Отечественные системы автоматизации финансового управления для средних компаний. Автоматизация финансового учета интернет-магазина: опыт «Аудиомании Автоматизация финансовых процессов на перерабатывающем предприятии

Финансовый учет — учет, целью которого является обеспечение достоверной информацией менеджеров, для управления компанией.

У высшего менеджмента компании существуют потребности в информации другого уровня, нежели у руководителей среднего звена. Собственники и первые лица не анализируют полученную информацию во всей ее детализации. Обычно, ТОП – менеджеру для принятия решения достаточно видеть сгруппированную информацию, сведенную в специфический отчет по определенным критериям и стандартам. Так же управленцам для принятия эффективных решений информация нужна другого рода – их интересует будущее компании, фокус которой по своей сути направлен в будущее.

У каждого топ-менеджера, так или иначе, есть свое видение будущего компании. И совершенно не очевидно, что видение собственника и каждого из топ-менеджеров даже на краткосрочный период совпадает. Выработать долгосрочное единое видение будущего у ключевых менеджеров помогают разработка стратегии и долгосрочных целей компании. Выработать краткосрочное единое видение, выраженное в цифрах, помогают механизмы оперативного управления компанией (например, ). Для получения такой важной информации как раз и производится автоматизация финансов.

Особенности финансового учета

Одной из отличительных характеристик финансового учета является предоставление информации о будущем компании.
Ключевой целью финансового учета является: предоставление информации управляющему звену предприятия для принятия взвешенных финансовых решений, принимая, таким образом, активное участие в процессе управления.

Что обуславливает потребность руководства в получении адекватной, аккуратной и своевременной финансовой информации? Для принятия каких решений данная управленческая информация используется в большей степени:

• решений стратегического характера (инвестиции, новые направления бизнеса);
• маркетинговых решений (новые продукты, ценообразование);
• оптимизационных решений ( , политика закупок, управление прибыльностью продуктов/подразделений);
• управления рисками;
• организационных решений (вознаграждение сотрудников, руководителей)?

Это неполный список задач, стоящих перед управленческим звеном современных предприятий, в решении которых призван помочь .

Выбор программы для учета

На рынке представлено множество различного программного обеспечения для и правильный выбор нужного решения для вашего предприятия — половину успеха.

Обычно любая программа на базе 1С, предназначенный для автоматизации финансов содержит в себе следующие подсистемы:

• Контроль и анализ исполнения бюджетов
• Автоматизация : формирование платежного календаря и повышение платежной дисциплины
• Формирование управленческой отчетности и аналитических материалов для управления
• Ведение управленческого учета по различным стандартам (МСФО, US GAAP)
• Финансово-экономический анализ

Выбор партнера для автоматизации учета на 1С

Для успешной автоматизации финансового учета очень важно выбрать ответственного партнера для внедрения информационной системы. Партнер должен не только внедрить , но и в дальнейшем осуществлять качественную информационно-техническую поддержку.

Сейчас на отечественном рынке представлено большое количество компаний, специализирующихся на автоматизации финансов. Какого выбрать? Большие компании обычно не могут отличится индивидуальным подходом к автоматизации. Маленькие — не могут похвастаться надежностью и, зачастую, квалифицированными сотрудниками. Однако, услуги небольших интеграторов существенно отличаются по стоимости.

Если вы ищете идеальное соотношение цена/качество — вы можете обратиться к нам . Мы — команда единомышленников, имеющая большой опыт в сфере автоматизации финансового учета. Ранее мы долгое время внедряли программные продукты от имени одного из крупнейших игроков на рынке автоматизации финансового учета. Мы имеем гибкий подход небольшой организации и обладаем большим опытом ведущих интеграторов России .

Всегда будем рады помочь и ответить на ваши вопросы: .

Развитие рыночной экономики предполагает не только совершенствование принципов и установок многих отечественных предприятий, но и модернизацию в сфере ведения учетной политики в организациях.

Одним из основных блоков учетной политики является финансовый учет, основной целью которого является формирование объективной и точной информации о хозяйственной деятельности предприятия. Основной упор производится на свод и анализ состояния уровня собственных и заемных денежных средств, финансовых вложений и их результатов, расходов и доходов предприятия, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и иное.

Максимальная точность в отображении указанных данных, а также своевременный анализ позволяет выработать наиболее эффективную стратегию развития предприятия в конкретных условиях рынка.

В связи с этим для каждой организации является важным процесс перехода от ручного режима к автоматизации финансового учета. Информационная автоматизированная система позволит объединить все подразделения предприятия в единое информационное пространство и добиться максимально эффективного использования располагаемой информацией.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• высокого уровня скорости введения и обработки информации благодаря наличию уже встроенных справочников и необходимых форм и бланков;
• проведения полной развернутой аналитики на всех уровнях управления и во всех подразделениях;
• автоматического расчета большинства финансовых показателей, что позволяет избежать неточностей и влияния человеческого фактора на полученные результаты;
• быстрого импорта и экспорта данных в иные программные средства;
• единого информационного пространства для всех уровней управления;
• экономии рабочего времени сотрудников благодаря однократному вводу информации конкретными сотрудниками в зависимости от распределенных обязанностей.

Основные блоки финансового учета, которые часто автоматизируются

• расчеты с заказчиками и поставщиками;
• расчеты с подотчетными лицами организации;
• банковские операции предприятия;
• кредитные операции и выплаты по ним;
• незавершенное производство продукции;
• налоговый учет предприятия;
• учет периодических выплат и отчислений;
• учет и контроль бартерных операций и связанных с ними взаимозачетов;
• операции с ценными бумагами и векселями;
• оперативный развернутый и его хозяйственной деятельности и иные.

Программные средства

Автоматизация финансового учета является комплексным процессом, предполагающим длительную подготовку к переходу использования определенного программного обеспечения. На стадии выбора конкретной программы необходимо ориентироваться не только на цену и наличие определенных особенностей программы, но и на уровень возможностей и технической поддержки.

К самым распространенным программам автоматизированного финансового учета относятся следующие программы.

1С

Универсальное программное обеспечение. Среди предприятий является самой востребованной программой благодаря ряду достоинств:

• наличие уже готовых отчетов и форм;
• позволяет использовать различные варианты ввода данных в базу;
• является комплексным продуктом, что позволяет объединять данные подразделений в единое информационное пространство;
• высокий уровень адаптационных возможностей под специфику каждой организации;
• эффективный аналитический учет.

К недостаткам можно отнести необходимость доработки программы под каждую организацию отдельно и относительно невысокую скорость проведения вычислений.

Галактика

Программа предназначена для крупных организаций, холдингов, корпораций. Имеет 4 основных модификации, дает возможность вести учетную политику по международному стандарту GAAP. Среди основных достоинств – широкие возможности в настойках аналитических отчетов, возможность во время формирования отчета перейти на первичную документацию.

БЭСТ

Программа предназначена для небольших организаций. Основное достоинство программы – простота и интуитивно понятный интерфейс, но имеет существенные недостатки:

• программа не дает возможности производить какие-либо модификации пользователем;
• доработка под конкретное предприятие и обслуживание дороже, чем у программ-конкурентов;
• переход на иное программное обеспечение вызовет существенные проблемы, как и другую версию программы.

Инфо-Бухгалтер

Интуитивно понятная программа, которая не требует специального обучения сотрудников. Достоинства:

• низкие требования к производительности компьютеров;
• удобный перенос данных с иных программ;
• комфортное ведение консолидированного учета.

Весомым недостатком является отсутствие гибкости программы для настройки под конкретное предприятие.

Бухгалтерия консервативна. Двойная запись известна шесть столетий, журналы-ордера — c начала двадцатого века. И вот с 90-х годов страну накрыла волна компьютеризации. Разберёмся, что это такое, рассмотрим преимущества и механизмы перехода от ручного труда к использованию специализированных приложений.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета?

Автоматизированный бухгалтерский учёт предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:

• проведение математических вычислений (исчисление налогов и сборов, итоговых сумм),
• создание выборок и сводных отчётов;
• хранение сведений (справочники, журналы),
• заполнение бланков (накладных, счетов-фактур).

Возложение на технику перечисленных задач не означает, что роль специалиста обесценилась. Напротив, нагрузка на него возрастает – он принимает решение о способе отражения операций в системе, проводит аналитические и контрольные процедуры, выполняет первичную регистрацию документов в базе.

Владение информационными технологиями подразумевает соответствующую квалификацию, следовательно, и более высокую оплату труда.

Для чего автоматизировать бухгалтерский учёт

Если сократить штат и сэкономить на заработной плате не получится (см. ), то зачем же переводить бумажное делопроизводство в электронный вид?

Перечислим преимущества, которые даёт автоматическая бухгалтерия:

• быстрое и безошибочное заполнение реквизитов (в счетах, счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, расходных ордерах, платёжных поручениях);
• оперативная обработка информационного массива;
• представление аналитики в наглядном виде (диаграммы, графики, таблицы);
• формирование разнообразных регистров (расчётно-платёжных ведомостей, кассовой книги, книг продаж и покупок);
• уменьшение количества бумаг;
• мгновенный обмен информацией между подразделениями, между руководителем и подчинёнными;
• исключение арифметических ошибок;
• общение через Интернет с контролирующими государственными органами, банками;
• прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности;
• быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Кому необходима автоматизация бухгалтерии

Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени. Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений. Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации; расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

Первый этап – сбор и систематизация информации

Изучаются внутрифирменные акты:

• Учётная политика;
• План счетов;
• должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

• график документооборота;
• маршруты движения информации;
• распределение служебных обязанностей.

Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие — в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

Второй этап – составление техзадания

После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

Окончательно утверждается:

• структура бухгалтерии (должности и функционал);
• перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов);
• масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы);
• выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

Важная составляющая — разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

Третий этап – подбор программного обеспечения

Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

• величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение;
• совместимость с установленной операционной системой;
• возможность и стоимость обучения персонала;
• представленность в регионе обслуживающих фирм;
• соответствие потребностям пользователей;
• технические параметры имеющегося оборудования;
• наличие сетевой и локальной версий.

Перечень программ

Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

К счастью, российские программисты создали много функциональных и удобных продуктов, адаптированных либо адаптирующихся под нужды потребителей.

В десятке наиболее распространённых:

• «1С»;
• «Парус»;
• «Галактика»;
• «БОСС»;
• «БЭСТ»;
• «Инфо-Бухгалтер»;
• «Турбо-бухгалтер»;
• «Интегратор»;
• «Аккорд»;
• «Abacus».

Крупнейшие заводы и концерны эксплуатируют индивидуальные или иностранные проекты, такие как SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубежного софта в этом случае обоснована необходимостью соблюдения западных стандартов из-за обращения акций на международном рынке.

Среди технологических новшеств отметим «облачные» продукты. Предложение интересно малому бизнесу, заинтересованному в минимизации расходов, поскольку такое ПО не привязано к рабочему месту, функционально и стоит недорого.

Обзор систем автоматизированного бухгалтерского учёта

Современные решения автоматизации работы бухгалтеров содержат весь необходимый функционал и, как правило, изначально настроены под часто встречающиеся требования (налоговые режимы, масштабы, специфику).

Программы отличаются удобством в использовании, степенью автоматизации учётных процессов, совместимостью с операционными средами, уровнем обслуживания.

1) «1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

2) «Парус» (Корпорация «Парус»)

Конкурентное преимущество продукта – совместимость с СУБД Оракл.

Интерфейс простой и дружелюбный. Пользователей привлекает обширный банк шаблонов и тесная интеграция с MS Excel.

Исчисление налогов и процедуры закрытия периодов проводятся частично в ручном режиме.

3) «Галактика» (Корпорация «Галактика»)

«Галактика» – модульный комплекс управления предприятием. Блок бухгалтерии используется как в системе, так и самостоятельно.

Документы и проводки формируются обособленно.

Программа адаптируется под производственные нужды и поддерживает ведение учёта по международным стандартам.

4) «БОСС» (Компания «АйТи»)

Наиболее известный продукт компании – «БОСС-Кадровик» – приложение по расчёту оплаты труда.

«БОСС-Бухгалтер» успешно поддерживает работу большого количества пользователей, входит в комплекс автоматизации управления.

Подраздел «Производственные затраты» пообъектно распределяет косвенные затраты.

Реализован контроль над планируемыми и фактическими расходами.

5) «БЭСТ» (ООО «БЭСТ-Программы»)

«БЭСТ» – один из старожилов рынка САБУ. Опытные бухгалтеры ценят его дружелюбное интуитивно понятное оформление.

Для внесения значимых изменений придётся обращаться непосредственно к разработчику, поскольку у «БЭСТ» закрытый исходный код.

Комплекс работает только под Windows.

6) «Инфо-Бухгалтер» (ООО «Инфо-Бухгалтер»)

«Инфо-Бухгалтер» – универсальная программа для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учёта.

Организациям с незначительным документооборотом предоставляется бесплатная лицензия.

Нарекания вызывает морально устаревший интерфейс.

7) «Турбо-бухгалтер» (Компания ДИЦ)

Полноценное комплексное решение, в котором реализованы основные задачи: формирование проводок, расчёт заработной платы и налогов, контроль активов, хранение и движение документации.

«Турбо-Бухгалтер» легко настраивается, предоставляет расширенное количество уровней аналитики, а также возможность внесения изменений в прошедшие периоды.

8) «Интегратор» (ЗАО «Инфософт»)

«Интегратор» – часть КИС «Флагман».

В разделе «Бухгалтерия» учитываются активы, расходы, взаиморасчёты. Модуль «Зарплата» поставляется отдельно.

Есть два варианта отражения хозяйственных операций на счетах: при регистрации документа или автономно от него. Вариант зависит от потребностей заказчика, поскольку часть документов заводят не работники бухгалтерии, а, например, менеджеры.

9) «Аккорд» (Фирма «Атлант-Информ»)

«Аккорд» – ещё один пример модульного решения. Предусмотрены кластеры для различных служб: кадровой, экономической, снабжения, продаж, бухгалтерской. Отдельный блок выделен под планирование производственной себестоимости.

Разработчик использует современные СУБД и новейшие компьютерные технологии, ориентирован на архитектуру клиент-сервер.

10) «ABACUS» (ЗАО «Омега»)

«ABACUS» также состоит из модулей. Проводки хранятся в единой базе, поэтому нет необходимости переносить информацию из одного подраздела в другой. Система ориентируется на пользовательскую базу в 50-100 человек.

Высоки аналитические возможности, особенно в части движения материально-производственных запасов.

Ценовые различия рассмотренных программ оценить сложно, поскольку стоимость зависит от множества факторов. Отметим, что модульное программное обеспечение более гибкое, однако его внедрение требует значительных вложений. Кроме того, чем меньше на рынке знакомых с приложением программистов, тем больше рисков возникновения сложностей в донастройке, доработке и получении прочих услуг сопровождения.

Внедрение проводится как собственными силами, так и привлечёнными специалистами. Выбор зависит от сложности процесса и наличия в штате соответствующих единиц.

Участникам сферы услуг или продавцам небольшого ассортимента товаров вполне подходит стандартный бухгалтерский софт, без значительных дополнительных доработок. Организации оптовой торговли, производства и строительства перестраивают стандартную информационную систему под свои нужды.

Прежде всего на основании технических требований:

• вводится План счетов (аналитика, субсчета, количественные показатели, типовые проводки);
• устанавливаются параметры Учётной политики (вариант оценки товарно-материальных ценностей, расчёт налога на прибыль по ПБУ 18/02, порядок закрытия отчётных периодов, налоги);
• дорабатываются варианты формирующихся первичных документов (добавляются неунифицированные формы, меняются реквизиты);
• формируются справочники и классификаторы;
• прорабатываются пути обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ).

После установки приложения создаётся сетевое подключение, вносится список пользователей и указываются их права.

Как правило, первое время (месяц или два) работа ведётся и по старой методике, и в новом ПО; выявляются недоработки, обучаются сотрудники.

После настройки при правильном подходе в дальнейшем требуется лишь периодическое обновление.

Заключение

Автоматизация – это ответ на возрастающую конкуренцию и повсеместное распространение компьютерных технологий. Банк, налоговая, Пенсионный фонд принимают документы на цифровых носителях или через Интернет. Поставщики и покупатели торопят с предоставлением документации.

Кроме того, компьютеризация финансов и управления становится вопросом безопасности. Только оперативная регистрация всех хозяйственных фактов и прозрачный учёт обеспечивают надлежащий уровень контроля, а также гибкость в принятии управленческих решений.

Интересные факты

• Существует десять версий происхождения названия «1С». Самая правдоподобная из них связывает аббревиатуру с фразой «Не более одной секунды на поиск». Так презентовал свой поисковик Борис Нуралиев – основатель бренда.
• Слово «бухгалтер» появилось в России при Петре I. До него применялось название «счётчик». При взятии Выборга в плен к русским войскам попал шведский представитель этой профессии. Это событие и стало началом введения в оборот нового наименования.
• Изобретателем двойной записи многие считают итальянского учёного Луку Пачоли. Однако это не верно. Ещё в XIII веке такой способ фиксации имущества и обязательств практиковался в Венеции. Пачоли лишь изложил его в учёном трактате.

Методика экспресс-анализа финансовой деятельности организации и ее финансового состояния может быть реализована в условиях как традиционной, так и компьютерной технологии. В последнем случае затраты труда и времени на проведение этой работы значительно снижаются.

Программное обеспечение компьютерной технологии решения задач экономического анализа на сегодня достаточно разнообразно. Часть программ носит автономный характер, поскольку связана с решением лишь аналитических задач на базе предварительно введенной нормативно-справочной и отчетно-учетной информации, данных первичных документов. К числу наиболее распространенных программ подобного рода относятся:

• 1. "Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия", в качестве методической основы которой принята "Многофакторная модель измерения производительности", разработанная Вирджинским Центром производительности (США) и адаптированная фирмой "ИНЭК" к российским условиям;
• 2. "Анализ финансового состояния предприятия" версия 2.87 Б (банкротство); создана на основе методики, в которой используются разработанные специалистами фирмы "ИНЭК" алгоритмы расчетов, принятые в международной практике и основанные на принципах GААР, "ЮНИДО" и др.;
• 3. "Анализ финансового состояния professional" версия 1.0, в которой предусмотрен оригинальный "язык" для задания алгоритмов расчета показателей и аналитических таблиц;
• 4. "БЭСТ-Ф" "Финансовый анализ", разработанная фирмой "Интеллект-сервис".

Недостатками вышеперечисленных программ являются: во-первых, отсутствие комплексного подхода к изучению результатов деятельности предприятия; во-вторых, ограничение анализа лишь финансовым аспектом работы предприятия, тогда как последний формируется под воздействием результатов хозяйствования; в-третьих, наличие довольно жестко регламентированного набора показателей, методик их расчета и оформления.

Другая часть программ представляет собой систему комплексной автоматизации управления, охватывающую специализированные программные модули, объединенные единой базой данных и функционирующие на основе технологии "клиент-сервис". Примером такой полноохватной компьютерной программы, включающей АРМ для автоматизации функций оперативного управления производством, планирования, маркетинга, бухгалтерского учета, финансового и статистического анализа и ряд других, является "Галактика". Основное направление используемого в ней модуля "Финансовый анализ" состоит в информационной поддержке процесса управления в части решения задач анализа финансовых и материальных ресурсов и целесообразности их использования. Одним из достоинств данной программы является то, что наряду со стандартными коэффициентами и аналитическими таблицами, представленными в программе, пользователь может рассчитать необходимый только для него за соответствующий период времени набор дополнительных показателей, агрегировать их и оформить расчет в аналитических таблицах.

Таким образом, в рамках компьютерных программ, подобных "Галактике", возможна формализация индивидуальных, жестко не регламентированных, сложных, многоступенчатых методик финансового управления, в том числе методики экспресс-анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния организации, предложенной в настоящем пособии.

В качестве ограничений в использовании данных программ на практике выступают их высокая стоимость и отсутствие необходимости в отдельных случаях реализовывать на практике полный набор подсистем, включающий до 40 модулей. В связи с этим представляется целесообразным рекомендовать для автоматизации комплексного анализа результатов деятельности организации по небольшому набору ключевых показателей программу "Microsoft Excel", которая дает пользователю неограниченные возможности для проведения расчетов различного рода показателей, построения таблиц и графиков. При этом в случае изменения исходных данных результативные показатели автоматически пересчитываются в доли секунды.

Результаты анализа оформляются в виде электронной таблицы, представляющей собой сетку из строк и столбцов. Каждый столбец нумеруется буквой латинского алфавита, а каждая строка - числом. Пересечение строки и столбца образует рабочую ячейку, имеющую свой адрес. Активная ячейка - это та, в которую вводится информация, она выделяется на экране жирной рамкой.

Рассмотрим основные правила работы с электронной таблицей Excel. Перемещение по таблице осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Для занесения исходных данных в таблицу выделяются ячейки, при этом:

• а) чтобы выделить одну ячейку, необходимо щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• б) чтобы выделить интервал ячеек, необходимо нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащить указатель мыши от первой до последней ячейки;
• в) чтобы выделить прерывистый блок, необходимо щелкнуть на первой ячейке, затем, удерживая клавишу "Ctrl" , щелкнуть на каждой нужной ячейке;
• г) чтобы выделить весь столбец, необходимо щелкнуть по заголовку столбца, строку - по заголовку строки.

Ввод данных в ячейку заканчивается нажатием на клавишу "Enter";

редактирование содержимого ячейки осуществляется в активной ячейке нажатием клавиши F2 - в строке формул появляется курсор, окончание редактирования - "Enter";

удаление содержимого ячеек осуществляется при помощи клавиши "Del" или команды "правка-удалить";

перемещение данных из одной ячейки в другую - при помощи команд "правка-вырезать", "правка-вставить";

вставка новых строк и столбцов - при помощи команды "вставка";

изменение ширины столбцов и строк при помощи указателя мыши;

формат ячейки устанавливается с помощью команды "формат-ячейки".

После ввода исходных данных в соответствующие ячейки таблиц вводятся формулы для расчета показателей с клавиатуры или при помощи мыши. Причем идентичные формулы не нужно вводить в каждую ячейку. Например, формулы абсолютного отклонения и темпы роста вводятся в ячейки по первому показателю, затем с помощью команд "копировать" и "вставить" эти формулы автоматически переносятся в ячейки по всем остальным показателям. Это относится и к формулам по показателям за два периода: формируется формула расчета по прошлому году и затем копируется в отчетный год.

Преимущество электронных таблиц Excel перед ручным способом расчета состоит в том, что при изменении любых исходных данных результативные показатели в доли секунды автоматически пересчитываются. Студентам остается только сделать правильные экономические выводы по рассчитанным таблицам.

Применение программы "Microsoft Excel" снижает трудоемкость работы при оценке хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и его финансового состояния.

Покажем порядок работы с электронными таблицами на примере построения обязательных таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 для анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния коммерческой организации.

Необходимо выполнить последовательно следующее:

войти в программу Microsoft Excel, для чего выполнить следующие действия: Пуск - программы - Microsoft Excel.

задать параметры страницы: файл - параметры страницы - поля: сверху 25, снизу 25, слева 35, справа 15;

сформировать таблицу;

заполнить шапку таблицы, графу "Показатели" (выставить в ячейках перенос по словам, каждый показатель должен располагаться в одной ячейке);

ввести формулы в графу "прошлый год", затем скопировать их в графу "отчетный год", ввести формулы для расчета отклонения и темпа роста, затем скопировать (ввод формул осуществляем с помощью мыши, щелкая по ячейкам, ссылки на которые даны в приложенных таблицах 1 - 6);

лист 1 переименовать в таблицу 1, для чего дважды щелкнуть по ярлычку "лист 1";

на следующем листе построить следующую таблицу;

чтобы добавить лист в созданной книге, необходимо выполнить следующие действия: "вставка-лист".

Таблица 1.1 - Анализ эффективности хозяйственной деятельности производственной организации за 200… - 200… годы

	Показатели	Ед. измер.	Прошлый год	Отчетный год	Отклонение (+;-)	Темп роста в %
	Объем товарной продукции
	Материальные затраты на производство продукции
	Материала отдача
	Среднесписочная численность работников, всего. в том числе
	работников производства
	Удельный вес работников производства в среднесписочной численности работников
	Среднегодовая выработка одного работника
	Среднегодовая выработка одного работника производства
	Среднегодовая стоимость основных средств (по первоначальной стоимости)
	Фондоотдача
	Средства, направленные на потребление, в том числе
	в расчете на 1 работника предприятия
	Комплексный показатель эффективности хозяйствования

Таблица 1.2 - Анализ основных показателей финансовой деятельности торговой организации за 200… - 200… годы

	Показатели	Ед. измер.	Условн. обозн.	Прошлый год	Отчетный год	Отклонение (+;-)	Темп роста, %
	Выручка (нетто) от продажи продукции, работ, услуг
	Затраты на производство и продажу продукции, работ, услуг
	Уровень затрат
	Прибыль (убыток) от продаж
	Рентабельность продаж
	Операционные доходы
	Операционные расходы
	Внереализационные доходы
	Внереализационные расходы
	Прибыль (убыток) до налогообложения			E6+E8-E9+E10-E11	F6+F8-F9+F10-F11
	Налог на прибыль и иные аналогичные обязательные платежи
	Прибыль (убыток) от обычной деятельности
	Сальдо чрезвычайных результатов
	Чистая прибыль (убыток)
	Рентабельность деятельности

Таблица 1.3 - Анализ основных показателей финансовой деятельности производственной организации за 200… - 200… годы

			Влияние факторов	Величина,
		методика расчета
	Рост выручки от продажи		DВР х Рп°: 100	1317,6 х (-13,2) :100
	Рост уровня затрат		-(DУЗ х ВРў : 100)	-(4534,0 х 70,4:100)
	ИТОГО влияние на прибыль от продажи продукции		DПП (ВР) + DПП (УЗ)	(-173,9) + (-3191,9)
	Рост операционных доходов
	Снижение операционных расходов		-(ОРў - ОР°)	-(942,2 - 17232,8)
	Рост внереализационных доходов		ВРДў - ВРД°
	Рост внереализационных расходов		-(ВРРў - ВРР°)	-(1750,4 - 1402,2)
	ИТОГО влияние на прибыль от обычной деятельности до налогообложения			(-3375,8)+976,0+	F6+F7+F8+F9+F10
	16290,6 + 7519,6 +
DПДН(ВРД) +

Таблица 1.4 - Анализ динамики затрат на производство и продажу готовой продукции за 200... - 200... гг.

	Статьи затрат	Прошлый год	Отчетный год	Абсолютное отклонение	Темп роста,
		уровень в %		уровень в %		по уровню
	к выручке		к выручке
	Материальные затраты
	Затраты на оплату труда
	Отчисления на социальные нужды
	Амортизация основных средств
	Прочие затраты

Таблица 1.5 - Формирование показателей уплотненного аналитического баланса за 200... - 200... гг.

	Показатели	На начало года	На конец года
	Вели-чина, тыс. руб.		Вели-чина, тыс. руб.
	Внеоборотные активы
	В т.ч. основные средства и нематериальные активы
	Оборотные активы
	В т.ч. материальные запасы			2794,7-1,5+593,7
	Дебиторская задолженность
	Наиболее ликвидные активы
	ИТОГО имущества
	Собственный капитал			44068,9-1,5-19451,7
	ИТОГО источников формирования имущества

Таблица 1.6 - Анализ деловой активности за 200... - 200... гг.

	Показатели			Фактически	Абсолютное
			Прошлый год	Отчетный год	Отклонение (+;-)
	Выручка (нетто) от продажи			Таблица2.2!E3	Таблица2.2!F3
	Чистая прибыль			Таблица2.2!E16	Таблица2.2!F15
	Средняя величина активов			Таблица2.5!D6+Таблица2.5!D10/2	Таблица2.5!F6+Таблица2.5!F10/2
	Скорость обращения имущества
	Рентабельность активов

Таблица 1.7 - Анализ имущественного положения финансовой устойчивости и ликвидности за 200... - 200... гг.

	Показатели	Ед. измер.	Условн. обозн.	На начало года	На конец года	Изменения за год	Темп роста, %
	Валюта баланса			Таблица2.5!D14	Таблица2.5!F14
	Внеоборотные активы			Таблица2.5!D4	Таблица2.5!F4
	Удельный вес внеоборотных активов в валюте баланса
	Из внеоборотных активов нематериальные активы и основные средства			Таблица2.5!D5	Таблица2.5!F5
	Оборотные активы
	Удельный вес оборотных активов в валюте баланса
	Из оборотных активов материальные запасы			Таблица2.5!D7	Таблица2.5!F7
	Дебиторская задолженность			Таблица2.5!D8	Таблица2.5!F8
	Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения			Таблица2.5!D9	Таблица2.5!F9
	Собственный капитал			Таблица2.5!D11	Таблица2.5!F11
	Обязательства долгосрочного характера			Таблица2.5!D12	Таблица2.5!F12
	Обязательства краткосрочного характера			Таблица2.5!D13	Таблица2.5!F13
	Доля вложений в торгово-производственный потенциал

Создать в крупном машиностроительном холдинге систему подготовки сводной отчетности и повысить качество учета в крупнейшем производственном филиале можно за счет разработки и унификации методологии учета и отчетности, а также внедрения «1С: Консолидация» и «1С: Управление производственным предприятием».

Евгений Завьялов, руководитель направления финансовых систем компании КРОК

Но не надо пытаться сделать систему слишком сложной. Важно сконцентрироваться на действительно необходимых доработках.

Крупный авиационный холдинг ПАО «Компания „Сухой“», выпускающий боевые самолеты, запасные части и оборудование поставил перед нами задачу - автоматизировать финансовый (бухгалтерский, налоговый и управленческий) учет на крупном заводе и создать систему консолидации финансовой отчетности в головной компании, к которой были присоединены три юридических лица - ОАО «ОКБ Сухого», ОАО «КнААПО им. Ю.А. Гагарина» и ОАО «НАПО им В.П. Чкалова». В результате реорганизации общая численность штата организации составила порядка 26 тысяч человек. Требовалось сделать учет более прозрачным, заменить устаревшую самописную систему, минимизировать трудозатраты на формирование отчетности. В качестве программных продуктов заказчик выбрал «1С: Консолидация» для реорганизованной компании и «1С: Управление производственным предприятием» для завода.

Рис. 1 – Схема взаимодействия системы консодидированной отчетности с остальными подсистемами организации

Команда проекта, состоящая из методологов Компании «Сухой» и специалистов КРОК, построила единую систему подготовки отчетности, объединяющую данные всех филиалов, независимо от используемой системы учета (будь то «1С Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», Oracle E-Business Suite, Парус, BAAN и пр.). Она позволяет формировать 5 комплектов отчетности (бухгалтерская отчетность, налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, статистическая отчетность, ведомственная отчетность) ПАО «Компания «Сухой».

У заказчика было три основных требования:

1. Окончание проекта «точно в срок»;

2. Возможность в результате обрабатывать большой массив данных (на заводе автоматизировали около тысячи рабочих мест, единая система консолидированной отчетности содержит около 200 отчетных форм и свыше 2000 контрольных соотношений для проверки корректности отчета);

3. Внедрение в холдинге более совершенных методик учета.

Внедрение заняло около полутора лет.

Шаг 1. Методологическая подготовка и анализ требований

В головной компании разработка и формализация методологии консолидации отчетности заняла 9 месяцев.

Работа делилась на три этапа:

1. Определение требований к итоговым формам отчетности - около двух месяцев.

2. Разработка форм сбора данных с дочерних предприятий - около двух месяцев.

3. Разработка правил консолидации и проверки данных на каждом этапе формирования – около пяти месяцев. Параллельно шла адаптация единого плана счетов под новые отчетности.

В методологическую группу входили специалисты по бухгалтерскому и налоговому учету, специалисты планово-экономической службы от компании заказчика и наши сотрудники. Они сформировали требования к формам отчетности, разработали формы сбора данных с дочерних предприятий, правила консолидации и проверки данных при формировании отчетности. В проекте со стороны КРОК участвовало около 20 программистов и консультантов, и порядка 10 методологов и 40 бухгалтеров - со стороны заказчика.

Основная ошибка на начальном этапе – несовпадение аналитики в учете и планировании. Сотрудники плановой службы имеют свой справочник затрат, а ведущие учет – свой. Задача методологов – учесть требования, формируемые системой планирования. Например, если вы запланировали определенную сумму потратить на мобильные переговоры, то в учете должна быть статья затрат «Мобильные переговоры». Планирование и учет должны вестись в единой аналитике, чтобы можно было делать план-факт анализ.

Важный этап - определение «глубины» получаемых от дочерних предприятий данных. Слишком подробные данные требуют долгой подготовки, слишком обобщенные – не дают представления о реальности. Выход – в автоматизированном предоставлении исходных данных. Они автоматически выгружаются из доработанной системы 1С.

Для определения оптимального объема выгружаемых данных посоветуйтесь с собственными сотрудниками. Отправьте составленные формы отчетности дочерним предприятиям и узнайте их мнение. В любом случае время на подготовку отчетности в дочерней компании не должно превышать 10-20 дней в период.

На заводе новое ПО требовалось синхронизировать с самописными программами. В течение нескольких месяцев адаптировали:

План счетов и зависимые справочники,

Альбом хозяйственных операций,

Методику ведения налогового учета и налоговые регистры,

Методику учета НДС.

Личный опыт

В компании была проведена реорганизация и, естественно, в бухгалтерии возникли новые бизнес-процессы: регистрация и учет внутрихозяйственных расчетов и формирование отчетности по компании, включающей отчетность филиалов. Соответственно, возникла потребность в автоматизации этих процессов.

Разработку документов, определяющих единую методологию учета и формирования отчетности, мы смогли провести самостоятельно, без привлечения консультантов.

Выделить чистое время на внедрение системы достаточно сложно, поскольку внедрение сопровождалось структурными изменениями в компании, формированием единой методологии учета для всех предприятий. Параллельно шло внедрение информационной системы для проведения реорганизации.

Если говорить о полном цикле активных работ всего проекта, он занял порядка двух лет. Если о разработке, тестировании и опытной эксплуатации самой системы – порядка 10 месяцев.

Проектная команда компании была четко структурирована по ролям с закрепленными функциями и правами. В состав проектной команды вошли IT -специалисты, бухгалтера, сотрудники финансово-экономических подразделений.

Шаг 2. Проектирование и разработка системы

Объем доработок всегда велик. В нашем случае их было около тысячи. В реализации этих доработок состоит половина работы по внедрению системы – с одной стороны, вы внедряете готовую систему, но с другой стороны, дорабатываете ее под себя.

Мы определили требования разных сотрудников к новой системе. Выделить среди них важные и осуществимые - задача главного бухгалтера компании. Но важно не только уметь договариваться, но и понимать актуальность работы и нагрузку на систему. Если сроки доработки – 20 дней, а операцию вы выполняете два раза в год, то следующие 10 лет она не окупится. И чем сложнее система, тем сложнее ее поддерживать. Сбор требований от слишком многих сотрудников приводит к размыванию конечной задачи.

Шаг 3. Тестирование системы

Этот этап занимает длительный период – 1/10 часть от общего времени проекта. Но сокращать тестирование, чтобы скорее завершить проект – очень большая ошибка. Ведь вы должны убедиться, что система действительно вам подходит и позволит потом удобно работать. Чем лучше вы ее протестируете, тем лучше ее освоят ваши пользователи и меньше ошибок будет потом в работе.

Ряд советов поможет вам в работе.

1. Не доверяйте всю работу консультантам - ведь это ваша система и вам в ней работать - проверьте ее как следует самостоятельно. Это задача для ключевых пользователей. Одновременно с тестированием они учатся работать в системе.

2. Сделайте несколько комплексных тестовых примеров, разбитых по функциональному признаку. Не пытайтесь в одном сценарии протестировать все - он получится очень сложным. Подготовьте один-два десятка сценариев с акцентом на сложные и специфичные для вашего предприятия процессы.

Предположим, вы выбрали процесс выполнения платежей, описали всю цепочку. Далее пропишите, что и на каком шаге система должна делать. Например, «если новая заявка на платеж меньше 10 тыс. долл., то система должна ее автоматически согласовывать, а если больше – отправлять на согласование». Проведите обе заявки и убедитесь, что система работает корректно.

3. Протестируйте взаимодействие со смежными системами (банк-клиент, система управления производством, система бюджетирования), если такая интеграция заложена в проект.

4. Внимательно проверьте настройку прав пользователей. Появление открытого доступа, например, к информации о зарплатах не только нарушит закон о защите персональных данных, но и приведет к конфликтам в коллективе.

5. Особое внимание уделите оптимизации и производительности системы при работе с большими объемами данных. Для этой работы нужны квалифицированные консультанты. Бухгалтер не сможет оценить корректность работы – при проведении одного документа все будет работать очень быстро, но когда отдел в сто человек начнет проводить документы, могут возникнуть проблемы.

Обычно мы проводим нагрузочное тестирование, а специалисты IT-департамента заказчика следят за тем, чтобы его условия были актуальными для их компании. Если какая-то форма загружается дольше пяти минут, то работа с ней становится бессмысленной. Ведь если сотруднику нужно вбить в течение дня свыше 1000 форм, лимит времени для него - максимум 30 секунд. И вот эти полминуты становятся целевым показателем производительности, на который нужно вывести систему. Для этого наши специалисты готовят серию сквозных примеров - так называемых сценариев тестирования - определив, какие данные нужно ввести, чтобы получить требуемые результаты.

Шаг 4. Перенос исторических данных и обучение

Чтобы начать работу с системой, определите объем необходимых для работы «исторических» данных. Если новая система запускается с начала года, его можно минимизировать - перенести из старой системы в новую только информацию по текущим контрактам, открытым счетам, задолженностям и т.п. Если год «разрывается», а итоговую отчетность нужно получить из новой системы - понадобится автоматизированно внести все данные с начала года. Альтернатива - вручную собрать отчетность. Взвесьте все плюсы и минусы, так как перенос и сверка данных - трудоемкий процесс.

В идеале лучше минимизировать объем переносимых данных из старых систем в новые. Переносом занимаются специалисты IT-службы, если данные можно просто выгрузить из старой системы, и непосредственные исполнители операций, которые проводят сверку перенесенных данных, проставляют новую аналитику. Поэтому будьте готовы снять с основной работы нескольких специалистов или мотивировать их работать сверхурочно. В нашем проекте заказчик отказался от переноса всех закрытых периодов, но сверка и перенос все равно заняли около двух месяцев.

Перед началом работы с системой пользователи должны пройти обучение. Проводят его консультанты, которые создавали систему. Все распространеннее становятся современные способы обучения: видеоролики и интерактивные обучающие программы. Они позволяют компании снизить расходы, а сотрудникам дают возможность самостоятельно изучить материал и проверить себя.

На обучение мы смотрим комплексно. Мы считаем, что оно начинается еще во время тестирования. Курсы – это только часть, которая занимает около пары недель. Этот этап необходимо закладывать в стоимость проекта по внедрению, чтобы не оплачивать потом курсы дополнительно.

Личный опыт

Елена Ракушина, главный бухгалтер ПАО «Компания „Сухой“»

С переносом исторических данных нам повезло. Процесс внедрения новой системы проходил параллельно с процессом реорганизации компании. Поэтому система была введена в промышленную эксплуатацию одновременно с завершившейся реорганизацией.

Этап обучения сотрудников (будущих пользователей системы) прошел до начала проведения опытной эксплуатации. Конечно, в обучении и в опытной эксплуатации были задействованы только ключевые пользователи – сотрудники компании, которые по функционалу могут принимать решения своего уровня: начальники отделов, управлений или сотрудники, которым эти полномочия были делегированы.

На этапе опытной эксплуатации была организована слаженная работа по сопровождению пользователей, как со стороны разработчика (вопросы технической особенности работы системы), так и со стороны компании (организационные, методологические вопросы).

Шаг 5. Опытная эксплуатация

Для успешного старта нужно будет проявить волю и терпение - людям свойственно остерегаться нового, а системе требуется время на «стабилизацию». Определите критичные «ежедневные» операции (касса, платежи, отгрузки и т.д.) и уделите им первостепенное внимание. Работа крупной компании не может останавливаться ни на час.

Обычно стабилизация занимает от месяца до полугода в зависимости от размера компании. В нашем случае этот этап занял около 2 месяцев. Дополнительная помощь понадобилась пользователям в момент закрытия месяца и подготовки первой квартальной отчетности.

Существенной ошибкой на этом этапе становится страх работы с системой. Как ни странно, с таким мы сталкивались – заказчики откладывают старт, работают параллельно в двух системах. Страх – главная проблема, но если тесты прошли успешно и вы запустились, то сложности работы в новой системе можно преодолеть.

Личный опыт

Елена Ракушина, главный бухгалтер ПАО «Компания „Сухой“»

Система позволила автоматизировать процесс сбора и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности. Теперь этот бизнес–процесс имеет жесткий систематизированный регламент. Это особенно важно для крупных предприятий с филиальной сетью, которые по каким-то причинам не могут перейти на единую автоматизированную систему учета. Или для крупных организаций с разветвленной филиальной сетью, в которую объединены филиалы, выполняющие различные задачи.