mund të zhvillohet në mënyrë të pavarur duke përdorur formularë shembull nuk ka asnjë formë të unifikuar për këtë dokument.

Procedura për përgatitjen dhe lëshimin e një urdhri

Punëdhënësi vendos në mënyrë të pavarur se si të ndryshojë SR. Për shembull, kur zvogëlohet numri i punonjësve, nuk është e nevojshme të miratohet dhe të futet ky akt i ri i personelit vendor, mjafton të bëhen ndryshime në atë ekzistues. Nëse menaxhmenti i organizatës dëshiron, një SR, i miratuar fillimisht, mund të jetë i vlefshëm gjatë gjithë kohës. Dokumenti do të ketë vetëm versione të ndryshme, secila prej të cilave do të miratohet me një urdhër të veçantë.

Pasi menaxheri të ketë vendosur të bëjë ndryshime, ai duhet të udhëzojë një person të autorizuar, zakonisht një specialist i burimeve njerëzore, për të përgatitur dokumentin e nevojshëm. Aktet lokale që lidhen me ShR janë të përgjithshme në të gjithë organizatën. Vërtetë, për t'i dalluar ato nga të tjerët, lejohet t'u caktohet një indeks i veçantë, për shembull "SR". Këshillohet që dokumentet e tilla të ruhen në një skedar të veçantë për të kufizuar aksesin në të dhënat personale të punonjësve, sepse ato përmbajnë informacion për shumën e pagave.

Është e rëndësishme të mbani mend se nëse ka vende të lira në një organizatë, në bazë të nenit 25, punëdhënësi është i detyruar të informojë autoritetet e shërbimit të punësimit për disponueshmërinë e tyre. Kjo duhet të bëhet çdo muaj. Prandaj, është e padëshirueshme të mbahen "vende rezervë" në ShR. Nëse një person ka dhënë dorëheqjen dhe nuk ka ende asnjë kandidat për të zënë vendin e tij, ose menaxheri e konsideron të papërshtatshme të punësojë një specialist të tillë, është më mirë të përjashtohet përkohësisht pozicioni nga HR. Për më tepër, nuk do të jetë e vështirë ta ktheni atë.

Nuk ka asnjë formë të unifikuar për një urdhër të tillë, prandaj ky akt vendor hartohet gjithmonë nga punëdhënësi në çdo formë. Megjithatë, ka ende kërkesa për përmbajtjen e tij. Në artikullin e detajuar në portalin tonë "" mund të gjeni një mostër - Urdhri për prezantimin e personelit.

Çfarë informacioni duhet të përmbajë në dokument

Një shembull i një urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit mund të shihet si rekomandim përpara përgatitjes së dokumentit, përveç kësaj, është e nevojshme të përqendroheni në rregullat për plotësimin e çdo akti administrativ. Porosia shtypet gjithmonë në letrën e organizatës. Duhet të tregojë emrin e plotë të kompanisë, si dhe emrin e vetë aktit administrativ - "Urdhër". Për më tepër, kërkesat e mëposhtme zbatohen për përgatitjen e këtij dokumenti:

Titulli i aktit duhet të përmbajë një tregues të përmbajtjes së tij të shkurtër, për shembull: "Për ndryshimet në tabelën e personelit".
Dokumenti duhet të ketë një numër dhe datë të përgatitjes.
Teksti duhet të përbëhet nga dy pjesë: deklarative dhe administrative. Në të parën është e nevojshme të tregohen arsyet për të bërë ndryshime, dhe në të dytën - t'i specifikoni ato. Arsyet mund të përfshijnë, për shembull, riorganizimin e kompanisë, optimizimin e strukturës së organizatës ose futjen e standardeve profesionale.
Nëse është e nevojshme, dokumenti mund t'u japë udhëzime personave dhe departamenteve të autorizuar për të përgatitur procedurat dhe dokumentet përkatëse (për shembull, shkarkimi i punonjësve kur nivelet e personelit reduktohen).

Ky akt vendor duhet të nënshkruhet nga drejtori i ndërmarrjes ose personi i autorizuar.

Ju lutemi vini re se në disa raste (ulja e stafit, rregullimet e pagave për pozicionet ekzistuese) është e nevojshme të bëni një ndryshim paraprakisht në tabelën e personelit (një urdhër mostër është bashkangjitur), domethënë, data e prezantimit të ndryshimeve mund të mos përkojë me datën e vetë dokumentit, pasi ndryshimet po futen më vonë. Kjo ndodh kur normat e Kodit të Punës të Federatës Ruse kërkojnë që punonjësit të njoftohen paraprakisht për kushtet e reja, për shembull, pushimin nga puna për shkak të një reduktimi në pozicionet e tyre ose rregullimeve të kushteve të kontratës së punës (rritje ose ulje e pagave ). Këto ndryshime duhet të njoftohen dy muaj përpara, kështu që urdhri do të lëshohet paraprakisht. Në raste të tjera (nëse pozicionet janë vakante), rregullat e reja mund të hyjnë në fuqi menjëherë.

Gjatë shtimit ose fshirjes së pozicioneve të hapura, punëdhënësi nuk është i detyruar të njohë punonjësit me ndryshimet që po bëhen. Nëse po flasim për risi për punonjësit ekzistues (për shembull, zvogëlimi i pozicioneve të tyre), atëherë ata duhet të njihen me nënshkrimin. Për ta bërë këtë, nuk është e nevojshme të sigurohet vetë dokumenti, mjafton të dërgoni njoftime për ndryshimet e bëra. Nëse refuzoni të njiheni, do t'ju duhet të hartoni një raport përkatës.

Cilat urdhra duhet të përdoren për të miratuar ShR-në?

Reduktimi i një njësie strukturore

Le të shqyrtojmë një urdhër mostër të lëshuar në lidhje me reduktimin e një njësie të tërë strukturore të një ndërmarrje - departamenti i llogarive të arkëtueshme. Të gjitha pozitat në departament nuk janë plotësuar, kështu që kushtet e reja hyjnë në fuqi dy ditë më vonë - në ditën e parë të punës pas nënshkrimit të aktit vendor. Nuk ka nevojë të prezantoni askënd me dokumentin.

Riemërtimi i një pozicioni

Eliminimi i vendeve vakante

Dokumenti rregullator që pasqyron strukturën e organizatës, personelin dhe numrin e saj, në përputhje me statutin e tij, është tabela e personelit. Ndryshimet në tabelën e personelit mund të bëhen vetëm në bazë të një urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit.

Urdhër për të ndryshuar tabelën e personelit

Vendimi për të bërë ndryshime në tabelën e personelit merret nga punëdhënësi (drejtuesi i organizatës ose sipërmarrësi individual). Ky vendim duhet të rregullohet. Legjislacioni nuk parashikon një formë të unifikuar të këtij urdhri. Për rrjedhojë, punëdhënësi ka të drejtë ta zhvillojë atë në mënyrë të pavarur. Nënshkrimi i një urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit kryhet nga drejtuesi ose personi tjetër i autorizuar i organizatës.

Ndryshimet mund të kenë të bëjnë me dispozitat e mëposhtme të tabelës së personelit:

përjashtimi i një pozicioni vakant ose i disa pozicioneve, ndarjeve në lidhje me çdo ndryshim organizativ në punën e punëdhënësit;
futja e pozicioneve të reja nëse merret një vendim për të zgjeruar prodhimin ose për të rritur volumin e shërbimeve të ofruara ose të punës së kryer;
reduktimi i stafit të punëdhënësve;
ndryshimet në pagat e punonjësve;
riemërtimi i departamenteve dhe posteve.

Punëdhënësi mund të vendosë edhe për arsye të tjera për ndryshimin e tabelës së personelit.

Ju lutemi vini re se punëdhënësi ka detyrimin të japë informacion mujor në lidhje me disponueshmërinë e vendeve të lira (klauzola 3 e nenit 25 të Ligjit të Federatës Ruse të 19 Prillit 1991 N 1032-1). Një informacion i tillë u jepet autoriteteve të shërbimit të punësimit.

Tabela e mëposhtme përmban informacione rreth arsyeve të mundshme për të bërë ndryshime, si dhe fazat kryesore që duhet të kalojë një punëdhënës kur vendos të bëjë ndryshime në tabelën e personelit.

Arsyet për të bërë ndryshime në tabelën e personelit	Procedura (procedura) për të bërë ndryshime në tabelën e personelit	Detyrimi për të njohur punonjësit e organizatës ose sipërmarrësit individual me ndryshimet e bëra në tryezën e personelit
1. Plotësimi i tabelës së personelit duke futur pozicione dhe njësi strukturore të reja	Krijimi i një urdhri (projekt urdhri) për prezantimin e njësive të reja të stafit, i cili përmban informacionin e mëposhtëm: emrat e njësive dhe pozicioneve strukturore të sapofutura; numri i pozitave të reja të stafit; shuma e pagës së sapokrijuar (pagesa shtesë, shtesa).	nuk ofrohet
2. Eliminimi i vendeve vakante	Krijimi i një urdhri (projekt urdhri) për përjashtimin e pozicioneve të stafit, i cili përmban informacionin e mëposhtëm: data nga e cila janë bërë ndryshimet; emrat e pozicioneve të përjashtuara; numri i pozitave të personelit të përjashtuar.	nuk ofrohet, pasi këto pozita nuk janë të zëna
3. Reduktimi i stafit	Njoftimi i punonjësve për qëllimin për të bërë pushime nga puna; Krijimi i një urdhri për të përjashtuar pozicionet specifike të personelit ose për të miratuar një tabelë të re të personelit, e cila nuk do të përfshijë pozicionet që do të reduktohen	Njoftim me shkrim për punonjësit të paktën 2 muaj para datës së hyrjes në fuqi të tabelës së re të personelit / ndryshimeve të bëra në të (Pjesa 2 e nenit 180 të Kodit të Punës të Federatës Ruse) dhe oferta e vendeve të lira për punonjësit e pushuar nga puna (Pjesa 3 të nenit 81, nenit 82 dhe 180 të Kodit të Punës të Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë Kodi i Punës i Federatës Ruse)). Nga rregulli i mësipërm rezulton se ndryshimet e bëra nuk mund të hyjnë në fuqi më herët se 2 muaj nga data e njoftimit.
4. Ndryshime në pagat e punonjësve	Një ndryshim në shumat e pagave të përshkruara në tabelën e personelit çon në një ndryshim në kushtet e kontratave të punës për sa i përket përcaktimit të shumës së shpërblimit (paragrafi 5, pjesa 2, neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe paragrafi 3 i seksioni "Tabela e personelit" të Udhëzimeve për përdorimin dhe plotësimin e dokumentacionit të formularëve të kontabilitetit parësor për kontabilitetin dhe pagesat e punës, miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 5 janar 2004 N 1). Dhe një ndryshim i tillë me iniciativën e punëdhënësit është i mundur vetëm nëse ka pasur një ndryshim në çdo kusht organizativ ose teknologjik të punës (Pjesa 1 e nenit 74 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Para se të bëjë ndryshime të tilla, punëdhënësi është i detyruar të marrë një sërë masash, përkatësisht të njoftojë punonjësit për: ndryshimet e ardhshme në dispozitat e kontratave të punës. Formulari i njoftimit është i shkruar; arsyet që shkaktuan nevojën për ndryshime të tilla (klauzola 2 e nenit 74 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Pas marrjes së vendimit për ndryshimin e pagave dhe njoftimit të rregullt të punonjësve, punëdhënësi ka të drejtë të ndryshojë pagat në bazë të një urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit.	Periudha e njoftimit është jo më vonë se 2 muaj përpara se të futen ndryshimet. Nëse një punonjës refuzon të punojë në kushte të ndryshuara, atëherë legjislacioni i punës i përcakton punëdhënësit detyrimin për t'i ofruar atij një punë tjetër në dispozicion të tij (Pjesa 3 e nenit 74 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Për më tepër, kjo duhet të bëhet me shkrim. Nëse nuk ka një punë të tillë ose punonjësi nuk pajtohet me opsionet e propozuara, atëherë kontrata e punës me punonjësin ndërpritet (klauzola 7, pjesa 1, neni 77 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).
5. Riemërtimi i pozicioneve dhe departamenteve	Krijimi i një urdhri (projekt urdhri) për riemërtimin e pozicioneve dhe departamenteve, i cili përmban informacionin e mëposhtëm: data nga e cila janë bërë ndryshimet; emrat e pozicioneve të riemërtuara;	Periudha e njoftimit është jo më vonë se 2 muaj përpara se të futen ndryshimet. Formulari i njoftimit është i shkruar. Nëse punëmarrësi nuk pajtohet me kushtet e propozuara, punëdhënësi është i detyruar të ofrojë një punë tjetër të disponueshme. Nëse nuk ka një punë të tillë ose punonjësi nuk pranon të punojë në kushtet e propozuara ose të punojë në pozicionin ekzistues, atëherë kontrata e punës me punonjësin ndërpritet (

Çdo kompani përdor rregulloret e brendshme sipas të cilave rregullohet stafi. Një dokument i tillë është tabela e personelit, përdorimi i së cilës ju lejon të përcaktoni strukturën organizative të kompanisë. Në bazë të këtij dokumenti përcaktohet madhësia dhe procedura e dhënies së pagave, sipas specialitetit dhe pozicioneve të punonjësve. Shpesh, gjatë kryerjes së biznesit, drejtuesi i një kompanie përballet me nevojën për të bërë ndryshime në këtë dokument. Sipas procedurës së vendosur, nëse ka një vëllim të madh modifikimesh, menaxheri duhet të krijojë një akt të ri, duke marrë parasysh procedurën aktuale. Në këtë artikull, ne propozojmë të shqyrtojmë një urdhër mostër për të ndryshuar tabelën e personelit.

Rrjedha e saktë e dokumenteve të një ndërmarrje jo vetëm që thjeshton jetën, por gjithashtu eliminon mosmarrëveshjet me autoritetet rregullatore

Faza parapërgatitore

Në fazën fillestare, menaxhmenti i kompanisë duhet të analizojë efektivitetin e strukturës së krijuar të kompanisë. Është e rëndësishme të theksohet se këtë përgjegjësi e kanë specialistë të fushave të ndryshme, të cilët do të mund të studiojnë në detaje hierarkinë e vendosur dhe fondet e ndryshme. Më pas, drejtuesit e sektorëve strukturorë paraqesin një raport që jep arsyetimin ekonomik për fizibilitetin e riorganizimit të strukturës së shoqërisë. Bazuar në dokumente të tilla, merret një vendim për nevojën për të bërë rregullime në tabelën aktuale të personelit.

Si përfaqësuesi i departamentit të personelit ashtu edhe llogaritari kryesor i ndërmarrjes mund ta mbajnë këtë dokument.

Duhet të theksohet se ndryshimet bëhen vetëm pasi të jetë lëshuar urdhri përkatës i menaxhimit. Duhet thënë gjithashtu se këto urdhra vlejnë për të gjithë kompaninë. Urdhrit të marrë nga menaxhmenti i caktohet indeksi "ШР". Ky dokument më pas transferohet në departamentin e burimeve njerëzore për ruajtje të mëvonshme. Një nga kërkesat e rëndësishme për metodat e ruajtjes është aksesi i kufizuar i punonjësve të kompanisë në këtë dokument.

Nevoja për të bërë rregullime në orarin aktual mund të lindë në situatat e mëposhtme:

Nevoja për të riemërtuar një nga departamentet ose një pozicion specifik.
Kur reduktohet stafi.
Nëse është e nevojshme, ndryshoni pagën (normën tarifore) për pozicione individuale.
Kur kaloni nga një mënyrë pagese në tjetrën.
Kur prezantoni një pozicion të ri.

Arsyet e mësipërme për përgatitjen e një porosie ndikojnë në përmbajtjen e tij. Në shumicën e rasteve, ky dokument fillon me formulimin: "Në zbatim të" ose "Në lidhje me".

Tabela e personelit ju lejon të zyrtarizoni strukturën, përbërjen dhe numrin e kompanisë

Kush është përgjegjës për të bërë ndryshime në tabelën e personelit?

Kur vendos të bëjë ndryshime në tabelën aktuale të personelit, pronari i kompanisë duhet të caktojë një person përgjegjës i cili do të kryejë detyrat e përcaktuara nga administrata. Si rregull, këto përgjegjësi tregohen në faqet e marrëveshjes së punës ose në përshkrimet e punës. Në organizatat e vogla, këto përgjegjësi u caktohen përfaqësuesve të departamentit të kontabilitetit ose personelit. Në organizatat e mëdha me një strukturë të brendshme të zhvilluar, këto funksione kryhen nga departamenti ekonomik. Në rastin e sipërmarrësve individualë, vetë drejtuesi i kompanisë është përgjegjës për hartimin e tabelës së personelit. Më poshtë ju sugjerojmë që të njiheni me procesin e miratimit për orarin e ri.

Për të futur orarin në rrjedhën e brendshme të dokumenteve të kompanisë, është e nevojshme të përgatitet një urdhër përkatës. Le të shohim një shembull të këtij dokumenti administrativ:

IP "Solnyshko"

Për miratimin e tabelës së re të personelit

Unë porosis:

Punonjësi i departamentit të burimeve njerëzore V.P përgatit të gjitha dokumentet e nevojshme;

Urdhër për ndryshimin e masës së pagës

Sipas legjislacionit aktual, menaxherët e kompanisë nuk kanë të drejtë të lëshojnë dokumente që synojnë uljen e pagave të punonjësve. Përjashtim bëjnë vetëm rastet që lidhen me reduktimet e stafit. Sipas procedurës së vendosur, lejohen vetëm rritje të tarifës ose pagës.

Punëdhënësi ka të drejtë të bëjë rregullime për një ose disa punonjës.

Si të bëni saktë ndryshime në tabelën e personelit dhe të miratoni një rezolutë të re? Para së gjithash, duhet theksuar se datat e ekzekutimit të dokumentit administrativ dhe dita e hyrjes në fuqi të vendimit të ri duhet të jenë të ndryshme. Ky urdhër mund të ndahet në dy seksione. Seksioni i parë duhet të tregojë qëllimin e rregullimeve që po bëhen. Seksioni i dytë rendit urdhrat për zyrtarë të ndryshëm. Një shembull i këtij dokumenti është paraqitur më poshtë:

IP "Solnyshko"

Për ndryshimet në tabelën e personelit të “ShR-3”, miratuar me Urdhrin nr. 21, datë 16.05.2018.

Unë porosis:

Bëni një sërë ndryshimesh në përmbajtjen e tabelës së personelit nr. "ShR-3"

Punonjësit të departamentit të kontabilitetit, Alexander Petrovich Belov, në shumën prej 15,000 (pesëmbëdhjetë mijë) rubla;

Punonjësi i departamentit të burimeve njerëzore V.P të përgatisë të gjitha dokumentet e nevojshme dhe të zhvillojë një aneks të marrëveshjes së punës;

Funksionet e kontrollit mbi ekzekutimin e këtij urdhri do t'i transferohen llogaritarit kryesor P.K.

Drejtori i Përgjithshëm Petrov A.S.

Ky urdhër u transmetohet përfaqësuesve të personelit dhe departamenteve të kontabilitetit.

Tabela e personelit përmban një listë të njësive strukturore, emrat e pozicioneve, specialitetet, profesionet që tregojnë kualifikimet, si dhe informacione për numrin e tarifave

Procedura për prezantimin, heqjen dhe riemërimin e një pozicioni

Si fillim, ju sugjerojmë të merrni parasysh situatën në lidhje me ndryshimin e titullit të punës. Në këtë rast, drejtuesi i shoqërisë duhet të arsyetojë me shkrim këtë veprim. . Në rastin e një pozicioni vakant, nuk ka nevojë të kërkoni justifikim për të bërë ndryshime. Në vetë dokumentin administrativ, bëhet shënimi i mëposhtëm: "Në përputhje me nevojën për të riemërtuar departamentin (pozicion individual)." Ju gjithashtu mund të përdorni formulimin: "Për shkak të ngarkesës së shtuar".

Pjesa tjetër e dokumentit është hartuar sipas modelit të mësipërm. Seksioni administrativ duhet të tregojë titujt e vjetër dhe të rinj të punës. Ju gjithashtu duhet të caktoni një person përgjegjës i cili do të merret me përgatitjen e dokumenteve të personelit dhe plotësimin e të gjithë formularëve të nevojshëm.

Më pas, ne propozojmë të kalojmë në çështjen e krijimit të një njësie stafi. Nevoja për të përjashtuar një ose më shumë pozicione në orarin e stafit mund të lindë në një sërë situatash. Një shembull i një situate të tillë është prania e një vendi të lirë pune për një periudhë të gjatë. Në këtë situatë, dokumenti administrativ tregon formulimin e mëposhtëm: "Për shkak të nevojës për të kryer masa që synojnë optimizimin e strukturës së brendshme" ose "për të zvogëluar vëllimin e punës së departamentit".

Seksioni vijues duhet të tregojë datën specifike kur pozicioni do të hiqet nga orari i personelit. Është e rëndësishme të theksohet se këtu duhet të tregoni jo vetëm pozicionin specifik, por edhe pagën ose tarifën. Kjo kërkesë nuk është e detyrueshme, por punëdhënësi duhet ta marrë parasysh këtë nuancë. Nëse kompania ka disa pozicione identike në departamente të ndryshme, duhet të bëni një shënim me emrin e departamentit specifik.

Le të shohim se si të bëjmë ndryshime në tabelën e personelit kur prezantoni një pozicion të ri. Në këtë rast, procedura e përdorur është e njëjtë si në shembullin e mësipërm. Si rregull, kur futet një specialitet i ri, përdoret formulimi: "për shkak të nevojës për të rritur produktivitetin e punës". Kur hapet një departament i ri, përdoret preambula: "Për shkak të hapjes së një departamenti të ri". Në pjesën tjetër të formularit, duhet të listoni pozicionet e futura dhe të tregoni madhësinë e tarifës ose pagës. Kërkesa kryesore për këtë dokument është regjistrimi i një note për departamentin ku po prezantohet pozicioni i ri. Nëse krijohet një departament i ri, ky informacion regjistrohet edhe në aktin në shqyrtim.

Duke bërë rregullime në orar, menaxhmenti menaxhon kompaninë, duke korrigjuar sistemin e shpërblimit dhe duke optimizuar strukturën organizative

Urdhër për të reduktuar stafin

Në rast reduktimi të stafit të shoqërisë, kryhet një procedurë për heqjen e vendeve vakante. Ky proces ka disa veçori që rrisin kompleksitetin e tij. Autoritetet mbikëqyrëse mbrojnë të drejtat dhe interesat e çdo qytetari që punon. Një punëdhënës që kryen reduktimin e personelit duhet t'u përmbahet rregullave të Kodit të Punës, sipas të cilit punonjësi i pushuar duhet të marrë njoftim me shkrim dy muaj përpara fillimit të këtij procesi.

Për të pasqyruar këtë proces, punëdhënësi duhet të lëshojë një urdhër të duhur, mbi bazën e të cilit do të bëhen ndryshime në faqet e tabelës së personelit. Urdhri duhet të japë arsyet për zvogëlimin e pozitave. Formulimi më i përdorur është: "Për shkak të situatës së vështirë financiare të kompanisë" ose "Në lidhje me aktivitetet që synojnë optimizimin e artikullit të kostos".

Seksioni administrativ i dokumentit duhet të listojë pozicionet që do të reduktohen. Ju gjithashtu do të duhet të caktoni një zyrtar që do të menaxhojë këtë proces dhe do të përgatisë dokumentet përkatëse. Është e rëndësishme të theksohet se sipas ligjit aktual, punëdhënësi duhet të ofrojë vende të lira për punonjësit e pushuar nga puna. Më pas, të gjitha informacionet në lidhje me procesin në shqyrtim i transferohen autoriteteve rregullatore.

Gjatë kryerjes së reduktimit të stafit, punëdhënësi duhet të mbledhë një komision të posaçëm që do të monitorojë çdo fazë të këtij procesi. Si rregull, komisioni përfshin përfaqësues të personelit dhe departamenteve të kontabilitetit, si dhe një konsulent ligjor . Detyra kryesore e komisionit është të monitorojë respektimin e të drejtave të punonjësve të pushuar nga puna.

Ndryshimet në personel kur ndryshoni metodën e listës së pagave

Kur ndryshoni metodën e llogaritjes së pagave për punonjës të veçantë, menaxheri duhet të përgatisë një urdhër për ndryshimin e tabelës së personelit, i cili do të regjistrojë procedurën për këtë procedurë. Nevoja për të ndryshuar metodën e kreditimit të fondeve për punonjësit e kompanisë mund të shoqërohet me një rritje të vëllimeve të prodhimit ose ndryshime në orarin e punës. Baza për këto veprime është optimizimi i regjistrimit të kohës së shpenzuar në aktivitetet e punës . Është e rëndësishme të theksohet se përpara se të bëni ndryshime, duhet të merrni pëlqimin me shkrim të punonjësit. Kjo procedurë është e nevojshme për të mos shkelur rregullin që lidhet me uljen e masës së shpërblimit për punë.

Natyra e rregullimeve të bëra në këtë dokument përcaktohet nga disa arsye të mundshme Për të ndryshuar mënyrën e pagesës, është e nevojshme të hiqni këtë njësi nga tabela e personelit. Tjetra, një pozicion i ri futet në orarin shtetëror me një shënim në lidhje me metodën e zgjedhur të listës së pagave. Ky urdhër duhet të tregojë zyrtarin që është i detyruar të njoftojë punonjësin për datën e prezantimit të pozicionit të ri në tabelën e personelit. Tregohet edhe punonjësi i departamentit të burimeve njerëzore që do të përgatisë të gjithë dokumentacionin e nevojshëm.