Домашни системи за автоматизация на финансовото управление за средни предприятия. Автоматизация на финансовото счетоводство за онлайн магазин: опитът на „Аудиомания Автоматизация на финансовите процеси в преработвателно предприятие

Финансовото счетоводство е счетоводство, чиято цел е да предостави надеждна информация на мениджърите за управление на компанията.

Висшето ръководство на компанията има информационни нужди на различно ниво от мениджърите на средно ниво. Собствениците и висшите служители не анализират получената информация с всичките й подробности. Обикновено, за да вземе решение топ мениджърът, е достатъчно да види групирана информация, събрана в конкретен отчет по определени критерии и стандарти. Също така, за да вземат ефективни решения, мениджърите се нуждаят от друг вид информация - те се интересуват от бъдещето на компанията, чийто фокус е изначално насочен към бъдещето.

Всеки топ мениджър, по един или друг начин, има своя собствена визия за бъдещето на компанията. И изобщо не е очевидно, че визията на собственика и всеки от топ мениджърите, дори и за краткосрочен период, съвпада. Разработването на стратегията и дългосрочните цели на компанията помага на ключовите мениджъри да развият дългосрочна, единна визия за бъдещето. Оперативните механизми за управление на компанията (например) помагат за разработването на краткосрочна единна визия, изразена в числа. За да се получи такава важна информация, се извършва автоматизация на финансите.

Характеристики на финансовото счетоводство

Една от отличителните характеристики на финансовото счетоводство е предоставянето на информация за бъдещето на компанията.
Основната цел на финансовото счетоводство е: предоставяне на информация на управленското ниво на предприятието за вземане на информирани финансови решения, като по този начин участва активно в процеса на управление.

Какво определя необходимостта на ръководството да получи адекватна, точна и навременна финансова информация? За какви решения тази управленска информация се използва в по-голяма степен:

• стратегически решения (инвестиции, нови бизнес направления);
• маркетингови решения (нови продукти, ценообразуване);
• решения за оптимизация (политика за доставки, управление на рентабилността на продукта/подразделението);
• управление на риска;
• организационни решения (възнаграждения на служители, мениджъри)?

Това е непълен списък от задачи, стоящи пред нивото на управление на съвременните предприятия, в които той е предназначен да помогне.

Избор на програма за счетоводство

На пазара има много различен софтуер и изборът на правилното решение за вашия бизнес е половината от битката.

Обикновено всяка програма, базирана на 1C, предназначена за автоматизиране на финансите, съдържа следните подсистеми:

• Контрол и анализ на изпълнението на бюджета
• Автоматизация: създаване на платежен календар и повишаване на платежната дисциплина
• Генериране на управленска отчетност и аналитични материали за управлението
• Поддържане на управленско счетоводство по различни стандарти (IFRS, US GAAP)
• Финансово-икономически анализ

Избор на партньор за автоматизиране на счетоводството на 1C

За успешната автоматизация на финансовото счетоводство е много важен изборът на отговорен партньор за внедряването на информационната система. Партньорът трябва не само да внедри, но и да продължи да предоставя висококачествена информация и техническа поддръжка.

Днес на вътрешния пазар има голям брой компании, специализирани във финансовата автоматизация. Кое да избера? Големите компании обикновено не могат да се отличат с персонализиран подход към автоматизацията. Малките не могат да се похвалят с надеждност и често с квалифицирани служители. Услугите на малките интегратори обаче се различават значително по цена.

Ако търсите идеално съотношение цена/качество - можете да се свържете с нас. Ние сме екип от съмишленици с богат опит в областта на автоматизацията на финансовото счетоводство. Преди това дълго време внедрявахме софтуерни продукти от името на един от най-големите играчи на пазара за автоматизация на финансовото счетоводство. Имаме гъвкавия подход на малка организация и имаме богат опит като водещи интегратори в Русия.

Винаги ще се радваме да помогнем и да отговорим на вашите въпроси: .

Развитието на пазарната икономика включва не само подобряване на принципите и нагласите на много местни предприятия, но и модернизация в областта на счетоводната политика в организациите.

Един от основните блокове на счетоводната политика е финансовото счетоводство, чиято основна цел е да генерира обективна и точна информация за икономическата дейност на предприятието. Основният акцент е върху обобщението и анализа на състоянието на нивото на собствените и привлечените средства, финансовите инвестиции и резултатите от тях, разходите и приходите на предприятието, състоянието на вземанията и задълженията и др.

Максималната точност при показване на посочените данни, както и навременният анализ ни позволява да разработим най-ефективната стратегия за развитие на предприятието в конкретни пазарни условия.

В тази връзка процесът на преход от ръчен режим към автоматизация на финансовото счетоводство е важен за всяка организация. Автоматизираната информационна система ще ви позволи да обедините всички подразделения на предприятието в едно информационно пространство и да постигнете най-ефективното използване на наличната информация.

Ако се интересувате от автоматизация на бюджетиране, прилагане на каса или счетоводство по МСФО, вижте нашия.

Вземете безплатно 267 видео урока за 1C:

• високо ниво на скорост на въвеждане и обработка на информация поради наличието на вече вградени справочници и необходимите формуляри и формуляри;
• провеждане на пълен детайлен анализ на всички нива на управление и във всички отдели;
• автоматично изчисляване на повечето финансови показатели, което ви позволява да избегнете неточности и влиянието на човешкия фактор върху получените резултати;
• бърз импорт и експорт на данни към друг софтуер;
• единно информационно пространство за всички нива на управление;
• спестяване на работно време на служителите поради еднократно въвеждане на информация от конкретни служители в зависимост от възложените отговорности.

Основни блокове на финансовото счетоводство, които често са автоматизирани

• разплащания с клиенти и доставчици;
• сетълменти с отговорни лица на организацията;
• банкови операции на предприятието;
• кредитни сделки и плащания по тях;
• незавършено производство;
• данъчно счетоводство на предприятие;
• осчетоводяване на периодични плащания и удръжки;
• отчитане и контрол на бартерни сделки и свързаните с тях компенсации;
• сделки с ценни книжа и бонове;
• оперативно разгръщане и стопански дейности и други.

Софтуер

Автоматизацията на финансовото счетоводство е сложен процес, който включва продължителна подготовка за преминаване към използване на определен софтуер. На етапа на избор на конкретна програма е необходимо да се съсредоточите не само върху цената и наличието на определени функции на програмата, но и върху нивото на възможности и техническа поддръжка.

Най-често срещаните програми за автоматизирано финансово счетоводство включват следните програми.

1C

Универсален софтуер. Това е най-популярната програма сред предприятията поради редица предимства:

• наличие на готови справки и формуляри;
• ви позволява да използвате различни опции за въвеждане на данни в базата данни;
• е цялостен продукт, който ви позволява да комбинирате данни от отдели в едно информационно пространство;
• високо ниво на възможности за адаптация към спецификата на всяка организация;
• ефективно аналитично счетоводство.

Недостатъците включват необходимостта от промяна на програмата за всяка организация поотделно и относително ниската скорост на изчисленията.

Галактика

Програмата е предназначена за големи организации, холдинги, корпорации. Има 4 основни модификации и дава възможност за поддържане на счетоводна политика в съответствие с международния стандарт GAAP. Сред основните предимства са широките възможности за персонализиране на аналитични отчети и възможността за превключване към първична документация по време на генериране на отчети.

НАЙ-ДОБРИЯТ

Програмата е предназначена за малки организации. Основното предимство на програмата е нейната простота и интуитивен интерфейс, но има значителни недостатъци:

• програмата не позволява никакви модификации от потребителя;
• персонализирането за конкретно предприятие и поддръжката са по-скъпи от конкурентните програми;
• преминаването към друг софтуер ще причини значителни проблеми, както и друга версия на програмата.

Инфо-счетоводител

Интуитивна програма, която не изисква специално обучение на служителите. Предимства:

• ниски изисквания за производителност на компютъра;
• удобно прехвърляне на данни от други програми;
• удобно поддържане на консолидирано счетоводство.

Съществен недостатък е липсата на гъвкавост на програмата за персонализиране за конкретно предприятие.

Счетоводството е консервативно. Двойното вписване е известно от шест века; дневниците за поръчки са известни от началото на двадесети век. И от 90-те години страната е обхваната от вълна от компютъризация. Нека да разберем какво е това, да разгледаме предимствата и механизмите на прехода от ръчен труд към използването на специализирани приложения.

Какво е счетоводна автоматизация?

Автоматизираното счетоводство включва прехвърляне на някои функции от хората към технологиите, включително:

• извършване на математически изчисления (изчисляване на данъци и такси, суми),
• създаване на мостри и обобщени справки;
• съхранение на информация (директори, списания),
• попълване на формуляри (фактури, фактури).

Възлагането на изброените задачи на техниката не означава, че е обезценена ролята на специалиста. Напротив, натоварването върху него се увеличава - той взема решения за начина на отразяване на транзакциите в системата, извършва аналитични и контролни процедури и извършва първоначалната регистрация на документи в базата данни.

Владеенето на информационни технологии предполага подходяща квалификация и следователно по-високи заплати.

За какво автоматизирайте счетоводството

Ако не е възможно да се намали персоналът и да се спестят заплати (вижте), тогава защо да конвертирате хартиените записи в електронна форма?

Нека изброим предимствата, които предоставя автоматичното счетоводство:

• бързо и безгрешно попълване на реквизити (в сметки, фактури, товарителници, разходни ордери, платежни нареждания);
• бърза обработка на информационния масив;
• представяне на анализи във визуална форма (диаграми, графики, таблици);
• формиране на различни регистри (ведомости за заплати, касова книга, книги за продажби и покупки);
• намаляване на броя на документите;
• незабавен обмен на информация между отделите, между ръководители и подчинени;
• отстраняване на аритметични грешки;
• комуникация чрез интернет с регулаторни държавни агенции и банки;
• прозрачност и контролируемост на финансово-икономическата дейност;
• бърза реакция при промени в законодателството.

Кой има нужда от автоматизация на счетоводството

Без компютър се справят само микропредприятията, които по закон имат право да подават отчети на хартиен носител. Други икономически субекти са длъжни да преобразуват данните в цифров вид. В резултат на това дори средни и малки фирми използват компютри поне частично в счетоводството.

Мениджърите и собствениците, благодарение на технологията, знаят състоянието на финансите, количеството стоки в складовете и текущите приходи. Бизнес и сетълмент транзакции се наблюдават в реално време. Редовният контрол на активите минимизира вероятността от злоупотреби. Възможностите за групиране, вземане на проби и многоетапно сортиране на информация се увеличават многократно; разширените възможности подобряват качеството на управленските решения.

Счетоводителите са освободени от рутинни математически операции, попълване на формуляри и съставяне на отчети. Увеличава се времето за извършване на контролни проверки, повишаване на квалификацията и взаимодействие с контрагентите.

В рамките на няколко минути служителите получават удостоверения и извлечения от финансови, икономически и кадрови служби.

Добре установеният документооборот елиминира спирането на производството или забавянето на изпращането от склада поради продължителна обработка на фактури и фактури. Подписаните документи и фактури достигат до клиентите за мигове вместо за дни.

Дори отчетите, изпратени няколко минути преди края на деня, се приемат от данъчната служба или фондовете и не се налагат глоби за късно подаване.

Съвременните технологии са скъпи. Въпреки това, не само заради цената, изборът им трябва да се подхожда отговорно. Смяната на приложение от едно на друго води до непланирана загуба на пари и усилия и носи сериозен дискомфорт на екипа. Преходният период е изпълнен с грешки, последствията от които са глоби или неоправдани надплащания към бюджета.

За да се избегнат проблеми, въвеждането на иновации става на етапи.

Първият етап е събиране и систематизиране на информация

Проучват се вътрешнофирмени актове:

• Счетоводна политика;
• Сметкоплан;
• длъжностни характеристики на служителите, участващи в процесите (включително складови служители, служители по персонала, доставчици, представители на търговския отдел).

Анализирани са процедурата и механизмите за обработка на документацията:

• график на документооборота;
• маршрути на информационния поток;
• разпределение на служебните задължения.

Извършената подготовка разкрива обхвата на предстоящата актуализация – кои услуги се нуждаят от обща база и кои от автономност, дали да се избере локална версия или взаимодействието става в мрежов режим. Идентифицирани са слабите и силните страни на документооборота. Взема се решение за реорганизация на персонала или запазване на съществуващата структура.

Разработчиците на релационни бази данни характеризират изброените стъпки като оптимизация.

Вторият етап - изготвяне на технически спецификации

След обобщаването и анализа на данните ръководителят формулира техническо задание.

Окончателно е одобрено:

• счетоводна структура (позиции и функционалност);
• списък и характеристики на генерираните документи и регистри (препоръчително е да се придържате към OKUD, за да улесните задачите на програмистите);
• мащабът на компютъризацията (в рамките на едно подразделение или цялостно, засягащо всички производствени единици);
• разпределен бюджет, като се вземе предвид последващата поддръжка.

Важен компонент е разработването на класификатори и методи за кодиране. Компетентният подход към този проблем минимизира рисковете от дублиране на позиции и задръстване на аналитичните отчети.

Например името на материал, въведено два пъти в базата данни, може да причини объркване в инвентара и да изкриви размера на материалните разходи. Повторението в указателя на контрагента завишава вземанията и задълженията и усложнява съгласуването на взаимните разчети.

Третият етап - избор на софтуер

След това софтуерът се търси и купува. Определящите критерии за това са:

• разходите за покупка, внедряване и поддръжка;
• съвместимост с инсталираната операционна система;
• възможност и цена на обучение на персонала;
• представителство на сервизни фирми в региона;
• задоволяване на нуждите на потребителите;
• технически параметри на съществуващото оборудване;
• наличие на мрежови и локални версии.

Списък с програми

Не е трудно да се направи избор, когато има ясно формулирани изисквания. Пазарът е наситен с оферти. В допълнение към интернет сайтове и статии с обяснения на софтуерните възможности и функции, можете да се свържете директно с търговски представители.

Вътрешните разработки са най-търсени. Причината са особеностите на националните счетоводни стандарти, както и необходимостта от редовно актуализиране.

За щастие руските програмисти са създали много функционални и удобни продукти, които са адаптирани или адаптирани към нуждите на потребителите.

Сред десетте най-често срещани:

• "1C";
• "платно";
• "Галактика";
• "ШЕФ";
• "НАЙ-ДОБРИЯ";
• "Инфо-счетоводител";
• "Турбо-счетоводител";
• "Интегратор";
• "Акорд";
• "Абак".

Най-големите фабрики и концерни управляват индивидуални или чуждестранни проекти, като SAP, Oracle, iScala, Navision. Инсталирането на чужд софтуер в този случай е оправдано от необходимостта да се спазват западните стандарти поради циркулацията на акции на международния пазар.

Сред технологичните иновации отбелязваме „облачните“ продукти. Офертата е интересна за малки фирми, които се интересуват от минимизиране на разходите, тъй като такъв софтуер не е обвързан с работното място, функционален е и евтин.

Преглед на автоматизирани счетоводни системи

Съвременните решения за автоматизиране на работата на счетоводителите съдържат цялата необходима функционалност и като правило първоначално са конфигурирани да отговарят на често срещани изисквания (данъчни режими, мащаб, специфики).

Програмите се отличават с лекота на използване, степен на автоматизация на счетоводните процеси, съвместимост с операционни среди и ниво на обслужване.

1) „1C: Enterprise“ (компания „1C“)

1C има мощна техническа поддръжка и впечатляващ брой специалисти в цялата страна. Бързата реакция на промените в законодателството, редовните актуализации на външния вид, тясното взаимодействие с клиентите са отличителните черти на марката.

Платформата е пълна с възможности, но е изключително взискателна по отношение на спазването на методологията на работа и в същото време непрекъснато се усложнява.

2) "Парус" (Корпорация "Парус")

Конкурентното предимство на продукта е неговата съвместимост със СУБД Oracle.

Интерфейсът е прост и приятелски настроен. Потребителите са привлечени от обширната банка от шаблони и тясната интеграция с MS Excel.

Данъчните изчисления и процедурите по приключване на периоди се извършват частично ръчно.

3) "Галактика" (Galaktika Corporation)

"Галактика" е модулен комплекс за управление на предприятия. Счетоводният блок се използва както в системата, така и самостоятелно.

Документите и осчетоводяванията се генерират отделно.

Програмата се адаптира към производствените нужди и поддържа счетоводство по международни стандарти.

4) „BOSS“ (ИТ компания)

Най-известният продукт на компанията е BOSS-Kadrovik, приложение за изчисляване на заплати.

"BOSS-Счетоводител" успешно поддържа работата на голям брой потребители и е част от комплекса за автоматизация на управлението.

Подразделът „Производствени разходи“ разпределя косвените разходи обект по обект.

Осъществен е контрол върху планираните и фактическите разходи.

5) „BEST“ (LLC „BEST-Programs“)

BEST е един от старите производители на SABU пазара. Опитните счетоводители оценяват неговия лесен, интуитивен дизайн.

За да направите значителни промени, ще трябва да се свържете директно с разработчика, тъй като BEST има затворен изходен код.

Комплексът работи само под Windows.

6) „Инфо-счетоводител“ (ООД „Инфо-счетоводител“)

"Инфо-Счетоводител" е универсална програма за поддържане на пълноценна счетоводна и данъчна отчетност.

Организациите с малък документооборот получават безплатен лиценз.

Остарелият интерфейс предизвиква оплаквания.

7) „Турбо-счетоводител“ (компания DIC)

Пълноценно интегрирано решение, което изпълнява основните задачи: генериране на транзакции, изчисляване на заплати и данъци, контрол на активи, съхранение и движение на документация.

"Турбо-счетоводител" е лесен за персонализиране, предоставя разширен брой нива на анализи, както и възможност за извършване на промени в минали периоди.

8) "Интегратор" (CJSC "Infosoft")

"Интегратор" е част от ОНД "Флагман".

Разделът „Счетоводство“ отчита активи, разходи и взаимни разплащания. Модулът "Заплата" се доставя отделно.

Има две възможности за отразяване на бизнес операции по сметките: при регистриране на документ или независимо от него. Опцията зависи от нуждите на клиента, тъй като някои от документите се създават не от счетоводни служители, а например от мениджъри.

9) "Съгласие" (компания "Атлант-информ")

“Акорд” е друг пример за модулно решение. Клъстерите се предоставят за различни услуги: персонал, икономически, доставки, продажби, счетоводство. За планиране на производствените разходи е отделен отделен блок.

Разработчикът използва модерни СУБД и най-новите компютърни технологии, като се фокусира върху архитектурата клиент-сървър.

10) "ABACUS" (АД "Омега")

ABACUS също се състои от модули. Публикациите се съхраняват в една база данни, така че няма нужда да прехвърляте информация от един подраздел в друг. Системата е насочена към потребителска база от 50-100 души.

Високи аналитични възможности, особено по отношение на движението на материалните запаси.

Трудно е да се оценят разликите в цените между прегледаните програми, тъй като цената зависи от много фактори. Имайте предвид, че модулният софтуер е по-гъвкав, но внедряването му изисква значителни инвестиции. Освен това, колкото по-малко програмисти на пазара са запознати с приложението, толкова по-голям е рискът от затруднения при допълнителна конфигурация, модификация и получаване на други услуги за поддръжка.

Внедряването се извършва както от собствени, така и от външни специалисти. Изборът зависи от сложността на процеса и наличието на подходящи единици в държавата.

За участници в сектора на услугите или продавачи на малък асортимент от стоки стандартният счетоводен софтуер е доста подходящ, без значителни допълнителни модификации. Търговските, производствените и строителните организации на едро изграждат наново стандартна информационна система, за да отговарят на техните нужди.

На първо място, въз основа на техническите изисквания:

• въвежда се сметкоплан (аналитика, подсметки, количествени показатели, стандартни операции);
• установени са параметрите на счетоводната политика (възможност за оценка на инвентара, изчисляване на данъка върху дохода съгласно PBU 18/02, процедура за приключване на отчетни периоди, данъци);
• финализират се варианти на възникващите първични документи (добавят се неунифицирани формуляри, променят се реквизитите);
• формират се справочници и класификатори;
• разработват се начини за обмен на информация (качване или зареждане от склад, кадрови, данъчни, банкови програми).

След инсталиране на приложението се създава мрежова връзка, въвежда се списък с потребители и се посочват техните права.

По правило за първи път (месец или два) работата се извършва както по стария метод, така и по новия софтуер; установяват се недостатъци и служителите се обучават.

Веднъж конфигуриран, с правилния подход, в бъдеще са необходими само периодични актуализации.

Заключение

Автоматизацията е отговор на нарастващата конкуренция и повсеместното разпространение на компютърните технологии. Банката, данъчната служба и пенсионният фонд приемат документи на цифров носител или през интернет. Доставчици и купувачи бързат да предоставят документация.

Освен това компютъризацията на финансите и управлението се превръща в проблем за сигурността. Само бързото регистриране на всички бизнес факти и прозрачното счетоводство осигуряват подходящо ниво на контрол, както и гъвкавост при вземане на управленски решения.

Интересни факти

• Има десет версии за произхода на името "1C". Най-правдоподобният от тях свързва акронима с фразата „Не повече от една секунда за търсене“. Така Борис Нуралиев, основателят на марката, представи своята търсачка.
• Думата „счетоводител“ се появява в Русия при Петър I. Преди него се използва името „брояч“. По време на превземането на Виборг шведски представител на тази професия е заловен от руските войски. Това събитие бележи началото на въвеждането на ново име в обращение.
• Мнозина смятат италианския учен Лука Пачоли за изобретател на двойното въвеждане. Това обаче не е вярно. Още през 13 век във Венеция се е практикувал този метод за записване на имоти и задължения. Пачоли го очерта само в научен трактат.

Методът за експресен анализ на финансовата дейност на организацията и нейното финансово състояние може да се приложи в условията както на традиционната, така и на компютърната технология. В последния случай разходите за труд и време за извършване на тази работа са значително намалени.

Софтуерът за компютърни технологии за решаване на проблеми на икономическия анализ днес е доста разнообразен. Някои програми са автономни по природа, тъй като са свързани с решаване само на аналитични проблеми въз основа на предварително въведена регулаторна, справочна, отчетна и счетоводна информация и данни от първични документи. Най-често срещаните програми от този вид включват:

• 1. „Икономически анализ и прогноза на дейността на предприятието“, чиято методологична основа е „Многофакторен модел за измерване на производителността“, разработен от Центъра за продуктивност на Вирджиния (САЩ) и адаптиран от INEC към руските условия;
• 2. "Анализ на финансовото състояние на предприятие" версия 2.87 B (фалит); създаден на базата на методология, която използва изчислителни алгоритми, разработени от специалисти на INEC, приети в международната практика и базирани на принципите на GAAP, UNIDO и др.;
• 3. „Професионален анализ на финансовото състояние” версия 1.0, която предоставя оригинален „език” за уточняване на алгоритми за изчисляване на индикатори и аналитични таблици;
• 4. "BEST-F" "Финансов анализ", разработен от фирма "Интелект-сервиз".

Недостатъците на горните програми са: първо, липсата на интегриран подход за изучаване на резултатите от дейността на предприятието; второ, ограничаване на анализа само до финансовия аспект на предприятието, докато последният се формира под влияние на бизнес резултатите; трето, наличието на доста строго регламентиран набор от показатели, методи за тяхното изчисляване и проектиране.

Друга част от програмите е система за интегрирана автоматизация на управлението, обхващаща специализирани софтуерни модули, обединени от единна база данни и работещи на базата на технология за клиентско обслужване. Пример за такава цялостна компютърна програма, включваща работни станции за автоматизиране на функциите за оперативно управление на производството, планиране, маркетинг, счетоводство, финансов и статистически анализ и редица други, е „Галактика“. Основното направление на модула „Финансов анализ“, използван в него, е информационна подкрепа за процеса на управление по отношение на решаването на проблемите на анализа на финансовите и материалните ресурси и целесъобразността на тяхното използване. Едно от предимствата на тази програма е, че наред със стандартните коефициенти и аналитични таблици, представени в програмата, потребителят може да изчисли набор от допълнителни показатели, необходими само за него за съответния период от време, да ги обобщи и да организира изчислението в аналитични таблици.

По този начин, в рамките на компютърни програми като "Галактика", е възможно да се формализират отделни, строго нерегламентирани, сложни, многоетапни техники за финансово управление, включително методологията за експресен анализ на икономическите и финансовите дейности и финансовото състояние на организация, предложена в това ръководство.

Ограниченията при използването на тези програми на практика са високата им цена и липсата на необходимост в някои случаи да се внедрява на практика пълен набор от подсистеми, включително до 40 модула. В тази връзка изглежда препоръчително да се препоръча програмата Microsoft Excel за автоматизиране на цялостен анализ на резултатите от работата на организацията за малък набор от ключови показатели, което дава на потребителя неограничени възможности за изчисляване на различни видове показатели, конструиране на таблици и графики. Освен това, ако изходните данни се променят, показателите за ефективност се преизчисляват автоматично за части от секундата.

Резултатите от анализа се представят под формата на електронна таблица, която представлява мрежа от редове и колони. Всяка колона е номерирана с буква от латинската азбука, а всеки ред с цифра. Пресечната точка на ред и колона образува работна клетка, която има собствен адрес. Активната клетка е тази, в която се въвежда информация, тя е маркирана на екрана с удебелена рамка.

Нека да разгледаме основните правила за работа с електронна таблица на Excel. Придвижването около масата става с помощта на клавиатура и мишка. За да въведете първоначалните данни в таблицата, клетките се избират и:

• а) за да изберете една клетка, трябва да щракнете с левия бутон върху нея;
• б) за да изберете интервал от клетки, трябва да натиснете левия бутон на мишката и, без да го пускате, плъзнете показалеца на мишката от първата до последната клетка;
• в) за да изберете периодичен блок, трябва да щракнете върху първата клетка, след което, докато държите натиснат клавиша "Ctrl", щракнете върху всяка желана клетка;
• г) за да изберете цялата колона, трябва да кликнете върху заглавката на колоната, ред - върху заглавката на реда.

Въвеждането на данни в клетка завършва с натискане на клавиша "Enter";

редактирането на съдържанието на клетка се извършва в активната клетка чрез натискане на клавиша F2 - в лентата с формули се появява курсор, краят на редактирането е "Enter";

съдържанието на клетката се изтрива с помощта на клавиша "Del" или командата "edit-delete";

преместване на данни от една клетка в друга - чрез командите "редактиране-изрязване", "редактиране-поставяне";

вмъкване на нови редове и колони - чрез командата "вмъкване";

промяна на ширината на колони и редове с помощта на показалеца на мишката;

Форматът на клетката се задава с помощта на командата "format-cell".

След въвеждане на първоначалните данни в съответните клетки на таблиците се въвеждат формули за изчисляване на показатели от клавиатурата или с помощта на мишката. Освен това не е необходимо да се въвеждат идентични формули във всяка клетка. Например, в клетките за първия индикатор се въвеждат формули за абсолютно отклонение и темпове на растеж, след което с помощта на командите „копиране“ и „поставяне“ тези формули автоматично се прехвърлят в клетките за всички останали индикатори. Това важи и за формулите за показатели за два периода: формулата за изчисление се формира за предходната година и след това се копира в отчетната година.

Предимството на електронните таблици в Excel пред метода за ръчно изчисление е, че когато се променят изходните данни, показателите за ефективност се преизчисляват автоматично за част от секундата. Учениците могат да направят само правилните икономически изводи от изчислените таблици.

Използването на програмата Microsoft Excel намалява трудоемкостта на работата при оценка на икономическата и финансовата дейност на предприятието и неговото финансово състояние.

Ще покажем процедурата за работа с електронни таблици, като използваме примера за конструиране на задължителни таблици 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 за анализ на икономическата и финансовата дейност и финансовото състояние на търговска организация.

Следното трябва да се направи последователно:

въведете Microsoft Excel, като следвате тези стъпки: Старт - Програми - Microsoft Excel.

задайте параметри на страницата: файл - параметри на страницата - полета: горно 25, долно 25, ляво 35, дясно 15;

създайте таблица;

попълнете заглавката на таблицата, колоната „Индикатори“ (задайте обвиване на думи в клетките, всеки индикатор трябва да се намира в една клетка);

въведете формули в колоната „минала година“, след това ги копирайте в колоната „отчетна година“, въведете формули за изчисляване на отклонението и темпа на растеж, след това копирайте (формулите се въвеждат с помощта на мишката, като щракнете върху клетките, връзките към които са дадени в приложените таблици 1 - 6);

преименувайте лист 1 на таблица 1, като щракнете двукратно върху раздела „лист 1“;

изградете следната таблица на следващия лист;

За да добавите лист в създадената работна книга, трябва да изпълните следните стъпки: "вмъкване на лист".

Таблица 1.1 - Анализ на ефективността на икономическите дейности на производствена организация за 200... - 200... години

	Индикатори	Мерна единица измерено	Миналата година	Отчетна година	Отклонение (+;-)	Темп на растеж в %
	Обем на търговски продукти
	Материални разходи за производство
	Откат на материала
	Среден брой служители, общ. включително
	производствени работници
	Дял на производствените работници в средносписъчния брой на заетите
	Средна годишна продукция на служител
	Средногодишна продукция на един производствен работник
	Средна годишна цена на дълготрайните активи (по първоначална цена)
	Капиталова производителност
	Средства, отделени за потребление включително
	на 1 служител в предприятието
	Цялостен показател за бизнес ефективност

Таблица 1.2 - Анализ на основните показатели на финансовата дейност на търговска организация за 200... - 200... години

	Индикатори	Мерна единица измерено	Условно обозначаване	Миналата година	Отчетна година	Отклонение (+;-)	Темп на растеж, %
	Приходи (нетни) от продажба на продукти, работи, услуги
	Разходи за производство и продажба на продукти, работи, услуги
	Ниво на разходите
	Печалба (загуба) от продажби
	Възвръщаемост на продажбите
	Приходи от дейността
	Оперативни разходи
	Неоперативни приходи
	Неоперативни разходи
	Печалба (загуба) преди данъци			E6+E8-E9+E10-E11	F6+F8-F9+F10-F11
	Данък общ доход и други подобни задължителни плащания
	Печалба (загуба) от обичайни дейности
	Баланс от изключителни резултати
	Нетен доход (загуба)
	Рентабилност на дейностите

Таблица 1.3 - Анализ на основните показатели за финансовото представяне на производствена организация за 200... - 200... години

			Влияние на факторите	величина,
		метод на изчисление
	Ръст на приходите от продажби		DВР x Рп°: 100	1317,6 х (-13,2) :100
	Нарастващите нива на разходите		-(DУЗ x ВРў: 100)	(4534,0 x 70,4:100)
	ОБЩО влияние върху печалбата от продажби на продукти		DPP (VR) + DPP (UZ)	(-173,9) + (-3191,9)
	Ръст на оперативните приходи
	Намалени оперативни разходи		-(ИЛИў - ИЛИ°)	-(942,2 - 17232,8)
	Ръст на неоперативните приходи		VRDў - VRD°
	Ръст на неоперативните разходи		-(ВРРў - ВРР°)	-(1750,4 - 1402,2)
	ОБЩО въздействие върху печалбата от обичайни дейности преди данъци			(-3375,8)+976,0+	F6+F7+F8+F9+F10
	16290,6 + 7519,6 +
DPDN(WRD) +

Таблица 1.4 - Анализ на динамиката на разходите за производство и продажба на готова продукция за 200... - 200... години.

	Разходи	Миналата година	Отчетна година	Абсолютно отклонение	Темп на растеж,
		ниво в %		ниво в %		по ниво
	към приходите		към приходите
	Материални разходи
	Разходи за труд
	Вноски за социални нужди
	Амортизация на дълготрайни активи
	Други разходи

Таблица 1.5 - Формиране на показатели на консолидирания аналитичен баланс за 200... - 200... години.

	Индикатори	За началото на годината	В края на годината
	Стойност, хиляди рубли.		Стойност, хиляди рубли.
	Дълготрайни активи
	вкл. дълготрайни активи и нематериални активи
	Текущи активи
	вкл. материални запаси			2794,7-1,5+593,7
	Вземания
	Най-ликвидни активи
	ОБЩО имущество
	Собствен капитал			44068,9-1,5-19451,7
	ОБЩО източници на формиране на имущество

Таблица 1.6 - Анализ на стопанската дейност за 200... - 200... години.

	Индикатори			Всъщност	Абсолютно
			Миналата година	Отчетна година	Отклонение (+;-)
	Приходи (нетни) от продажби			Таблица 2.2!E3	Таблица2.2!F3
	Чиста печалба			Таблица 2.2!E16	Таблица 2.2!F15
	Средни активи			Таблица2.5!D6+Таблица2.5!D10/2	Таблица2.5!F6+Таблица2.5!F10/2
	Скорост на оборот на имотите
	Възвръщаемост на активите

Таблица 1.7 - Анализ на имуществената позиция на финансова стабилност и ликвидност за 200... - 200...

	Индикатори	Мерна единица измерено	Условно обозначаване	За началото на годината	В края на годината	Промени през годината	Темп на растеж, %
	Валута на баланса			Таблица 2.5!D14	Таблица2.5!F14
	Дълготрайни активи			Таблица 2.5!D4	Таблица2.5!F4
	Дял на нетекущите активи във валута на баланса
	От нетекущи активи, нематериални активи и дълготрайни активи			Таблица 2.5!D5	Таблица2.5!F5
	Текущи активи
	Дял на текущите активи във валутата на баланса
	От текущи активи, материални запаси			Таблица 2.5!D7	Таблица2.5!F7
	Вземания			Таблица 2.5!D8	Таблица2.5!F8
	Парични средства и краткосрочни финансови инвестиции			Таблица 2.5!D9	Таблица 2.5!F9
	Собствен капитал			Таблица 2.5!D11	Таблица 2.5!F11
	Дългосрочни задължения			Таблица 2.5!D12	Таблица2.5!F12
	Краткосрочни задължения			Таблица 2.5!D13	Таблица2.5!F13
	Дял на инвестициите в търговски и производствен потенциал

Възможно е да се създаде система за изготвяне на консолидирана отчетност в голям машиностроителен холдинг и да се подобри качеството на счетоводството в най-големия производствен отрасъл чрез разработване и унифициране на счетоводна и отчетна методология, както и внедряване на „1C: Консолидация ” и „1C: Управление на производствено предприятие”.

Евгений Завялов, ръководител финансови системи в КРОК

Но не се опитвайте да направите системата твърде сложна. Важно е да се концентрирате върху подобренията, които са наистина необходими.

Големият авиационен холдинг PJSC Sukhoi Company, който произвежда бойни самолети, резервни части и оборудване, ни постави задачата да автоматизираме финансовото (счетоводно, данъчно и управленско) счетоводство в голям завод и да създадем система за консолидиране на финансовите отчети в компанията майка , към който бяха обединени три юридически лица - OJSC Sukhoi Design Bureau, OJSC KnAAPO im. Ю.А. Гагарин“ и АД „НАПО на името на В.П. Чкалов“. В резултат на реорганизацията общият брой на персонала на организацията възлиза на около 26 хиляди души. Беше необходимо да се направи счетоводството по-прозрачно, да се замени остарялата самописна система и да се минимизират разходите за труд за отчитане. Клиентът избра „1C: Консолидация“ за реорганизираната компания и „1C: Управление на производственото предприятие“ за завода като софтуерни продукти.

Ориз. 1 – Схема на взаимодействие на системата за консолидирана отчетност с други подсистеми на организацията

Екипът на проекта, състоящ се от методолози на Sukhoi Company и специалисти от КРОК, изгради единна система за отчетност, която комбинира данни от всички клонове, независимо от използваната счетоводна система (било то 1C Accounting, 1C: Manufacturing Enterprise Management, Oracle E-Business Suite, Parus , BAAN и др.). Позволява ви да оформите 5 комплекта отчети (счетоводни отчети, данък върху доходите, данък върху добавената стойност, статистическа отчетност, отчетност по отделите) PJSC Sukhoi Company.

Клиентът имаше три основни изисквания:

1. Завършване на проекта „точно навреме”;

2. Възможността за обработка на голямо количество данни като резултат (около хиляда работни места бяха автоматизирани в завода, единната система за консолидирана отчетност съдържа около 200 формуляра за отчетност и над 2000 контролни коефициента за проверка на коректността на отчета);

3. Въвеждане на по-модерни счетоводни методи в стопанството.

Изпълнението отне около година и половина.

Стъпка 1. Методическа подготовка и анализ на изискванията

В компанията-майка разработването и формализирането на методологията за консолидиране на отчетите отне 9 месеца.

Работата беше разделена на три етапа:

1. Определяне на изискванията за окончателни отчетни форми – около два месеца.

2. Разработване на форми за събиране на данни от дъщерни дружества – около два месеца.

3. Разработване на правила за консолидация и проверка на данните на всеки етап от формирането – около пет месеца. В същото време единният сметкоплан се адаптираше за ново отчитане.

Методическата група включваше счетоводни и данъчни счетоводни специалисти, специалисти от планово-икономическата служба от фирмата клиент и наши служители. Те формираха изисквания за отчетни форми, разработиха форми за събиране на данни от дъщерни дружества, правила за консолидиране и проверка на данните при генериране на отчети. От КРОК в проекта участваха около 20 програмисти и консултанти, а от клиента около 10 методолога и 40 счетоводители.

Основната грешка в началния етап е несъответствието между аналитичността в счетоводството и планирането. Служителите на службата за планиране имат собствен указател на разходите, а тези, които водят записи, имат свой собствен. Задачата на методолозите е да вземат предвид изискванията, генерирани от системата за планиране. Например, ако планирате да похарчите определена сума за мобилни разговори, тогава разходната позиция „Мобилни разговори“ трябва да бъде включена във вашето счетоводство. Планирането и счетоводството трябва да се извършват в един единствен анализ, така че да може да се направи анализ на фактите на плана.

Важен етап е определянето на „дълбочината“ на данните, получени от дъщерните дружества. Данните, които са твърде подробни, изискват много подготовка; данните, които са твърде общи, не дават представа за реалността. Решението е автоматизираното предоставяне на изходни данни. Те се разтоварват автоматично от модифицираната система 1C.

За да определите оптималното количество данни за качване, консултирайте се със собствените си служители. Изпратете подготвените отчетни формуляри до дъщерните дружества и получете тяхното мнение. Във всеки случай времето за изготвяне на отчети в дъщерно дружество не трябва да надвишава 10-20 дни за период.

Във фабриката новият софтуер трябваше да се синхронизира с домашно написани програми.В продължение на няколко месеца адаптирахме:

Сметкоплан и зависими директории,

Албум на бизнес сделки,

Методика за водене на данъчно счетоводство и данъчни регистри,

Методика на отчитане на ДДС.

Личен опит

Компанията претърпя реорганизация и естествено в счетоводния отдел възникнаха нови бизнес процеси: регистрация и осчетоводяване на вътрешнофирмени сетълменти и генериране на отчетност за компанията, включително отчетност на клонове. Съответно имаше нужда от автоматизиране на тези процеси.

Ние успяхме самостоятелно, без участието на консултанти, да разработим документи, определящи единна счетоводна и отчетна методология.

Доста трудно е да се отдели чисто време за внедряване на системата, тъй като внедряването беше придружено от структурни промени в компанията и формирането на единна счетоводна методология за всички предприятия. Паралелно с това тече и внедряването на информационна система за реорганизацията.

Ако говорим за пълния цикъл на активна работа по целия проект, той отне около две години. Ако говорим за разработка, тестване и пробна експлоатация на самата система – около 10 месеца.

Проектният екип на компанията беше ясно структуриран по роли с разпределени функции и права. Включен е екипът на проектаТО-специалисти, счетоводители, служители на финансови и икономически отдели.

Стъпка 2. Проектиране и развитие на системата

Размерът на подобренията винаги е голям. В нашия случай те бяха около хиляда. Внедряването на тези подобрения е половината от работата по внедряването на системата - от една страна, вие внедрявате готова система, но от друга страна, вие я модифицирате, за да отговаря на вашите нужди.

Идентифицирахме изискванията на различни служители за новата система. Да идентифицира сред тях важните и осъществими е задача на главния счетоводител на компанията. Но е важно не само да можете да преговаряте, но и да разберете уместността на работата и натоварването на системата. Ако времето за завършване е 20 дни и извършвате операцията два пъти годишно, тогава тя няма да се изплати през следващите 10 години. И колкото по-сложна е системата, толкова по-трудна е поддръжката. Събирането на изисквания от твърде много служители размива крайната цел.

Стъпка 3. Тестване на системата

Този етап отнема дълъг период - 1/10 от общото време на проекта. Но намаляването на тестването с цел по-бързо завършване на проекта е много голяма грешка. В крайна сметка трябва да сте сигурни, че системата наистина ви подхожда и ще ви позволи да работите удобно по-късно. Колкото по-добре го тествате, толкова по-добре вашите потребители ще го овладеят и толкова по-малко грешки ще има по-късно в работата им.

Редица съвети ще ви помогнат в работата ви.

1. Не поверявайте цялата работа на консултанти - все пак това е вашата система и вие трябва да работите в нея - проверете я добре сами. Това е задача за ключови потребители. Едновременно с тестването те се учат да работят в системата.

2. Направете няколко сложни тестови случая, разбити по функционалност. Не се опитвайте да тествате всичко в един сценарий - ще се окаже много сложно. Подгответе една или две дузини сценарии с акцент върху сложни процеси, специфични за вашето предприятие.

Да предположим, че сте избрали процеса на извършване на плащания и сте описали цялата верига. След това запишете какво трябва да направи системата и на каква стъпка. Например, „ако нова заявка за плащане е под 10 хиляди долара, тогава системата трябва автоматично да я одобри, а ако е повече, да я изпрати за одобрение.“ Стартирайте и двете приложения и се уверете, че системата работи правилно.

3. Тестово взаимодействие със свързани системи (клиентска банка, система за управление на производството, система за бюджетиране), ако такава интеграция е включена в проекта.

4. Внимателно проверете настройките на потребителските права. Появата на свободен достъп например до информация за заплатите не само ще наруши закона за защита на личните данни, но и ще доведе до конфликти в екипа.

5. Обърнете специално внимание на оптимизацията и производителността на системата при работа с големи обеми данни. Тази работа изисква квалифицирани консултанти. Счетоводителят няма да може да оцени правилността на работата - при обработката на един документ всичко ще работи много бързо, но когато отдел от сто души започне да обработва документи, може да възникнат проблеми.

Обикновено извършваме тестове за натоварване, а специалистите от ИТ отдела на клиента се уверяват, че неговите условия са подходящи за тяхната компания. Ако даден формуляр отнема повече от пет минути, за да се зареди, тогава работата с него става безсмислена. В крайна сметка, ако един служител трябва да въведе над 1000 формуляра през деня, времето за него е максимум 30 секунди. И тази половин минута се превръща в целевия индикатор за ефективност, до който системата трябва да бъде доведена. За да направят това, нашите експерти подготвят серия от примери от край до край - така наречените тестови сценарии - определящи какви данни трябва да бъдат въведени, за да се получат необходимите резултати.

Стъпка 4: Трансфер на исторически данни и обучение

За да започнете да работите със системата, определете количеството „исторически“ данни, необходими за работа. Ако новата система бъде пусната от началото на годината, тя може да бъде минимизирана - от старата система в новата да се прехвърля само информация за текущи договори, открити сметки, задължения и др. Ако годината е „счупена“ и трябва да получите окончателно отчитане от новата система, ще трябва автоматично да въведете всички данни от началото на годината. Алтернатива е ръчно събиране на отчети. Претеглете всички плюсове и минуси, тъй като прехвърлянето и съгласуването на данни е трудоемък процес.

В идеалния случай е по-добре да сведете до минимум количеството данни, прехвърляни от стари системи към нови. Трансферът се извършва от специалисти по ИТ услуги, ако данните могат просто да бъдат изтеглени от старата система, а преките изпълнители на операциите, които съгласуват прехвърлените данни, въвеждат нови анализи. Затова бъдете готови да отстраните няколко специалисти от основната им работа или да ги мотивирате да работят извънредно. В нашия проект клиентът отказа да прехвърли всички затворени периоди, но съгласуването и прехвърлянето все пак отне около два месеца.

Потребителите трябва да преминат обучение преди да използват системата. Извършва се от консултантите, създали системата. Съвременните методи на обучение стават все по-разпространени: видеоклипове и интерактивни програми за обучение. Те позволяват на компанията да намали разходите и дават възможност на служителите самостоятелно да изучават материала и да се тестват.

Ние гледаме на обучението комплексно. Вярваме, че започва по време на тестване. Курсовете са само част от него и отнемат около две седмици. Този етап трябва да бъде включен в цената на проекта за внедряване, за да не плащате допълнително за курсове по-късно.

Личен опит

Елена Ракушина, главен счетоводител на PJSC Sukhoi Company

Имахме късмет с прехвърлянето на исторически данни. Процесът на въвеждане на новата система протичаше паралелно с процеса на реорганизация на компанията. Поради това системата беше въведена в търговска експлоатация едновременно с извършената реорганизация.

Етапът на обучение на служителите (бъдещите потребители на системата) беше завършен преди началото на пробната експлоатация. Разбира се, в обучението и пробната експлоатация бяха включени само ключови потребители - служители на компанията, които според функционалността си могат да вземат решения на своето ниво: ръководители на отдели, отдели или служители, на които са делегирани тези правомощия.

На етапа на пробна експлоатация беше организирана координирана работа за поддръжка на потребителите, както от разработчика (въпроси на техническите характеристики на системата), така и от компанията (организационни, методически въпроси).

Стъпка 5. Пробна експлоатация

За успешен старт ще трябва да покажете воля и търпение - хората са склонни да са предпазливи към новите неща и системата се нуждае от време, за да се „стабилизира“. Идентифицирайте критични „ежедневни“ операции (касов апарат, плащания, пратки и т.н.) и им обърнете приоритетно внимание. Работата на голяма компания не може да спре нито за час.

Обикновено стабилизирането отнема от месец до шест месеца, в зависимост от размера на компанията. В нашия случай този етап отне около 2 месеца. Потребителите имаха нужда от допълнителна помощ при приключване на месеца и изготвяне на първите тримесечни отчети.

Съществена грешка на този етап е страхът от работа със системата. Колкото и да е странно, ние сме се сблъсквали с това - клиентите забавят старта, работят паралелно в две системи. Страхът е основният проблем, но ако тестовете са били успешни и сте започнали, тогава трудностите при работа в нова система могат да бъдат преодолени.

Личен опит

Елена Ракушина, главен счетоводител на PJSC Sukhoi Company

Системата даде възможност за автоматизиране на процеса на събиране и генериране на счетоводна и данъчна отчетност. Сега този бизнес процес има строги, систематизирани регулации. Това е особено важно за големи предприятия с клонова мрежа, които по някаква причина не могат да преминат към единна автоматизирана счетоводна система. Или за големи организации с обширна клонова мрежа, която обединява клонове, изпълняващи различни задачи.