Włączenie nowej pozycji do porządku tabeli personelu. Zamówienie dotyczące personelu. Zamów porządek przechowywania

W każdej firmie istnieje specjalny dokument regulujący oficjalny skład pracowników, z reguły jest to tabela personelu. Korzystając z tabeli personelu, kierownictwo określa strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, ustala system i płace pracowników zgodnie z ich stanowiskami i kwalifikacjami oraz liczbę jednostek pracowniczych. W różnych sytuacjach produkcyjnych istnieje potrzeba zmiany tabeli personelu. W przypadku drobnych korekt wydawane jest polecenie ich zmiany. Jeżeli korekty są znaczące, a tabela personelu ulega licznym zmianom, należy zatwierdzić nowy dokument.

Przygotowanie do zmian w tabeli personelu

Po pierwsze, kierownictwo analizuje efektywność organizacji struktury przedsiębiorstwa. W przygotowaniu zmian biorą udział różni specjaliści, analizując fundusz płac, strukturę podporządkowania i wolne stanowiska. Kierownik jednostki strukturalnej musi złożyć kierownictwu notatkę zawierającą ekonomiczne uzasadnienie zmian wpływających na jego wydział. Po zakończeniu projektu zmiany kierownictwo daje sygnał do wprowadzenia zmian specjaliście odpowiedzialnemu za tabelę personelu. Z reguły jest to pracownik obsługi personalnej, sekretarz lub księgowy. Zgodnie z ustnym poleceniem dyrektora specjalista przygotowuje zlecenie, dyrektor zapoznaje się z jego treścią, a następnie zatwierdza je swoim podpisem i pieczęcią.

Rozkazy dotyczące personelu są ogólne w całym przedsiębiorstwie. Istnieje możliwość przypisania im specjalnego indeksu (SI), przechowywane są w osobnym folderze w celu ograniczenia dostępu do poufnych informacji pracowników.

Powody wprowadzenia zmian w tabeli personelu

Przyczyny mogą być bardzo różne. Jest to szczególnie ważne, jeśli potrzebujesz:

• zmienić nazwę stanowiska lub działu;
• wprowadzić lub usunąć stanowisko(a) personelu;
• zmienić wynagrodzenie lub stawkę taryfową dla jednego lub większej liczby stanowisk;
• zastąpić wynagrodzenie stawką taryfową lub odwrotnie;
• zmniejszyć personel.

W zależności od sytuacji mającej wpływ na charakter zmian, preambuła zarządzenia opisująca podstawy jego sporządzenia może ulec zmianie. Z reguły preambuła zaczyna się od słów: „W związku z”, „W celu”, „W wykonaniu” i tym podobnych.

Odpowiedzialność za rejestrację personelu

Po podjęciu decyzji o zmianie tabeli personelu, korekt dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownictwo do wykonywania tych zadań. Zazwyczaj obowiązki te są określone w opisie stanowiska pracownika lub umowie o pracę.

W małych firmach funkcje sporządzania i edycji tabeli personelu przypisane są działowi kadr lub księgowości. W większych przedsiębiorstwach zajmuje się tym dział planowania gospodarczego lub wydział pracy i płac. Indywidualny przedsiębiorca wykonuje taką pracę samodzielnie, jeśli nie ma w swoim składzie księgowego lub pracownika HR. Jak poprawnie wprowadzić zmiany w tabeli personelu i zatwierdzić nową, opisano poniżej w kilku przykładach.

Zatwierdzenie nowej tabeli personelu

Nowa tabela personelu zostaje zatwierdzona i wprowadzona w życie na mocy zarządzenia kierownictwa. To wygląda tak:

„Khimreaktiv”

Po zatwierdzeniu tabeli personelu

ZAMAWIAM:

• zatwierdza harmonogram zatrudnienia nr ШР-1 z dnia 26 grudnia 2016 r.;
• wprowadził w życie harmonogram zatrudnienia NoShR-1 z dnia 26 grudnia 2016 r. od 1 stycznia 2017 r.;
• Specjalista HR L.N. Gordeeva przygotować niezbędną dokumentację;
• kontrolę nad wykonaniem zamówienia powierzono głównemu księgowemu V.V. Somowej.

Przeczytaj także: Jak odwołać postanowienie sądu o windykacji długu kredytowego

Zmiana w związku ze wzrostem wynagrodzeń

Ponieważ ustawodawstwo nie pozwala na obniżenie wynagrodzeń pracowników, z wyjątkiem przypadków obniżek stawek zatrudnienia, zmiany wynagrodzeń lub stawek taryfowych następują w górę. Jednocześnie dozwolone jest wprowadzanie korekt nie tylko dla jednego, ale dla kilku pracowników jednocześnie.

Data zatwierdzenia zamówienia nie może pokrywać się z datą wejścia w życie. Treść tekstu zarządzenia jest warunkowo podzielona na dwie części: stwierdzającą i administracyjną. W pierwszej części zazwyczaj uzasadniają cel wprowadzenia zmian, w drugiej – szczegółowe instrukcje. Poniżej znajduje się przykładowa kolejność zmian w tabeli personelu:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

„Khimreaktiv”

W sprawie zmiany treści tabeli personelu nr ШР-1, zatwierdzonej zarządzeniem nr 145 z dnia 30 grudnia 2016 r.

Ze względu na wzrost ilości wykonywanej pracy

ZAMAWIAM:

Wprowadź następujące zmiany w treści tabeli personelu nr ШР-1

1. Od 1 kwietnia 2017 r. Ustalone zostanie oficjalne wynagrodzenie:
   Kierownikowi laboratorium Władimirowi Semenowiczowi Kulikowowi na kwotę 37 000 (trzydzieści siedem tysięcy) rubli.
   Specjalista HR L.N. Gordeeva przygotować dodatkową umowę do umowy o pracę.
2. Wyznacz głównego księgowego V.V. Somovę, który będzie odpowiedzialny za wykonanie zamówienia.

Dyrektor Generalny A.Yu. Wasilkowski

Zmiana nazwy stanowiska

W przypadku zmiany nazwy stanowiska lub działu należy przedstawić pisemne uzasadnienie. Wyjątkiem jest wolne stanowisko, wówczas korekty nie wymagają uzasadnienia. Sporządzanie zamówienia można rozpocząć od preambuły: „Ze względu na konieczność podania nazwy działu (stanowisko pracownika)” lub „Zgodnie z obciążeniem funkcjonalnym (wskazane stanowisko).”

Nakaz takich zmian wydawany jest analogicznie jak w przykładzie opisanym powyżej. Część administracyjna zamówienia będzie w przybliżeniu następująca:

• od 1 maja 2017 r. zmiana nazwy stanowiska „Inżynier” na „Inżynier Procesu”;
• Specjalista HR L.N. Gordeeva powiadomić inżyniera Pereverzeva I.A. o zmianie przygotuj odpowiednie dokumenty kadrowe.

Usuwanie pozycji

Jeżeli stanowiska lub niektóre jednostki kadrowe pozostają wolne przez dłuższy czas, rozsądne jest wykluczenie odpowiednich stanowisk z tabeli personelu. Preambułę zamówienia można sformułować podobnie: „w celu optymalizacji struktury organizacyjnej”, „ze względu na potrzeby produkcyjne”, „ze względu na zmniejszenie objętości pracy działu” i tak dalej. W części administracyjnej zapisano tekst o treści opisanej poniżej.

• mechanik z pensją 28 000 (dwadzieścia osiem tysięcy) rubli - 1,5 jednostki personelu.

Określenie wysokości wynagrodzenia lub stawki taryfowej jest opcjonalne. Jeśli pracownicy zajmują te same stanowiska w różnych działach, należy dodatkowo wskazać wymagany dział.

Wprowadzenie stanowiska

Zastosowano tutaj podobną do poprzedniej metodę wprowadzania zmian w tabeli personelu przy wprowadzaniu nowego stanowiska lub jednostki kadrowej. Początkiem frazy preambuły może być tekst: „w związku ze zwiększeniem wolumenu pracy”, „w celu zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa (pojedynczy oddział)”, „w związku z otwarciem nowy zakład produkcyjny” i tak dalej. Przyjrzyjmy się jak mogłaby wyglądać część administracyjna.

• Menedżer ds. reklamy z pensją 32 000 (trzydzieści dwa tysiące) rubli – 1 szt. jednostka;
• Kierownik magazynu z pensją 30 000 (trzydzieści tysięcy) rubli – 1 szt. jednostka.

Nakaz zmiany tabeli personelu jest aktem administracyjnym dla przedsiębiorstwa, zgodnie z którym zmienia się struktura, skład lub liczba pracowników, płace oraz nazwy działów lub stanowisk.

Zatwierdzenie personelu

Tabela personelu w organizacjach rządowych sporządzana jest według formularza T-3, natomiast w organizacjach pozarządowych można skorzystać z samodzielnie opracowanego formularza. Ale bez względu na to, jak zostanie sporządzony, musi zostać zatwierdzony przez Zakon Głowy.

Ale „personelu” nie można zatwierdzić raz na zawsze, czasem trzeba w nim dokonać różnych zmian. W takim przypadku kierownik wydaje polecenie zmiany tabeli personelu.

W jakich przypadkach konieczne jest polecenie wprowadzenia zmian w tabeli personelu?

Dokonując zmian w tabeli personelu, menedżer kontroluje strukturę przedsiębiorstwa, liczbę pracowników i jego wsparcie materialne. Pracodawca ma prawo wydać polecenie zmiany tabeli personelu (SH), jeśli zajdzie taka potrzeba, w dowolnym momencie swoich działań. W szczególności możesz:

• eliminować wakaty lub całe działy firmy w wyniku zmian organizacyjnych;
• wprowadzić nowe jednostki w przypadku konieczności rozszerzenia produkcji, sprzedaży lub zwiększenia wolumenu świadczonych usług;
• zmniejszyć liczbę zatrudnionych jednostek w związku ze zmniejszeniem liczby lub personelu organizacji (przedsiębiorca indywidualny);
• zmieniać pensje;
• zmienić nazwy działów lub stanowisk.

W każdym razie decyzję w tej sprawie podejmuje menedżer i musi ona zostać sformalizowana specjalnym zarządzeniem. W takim przypadku zmian w ShR można dokonać na dwa sposoby:

• zmienić stary dokument;
• zatwierdzić nowy ShR.

Należy jedynie wziąć pod uwagę, że okres od wydania zarządzenia do jego wejścia w życie może się różnić w zależności od wprowadzonych zmian. Terminy te są ustalane Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. O tym, jak zatwierdzić nowy ShR, . Na końcu artykułu możesz pobrać przykładowe zamówienie do zatwierdzenia dokumentu (2019). Przykładowe zamówienie na zmianę tabeli personelu można opracować niezależnie, korzystając z przykładowych formularzy, dla tego dokumentu nie ma jednolitego formularza.

Procedura przygotowania i wystawienia zamówienia

Pracodawca samodzielnie decyduje o sposobie zmiany SR. Przykładowo przy zmniejszaniu liczby pracowników nie jest konieczne zatwierdzanie i wprowadzanie nowej samorządowej ustawy kadrowej, wystarczy dokonać zmian w już istniejącej. Jeśli kierownictwo organizacji sobie tego życzy, jeden SR, początkowo zatwierdzony, może obowiązywać przez cały czas. Dokument będzie miał jedynie różne wersje, z których każda zostanie zatwierdzona odrębnym zarządzeniem.

Gdy menedżer podejmie decyzję o wprowadzeniu zmian, musi poinstruować upoważnioną osobę, zwykle specjalistę ds. zasobów ludzkich, aby przygotowała niezbędny dokument. Lokalne akty prawne związane z ShR mają charakter ogólny w całej organizacji. To prawda, że ​​​​aby odróżnić je od innych, dopuszczalne jest przypisanie im specjalnego indeksu, na przykład „SR”. Wskazane jest przechowywanie takich dokumentów w osobnym pliku, aby ograniczyć dostęp do danych osobowych pracowników, gdyż zawierają one informację o wysokości wynagrodzeń.

Należy pamiętać, że w przypadku wolnych stanowisk pracy w organizacji, na podstawie art. 25, pracodawca ma obowiązek poinformować organy służb zatrudnienia o ich dostępności. Należy to robić co miesiąc. Dlatego niepożądane jest utrzymywanie „miejsc rezerwowych” w ShR. Jeśli dana osoba odeszła i nie ma jeszcze kandydata na jej miejsce lub menedżer uważa, że ​​zatrudnienie takiego specjalisty jest niewłaściwe, lepiej tymczasowo wykluczyć to stanowisko z HR. Co więcej, zwrot go nie będzie trudny.

Nie ma jednolitej formy takiego nakazu, dlatego ten lokalny akt jest zawsze sporządzany przez pracodawcę w dowolnej formie. Jednak nadal istnieją wymagania dotyczące jego zawartości. W szczegółowym artykule na naszym portalu „” można znaleźć próbkę - Zarządzenie w sprawie wprowadzenia personelu.

Jakie informacje powinny znaleźć się w dokumencie

Przykład polecenia zmiany tabeli personelu można traktować jako zalecenie przed przygotowaniem dokumentu, ponadto należy skupić się na zasadach wypełniania dowolnego aktu administracyjnego. Zamówienie jest zawsze drukowane na papierze firmowym organizacji. Musi zawierać pełną nazwę firmy, a także nazwę samego aktu administracyjnego - „Zamówienie”. Ponadto przy sporządzaniu tego dokumentu obowiązują następujące wymagania:

1. Tytuł aktu musi zawierać wskazanie jego krótkiej treści, np.: „O zmianach w tabeli personelu”.
2. Dokument musi posiadać numer i datę sporządzenia.
3. Tekst powinien składać się z dwóch części: stwierdzającej i administracyjnej. W pierwszym należy wskazać przyczyny wprowadzenia zmian, w drugim – je uszczegółowić. Powody mogą obejmować na przykład reorganizację firmy, optymalizację struktury organizacji, czy wprowadzenie standardów zawodowych.
4. W razie potrzeby dokument może zawierać instrukcje dla upoważnionych osób i działów dotyczące przygotowania powiązanych procedur i dokumentów (na przykład zwolnienia pracowników w przypadku redukcji zatrudnienia).

Ten akt lokalny musi zostać podpisany przez dyrektora przedsiębiorstwa lub osobę upoważnioną.

Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach (redukcja personelu, korekty wynagrodzeń dla istniejących stanowisk) konieczne jest wcześniejsze dokonanie zmiany w tabeli personelu (w załączeniu przykładowe zamówienie), to znaczy data wprowadzenia zmian może nie pokrywać się z datą samego dokumentu, gdyż zmiany wprowadzane są w późniejszym terminie. Dzieje się tak, gdy normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wymagają wcześniejszego powiadomienia pracowników o nowych warunkach, na przykład zwolnieniu z powodu redukcji stanowisk lub dostosowania warunków umowy o pracę (podwyższenie lub zmniejszenie wynagrodzeń ). Zmiany takie należy zgłosić z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, dzięki czemu zamówienie zostanie wydane z wyprzedzeniem. W pozostałych przypadkach (w przypadku wolnych stanowisk) nowe zasady mogą zacząć obowiązywać od razu.

Dodając lub usuwając otwarte stanowiska pracy, pracodawca nie ma obowiązku zapoznawania pracowników z wprowadzanymi zmianami. Jeśli mówimy o innowacjach dla obecnych pracowników (na przykład redukcja stanowisk), to trzeba ich zaznajomić z podpisem. W tym celu nie jest konieczne dostarczanie samego dokumentu, wystarczy wysłanie powiadomień o dokonanych zmianach. Jeśli odmówisz zapoznania się, będziesz musiał sporządzić odpowiedni raport.

Jakich poleceń należy użyć, aby zatwierdzić ShR?

Redukcja jednostki konstrukcyjnej

Rozważmy przykładowe zamówienie wydane w związku z redukcją całego działu strukturalnego przedsiębiorstwa - działu należności. Wszystkie stanowiska w wydziale są wolne, dlatego nowe warunki wchodzą w życie dwa dni później – pierwszego dnia roboczego po podpisaniu ustawy miejscowej. Z dokumentem nie trzeba nikomu przedstawiać.

Zmiana nazwy stanowiska

Likwidacja wolnych stanowisk

Dokumentem regulacyjnym odzwierciedlającym strukturę organizacji, jej personel i liczbę, zgodnie z jej statutem, jest tabela personelu. Zmiany w tabeli personelu można dokonać wyłącznie na podstawie zarządzenia zmiany tabeli personelu.

Zarządzenie zmiany tabeli personelu

Decyzję o wprowadzeniu zmian w tabeli personelu podejmuje pracodawca (szef organizacji lub indywidualny przedsiębiorca). Ta decyzja musi zostać ustalona. Ustawodawstwo nie przewiduje jednolitej formy tego zamówienia. W związku z tym pracodawca ma prawo do samodzielnego jego rozwijania. Podpisanie polecenia zmiany tabeli personelu odbywa się przez kierownika lub inną upoważnioną osobę organizacji.

Zmiany mogą dotyczyć następujących zapisów tabeli personelu:

• wyłączenie wolnego stanowiska lub kilku stanowisk, podziałów w związku ze zmianami organizacyjnymi w pracy pracodawcy;
• wprowadzenie nowych stanowisk w przypadku podjęcia decyzji o rozszerzeniu produkcji lub zwiększeniu wolumenu świadczonych usług lub wykonywanej pracy;
• redukcja personelu pracodawcy;
• zmiany wynagrodzeń pracowników;
• zmiana nazw działów i stanowisk.

Pracodawca może zdecydować także o innych podstawach zmiany tabeli personelu.

Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek comiesięcznego przekazywania informacji o dostępności wolnych stanowisk (klauzula 3 art. 25 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 19 kwietnia 1991 r. N 1032-1). Informacje takie przekazywane są organom służb zatrudnienia.

Poniższa tabela zawiera informacje o możliwych przyczynach wprowadzenia zmian, a także o głównych etapach, przez które musi przejść pracodawca, podejmując decyzję o wprowadzeniu zmian w tabeli personelu.

Powody wprowadzenia zmian w tabeli personelu	Procedura (procedura) wprowadzania zmian w tabeli personelu	Obowiązek zapoznania pracowników organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy ze zmianami wprowadzonymi w tabeli personelu
1. Uzupełnienie tabeli personelu poprzez wprowadzenie nowych stanowisk i jednostek strukturalnych	Utworzenie zarządzenia (projektu zarządzenia) w sprawie wprowadzenia nowych jednostek kadrowych, które zawiera następujące informacje: nazwy nowo wprowadzonych jednostek strukturalnych i stanowisk; liczba nowych stanowisk pracowniczych; nowo ustalona wysokość wynagrodzenia (dodatki, dodatki).	nie podano
2. Likwidacja wolnych stanowisk	Utworzenie zarządzenia (projektu zarządzenia) w sprawie wykluczenia stanowisk pracowniczych, które zawiera następujące informacje: data, od której dokonywane są zmiany; nazwy wyłączonych stanowisk; liczba wyłączonych stanowisk pracowniczych.	nie podano, ponieważ stanowiska te nie są zajęte
3. Redukcja personelu	Powiadamianie pracowników o zamiarze zwolnień; Stworzenie dyspozycji wyłączenia określonych stanowisk pracy lub zatwierdzenia nowej tabeli zatrudnienia, która nie będzie uwzględniała redukcji stanowisk	Pisemne powiadomienie pracowników co najmniej 2 miesiące przed datą wejścia w życie nowej tabeli personelu / wprowadzonych w niej zmian (część 2 art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) oraz oferta wolnych stanowisk zwolnionym pracownikom (część 2 3 art. 81, art. 82 i 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (zwany dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej)). Z powyższej zasady wynika, że ​​dokonane zmiany nie mogą wejść w życie wcześniej niż po upływie 2 miesięcy od dnia zawiadomienia.
4. Zmiany w wynagrodzeniach pracowników	Zmiana wysokości wynagrodzeń określonych w tabeli personelu powoduje zmianę warunków umów o pracę w zakresie ustalania wysokości wynagrodzenia (ust. 5 ust. 2, art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz ust. 3 art. sekcja „Tabela personelu” Instrukcji użytkowania i wypełniania dokumentacji podstawowych formularzy księgowych dotyczących rozliczania i płatności pracy, zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1). A taka zmiana z inicjatywy pracodawcy jest możliwa tylko w przypadku zmiany jakichkolwiek organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy (część 1 art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Przed dokonaniem takich zmian pracodawca ma obowiązek podjąć szereg działań, a mianowicie powiadomić pracowników o: nadchodzące zmiany w postanowieniach umów o pracę. Formularz powiadomienia jest zapisany; przyczyny, które spowodowały potrzebę takich zmian (klauzula 2 art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Po podjęciu decyzji o zmianie wynagrodzenia i należytym powiadomieniu pracowników, pracodawca ma prawo dokonać zmiany wynagrodzenia na podstawie zarządzenia zmiany tabeli personelu.	Termin powiadomienia wynosi nie później niż 2 miesiące przed wprowadzeniem zmian. Jeżeli pracownik odmawia pracy na zmienionych warunkach, prawo pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zaoferowania mu innej dostępnej dla niego pracy (część 3 art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Co więcej, należy to zrobić w formie pisemnej. Jeżeli takiej pracy nie ma lub pracownik nie zgadza się z proponowanymi opcjami, wówczas umowa o pracę z pracownikiem zostaje rozwiązana (klauzula 7 część 1 art. 77 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
5. Zmiana nazw stanowisk i działów	Utworzenie zarządzenia (projekt zarządzenia) w sprawie zmiany nazw stanowisk i działów, które zawiera następujące informacje: data, od której dokonywane są zmiany; nazwy stanowisk, których nazwy uległy zmianie;	Termin powiadomienia wynosi nie później niż 2 miesiące przed wprowadzeniem zmian. Formularz powiadomienia jest zapisany. Jeżeli pracownik nie zgadza się z zaproponowanymi warunkami, pracodawca ma obowiązek zaproponować inną, dostępną pracę. Jeżeli takiej pracy nie ma lub pracownik nie wyraża zgody na pracę na zaproponowanych warunkach lub pracę na dotychczasowym stanowisku, wówczas umowa o pracę z pracownikiem ulega rozwiązaniu (

Każda firma stosuje wewnętrzne regulacje, według których reguluje się personel. Takim dokumentem jest tabela personelu, której wykorzystanie pozwala określić strukturę organizacyjną firmy. Na podstawie tego dokumentu ustala się wielkość i procedurę wydawania wynagrodzeń, zgodnie ze specjalizacją i stanowiskami pracowników. Często prowadząc działalność gospodarczą, szef firmy staje przed koniecznością wprowadzenia zmian w tym dokumencie. Zgodnie z ustaloną procedurą, w przypadku dużej liczby edycji, kierownik musi stworzyć nowy akt, biorąc pod uwagę obowiązującą procedurę. W tym artykule proponujemy rozważyć przykładowe zamówienie na zmianę tabeli personelu.

Prawidłowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie nie tylko ułatwia życie, ale także eliminuje spory z organami regulacyjnymi

Etap przygotowawczy

Na początkowym etapie kierownictwo firmy musi dokonać analizy efektywności ustalonej struktury firmy. Należy pamiętać, że odpowiedzialność ta spoczywa na specjalistach z różnych dziedzin, którzy będą mogli szczegółowo przestudiować ustaloną hierarchię i różne fundusze. Następnie kierownicy pionów strukturalnych składają raport uzasadniający ekonomicznie możliwość reorganizacji struktury przedsiębiorstwa. Na podstawie takich dokumentów podejmowana jest decyzja o konieczności wprowadzenia zmian w aktualnej tabeli personelu.

Dokument ten może przechowywać zarówno przedstawiciel działu personalnego, jak i główny księgowy przedsiębiorstwa.

Należy zaznaczyć, że zmiany dokonywane są dopiero po wydaniu odpowiedniego zarządzenia. Trzeba też dodać, że nakazy te dotyczą całej firmy. Zamówienie otrzymane od kierownictwa ma przypisany indeks „ШР”. Dokument ten jest następnie przekazywany do działu HR w celu późniejszego przechowywania. Jednym z ważnych wymagań dotyczących sposobów przechowywania jest ograniczony dostęp pracowników firmy do tego dokumentu.

Konieczność wprowadzenia zmian w dotychczasowym harmonogramie może zaistnieć w następujących sytuacjach:

1. Konieczność zmiany nazwy jednego z działów lub konkretnego stanowiska.
2. Kiedy zmniejsza się personel.
3. W razie potrzeby zmień wynagrodzenie (stawkę taryfową) dla poszczególnych stanowisk.
4. Podczas zmiany metody płatności na inną.
5. Podczas wprowadzania nowego stanowiska.

Powyższe powody sporządzenia zamówienia mają wpływ na jego treść. W większości przypadków dokument ten zaczyna się od sformułowań: „Na podstawie” lub „W związku z”.

Tabela personelu pozwala sformalizować strukturę, skład i numer firmy

Kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie zmian w tabeli personelu?

Decydując się na wprowadzenie zmian w obecnym układzie kadrowym, właściciel firmy musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną, która będzie realizować zadania wyznaczone przez administrację. Co do zasady obowiązki te wskazane są na stronach umowy o pracę lub w opisach stanowisk. W małych organizacjach obowiązki te przypisane są przedstawicielom działu księgowości lub kadr. W dużych organizacjach o rozwiniętej strukturze wewnętrznej funkcje te pełni dział ekonomiczny. W przypadku przedsiębiorców indywidualnych za sporządzenie tabeli personelu odpowiedzialny jest sam szef firmy. Poniżej sugerujemy zapoznanie się z procesem zatwierdzania nowego harmonogramu.

Aby wprowadzić harmonogram do wewnętrznego obiegu dokumentów firmy, konieczne jest przygotowanie odpowiedniego zamówienia. Spójrzmy na przykład tego dokumentu administracyjnego:

„IP „Sołnyszko”

Po zatwierdzeniu nowej tabeli personelu

Zamawiam:

Pracownik działu HR V.P. Mukhina przygotować wszystkie niezbędne dokumenty;

Zarządzenie w sprawie zmiany wysokości wynagrodzenia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami menedżerowie firm nie mają prawa wystawiać dokumentów mających na celu obniżenie wynagrodzeń pracowników. Jedynym wyjątkiem są sprawy związane z redukcjami personelu. Zgodnie z ustaloną procedurą dozwolone są jedynie podwyżki stawki celnej lub wynagrodzenia.

Pracodawca ma prawo dokonać dostosowań dla jednego lub kilku pracowników.

Jak poprawnie wprowadzić zmiany w tabeli personelu i zatwierdzić nową uchwałę? Przede wszystkim należy zaznaczyć, że daty wykonania dokumentu administracyjnego i dzień wejścia w życie nowej uchwały muszą być różne. Zamówienie to można podzielić na dwie części. Pierwsza sekcja powinna wskazywać cel dokonywanych dostosowań. W drugiej części wymieniono rozkazy dla różnych urzędników. Przykładowy dokument przedstawiono poniżej:

„IP „Sołnyszko”

W sprawie wprowadzenia zmian w tabeli personelu „ShR-3”, zatwierdzonych zarządzeniem nr 21 z 16 maja 2018 r.

Zamawiam:

Wprowadź szereg zmian w treści tabeli personelu nr „ShR-3”

Pracownikowi działu księgowości Aleksandrowi Pietrowiczowi Biełowowi w wysokości 15 000 (piętnaście tysięcy) rubli;

Pracownik działu HR V.P. Mukhina przygotować wszystkie niezbędne dokumenty i opracować aneks do umowy o pracę;

Funkcje kontroli wykonania tego zamówienia zostaną przekazane głównemu księgowemu P.K. Samsonowej.

Dyrektor Generalny Petrov A.S.”

Zamówienie to przekazywane jest przedstawicielom działów kadr i księgowości.

Tabela personelu zawiera listę jednostek strukturalnych, nazwy stanowisk, specjalności, zawodów wskazujących kwalifikacje, a także informacje o liczbie stawek

Procedura wprowadzania, usuwania i zmiany nazwy stanowiska

Na początek sugerujemy rozważenie sytuacji związanej ze zmianą stanowiska pracy. W takim przypadku szef firmy musi przedstawić pisemne uzasadnienie takiego działania. . W przypadku wolnego stanowiska nie trzeba szukać uzasadnienia dla wprowadzenia zmian. W samym dokumencie administracyjnym znajduje się następująca adnotacja: „Zgodnie z koniecznością zmiany nazwy działu (stanowisko indywidualne)”. Możesz także użyć sformułowania: „Z powodu zwiększonego obciążenia”.

Pozostała część dokumentu sporządzona jest według powyższego szablonu. Sekcja administracyjna powinna wskazywać stare i nowe stanowiska. Należy także wyznaczyć osobę odpowiedzialną, która zajmie się przygotowaniem dokumentów personalnych i wypełnieniem wszystkich niezbędnych formularzy.

Następnie proponujemy przejść do kwestii powołania komórki kadrowej. Konieczność wykluczenia jednego lub więcej stanowisk z harmonogramu personelu może pojawić się w wielu sytuacjach. Przykładem takiej sytuacji jest obecność wolnego wakatu przez długi okres. W tej sytuacji dokument administracyjny wskazuje następujące brzmienie: „Ze względu na konieczność podjęcia działań mających na celu optymalizację struktury wewnętrznej” lub „w celu zmniejszenia objętości pracy działu”.

W poniższej sekcji należy wskazać konkretną datę usunięcia stanowiska z harmonogramu zatrudnienia. Należy pamiętać, że w tym miejscu należy wskazać nie tylko konkretne stanowisko, ale także wynagrodzenie lub stawkę taryfową. Wymóg ten nie jest obowiązkowy, ale pracodawca powinien wziąć pod uwagę ten niuans. Jeśli firma ma kilka identycznych stanowisk w różnych działach, należy sporządzić notatkę z nazwą konkretnego działu.

Przyjrzyjmy się, jak wprowadzić zmiany w tabeli personelu podczas wprowadzania nowego stanowiska. W tym przypadku zastosowana procedura jest taka sama jak w powyższym przykładzie. Z reguły przy wprowadzaniu nowej specjalności stosuje się sformułowanie: „ze względu na potrzebę zwiększenia wydajności pracy”. Przy otwieraniu nowego działu stosuje się preambułę: „Z powodu otwarcia nowego działu”. W dalszej części formularza należy wyszczególnić wprowadzone stanowiska oraz wskazać wysokość stawki taryfowej lub wynagrodzenia. Głównym wymaganiem w przypadku tego dokumentu jest odnotowanie oceny działu, w którym wprowadzane jest nowe stanowisko. W przypadku utworzenia nowego działu informacja ta jest również zapisywana w rozpatrywanym akcie.

Dokonując korekt harmonogramu, zarząd zarządza firmą, debugując system wynagrodzeń i optymalizując strukturę organizacyjną

Nakaz redukcji personelu

W przypadku redukcji zatrudnienia w firmie przeprowadzana jest procedura usuwania wolnych stanowisk. Proces ten ma kilka cech, które zwiększają jego złożoność. Organy nadzorcze chronią prawa i interesy każdego pracującego obywatela. Pracodawca przeprowadzający redukcję personelu powinien przestrzegać zasad Kodeksu pracy, zgodnie z którym zwalniany pracownik musi otrzymać pisemne wypowiedzenie na dwa miesiące przed rozpoczęciem tego procesu.

Aby odzwierciedlić ten proces, pracodawca musi wydać odpowiednie zarządzenie, na podstawie którego zostaną wprowadzone zmiany na stronach tabeli personelu. W postanowieniu należy podać przyczyny redukcji stanowisk. Najczęściej stosowanym sformułowaniem jest: „ze względu na trudną sytuację finansową przedsiębiorstwa” lub „w związku z działaniami mającymi na celu optymalizację pozycji kosztowej”.

Część administracyjna dokumentu powinna zawierać listę stanowisk podlegających redukcji. Będziesz także musiał wyznaczyć urzędnika, który będzie zarządzał tym procesem i przygotował odpowiednie dokumenty. Co istotne, zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca ma obowiązek udostępnić zwalnianym pracownikom wolne stanowiska pracy. Następnie wszystkie informacje na temat rozpatrywanego procesu są przekazywane organom regulacyjnym.

Pracodawca przeprowadzając redukcję personelu musi powołać specjalną komisję, która będzie monitorować każdy etap tego procesu. W skład komisji wchodzą z reguły przedstawiciele działów personalnego i księgowego, a także doradca prawny . Głównym zadaniem komisji jest monitorowanie przestrzegania praw zwalnianych pracowników.

Zmiany kadrowe przy zmianie metody naliczania wynagrodzeń

Zmieniając sposób naliczania wynagrodzeń konkretnym pracownikom, kierownik powinien przygotować polecenie zmiany tabeli personelu, w którym zostanie zapisany tryb tej procedury. Konieczność zmiany sposobu przyznawania środków pracownikom firmy może wiązać się ze zwiększeniem wolumenu produkcji lub zmianami w harmonogramie pracy. Podstawą tych działań jest optymalizacja rejestracji czasu poświęcanego na czynności służbowe . Co ważne, przed wprowadzeniem zmian należy uzyskać pisemną zgodę pracownika. Procedura ta jest konieczna, aby nie naruszyć zasady związanej z obniżeniem wysokości wynagrodzenia za pracę.

Charakter korekt wprowadzonych do tego dokumentu zależy od kilku możliwych przyczyn: aby zmienić metodę płatności, konieczne jest usunięcie tej jednostki ze tabeli personelu. Następnie do harmonogramu stanu wprowadzane jest nowe stanowisko z adnotacją o wybranym sposobie naliczania wynagrodzeń. W poleceniu tym należy wskazać urzędnika, który ma obowiązek powiadomić pracownika o dacie wprowadzenia nowego stanowiska do tabeli personelu. Wskazany jest także pracownik działu HR, który przygotuje całą niezbędną dokumentację.