Электронный счет фактура тестовая версия. Электронный документооборот счетов-фактур. Как быть с подписью в СФ
Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают :
- реквизиты;
- фактурную часть;
- расчёты.
Отличия электронного счёта-фактуры:
- ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
- ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж . Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Как работать?
Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь (электронно-цифровой подписи).
Регистрация пользователя в системе
- Активируем на сайте режим регистрации. В форме выбираем из предлагаемых вариантов подходящий: Руководитель юридического лица, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо.
- Затем необходимо подтвердить сертификат ЭЦП: найти и выбрать документ в компьютере, активировать сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). Система даст подтверждение об успешной проверке сертификата и автоматически заполнит данные в регистрационной форме (ФИО, адрес, ИИН, e-mail, БИН и название предприятия).
- В соответствующее поле вводим пароль, сгенерированный системой. Переходим по ссылке, отправленной на e-mail. Затем нужно подписать соглашение о пользовании системой. Для подписи соглашения активируем сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). После этого система подписывает соглашение ЭЦП пользователя. Регистрация успешно завершена.
Аутентификация
Процедура аутентификации предусматривает :
Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.
Создание
Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.
Создание счета-фактуры предусматривает :
Узнать больше о правилах заполнения электронной счет-фактуры, а также посмотреть образец документа, можно .
Присвоение статуса
Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо :
- Для присвоения статуса полученному документу выбираем в разделе «Полученные» в подразделе «Обработанные» или «Не просмотренные» нужный документ.
- После нажатия соответствующей кнопки ЭСФ получает пользовательский статус «Принятый» / «Отклонённый», который также отображается у отправителя.
Отзыв
- В разделе «Отправленные» выбираем документ.
- При активации режима «Отозвать» появляется форма, в которой нужно указать причину отзыва.
- Затем используем функцию «Подписать и отправить».
После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе «Отправленные» в подразделе «Отозванные». Получатель увидит его в разделе «Полученные» подразделе «Отозванные» вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван .
Импорт
Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.
Журнал
Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам :
- «Отправленные» имеет подразделы: «Не просмотренные», «Переданные», «Исправленные», «Дополнительные», «Аннулированные», «Отозванные».
- «Полученные» содержит: «Не просмотренные», «Обработанные», «Аннулированные», «Отозванные», «Принятые», «Отклонённые».
- «В работе»: «Черновики», «Импортированные», «Ошибочные».
В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.
Представление в контролирующие органы
Согласно ст. 93 НК РФ можно представлять в налоговые органы через Интернет . Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ .
Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.
Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.
Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени , т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте ).
Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно , в том числе и .
Полезное видео
Предлагаем посмотреть видео о том, какие операции можно делать с электронным счетом-фактурой:
Дата публикации: 2016-06-10 11:03
I. Что такое -
ЭСЧФ
?
С 1 июля 2016 года
электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом
для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
II
. Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа
месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года - не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:
- Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
- Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.
Подписание счета-фактуры со стороны покупателя
важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также
важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.
III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС
, то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.
Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает , то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет - это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.
При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.
При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.
I
V. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:
- РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
- Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».
Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.
Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.
При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:
- заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
- загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
- осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.
Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя - компьютер со следующей минимальной конфигурацией:
- процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
- оперативная память не менее 2 Гб,
- свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
- сетевая карта Ethernet 100.
К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.
На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:
- операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
- программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).
Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.
V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:
- подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями - система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
- корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал - необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
- установкой ПО для работы на Портале - при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
- стабильностью работы Портала - напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
- регистрацией и авторизацией на Портале - как следствие некорректно настроенной системы;
- корректным отображением данных на Портале - в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.
В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать
бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:
- правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
- подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
- получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
- сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.
За электронными счетами-фактурами будущее. В ближайшие годы обмен электронными счетами-фактурами станет вариантом номер один для бизнеса, поскольку такой вид взаимодействия позволяет ускорить оборот денежных средств, а также улучшить отношения с поставщиками.
Мотивы для перехода на электронные счета-фактуры:
внешнее давление (влиятельные поставщики, клиенты);
цена (обработка электронных документов обходится компаниям дешевле);
инновация и автоматизация процессов;
оптимизация денежных потоков (ускорение оборота средств);
улучшение качества (документы не теряются, про них не забывают);
инициатива госсектора (борьба с мошенниками, увеличение налоговых поступлений, оптимизация собственных процессов).
Кто обязан выписывать ЭСФ?
Требование по выписке ЭСФ установлено:
1) соответствовать требованиям, установленным к выписке ЭСФ;
пометку о том, что ЭСФ является исправленным;
порядковый номер и дату выписки исправленного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки аннулируемого ЭСФ.
По исправленному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого исправленного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
В каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ?
· соответствовать к выписке счетов-фактур;
· содержать следующую информацию:
пометку о том, что ЭСФ является дополнительным;
порядковый номер и дату выписки дополнительного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - корректировку размера облагаемого оборота и разницу между суммой НДС, указанной в ранее выписанном ЭСФ, и суммой НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - ставку НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ и сумму НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ.
· в случаях корректировки размера облагаемого оборота, предусмотренных Налогового кодекса, не ранее даты наступления таких случаев, и не позднее 15-и календарных дней после даты наступления таких случаев;
· в случае отличия ставки НДС, действовавшей на дату выписки ЭСФ и действующей на дату совершения оборота по реализации, при условии выписки ЭСФ ранее даты совершения оборота, - в течение месяца после введения в действие закона, предусматривающего изменение ставки налога.
По дополнительному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого дополнительного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами. Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам Важно Через портал идет загрузка исходящих электронных счетов-фактур, которые надо передать контрагенту-покупателю, а также выгрузка входящих ЭСЧФ, которые компания получает от контрагентов-поставщиков
- Подгрузив специальный xml-файл, который создается в бухгалтерской программе, в которой вы работаете
- Загрузить прямо из бухгалтерской программы - на портал. Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ.
Не то что его отправить в виде xml-файла. То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.
Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.
Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.
При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.
Даже если у вас сотни накладных, отправлять их можно по одной. У вас 100 и более исходящих накладных и нет возможности отправлять их на портал напрямую из бухгалтерской программы? В этом случае загружать каждую придется по одной.
И отправлять тоже по одной. Алгоритм следующий: открыть файл электронного счета-фактуры - подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП) - отправить. По одной! Что это значит? Отправка 1 накладной займет примерно 1-5 мин.
Отправка 100 накладных - 100-500 мин (т.е. от 1,5 до 8 часов времени). Соответственно, без должной автоматизации и при больших объемах исходящих документов компании в ближайшее время понадобится новый сотрудник: только для отправки ЭСЧФ.
Инфо
А это затраты на зарплату, налоги, рабочее место и т.д. Фото с сайта prozorist.com.ua Или придется дополнительно загрузить старого сотрудника.
Pro прямую выписку эсф в «1с:бухгалтерии 8 для казахстана»
Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ. Не то что его отправить в виде xml-файла.То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.
Тогда с отправкой ЭСЧФ возникнет меньше проблем. 3. Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал. Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите.
Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.
Электронный документооборот счетов-фактур
В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ.
Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия.
Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2. Далее в подраздел «Счета-фактуры (выданные)». 3. Теперь нужно выбрать интересующую Счет-фактуру и открыть ее. 4. Выбрать способ выставления «в электронном виде» и5. Нажать «создать ЭСФ». 6. Нажать «автозаполнение» и7.
Переход на электронные счета-фактуры: как перейти
Тем не менее, вводить эти данные приходится два раза - во время одной операции.Следовательно, сотрудник тратит на одну операцию больше времени, чем необходимо.6. Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф Работа со входящими ЭСЧФ Для понимания порядка действий пропишу алгоритм их приема:
- Зайти на портал в Личный кабинет
- Подписать входящие ЭСЧФ электронной цифровой подписью
- Выгрузить входящие ЭСЧФ (не обязательно)
- Отметить, что от конкретного поставщика поступил входящий документ
- Принять НДС к зачету - по входящим ЭСЧФ
То есть, чтобы взять НДС к зачету по входящему документу, с 1 июля необходим ЭСЧФ.Компании нужно проверять, поступил ли такой электронный счет-фактура от поставщика или нет. Внимание И делать это надо по каждому документу. Если коротко: добавился очередной реестр, дополнительный процесс сверки.
Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф
Его нужно вести для того, чтобы определить во время подсчета налогов, можно брать НДС к зачету или нет. И все проблемы здесь упираются в автоматизацию ведения такого реестра. Переход на электронные счета-фактуры: как перейти Важно Покупатель Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:
- Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
- Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
- Отправляет это извещение Оператору;
- Сохраняет у себя извещение.
Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:
- Составляет извещение о получении подтверждения Оператора;
- Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.
Электронные счета-фактуры
Продавец В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:
- Составляет извещение о получении подтверждения;
- Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.
5.Оператор Проверяет и сохраняет извещение продавца. Электронный счет-фактура. мы рождены, чтоб сказку сделать былью… Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал.Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите. Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП. Продавец:
- Сформированный счет-фактура;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
- Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).
Покупатель:
- Предъявленный счет-фактура;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.
Процесс исправления электронного счета-фактуры Последовательность действий участников: Субъект Действие 1.
Лучший способ загрузки электронных счетов фактур
Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.
Изменения с апреля 2016 года Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.
Как перейти на электронные счета-фактуры? Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:
- Сохраняет его и передает продавцу;
- Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
- Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.
Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. 6. Продавец Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. 7.
Покупатель В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:
- Составляет извещение о получении этого подтверждения;
- Заверяет извещение и передает Оператору.
8. Оператор Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.
В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ. Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия. Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2.
6. Нажать «автозаполнение» и7.
Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.
Электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:
- наличие согласия от каждого участника сделки;
- составление документа происходит по утвержденному формату;
- подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
- техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.
Порядок выставления электронного счета-фактуры
Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:
- составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
- имеют квалифицированную электронную подпись;
- передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.
Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.
Электронный учет счетов-фактур
Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.
Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.
Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.
Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:
- составления;
- выставления;
- получения.
В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.
Регистрация счетов-фактур в книге продаж
С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:
- код вида операции;
- ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
- номер и дата документа об оплате;
- валюта и ее код;
- сумма сделки, а также налог к уплате.
Регистрация счетов-фактур в книге покупок
С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:
- код вида операции;
- номер документа и дата его составления;
- дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
- ИНН, КПП наименование компании продавца;
- ИНН, КПП и наименование компании посредника;
- реквизиты таможенной декларации;
- валюта, ее код;
- сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.
Возникновение права на вычет
Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:
- куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
- приобретенные товары приняты к учету;
- от продавца получен счет-фактура.
Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.
Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.
Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.
Регистрация счетов-фактур в журнале учета
В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.
Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.
В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.
По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?
Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.
Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?
Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.