Pencantuman posisi baru dalam urutan tabel kepegawaian. Pesan kepegawaian. Urutan penyimpanan pesanan

Di perusahaan mana pun ada dokumen khusus yang mengatur komposisi resmi karyawan, biasanya ini adalah tabel kepegawaian. Dengan menggunakan tabel kepegawaian, manajemen menentukan struktur organisasi perusahaan, menetapkan sistem dan upah pekerja menurut posisi dan kualifikasinya, serta jumlah unit staf. Dalam situasi produksi yang berbeda, ada kebutuhan untuk mengubah tabel kepegawaian. Dalam hal terjadi penyesuaian kecil, perintah untuk mengubahnya dikeluarkan. Jika penyesuaiannya signifikan dan tabel kepegawaian mengalami banyak perubahan, maka dokumen baru harus disetujui.

Mempersiapkan perubahan tabel kepegawaian

Pertama, manajemen menganalisis seberapa efektif struktur perusahaan diorganisir. Berbagai spesialis mengambil bagian dalam persiapan perubahan, menganalisis dana penggajian, struktur subordinasi, dan posisi yang kosong. Kepala unit struktural harus menyerahkan memo kepada manajemen dengan alasan ekonomi atas perubahan yang mempengaruhi departemennya. Setelah menyelesaikan proyek perubahan, manajemen memberikan sinyal untuk melakukan penyesuaian kepada spesialis yang bertanggung jawab atas tabel kepegawaian. Biasanya, ini adalah pegawai layanan personalia, sekretaris atau akuntan. Berdasarkan perintah lisan direktur, ahli menyiapkan perintah, direktur mempelajari isinya, kemudian menyetujuinya dengan tanda tangan dan stempelnya.

Urutan penempatan staf bersifat umum di seluruh perusahaan. Dimungkinkan untuk menetapkan indeks khusus (SI) kepada mereka, mereka disimpan dalam folder terpisah untuk membatasi akses ke informasi rahasia karyawan.

Alasan melakukan perubahan tabel kepegawaian

Alasannya bisa sangat berbeda. Hal ini terutama berlaku jika Anda membutuhkan:

• mengganti nama posisi atau departemen;
• memperkenalkan atau menghapus suatu posisi dari staf;
• mengubah besaran gaji atau tarif untuk satu atau lebih jabatan;
• mengganti gaji dengan tarif atau sebaliknya;
• mengurangi staf.

Tergantung pada situasi yang mempengaruhi sifat perubahan, pembukaan perintah, yang menjelaskan dasar persiapannya, dapat berubah. Biasanya pembukaan dimulai dengan kata-kata: “Sehubungan dengan”, “Untuk tujuan”, “Dalam rangka” dan sejenisnya.

Bertanggung jawab untuk registrasi kepegawaian

Setelah diambil keputusan untuk mengubah tabel kepegawaian, penyesuaian tersebut dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk oleh manajemen untuk melaksanakan tugas tersebut. Biasanya tanggung jawab ini ditentukan dalam uraian tugas atau kontrak kerja karyawan.

Di perusahaan kecil, fungsi penyusunan dan pengeditan tabel kepegawaian dipercayakan kepada departemen personalia atau akuntansi. Di perusahaan yang lebih besar, hal ini ditangani oleh departemen perencanaan ekonomi atau departemen tenaga kerja dan pengupahan. Pengusaha perorangan melakukan pekerjaan tersebut sendiri jika ia tidak memiliki akuntan atau karyawan HR di stafnya. Cara membuat perubahan pada tabel kepegawaian dengan benar dan menyetujui yang baru dijelaskan di bawah ini dalam beberapa contoh.

Persetujuan tabel kepegawaian baru

Tabel kepegawaian baru disetujui dan diberlakukan atas perintah manajemen. Ini terlihat seperti ini:

"Khimreaktiv"

Atas persetujuan meja kepegawaian

SAYA MEMESAN:

• menyetujui jadwal kepegawaian No. ШР-1 tanggal 26 Desember 2016;
• memberlakukan tabel kepegawaian NoShR-1 tanggal 26 Desember 2016 mulai tanggal 1 Januari 2017;
• Spesialis SDM L.N menyiapkan dokumentasi yang diperlukan;
• kontrol atas pelaksanaan perintah diberikan kepada kepala akuntan V.V.

Baca juga: Cara membatalkan perintah pengadilan untuk menagih hutang pinjaman

Perubahan karena kenaikan gaji

Karena Undang-undang tidak memperbolehkan pengurangan gaji pegawai, kecuali dalam kasus pengurangan tarif kepegawaian, perubahan gaji atau tarif terjadi ke atas. Pada saat yang sama, diperbolehkan untuk melakukan penyesuaian tidak hanya untuk satu, tetapi untuk beberapa karyawan sekaligus.

Tanggal persetujuan perintah tersebut mungkin tidak bertepatan dengan tanggal berlakunya. Isi teks perintah tersebut secara kondisional dibagi menjadi dua bagian: menyatakan dan administratif. Pada bagian pertama, mereka biasanya membenarkan tujuan melakukan perubahan, pada bagian kedua, instruksi khusus. Di bawah ini adalah contoh pesanan perubahan tabel kepegawaian:

Perseroan terbatas

"Khimreaktiv"

Tentang perubahan isi tabel kepegawaian No. ШР-1, disetujui dengan Surat Perintah No. 145 tanggal 30 Desember 2016.

Karena peningkatan volume pekerjaan yang dilakukan

SAYA MEMESAN:

Lakukan perubahan berikut pada isi tabel kepegawaian No. Shr-1

1. Mulai 1 April 2017, gaji resmi akan ditetapkan:
   Kepada kepala laboratorium, Vladimir Semenovich Kulikov, sebesar 37.000 (tiga puluh tujuh ribu) rubel.
   Spesialis SDM L.N menyiapkan perjanjian tambahan untuk kontrak kerja.
2. Tunjuk kepala akuntan V.V. Somova untuk bertanggung jawab atas pelaksanaan perintah tersebut.

Direktur Jenderal A.Yu. Vasilkovsky

Mengganti nama posisi

Apabila terjadi perubahan nama jabatan atau departemen, harus diberikan justifikasi tertulis. Pengecualian adalah posisi yang kosong, maka penyesuaian tidak perlu dibenarkan. Anda dapat mulai menyusun pesanan dengan pembukaan berikut: “Karena perlu mencantumkan nama departemen (jabatan karyawan)” atau “Sesuai dengan beban fungsional (jabatan yang ditunjukkan).”

Perintah untuk perubahan tersebut dikeluarkan dengan cara yang sama seperti contoh yang dijelaskan di atas. Bagian administratif dari perintah tersebut kira-kira sebagai berikut:

• mulai tanggal 1 Mei 2017, mengubah jabatan “Insinyur” menjadi “Insinyur Proses”;
• Spesialis SDM L.N beri tahu insinyur Pereverzev I.A. tentang perubahan tersebut, siapkan dokumen kepegawaian terkait.

Menghapus posisi

Apabila posisi atau beberapa unit kepegawaian tetap kosong untuk waktu yang lama, maka masuk akal untuk mengecualikan posisi terkait dari tabel kepegawaian. Pembukaan perintah tersebut dapat dirumuskan dengan cara yang serupa: “dalam rangka optimalisasi struktur organisasi”, “karena kebutuhan produksi”, “karena pengurangan volume pekerjaan departemen” dan seterusnya. Di bagian administratif teks dengan isi yang dijelaskan di bawah ini ditulis.

• mekanik dengan gaji 28.000 (dua puluh delapan ribu) rubel - 1,5 unit staf.

Menentukan jumlah gaji atau tarif adalah opsional. Jika staf memiliki posisi yang sama di divisi yang berbeda, maka divisi yang diperlukan juga harus dicantumkan.

Pengenalan posisi

Metode yang mirip dengan cara sebelumnya tentang cara melakukan perubahan tabel kepegawaian saat memperkenalkan posisi atau unit kepegawaian baru digunakan di sini. Awalan frasa pembukaan dapat berupa teks: “sehubungan dengan peningkatan volume pekerjaan”, “dalam rangka meningkatkan efisiensi perusahaan (divisi individu)”, “sehubungan dengan pembukaan a fasilitas produksi baru” dan seterusnya. Mari kita lihat seperti apa bagian administrasinya.

• Manajer periklanan dengan gaji 32.000 (tiga puluh dua ribu) rubel – 1 pc. satuan;
• Manajer gudang dengan gaji 30.000 (tiga puluh ribu) rubel – 1 pc. satuan.

Perintah perubahan tabel kepegawaian adalah tindakan administratif suatu perusahaan yang dengannya struktur, komposisi atau jumlah staf, upah, dan nama departemen atau jabatan diubah.

Persetujuan kepegawaian

Tabel kepegawaian pada organisasi pemerintah disusun sesuai dengan formulir T-3, sedangkan pada organisasi non-pemerintah dapat menggunakan formulir yang dikembangkan secara mandiri. Tetapi bagaimana pun cara pembuatannya, harus mendapat persetujuan dari Ketua.

Namun “staf” tersebut tidak dapat disetujui untuk selamanya; terkadang berbagai perubahan harus dilakukan terhadapnya. Dalam hal ini, manajer mengeluarkan perintah untuk mengubah tabel kepegawaian.

Dalam kasus apa perintah untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian diperlukan?

Dengan melakukan perubahan pada tabel kepegawaian, manajer mengontrol struktur perusahaan, jumlah staf, dan dukungan materialnya. Pemberi kerja berhak mengeluarkan perintah untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian (SH), jika perlu, setiap saat selama kegiatannya. Secara khusus, Anda dapat:

• menghilangkan kekosongan jabatan atau seluruh divisi perusahaan karena perubahan organisasi;
• memperkenalkan unit baru jika perlu untuk memperluas produksi, penjualan atau meningkatkan volume layanan yang diberikan;
• pengurangan jumlah unit yang dipekerjakan karena pengurangan jumlah atau staf organisasi (pengusaha perorangan);
• mengubah gaji;
• mengganti nama departemen atau posisi.

Bagaimanapun, keputusan mengenai hal ini dibuat oleh manajer, dan harus diformalkan dengan perintah khusus. Dalam hal ini, perubahan SHR dapat dilakukan dengan dua cara:

• mengubah dokumen lama;
• menyetujui ShR yang baru.

Penting untuk diingat bahwa jangka waktu sejak dikeluarkannya perintah hingga berlakunya dapat bervariasi tergantung pada amandemen yang dilakukan. Batas waktu ini telah ditentukan Kode Perburuhan Federasi Rusia. Tentang cara menyetujui ShR baru, . Di akhir artikel Anda dapat mendownload contoh pesanan persetujuan dokumen (2019). Contoh pesanan untuk mengubah tabel kepegawaian dapat dikembangkan secara mandiri, menggunakan formulir contoh; tidak ada formulir terpadu untuk dokumen ini.

Tata cara penyiapan dan penerbitan perintah

Majikan secara mandiri memutuskan bagaimana mengubah SR. Misalnya, ketika jumlah pegawai dikurangi, tidak perlu menyetujui dan memperkenalkan undang-undang kepegawaian lokal yang baru, cukup dengan melakukan perubahan terhadap undang-undang yang sudah ada. Jika diinginkan oleh manajemen organisasi, satu SR, yang disetujui pada awalnya, dapat berlaku sepanjang waktu. Dokumen tersebut hanya akan memiliki versi yang berbeda, yang masing-masing akan disetujui berdasarkan perintah terpisah.

Setelah manajer memutuskan untuk melakukan amandemen, dia harus menginstruksikan orang yang berwenang, biasanya spesialis sumber daya manusia, untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan. Tindakan lokal yang terkait dengan ShR bersifat umum di seluruh organisasi. Benar, untuk membedakannya dari yang lain, diperbolehkan memberi mereka indeks khusus, misalnya “SR”. Disarankan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut dalam file terpisah untuk membatasi akses terhadap informasi pribadi karyawan, karena berisi informasi tentang besaran gaji.

Penting untuk diingat bahwa jika ada jabatan yang kosong dalam suatu organisasi, berdasarkan Pasal 25 pemberi kerja wajib memberitahukan kepada otoritas layanan ketenagakerjaan tentang ketersediaannya. Hal ini perlu dilakukan setiap bulannya. Oleh karena itu, tidak diinginkan untuk mempertahankan “tempat cadangan” di ShR. Jika seseorang telah berhenti dan belum ada kandidat untuk menggantikannya, atau manajer menganggap tidak pantas untuk mempekerjakan spesialis seperti itu, lebih baik untuk sementara waktu mengecualikan posisi tersebut dari HR. Apalagi mengembalikannya tidak akan sulit.

Tidak ada bentuk kesatuan perintah tersebut, oleh karena itu undang-undang lokal ini selalu dibuat oleh pemberi kerja dalam bentuk apapun. Namun, tetap ada persyaratan untuk isinya. Dalam artikel terperinci di portal kami "" Anda dapat menemukan sampel - Pesan pengenalan staf.

Informasi apa yang harus dimuat dalam dokumen

Contoh perintah perubahan tabel kepegawaian dapat dianggap sebagai rekomendasi sebelum menyiapkan dokumen; selain itu, perlu memperhatikan aturan pengisian setiap tindakan administratif. Pesanan selalu dicetak pada kop surat organisasi. Itu harus menunjukkan nama lengkap perusahaan, serta nama tindakan administratif itu sendiri - “Pesanan”. Selain itu, persyaratan berikut berlaku untuk persiapan dokumen ini:

1. Judul undang-undang harus memuat indikasi isinya yang singkat, misalnya: “Tentang Perubahan Tabel Kepegawaian”.
2. Dokumen tersebut harus memiliki nomor dan tanggal persiapan.
3. Teks harus terdiri dari dua bagian: menyatakan dan administratif. Yang pertama perlu menunjukkan alasan untuk melakukan amandemen, dan yang kedua - untuk menunjukkannya. Alasannya mungkin termasuk, misalnya, reorganisasi perusahaan, optimalisasi struktur organisasi, atau penerapan standar profesional.
4. Jika perlu, dokumen tersebut dapat memberikan instruksi kepada orang dan departemen yang berwenang untuk menyiapkan prosedur dan dokumen terkait (misalnya, pemecatan karyawan ketika tingkat kepegawaian dikurangi).

Tindakan lokal ini harus ditandatangani oleh direktur perusahaan atau orang yang berwenang.

Harap dicatat bahwa dalam beberapa kasus (pengurangan staf, penyesuaian gaji untuk posisi yang ada) perlu dilakukan perubahan pada tabel kepegawaian terlebih dahulu (contoh pesanan terlampir), yaitu tanggal pengenalan amandemen mungkin tidak bersamaan dengan tanggal dokumen itu sendiri, sejak amandemen dilakukan Nanti. Hal ini terjadi ketika norma-norma Kode Perburuhan Federasi Rusia mengharuskan karyawan diberitahu terlebih dahulu tentang kondisi baru, misalnya pemecatan karena pengurangan posisi atau penyesuaian ketentuan kontrak kerja (kenaikan atau penurunan gaji). ). Perubahan tersebut harus diberitahukan dua bulan sebelumnya, sehingga perintah akan dikeluarkan terlebih dahulu. Dalam kasus lain (jika ada lowongan), aturan baru dapat segera berlaku.

Ketika menambah atau menghapus posisi terbuka, pemberi kerja tidak berkewajiban untuk membiasakan karyawan dengan perubahan yang dilakukan. Kalau bicara inovasi bagi pegawai yang sudah ada (misalnya pengurangan jabatan), maka mereka harus dibiasakan dengan tanda tangannya. Untuk melakukan ini, tidak perlu memberikan dokumen itu sendiri, cukup mengirimkan pemberitahuan tentang perubahan yang dilakukan. Jika Anda menolak untuk membiasakan diri, Anda harus membuat laporan terkait.

Perintah apa yang harus digunakan untuk menyetujui ShR?

Pengurangan unit struktural

Mari kita pertimbangkan contoh pesanan yang dikeluarkan sehubungan dengan pengurangan seluruh unit struktural suatu perusahaan - departemen piutang. Semua posisi di departemen tidak terisi, sehingga ketentuan baru mulai berlaku dua hari kemudian - pada hari kerja pertama setelah penandatanganan undang-undang setempat. Tidak perlu memperkenalkan dokumen tersebut kepada siapa pun.

Mengganti nama posisi

Penghapusan posisi kosong

Dokumen peraturan yang mencerminkan struktur organisasi, kepegawaian dan jumlahnya, sesuai dengan piagamnya, adalah tabel kepegawaian. Perubahan tabel kepegawaian hanya dapat dilakukan atas dasar perintah perubahan tabel kepegawaian.

Perintah untuk mengubah tabel kepegawaian

Keputusan untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian dibuat oleh pemberi kerja (kepala organisasi atau pengusaha perorangan). Keputusan ini harus diperbaiki. Undang-undang tidak mengatur bentuk terpadu dari tatanan ini. Oleh karena itu, pemberi kerja berhak mengembangkannya secara mandiri. Penandatanganan perintah perubahan tabel kepegawaian dilakukan oleh pimpinan atau orang lain yang berwenang dalam organisasi.

Perubahan mungkin menyangkut ketentuan tabel kepegawaian berikut ini:

• pengecualian suatu jabatan yang kosong atau beberapa jabatan, divisi sehubungan dengan perubahan organisasi dalam pekerjaan pemberi kerja;
• pengenalan posisi baru jika keputusan dibuat untuk memperluas produksi atau meningkatkan volume layanan yang diberikan atau pekerjaan yang dilakukan;
• pengurangan staf pemberi kerja;
• perubahan gaji karyawan;
• mengganti nama departemen dan posisi.

Majikan juga dapat memutuskan alasan lain untuk mengubah tabel kepegawaian.

Harap dicatat bahwa pemberi kerja berkewajiban untuk memberikan informasi bulanan tentang ketersediaan posisi yang kosong (klausul 3 Pasal 25 Undang-Undang Federasi Rusia 19 April 1991 N 1032-1). Informasi tersebut diberikan kepada otoritas layanan ketenagakerjaan.

Tabel di bawah ini berisi informasi tentang kemungkinan alasan dilakukannya perubahan, serta tahapan utama yang harus dilalui oleh pemberi kerja ketika memutuskan untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian.

Alasan melakukan perubahan tabel kepegawaian	Prosedur (tata cara) melakukan perubahan tabel kepegawaian	Kewajiban untuk membiasakan karyawan organisasi atau pengusaha perorangan dengan perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian
1. Melengkapi tabel kepegawaian dengan memperkenalkan jabatan dan unit struktural baru	Pembuatan perintah (draft order) tentang pengenalan unit staf baru, yang berisi informasi berikut: nama unit struktural dan jabatan yang baru diperkenalkan; jumlah posisi staf baru; jumlah gaji yang baru ditetapkan (pembayaran tambahan, tunjangan).	tidak tersedia
2. Penghapusan jabatan yang lowong	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang pengecualian jabatan staf, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang dikecualikan; jumlah posisi staf yang dikecualikan.	tidak disediakan, karena posisi ini tidak ditempati
3. Pengurangan staf	Memberi tahu karyawan tentang niat untuk melakukan PHK; Pembuatan perintah untuk mengecualikan unit kepegawaian tertentu atau menyetujui tabel kepegawaian baru, yang tidak termasuk posisi yang dikurangi	Pemberitahuan tertulis kepada karyawan setidaknya 2 bulan sebelum tanggal berlakunya tabel kepegawaian baru/perubahan yang dilakukan (Bagian 2 Pasal 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia) dan tawaran posisi kosong kepada karyawan yang diberhentikan (Bagian 3 Pasal 81, Pasal 82, dan 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia (selanjutnya disebut Kode Perburuhan Federasi Rusia)). Berdasarkan aturan di atas, perubahan yang dilakukan tidak dapat berlaku lebih awal dari 2 bulan sejak tanggal pemberitahuan.
4. Perubahan gaji pegawai	Perubahan jumlah gaji yang ditentukan dalam tabel kepegawaian menyebabkan perubahan ketentuan kontrak kerja dalam hal menetapkan jumlah remunerasi (paragraf 5, bagian 2, pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia dan paragraf 3 dari bagian "Tabel Kepegawaian" dari Petunjuk penggunaan dan pengisian dokumentasi formulir akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1). Dan perubahan seperti itu atas inisiatif pemberi kerja hanya mungkin terjadi jika telah terjadi perubahan dalam kondisi kerja organisasi atau teknologi (bagian 1 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Sebelum melakukan perubahan tersebut, pemberi kerja wajib melakukan beberapa tindakan, yaitu memberitahukan kepada pekerja tentang: perubahan yang akan datang terhadap ketentuan kontrak kerja. Bentuk pemberitahuannya tertulis; alasan yang menyebabkan perlunya perubahan tersebut (klausul 2 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Setelah membuat keputusan untuk mengubah gaji dan memberi tahu karyawan, pemberi kerja berhak untuk mengubah gaji berdasarkan perintah untuk mengubah tabel kepegawaian.	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Jika seorang karyawan menolak untuk bekerja dalam kondisi yang berubah, maka undang-undang perburuhan menetapkan kewajiban majikan untuk menawarkan pekerjaan lain yang tersedia baginya (Bagian 3 Pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Apalagi hal ini harus dilakukan secara tertulis. Jika tidak ada pekerjaan seperti itu atau karyawan tidak setuju dengan opsi yang diusulkan, maka kontrak kerja dengan karyawan tersebut diakhiri (klausul 7, bagian 1, pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
5. Penggantian nama jabatan dan departemen	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang penggantian nama jabatan dan departemen, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang diganti namanya;	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Bentuk pemberitahuannya tertulis. Jika pekerja tidak setuju dengan syarat yang diajukan, pemberi kerja wajib menawarkan pekerjaan lain yang tersedia. Jika pekerjaan tersebut tidak ada atau pekerja tidak setuju untuk bekerja pada kondisi yang diusulkan atau bekerja pada posisi yang ada, maka kontrak kerja dengan pekerja tersebut diputus (

Setiap perusahaan menggunakan peraturan internal yang mengatur stafnya. Dokumen semacam itu adalah tabel kepegawaian, yang penggunaannya memungkinkan Anda menentukan struktur organisasi perusahaan. Berdasarkan dokumen ini ditetapkan besaran dan tata cara pemberian gaji, sesuai dengan spesialisasi dan jabatan karyawan. Seringkali, ketika menjalankan bisnis, pimpinan perusahaan dihadapkan pada kebutuhan untuk melakukan perubahan terhadap dokumen ini. Sesuai prosedur yang telah ditetapkan, jika terjadi pengeditan dalam jumlah besar, pengelola perlu membuat undang-undang baru dengan memperhatikan prosedur yang berlaku saat ini. Pada artikel ini, kami mengusulkan untuk mempertimbangkan contoh pesanan untuk mengubah tabel kepegawaian.

Aliran dokumen yang benar dari suatu perusahaan tidak hanya menyederhanakan kehidupan, tetapi juga menghilangkan perselisihan dengan pihak berwenang

Tahap pra-persiapan

Pada tahap awal, manajemen perusahaan perlu menganalisis efektivitas struktur perusahaan yang telah ditetapkan. Penting untuk dicatat bahwa tanggung jawab ini berada pada spesialis dari berbagai bidang yang dapat mempelajari secara rinci hierarki yang ada dan berbagai dana. Selanjutnya, kepala divisi struktural menyampaikan laporan yang memberikan justifikasi ekonomi atas kelayakan penataan kembali struktur perusahaan. Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut, diambil keputusan tentang perlunya melakukan penyesuaian terhadap tabel kepegawaian saat ini.

Baik perwakilan departemen personalia dan kepala akuntan perusahaan dapat memelihara dokumen ini.

Perlu dicatat bahwa perubahan dilakukan hanya setelah perintah manajemen terkait dikeluarkan. Perlu juga dikatakan bahwa perintah ini berlaku untuk seluruh perusahaan. Pesanan yang diterima dari manajemen diberi indeks “ШР”. Dokumen ini kemudian ditransfer ke departemen SDM untuk penyimpanan selanjutnya. Salah satu persyaratan penting untuk metode penyimpanan adalah terbatasnya akses karyawan perusahaan terhadap dokumen ini.

Kebutuhan untuk melakukan penyesuaian terhadap jadwal saat ini mungkin timbul dalam situasi berikut:

1. Kebutuhan untuk mengganti nama salah satu departemen atau posisi tertentu.
2. Ketika staf dikurangi.
3. Jika perlu, ubah gaji (tarif rate) untuk masing-masing posisi.
4. Saat berpindah dari satu metode pembayaran ke metode pembayaran lainnya.
5. Saat memperkenalkan posisi baru.

Alasan menyiapkan pesanan di atas memengaruhi isinya. Umumnya, dokumen ini diawali dengan kata-kata: “Sehubungan dengan” atau “Sehubungan dengan.”

Tabel kepegawaian memungkinkan Anda memformalkan struktur, komposisi dan jumlah perusahaan

Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian?

Ketika memutuskan untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian saat ini, pemilik perusahaan harus menunjuk penanggung jawab yang akan melaksanakan tugas yang ditetapkan oleh administrasi. Biasanya, tanggung jawab ini ditunjukkan pada halaman perjanjian kerja atau uraian tugas. Dalam organisasi kecil, tanggung jawab ini diberikan kepada perwakilan departemen akuntansi atau personalia. Dalam organisasi besar dengan struktur internal yang berkembang, fungsi-fungsi ini dilakukan oleh departemen ekonomi. Dalam hal pengusaha perorangan, pimpinan perusahaan sendiri yang bertanggung jawab menyusun tabel kepegawaian. Di bawah ini kami menyarankan Anda membiasakan diri dengan proses persetujuan jadwal baru.

Untuk memasukkan jadwal ke dalam alur dokumen internal perusahaan, perlu disiapkan pesanan yang sesuai. Mari kita lihat contoh dokumen administrasi ini:

"IP "Solnyshko"

Atas persetujuan tabel kepegawaian baru

saya memesan:

Karyawan departemen SDM V.P menyiapkan semua dokumen yang diperlukan;

Perintah untuk mengubah jumlah gaji

Menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku saat ini, pimpinan perusahaan tidak berhak mengeluarkan dokumen yang tujuannya untuk mengurangi gaji karyawan. Satu-satunya pengecualian adalah kasus-kasus yang berkaitan dengan pengurangan jumlah staf. Menurut prosedur yang ditetapkan, hanya kenaikan tarif atau gaji yang diperbolehkan.

Pemberi kerja berhak melakukan penyesuaian terhadap satu atau beberapa pekerja.

Bagaimana cara membuat perubahan pada tabel kepegawaian dengan benar dan menyetujui resolusi baru? Pertama-tama, perlu diperhatikan bahwa tanggal pelaksanaan dokumen administratif dan hari berlakunya resolusi baru harus berbeda. Urutan ini dapat dibagi menjadi dua bagian. Bagian pertama harus menunjukkan tujuan penyesuaian yang dilakukan. Bagian kedua mencantumkan perintah kepada berbagai pejabat. Contoh dokumen ini disajikan di bawah ini:

"IP "Solnyshko"

Tentang melakukan perubahan tabel kepegawaian “ShR-3”, disetujui dengan Surat Perintah No. 21 tanggal 16 Mei 2018

saya memesan:

Melakukan beberapa perubahan pada isi tabel kepegawaian No. “ShR-3”

Kepada pegawai departemen akuntansi Alexander Petrovich Belov sejumlah 15.000 (lima belas ribu) rubel;

Karyawan departemen SDM V.P menyiapkan semua dokumen yang diperlukan dan membuat lampiran perjanjian kerja;

Fungsi kontrol atas pelaksanaan perintah ini akan dialihkan kepada kepala akuntan P.K.

Direktur Jenderal Petrov A.S.”

Perintah ini diteruskan ke perwakilan departemen personalia dan akuntansi.

Tabel kepegawaian memuat daftar satuan struktural, nama jabatan, spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi, serta informasi jumlah tarif.

Tata cara pengenalan, pemberhentian dan penggantian nama suatu jabatan

Untuk memulainya, kami mengusulkan untuk mempertimbangkan situasi terkait perubahan jabatan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan harus memberikan alasan tertulis atas tindakan tersebut. . Dalam hal terjadi kekosongan jabatan, tidak perlu mencari alasan untuk melakukan perubahan. Dalam dokumen administrasi itu sendiri dibuat catatan sebagai berikut: “Sesuai dengan kebutuhan penggantian nama departemen (jabatan perseorangan).” Anda juga dapat menggunakan kata-kata: “Karena peningkatan beban.”

Dokumen lainnya dibuat sesuai dengan templat di atas. Bagian administrasi harus menunjukkan jabatan lama dan baru. Anda juga harus menunjuk orang yang bertanggung jawab yang akan menangani persiapan dokumen kepegawaian dan mengisi semua formulir yang diperlukan.

Selanjutnya, kami mengusulkan untuk beralih ke masalah pembentukan unit staf. Kebutuhan untuk mengecualikan satu atau lebih posisi dalam tabel kepegawaian mungkin timbul dalam beberapa situasi. Contoh situasi seperti itu adalah adanya lowongan yang kosong dalam jangka waktu yang lama. Dalam situasi ini, dokumen administrasi menunjukkan kata-kata berikut: “Karena kebutuhan untuk mengambil tindakan yang bertujuan untuk mengoptimalkan struktur internal” atau “untuk mengurangi volume pekerjaan departemen.”

Bagian berikut harus menunjukkan tanggal spesifik posisi tersebut akan dihapus dari tabel kepegawaian. Penting untuk dicatat bahwa di sini Anda harus menunjukkan tidak hanya posisi spesifik, tetapi juga gaji atau tingkat tarif. Persyaratan ini tidak wajib, tetapi pemberi kerja harus mempertimbangkan nuansa ini. Jika perusahaan memiliki beberapa posisi yang sama di departemen yang berbeda, sebaiknya buat catatan dengan nama departemen tertentu.

Mari kita lihat cara melakukan perubahan pada tabel kepegawaian saat memperkenalkan posisi baru. Dalam hal ini prosedur yang digunakan sama seperti contoh di atas. Biasanya, ketika memperkenalkan suatu spesialisasi baru, kata-kata yang digunakan adalah: “karena kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja.” Saat membuka departemen baru, digunakan pembukaan: “Karena pembukaan departemen baru.” Di bagian selanjutnya formulir, Anda harus mencantumkan posisi yang dimasukkan dan menunjukkan besarnya tarif atau gaji. Persyaratan utama untuk dokumen ini adalah untuk mencatat tanda tentang departemen tempat posisi baru itu diperkenalkan. Jika departemen baru dibuat, informasi ini juga dicatat dalam tindakan yang sedang dipertimbangkan.

Dengan melakukan penyesuaian jadwal, manajemen mengelola perusahaan, men-debug sistem remunerasi dan mengoptimalkan struktur organisasi

Perintah untuk mengurangi staf

Dalam hal terjadi pengurangan pegawai perusahaan, dilakukan prosedur pemberhentian jabatan yang lowong. Proses ini memiliki beberapa fitur yang meningkatkan kompleksitasnya. Otoritas pengawas melindungi hak dan kepentingan setiap warga negara yang bekerja. Majikan yang melakukan pengurangan staf harus mematuhi aturan Kode Perburuhan, yang menyatakan bahwa karyawan yang diberhentikan harus menerima pemberitahuan tertulis dua bulan sebelum memulai proses ini.

Untuk mencerminkan proses ini, pemberi kerja perlu mengeluarkan perintah yang sesuai, yang menjadi dasar perubahan akan dilakukan pada halaman tabel kepegawaian. Perintah tersebut harus memberikan alasan pengurangan posisi. Rumusan yang paling umum digunakan adalah: “Karena situasi keuangan perusahaan yang sulit” atau “Sehubungan dengan kegiatan yang bertujuan untuk mengoptimalkan item biaya.”

Bagian administrasi dokumen harus mencantumkan posisi yang dikurangi. Anda juga perlu menunjuk seorang pejabat yang akan mengelola proses ini dan menyiapkan dokumen terkait. Penting untuk dicatat bahwa menurut undang-undang saat ini, pemberi kerja harus menawarkan posisi kosong kepada karyawan yang diberhentikan. Selanjutnya, semua informasi tentang proses yang sedang dipertimbangkan ditransfer ke otoritas pengatur.

Saat melakukan pengurangan staf, pemberi kerja harus membentuk komisi khusus yang akan memantau setiap tahapan proses ini. Biasanya, komisi tersebut mencakup perwakilan dari departemen personalia dan akuntansi, serta konsultan hukum . Tugas utama komisi ini adalah memantau pemenuhan hak-hak pegawai yang diberhentikan.

Perubahan kepegawaian saat mengubah metode penggajian

Ketika mengubah metode penghitungan upah untuk karyawan tertentu, manajer harus menyiapkan perintah untuk mengubah tabel kepegawaian, yang akan mencatat prosedur untuk melakukan prosedur ini. Kebutuhan untuk mengubah metode pengkreditan dana kepada karyawan perusahaan mungkin terkait dengan peningkatan volume produksi atau perubahan jadwal kerja. Dasar tindakan tersebut adalah untuk mengoptimalkan pencatatan waktu yang digunakan dalam aktivitas kerja . Penting untuk dicatat bahwa sebelum melakukan amandemen, Anda harus mendapatkan persetujuan tertulis dari karyawan tersebut. Prosedur ini diperlukan agar tidak melanggar aturan terkait pengurangan besaran upah kerja.

Sifat penyesuaian yang dilakukan pada dokumen ini ditentukan oleh beberapa kemungkinan alasan. Untuk mengubah metode pembayaran, unit ini perlu dihapus dari tabel kepegawaian. Selanjutnya, posisi baru dimasukkan ke dalam jadwal negara dengan catatan tentang metode penggajian yang dipilih. Perintah ini harus menunjukkan pejabat yang wajib memberitahukan kepada pegawai tanggal masuknya jabatan baru dalam tabel kepegawaian. Karyawan departemen SDM yang akan menyiapkan semua dokumentasi yang diperlukan juga disebutkan.